La gestion de proyectos en el sector publico y su interrelacion con un software desarrollado para este fin

1. Versión 2.0.0

2. Apoyar la gestión de proyectos, mediante el
seguimiento y control de contratos. Generando
información en una base única para la toma oportuna
de decisiones a todos niveles.

3. Esta poderosa herramienta logra:
 Uniformar la información alimentada por los actores internos (Fiscal
y Jefe de Unidad) y actores externos (Contratista y Supervisor).
 El ingreso de información al sistema se la realiza por internet, a
medida que se ejecutan los contratos, ofreciendo en tiempo real, la
información a cerca del avance y estado de los contratos.
 El sistema tiene un enfoque colaborativo, en el que los actores
concurrentes pueden comentar el flujo de trabajo en distintos procesos

4. Se opera a través de internet
Funciona en Línea
Registra información en tiempo real

5. El sistema ha sido desarrollado con herramientas de
ultima generación, incorporando la Norma Básica
vigente, convirtiéndose en un sistema actualizado y
moderno.
Este sistema pretende transparentar el proceso de
seguimiento y contratación dentro de las instituciones
públicas.

6. Las características de calidad, ambientales y de compatibilidad
establecidos son:
- El sistema fue desarrollado siguiendo los lineamientos de la Norma
de calidad de los productos de software ISO 9126.
- El sistema fue desarrollado en una arquitectura de capas en
ambiente web con características colaborativas.
- C# 2008, ASP.NET 2008 y AJAX se utilizo en el desarrollo del
software
- El gestor de base de datos es SQL Server 2008

8. REGISTRO CONTRATACIÓN EJECUCIÓN

9. LAS ETAPAS SON SECUENCIALES
MANTIENEN UNA DEPENDENCIA EN CADENA
ESTA CONCEBIDO PARA IMPEDIR SALTOS ENTRE ETAPAS
REGISTRA LA FECHAS DE CADA ETAPA Y SUS ESTADOS

10. REGISTRO

11. COMPONENTE
SUPERVISIÓN
COMPONENTE
INFRAESTRUCTURA
COMPONENTE
EQUIPAMIENTO
MODULO
MODULO
CONTRATO
MODULO
CONTRATO
MODULO
MODULO
COMPONENTE

12. REGISTRO INFORMACIÓN BASICA
REGISTRO PRESUPUESTO REFERENCIAL
APOYO PARA ELABORACIÓN DEL
FORMULARIO DE PRESUPUESTO DEL DBC
REUTILIZACION DE PROYECTOS COMO
PLANTILLAS TIPO

13. CERTIFICACIÓN
PRESUPUESTARIA
Responsable Técnico Unidad
Solicitante
•Ingresa al Sistema
•Registra la información básica del contrato

14. Responsable Técnico Unidad
Solicitante
•Registra presupuesto referencial por
módulos
•En cada modulo inscribe las actividades del
Clasificador
•Introduce las cantidades que multiplicadas
por el precio unitario de la actividad
arrojara el costo respectivo dentro del
Presupuesto Referencial
Cada Actividad responde a una
estructura de costos que basada en un
formato de calculo arrojara el precio
unitario correspondiente

15. Responsable Técnico Unidad
Solicitante
Revisa DBC
Jefe de la Unidad Solicitante
Jefe de la Unidad Administrativa
Publica en el SICOES y obtiene código CUCE
Utiliza el presupuesto
referencial para elaborar el
DBC , ya sea este de obras,
servicios, supervisión o
consultoría

16. REGISTRO PRESUPUESTO REFERENCIAL
 Selección de Actividades y Unidad de medida de un
contrato por medio de un Clasificador.
 El formato de calculo es parametrico, por lo que se
adecua a cualquier tipo de institución
 La homogenización en la formulación de proyectos
permite clasificaciones diferenciales por centro de
costo
 Se realiza un solo registro , Unidad de medida y
Cantidad para las etapas posteriores.
 Registro sencillo de Cantidades o Volúmenes.
 Presupuesto Referencial en Reporte exportable a
PDF MSWORD MSEXEL y otros.

17. REGISTRO CONTRATACIÓN

18. REGISTRO DE LOS OFERENTES
REVISIÓN ARITMÉTICA DE LAS OFERTAS
APOYO EN EL PROCESO DE CALIFICACIÓN -
ADJUDICACIÓN
APOYO PROCESO DE CONTRATACIÓN
REGISTRO DE GARANTÍAS

19. ACTO DE
APERTURA
Responsable Comisión Calificadora
•Ingresa al Sistema
•Registra en el Sistema la información
relacionada a las ofertas

20. Verifica lo establecido
en el DBC
Responsable
Comisión Calificadora
• Revisa la aritmética de las ofertas e
ingresa al Sistema los precios por actividad
de las propuestas
•Provee un mecanismo de registro de
propuestas vía archivo de texto, para
aligerar la carga
• Recupera en el Sistema la información
presupuestaria referencial que apoyara al
proceso de licitación.
• Adjudica la o las propuestas ganadoras
Asesor Legal

21. Solicita documentación
Original
Asesor Legal
•Revisa la documentación original verifica la
autenticidad de la misma.
En caso de cumplimiento registra en el Sistema:
• El objeto del contrato
• El Plazo del contrato
• Las Garantías presentadas
• Las Retenciones si corresponde
• La relación de multas aplicadas
• El cronograma de informes penalizables
(inicial,final, especiales)
• La estructura de tiempos para hitos penalizables
• Asigna la supervisión contratada previamente
Formula la Resolución de adjudicación y el informe
legal para la aprobación de las autoridades
Formula el contrato lo firma
y lo hace firmar con las
autoridades y el oferente
adjudicado
Asesor Legal
Firma de Contrato

22. Contrato Firmado
Asesor Legal
Remite las garantías originales al Jefe de la
Unidad Administrativa.
Jefe Unidad
Administrativa
Ingresa al Sistema
Registra la información relacionada a las garantías de
la oferta ganadora

23. APOYO DEL SISTEMA EN CALIFICACIÓN
Y ADJUDICACIÓN
 Facilita el Trabajo de la Comisión de Calificación.
 Registra los datos esenciales para que la comisión
elabore cuadros de calificación
APOYO DEL SISTEMA EN
CONTRATACIÓN
 El Asesor Legal recupera información básica para la
elaboración del contrato y establece todas las
condiciones contractuales, de seguimiento y
penalización

24. REGISTRO CONTRATACIÓN EJECUCIÓN

25. Generación
Anticipo (si
hubiera)
Recepción
Definitiva
Etapa de ejecución va
desde :
Los actores que intervienen en la
operación de la Etapa de Ejecución, son los
que están identificados en el DBC.
Todos los eventos relacionados a la
ejecución de contratos son asistidos por el
Sistema.

26. • REGISTRA
• SOLICITA
CONTRATISTA
• REVISA
• APRUEBA
SUPERVISOR
• REVISA
• AUTORIZA
FISCAL
 PLANILLAS DE AVANCE
 MODIFICACIONES AL CONTRATO

27. ANTICIPO
ÓRDENES DE PROCEDER
PLANILLAS DE AVANCE
ÓRDENES DE TRABAJO
ÓRDENES DE CAMBIO
CONTRATOS MODIFICATORIOS
RECEPCIÓN PROVISIONAL
PLANILLA DE CIERRE
RECEPCIÓN DEFINITIVA

28. REGISTRO DE INFORMES
CALCULO DE MULTAS INTERMEDIAS Y
REGISTRO DE AMPLIACIONES
DIMENSIONAR HITOS EN MATERIA
DIMENSIONAR EL ALCANCE DE LA
SUPERVISION
REPROGRAMACION DE HITOS

29. Contrato Firmado
Fiscal
Ingresa al Sistema
• Registra el objeto del contrato
• Verifica garantías en el sistema.
• Verifica información contratista.
• Verifica datos del contrato supervisor
• Genera Planilla de Anticipo (Planilla 0)
• Autoriza planilla de anticipo en el sistema
• Establece el contenido de los hitos de control y la
entrega de informes
• Revisa Planilla de Anticipo
con su documentación de
respaldo
• Formula memorándum o
nota de pago
Jefe de Unidad
Administrativa
Jefe de Unidad
Ejecutora

30. Anticipo Solicitado
Jefe de Unidad
Administrativa
• Verifica el monto del Anticipo o Planilla de avance
en el sistema contra planilla física y memorándum o
nota de pago
• Revisa vigencia de las garantías en el sistema
Después de realizada la verificación, obtiene la
factura del contratista
Registra el pago de la planilla

31. Anticipo Pagado (Si
fue solicitado)
Contratista
•Ingresa al Sistema
•Introduce las cantidades
ejecutadas
•Solicita pago planilla1 a N….
•Ingresa al Sistema
•Verifica las cantidades ejecutadas por el
contratista
•Aprueba el pago de la planilla
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema
•Verifica las cantidades ejecutadas por el
contratista
•Autoriza el pago de la planilla
Jefe de unidad
Administrativa

32. Contrato Iniciado
Contratista
•Ingresa al Sistema
•Introduce la modificación al
contrato
•Solicita la Modificación
•Ingresa al Sistema
•Verifica la modificación solicitada por el
contratista.
•Aprueba o Rechaza la Modificación al
Contrato.
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema
•Verifica la Modificación al Contrato
solicitada por el contratista y aprobada
por el Supervisor.
•Aprueba o Rechaza la Modificación al
Contrato
•Aprueba la modificación al Contrato las
Instancias necesarias

33. Contrato Iniciado
Contratista
•Ingresa al Sistema
•Introduce informe
correspondiente o solicita
modificación de plazo
•Ingresa al Sistema
•Verifica el informe o solicitud de
ampliación de plazo
•Aprueba o Rechaza
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema
•Verifica el informe o solicitud de
ampliación de plazo previamente
aprobada por el Supervisor.
•Aprueba o Rechaza

34. Avance Físico del
Contrato 100%
Contratista
• Solicita la Recepción Provisional
•Si a juicio del
supervisor procede
la Recepción
Provisional
comunica hora y
fecha al Fiscal.
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema
•Imprime el acta de Recepción Provisional (descarga
Formato tipo del SIGAP)
•Lleva dicha acta a la entrega.
• Realizan el Acta de Recepción Provisional
Supervisor
•Ingresa al Sistema
• Registra la fecha de la Recepción
Provisional
• Con dicho registro habilita la Planilla
de Cierre
Fiscal
Supervisor
Contratista

35. Recepción Provisional
Contratista
•Ingresa al Sistema
•Selecciona opción Planilla de Cierre
• El SIGAP calcula todas las
actividades al 100% de avance
•Solicita pago Planilla de Cierre
• Ingresa al Sistema
• Verifica la Planilla de Cierre solicitada por el
contratista
• Aprueba el pago de la planilla
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema
•Verifica la Planilla de Cierre solicitada por el
contratista y aprobada por el supervisor
•Autoriza el pago de la planilla de cierre
Jefe de unidad
Administrativa

36. Planilla de Cierre
Contratista
• Solicita la Recepción Definitiva
•Si a juicio del
supervisor procede
la Recepción
Definitiva comunica
hora y fecha al
Fiscal.
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema
•Imprime el acta de Recepción Definitiva (descarga
Formato tipo del SIGAP)
•Lleva dicha acta a la entrega.
• Realizan el Acta de Recepción Definitiva
Fiscal
•Ingresa al Sistema
• Registra la fecha de la Recepción
Definitiva
Fiscal
Supervisor
Contratista
Beneficiarios

37. APOYO SISTEMA AL CONTRATISTA,
SUPERVISOR, FISCAL, FUNCIONARIOS
Y EJECUTIVOS DE LA PREFECTURA.
 Planillas de Avance del Sistema exportables a distintos
formatos (PDF, EXEL, WORD y otros) .
 Información del sistema en línea mediante reportes
acerca de su Contrato como: Avances , Pagos de planillas,
Plazos, Vigencia de Garantías, Multas (Si existiera) y
Avance Físico y Financiero.
 Controla Modificaciones al Contrato, según los límites
establecidos en la Norma Básica Vigente.
 Obtiene información acerca de planillas solicitadas
aprobadas para su cancelación.
 Reportes Ejecutivos para el seguimiento y control.

38. INFORMACION
PUBLICA

39. El sistema posee un módulo de consulta pública donde
cualquier ciudadano puede ingresar e informarse de:
. Estado de Proyectos
. Presupuesto Adjudicado
. Plazos contractuales
. Responsables de Proyecto
. ETC.

40. ALERTAS
TEMPRANAS

41. El sistema posee una estructura de alerta temprana
programable, que permite controlar la vigencia de las
garantías y el plazo de los contratos vía correo
electrónico, este módulo puede ser ampliado para
controlar otro tipo de operaciones y circunstancias,
tales como:
. Días de retraso de entre actores en la etapa de
ejecución
. Planillas Autorizadas para Pago
. Vencimiento de informes
. Etc.