1. PROCESO: GESTIONAR LA
SOLICITUD INTERNA DE
COMPRA
INTRANET=>NORMATIVA DE GESTION =>MANUAL DE PROCESOS =>GESTION DE
LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO =>GESTIONAR LA SOLICITUD INTERNA DE COMPRA
http://intranet.eppetroecuador.ec/minisites/NormativaInterna/
2. SOLICITUD INTERNA DE COMPRA DE
BIENES
Enviar al Responsable de la Bodega más cercana, mediante correo electrónico la
siguiente información:
Formulario Requerimiento de Compra de Bienes (E390) en formato pdf con las
firmas respectivas, con toda la información requerida en el mismo
Formulario Requerimiento de Compra de Bienes (E390) en formato editable
(excel), con toda la información requerida en el mismo
Metodología de cálculo para determinar el presupuesto referencial, adjuntando
los documentos de soporte
Documentación adicional de especificaciones técnicas
Certificación de línea PAC enviada vía correo electrónico por Planificación de
Abastecimientos.
Memorando de justificacion aprobado
3. DOCUMENTACION REQUERIDA:
• Justificación de la necesidad aprobada (memorando)
• Estudios previos a la contratación debe contener justificación de la necesidad de
la contratación,
• Metodología de cálculo para determinar el presupuesto referencial suscrito por
los elaboradores, adjuntando los documentos de soporte
• Consideraciones para establecer el plazo de ejecución
• Especificaciones técnicas detalladas
• Formato de Requerimiento de Compra de Bienes (E390) remitido por Bodega, en
el cual consta el número de SIC generada en el EBS, para la adquisición de
equipamiento y y softtware tecnológico, en el Formato deberá constar el aval de la
Subgerencia de Tecnología de la Información y Comunicación.
• Vigencia tecnológica en caso de requerirse
• Certificación PAC emitida por Planificación de Abastecimientos
• Certificado apostillado o consularizado de ser fabricante o distribuidor exclusivo
para Ecuador, en caso de compra directa o para adquisición de servicios únicos o
proveedor único
4. MEMORANDO DE INICIO:
• Número de la Solicitud Interna de Compra generada en el EBS
• Antecedentes de la contratación
• Monto de presupuesto referencial (sin IVA)
• Plazo de entrega, para el caso de contrataciones por situaciones de emergencia
sustentado con la Resolución de Declaratoria de Emergencia el plazo de entrega
deberá ser de carácter inmediato.
• Nombres de los servidores recomendados para conformar la Comisión Técnica,
quienes deben tener conocimiento suficiente sobre el objeto de la contratación,
quienes no podrán ser designados como Administrador del Contrato.
• Nombre del servidor público u obrero que se sugiere al Ordenador de Gasto como
Administrador de Contrato
• Para el caso de régimen especial se debe especificar la justificación técnica de la
compra
• Para compra directa recomendar el nombre del fabricante o distribuidor exclusivo
• Número de ticket generado en la SNAP, para las adquisiciones, que requieran
aprobación de la Secretaría Nacional de Administración Pública (SNAP). (Una vez
obtenida la aprobación por parte de la SNAP, se deberá enviar inmediatamente el
Oficio de Autorización, a la Subgerencia de Logística y Abastecimiento mediante
memorando de alcance).
5. SOLICITUD INTERNA DE COMPRA DE
SERVICIOS Y CONSULTORIA
DOCUMENTACION REQUERIDA:
• Metodología de cálculo para determinar el presupuesto referencial suscrito por
los elaboradores, adjuntando los documentos de soporte (En formato pdf y
editable)
• Presupuesto referencial suscrito por los elaboradores
• Términos de referencia sumillados
• Certificación PAC emitida por Planificación de Abastecimientos
• Certificado apostillado o consularizado de ser fabricante o distribuidor exclusivo
para Ecuador, en caso de compra directa o para adquisición de servicios únicos
o proveedor único
• Memorando con la aprobación de la Subgerencia de Tecnología de la
Información y Comunicación, para la contratación de servicios tecnológicos que
no requieran aprobación de la Secretaría Nacional de Administración Pública.
• Generar memorando que justifique la necesidad para la aprobación de la
autoridad competente de su área (Gerente, Subgerente, Superintendente y/o
Jefe Corporativo)
6. MEMORANDO DE INICIO:
• Número de SIC aprobada generada en el EBS
• Términos de Referencia que debe contener la siguiente información
Antecedentes de la Contratación
Objetivos (Para qué)
Alcance
Metodología de trabajo
Información que dispone la Entidad (Diagnósticos, estadísticas, etc)
Productos o servicios esperados
Plazo de ejecución: parciales y/o total, para el caso de contrataciones por
situaciones de emergencia sustentado con la Resolución de Declaratoria de
Emergencia el plazo de ejecución deberá ser el mínimo posible.
Personal técnico / equipo de trabajo / recursos
Forma y condiciones de pago
• Metodología de Evaluación, que servirá de base para el análisis y determinación
por parte de la Comisión Técnica.
• Determinar multas a aplicarse en el Contrato, causas para su aplicación y
determinación de porcentajes
7. Porcentaje de anticipo en caso que aplique, previo autorización del Gerente
General o su delegado
Nombres de los servidores recomendados para conformar la Comisión Técnica,
quienes deben tener conocimiento suficiente sobre el objeto de la contratación
con el fin de completar y estructurar los pliegos de acuerdo con la normativa
vigente, quienes no podrán ser designados como Administrador del Contrato.
Nombres de los servidores públicos u obreros que se sugieren al Ordenador de
Gasto como Administrador, Fiscalizador / Supervisor de Contrato y para
conformar la Comisión Acta Entrega Recepción del Contrato
Monto del Presupuesto referencial (sin IVA)
Para el caso de régimen especial se debe especificar la justificación técnica de
la compra, así como señalar el procedimiento de contratación a utilizarse y el
nombre de los proveedores recomendados
Número de ticket generado en la SNAP, para las adquisiciones, que requieran
aprobación de la Secretaría Nacional de Administración Pública (SNAP). (Una
vez obtenida la aprobación por parte de la SNAP, se deberá enviar
inmediatamente el Oficio de Autorización, a la Subgerencia de Logística y
Abastecimiento mediante memorando de alcance).
MEMORANDO DE INICIO:
8. SOLICITUD INTERNA DE COMPRA DE OBRAS
En el memorando de inicio de proceso para la adquisición de obras, deberá constar
la misma información requerida para servicios incluido consultoría, excepto la
metodología de cálculo para determinar el presupuesto referencial; al memorando
además de lo requerido para la adquisición de servicios incluido consultoría,
adjuntar:
Análisis de Precios Unitarios suscrito por los elaboradores
Justificación de la necesidad aprobada (memorando)
Análisis de precios unitarios.
Estudio de Desagregación Tecnológica en físico y digital, de conformidad al
formato e instructivo establecido por el SERCOP, en caso de requerirse
Estudios, planos, diseños definitivos e ingeniería necesarias con firma de
responsabilidad, en físico y digital.
Especificaciones técnicas para cada uno de los rubros y materiales del proyecto,
atendiendo los aspectos de diseño y constructivos.
