Este documento describe los diferentes tipos de sistemas de información, incluyendo sistemas de apoyo a las operaciones, sistemas gerenciales y de apoyo a las decisiones. Explica el ciclo de desarrollo de sistemas, que consta de seis etapas: investigación preliminar, determinación de requisitos, diseño, desarrollo, prueba e implementación. También cubre temas como la gerencia estratégica y operacional y la administración de recursos.
2. Semana 02
Contenido:
• Tipos de Sistemas de Información. De apoyo a las operaciones. De apoyo a
Gerencial.
• El Ciclo de Desarrollo de los Sistemas y Sistemas de apoyo a las decisiones.
La Gerencia Estratégica Operacional, Administración de Recursos.
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3. Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de
información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto
para las necesidades de las operaciones como de la administración.
Sistema de Información Gerencial
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener
los datos que requieren para tomar decisiones.
La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y
estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y
constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial
(SIG)
La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La
experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y
político, son parte de los medios informales de recolectar datos.
Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son
necesarias para un buen desempeño organizacional.
Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los
Sistemas de Información Gerencial.
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4. Clasificación de los Sistemas de Información
Sistema de Información
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SI Apoyo a las
Operaciones
SI Procesamiento
de Transacciones
SI Control de
Procesos
SI Colaboración
Empresarial
SI Gerencial
SI Apoyo a las
Decisiones
SI Ejecutivos
SI Apoyo
Gerencial
Procesamiento
de
transacciones
empresariales
Control de
Procesos
Industriales
Colaboración
de equipo y de
grupo de
trabajo
Elaboración de
Informes
especificados
con
anterioridad
para los
gerentes
Apoyo
interactivo a las
decisiones
Información
adaptada para
los ejecutivos
5. A. Sistema de Apoyo a las Operaciones.
• Generan Información de uso interno y externo
• Información para el trabajo día a día
• Procesan en forma eficiente:
• Las transacciones comerciales.
• Controlan los procesos industriales.
• Respaldan comunicaciones y colaboración en la empresa.
A-1. Sistemas de Procesamiento de Transacciones.
• Se preocupan de registrar y procesar datos, como resultados de las distintas
transacciones comerciales.
• Ejemplos:
• Ventas
• Compras
• Cuentas Corrientes
• Remuneraciones
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6. Documentos de Transacciones
Ordenes de Compra Ordenes de Trabajo Notas de Venta
Guías de despacho Etiquetas inventario Guías de despacho
Facturas Proveedores Control horarios Facturas Clientes
Pagos Proveedores Pago a Trabajadores Pagos de Clientes
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7. A-2. Sistemas de Control de Procesos.
• Son sistemas que toman decisiones, rutinarias que controlan procesos
operacionales.
• Ejemplos:
• Ordenes de Compras
• Control de Producción (Sensores en plantas de petróleo)
A-3. Sistemas de Colaboración Empresarial.
• Son sistemas que ayudan a que las personas trabajen en conjunto, utilizando la
tecnología.
• Estos sistemas ayudan a colaborar:
• Comunicar ideas
• Compartir Recursos
• Coordinar Esfuerzos
• Reutilizar soluciones a problemas recurrentes.
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8. B. Sistemas de Apoyo Gerencial
• Son sistemas centrados en el suministro de información y respaldo para el
Proceso de Transmisión de Datos efectiva de los Gerentes.
• Hace énfasis en la orientación gerencial de la Tecnología de la Información de la
empresa.
• Hace énfasis en que debe usarse un marco de sistemas para organizar los
distintos SI de la empresa.
• Esto significa que todos los SI deben de estar interrelacionados e integrados
• Suministrar a los usuarios finales información que satisfacen gran parte de sus
necesidades.
• Generalmente se presente en forma de informes periódicos, informes especiales
y salidas de simulaciones temáticas.
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9. B-1. Sistema de Información Gerencial (MIS)
Provee la información necesaria para gestionar las organizaciones de manera eficiente y
eficaz. Gestión de los sistemas de información no son sólo los sistemas informáticos -
estos sistemas incluyen tres componentes principales: la tecnología, las personas
(individuos, grupos u organizaciones) y datos / información para la toma de decisiones.
B-2. Sistema de Apoyo a las Decisiones.
• Es un sistema informático que ayuda a tomar decisiones en base a una gran cantidad
de datos aplicados a un modelo, permitiéndole así al usuario final ver un resumen de la
información adaptada a sus necesidades.
• Sistema que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común. Si
se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.
• Permite al Gerente ver los posibles efectos de las diversas decisiones en un modelo.
Apoya el juicio del Gerente
• Mejora la eficiencia en la Toma de Decisiones.
B-3. Sistema de apoyo a los Ejecutivos.
Los sistemas de información ejecutiva (EIS, “Executiva Información Sistema”) proveen a
los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que
es relevante para sus factores clave de éxito. SI Ventas, SI RR.HH., etc.
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10. El Ciclo de Vida del Sistema
Al implementar un sistema de información, ya sea nuevo o mejorado, debe tenerse
en cuenta la clasificación, esta se divide en 6 etapas o fases de desarrollo:
1. Investigación Preliminar.
2. Determinación de los requerimientos.
3. Diseño del sistemas
4. Desarrollo.
5. Prueba.
6. Implementación y evaluación.
Cada una de estas etapas nos va dando las pautas para el correcto desarrollo del
nuevo sistema propuesto, dado que, cada una forma parte de la siguiente y en
ocasiones intervienen varias etapas a la vez.
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11. 1). Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un SI puede originarse
por varias razones, sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la
petición de una persona ya sea, un administrador, un trabajador o un especialista en
sistemas. Al comenzar esta etapa se divide en tres partes:
a. Aclaración de la solicitud: Demasiadas solicitudes de trabajadores y usuarios no
se especifican de manera clara, por consiguiente antes de proceder a la investigación
de sistemas se debe determinar qué es lo que desea el solicitante.
b. Estudio de factibilidad: La investigación preliminar debe determinar si el sistema
es factible. Existen tres aspectos fundamentales:
Factibilidad técnica: Determinar si el software tienen las capacidades técnicas
requeridas
Factibilidad económica: Incluyen análisis de costos y beneficios para la organización.
Factibilidad operacional: Determinar la probabilidad de que un nuevo sistema se use.
c. Aprobación de la solicitud: La mayoría de proyectos solicitados no se llevan a
cabo, porque los administradores seleccionan y deciden cual es más importante. Luego
más tarde al aprobar un proyecto se estiman los costos, el tiempo que llevara su
desarrollo; así como también las necesidades de los trabajadores.
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12. 2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del
análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la
empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y
administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las
siguientes preguntas clave: ¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con que
frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o
decisiones?, ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?,
¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?
3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles
que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos
identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con
frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del
software, a la que denominan diseño físico.
4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar
software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del
solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible
para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.
Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones
pertenecen a un grupo permanente de profesionales.
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13. 5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de
manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que
funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios
esperan que lo haga.
Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y
después se examinan los resultados.
6). Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar
nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los
archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se
emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios
cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las
semanas y los meses.
Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La
evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes.
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15. La Gerencia Estratégica y Operacional
La Gerencia Estratégica es la formulación, ejecución y evaluación de acciones con
el fin único de lograr los objetivos organizacionales. En este proceso gerencial se
incluyen algunos elementos como la identificación de las debilidades y fortalezas
internas, la determinación de las amenazas y oportunidades externas, el establecimiento
de misiones, la fijación de los objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas,
el análisis de dichas alternativas y la escogencia de la estrategia adecuada. Digamos
entonces que G.E. es el proceso de establecer objetivos, políticas y planes de una
organización para lograr sus objetivos; así mismo, es importante recordad que estas
estrategias establecidas deben estar acorde con sus recursos y potencialidades. Sin
estrategia no existe dirección que seguir, ningún mapa que consultar, ningún plan de
acción coherente que produzca los resultados deseados y la adaptación de la empresa
al entorno cambiante.
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16. Por otra parte, la Gerencia de Operaciones es aquella que incluye las actividades
relacionadas con la creación de productos y servicios basado en la
transformación de insumos; esta no se limita a las empresas con fines de lucro,
cualquier organización puede y debe utilizar las herramientas de gerencia operacional,
además hay que destacar que las herramientas utilizadas en esta área se utilizan en
las decisiones operacionales de gerentes en otras áreas funcionales de la
organización. La G.O. se enfoca sobre todo en los elementos productivos y
competitivos de la organización, siendo uno de los principales componentes en el
sistema organizacional.
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17. La Administración de Recursos.
La Administración de Recursos, consiste en el manejo eficiente de estos medios,
que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de
recursos es que éstos permitan la satisfacción de los intereses.
Las personas, el dinero, la tecnología y hasta el tiempo pueden ser considerados,
según el contexto, como recursos susceptibles de ser administrados. La correcta
asignación de funciones de cada uno de estos recursos ayudará a que la operatoria de
un conjunto sea más eficiente.
Dentro de cualquier empresa cuando se hable de la administración de recursos se está
hablando de la correcta gestión, utilización y desarrollo de cuatro tipos de recursos de
manera fundamental:
Financieros. Al referirnos a ellos estamos haciendo mención a todos los recursos de
tipo monetario que son fundamentales para el desarrollo de la empresa en cuestión.
Estos pueden ser de dos clases: propios, como el dinero en efectivo y las acciones; o
ajenos, como los bonos, los créditos que otorgan los bancos o las diversas modalidades
de préstamos.
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18. Materiales. Bajo dicho paraguas se incluyen todos aquellos bienes, de tipo tangible, que
posee la entidad y que son los que le permiten prestar los servicios que realiza.
Partiendo de esta acepción nos encontraríamos con dos grupos de recursos claramente
delimitados: los relativos a las instalaciones (oficinas, fábricas, herramientas…) y las
materias primas, dentro de cuyo nombre también se incluirían los productos ya
elaborados.
Técnicos. En este caso, son los recursos que son fundamentales para poder coordinar
y gestionar otro tipo de recursos. De esta manera, nos encontraríamos con elementos
tales como las marcas y patentes, los sistemas de producción, los mecanismos de
ventas…
Humanos. A la hora de administrar este tipo de recursos, que vienen a ser el conjunto
de empleados de una empresa, las personas encargadas de esta tarea es fundamental
que tengan en cuenta muchos aspectos relativos a aquellos como pueden ser las
habilidades, las ideas, los conocimientos, las necesidades, el desarrollo, los
sentimientos, la experiencia…
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