The following is a step by step description of how to implement a clinical database within a busy anesthetic department, it describes the hurdles to be passed in order to include it in our daily activity.

1. IMPLEMENTACIÓN DE UNA BASE
DE DATOS EN UN SERVICIO DE
ANESTESIA
DR. GERMÁN FRANCO-GRUNTORAD
ANESTESIOLOGO CARDIOTORACICO PEDIATRICO.
DEPARTAMENTO DE ANESTESIA
LACARDIO
UNA TAREA ÉPICA PERO
GRATIFICANTE!!
BOGOTA, 2021

2. Reporte Base de Datos
Anestesia F.C.I.
Año 1
Rango de Muestreo: 6/1/2020 … 5/25/2021

3. Pacientes registrados correctamente!!

4. Conociendo nuestro Servicio
Tipo de Pacientes
0.00
0.13
0.25
0.38
0.50
16%
26%
46%
9%
1% 0% 1%
Distribución de Pacientes por clasificación ASA n= 9196
ASA 1 ASA 2 ASA 3 ASA 4 ASA 5 ASA 6 No disponible

5. Conociendo nuestro Servicio
Tipo de Cx.
70%
24%
5%
1%
0%
20%
40%
60%
80%
%
Programado Urgencia Triage Rojo No disponible

6. Conociendo nuestro Servicio
Donde se hacen?
28%
31%
16%
2%
10%
9%
2%
0%
1%
0%
Salas de Cx
Salas Cardio
Intervencionismo
UCI
Gastro
Neumo
Radiologia
TAC
RMN
PET SCAN
Distributción de procedimientos por Salas
Salas de Cx 2514
Sala 1 591
Sala 2 800
Sala 3 934
Sala 4 2
Sala 5 187
Salas Cardio 2755
Sala 6 314
Sala 7 299
Sala 8 331
Sala 9 872
Sala 10 939
Intervencionismo 1415
Interv 1 472
Interv 2 210
Interv 3 278
Interv 4 455
Radiologia 189
TAC 35
RMN 122
PET SCAN 9
Urologia 0
Gastro 853
Neumo 804
UCI 192
Uci Ped 26
UCI Cv 16
UCI Cv Ped 60
UCI Med 90
No disponible 308
Total 9196

7. COVID - 19 en la cardio.
32%
39%
1%
0%
3%
23%
3%
Cuestionario Negativo
Prueba Negativa
Resultado Pendiente
Sospechoso
Confirmado
No Valorado
Recuperado
Estado COVID 19 al momento de Cx.
COVID - 19 No. De Casos
Cuestionario Negativo 2826
Prueba Negativa 3404
Resultado Pendiente 70
Sospechoso 27
Confirmado 237
No Valorado 2015
Recuperado 258
No disponible 359
Total 8837

8. Técnica & Docencia!!
24%
39%
28%
7%
2%
General
General Balanceada
Sedacion
TIVA
Solo Regional
18%
71%
11% Observado Supervisado
Delegado
Grado de Supervisión del Residente
Técnica principal del Caso. Solo se realiza en el 56.7% de los casos.

9. Accesos vasculares y otros…
Accesos venosos centrales.
Lineas Arteriales
55.67% son colocados con eco.
642
1434
461
108
2
0
400
800
1200
1600
No. De Casos
In Situ Radial Braquial Femoral Cubital
44.3% son colocadas con ECO.
Técnica No. De Casos
ECO TE 601
Bis 95
NIRS 418
Complicaciones 31
42
232
534
86
160
3
0
150
300
450
600
No. De Casos
1 Lumen 2 Lumen 3 Lumen Camisa MAC Mahurka

10. Cómo se llega a esto?

11. Modelo de implementación
Motivación
Diseño Implementación
Adopción
Desarrollo

12. Paso 1. Motivación
Debe ser vista como una herramienta de todo el grupo
“El que mete datos en la base de datos tiene derecho a consultarlos”.
Es necesario encontrar una motivación común. (Preferiblemente
varias)
A su vez esa motivación debe involucrar a todo el equipo clínico y administrativo
del servicio y tener una posibilidad de impactar a servicios adyacentes.
Los “motivos” deben tener impactos tangibles preferiblemente a corto plazo.
Tiene que tener una persona dentro del servicio que se ponga la “10” para su
desarrollo.

13. Errores aprendidos v1.0:
1. 14% de subregistro.
2. 20% de perdida de información
por no tenerla en un servidor.
3. Imposibilidad de análisis por
falta de parametrización.
4. Falta de integración de todo el
grupo en el diligenciamiento.
Paso 2. Diseño & Desarrollo.

14. Paso 2. Diseño & Desarrollo.
Debe se accesible desde varios dispositivos.
Debe ser amigable con el usuario.
No todo el mundo piensa igual (Parametrizar).
La información debe estar disponible y guardada de una manera
segura.
Es Primordial entender que información se quiere recolectar y
como se va a relacionar
Evitar tener que ingresar la misma información dos veces.

15. Paso 2. Diseño de Variables
Pensar muy bien que información se
quiere recolectar y como se va a analizar.
Parametrizar la mayor cantidad de
información términos lógicos y comunes
Definir campos claves de obligatorio
diligenciamiento. (Arma de doble filo).
Diseñar sistemas de verificación automáticos.

16. Paso 2. Diseño de Layouts

17. Paso 2. Diseño de Layouts

18. Paso 2. Diseño de Procesos
Es importante que los procesos dentro de la base de datos sean intuitivos,
verificables en 2 o más niveles.
Creación de pacientes.
Creación de casos.
Facturación.
Entrega de caso.
El proceso debe involucrar por lo menos dos miembros del equipo alguien
que ingresa y otro que verifica la información.
El proceso debe funcionar bien y en caso de fallo debe haber un referente
a quien acudir.
No es practico que todos puedan borrar la información.
Es importante realizar chequeos aleatorios de la información y depuración
continua de la misma.
Residente
Anestesiólogo
Secretaria

19. Paso 3. Implementación
Empiece pequeño!! Escoja un subgrupo de miembros
dispuestos a colaborar.
Reciba abiertamente las criticas y haga cambios
pertinentes.
Cuando usted crea que la base de datos funciona al
100% es el momento de hablar con su jefe!! $$$
Involucre a todo el servicio y repita el ciclo.
Sea tolerante y paciente!!
No esa base de datos quita mucho tiempo!!
Es que llenar la base de datos es muy cansón!!
Es que eso no funciona bien!!

20. Paso 3. Implementación
80.22% 79.88%
95.20%
88.24%
93.49% 92.90%
87.38%
94.62%
97.10% 97.88% 96.81% 97.66%
100.00%
96.34%
99.02% 98.10% 100.00% 100.00% 100.00%
93.14%
100.00% 100.00% 100.00%
50.63%
88.65%
93.81%
96.88% 96.75%
92.62% 92.05%
98.19%
95.07%
97.66% 99.43% 99.48% 98.66%
95.48% 96.11%
99.59% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00%
25 - 30 de
Julio
31 - 7 de
Agosto
8 al 14 de
Agosto
15 al 20 de
Agosto
21 - 27 de
Agosto
28 - 3
Septiembre
4 - 10
Septiembre
11 - 17
Septiembre
18 - 25
Septiembre
25 - 1
Octubre
2 - 7
Octubre
8 - 14
Octubre
15 - 21
Octubre
22 - 29
Octubre
30 - 5
Noviembre
6 - 12
Noviembre
13 - 19
Noviembre
20 - 25
Noviembre
20 - 25
Noviembre
26 - 2
Diciembre
3 - 10
Diciembre
11 - 16
Diciembre
17 - 23
Diciembre
Seguimiento de captación de datos Anestesia F.C.I.
Percentage de Diligenciamiento de registros correcto Percentage de diligenciamiento de boletas por especialistas

21. Paso 3. Implementación
Busque utilidades de la aplicación “Hágala indispensable”
Bitacoras
Entregas de turno
Seguimiento de protocolos
Instructivos de investigación
Genere reportes de información frecuentes y discútalos con su pares.
Haga cambios pequeños y socialícelos (baby steps).

22. Boleta Digital
Indicadores de gestión de la parte administrativa
Ejercicio de Facturación
Segunda Etapa.
89.79% 86.42%
59.29%
10.21% 13.58%
40.71%
0.00%
25.00%
50.00%
75.00%
100.00%
125.00%
Anestesiologos
Grales
Cardio Junior Cardio Senior
Resumen de tiempo de validación de Boletas 1 Mayo -
25 de Mayo 1
Percentage Validadas
Percentage No validadas
81.75%
70.42%
56.86%
18.25%
29.58%
43.14%
0.00%
25.00%
50.00%
75.00%
100.00%
125.00%
Anestesiologos Grales Cardio Junior Cardio Senior
Resumen de tiempo de validación de Boletas 24 Marzo -
30 de Abril
Percentage Validadas
Percentage No validadas
Primera Etapa.

23. Boleta Digital
Indicadores de gestión de la parte administrativa
Efectos indirectos
Disminución de consumo de papel.
Mejora en el recobro de procedimientos de
anestesia adicionales.
Mejora en tiempos de facturación,
conciliación.
Disminución del número de glosas.

24. Paso 3. Adopción
“Si no esta en la base de datos no existe”
Ninguna programa de computador es perfecto sin el
apoyo del equipo.
El objetivo final es general un cambio cultural.
Creer en los datos
Beneficiarse de su reportes y procesos
Asumir el compromiso de cumplir con su rol.
Ojo el ciclo debe continuar …..

25. https://youtu.be/ejgiQPEUmQI

26. Conclusiones
La información confiable es uno de los valores agregados en medicina.
El software no es lo principal, es la claridad en saber qué información
recolectar y como se debe mostrar.
Los mejores resultados se obtienen cuando se involucra a todo el mundo.
Es un ejercicio social más que técnico.
Hoy en día es una herramienta relativamente económica y accesible.

28. Implementación de una Base de datos en un servicio de anestesia
Una tarea épica pero gratificante!!
Dr. Germán Andrés Franco Gruntorad.