proceso sgi se

1. INDUCCION SGIINDUCCION SGI

2. Brindar información acerca del SGI a los colaboradores nuevos de planta, para lograr que
reconozcan la importancia del cumplimiento de las directrices del SGI como medio para
asegurar:
•Su aporte a las directrices organizacionales.
•Su contribución a la satisfacción del cliente
•El éxito de las Auditorias
•La mejora continua de la eficacia del SGI
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OBJETIV
O

3. Es un sistema de Gestión que se
fundamenta en la integración de
los requisitos de mas de dos
normas, cubriendo todos los
aspectos del negocio, desde la
calidad del Servicio y la
satisfacción del cliente, hasta el
mantenimiento de las
operaciones dentro de una
situación de desempeño, que le
permiten a la organización
demostrar su compromiso hacia
todas las partes interesadas y no
solo hacia el cliente.
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QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

4. ALCANCE DE CADA SISTEMA DE GESTIÓN
Contamos con un Sistema de Gestión Integral certificado en 3 normas desde el año 2006, por BVQi.
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Requisitos GUIA RUC

5. POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO EN CALIDAD,
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y GESTIÓN AMBIENTAL
En SERVIESPECIALES, ejecutamos la prestación de los servicios promoviendo y exigiendo a las partes involucradas en la
operación, el cumplimiento de la normatividad legal vigente, aplicable a nuestras actividades y directrices propias de calidad.
Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental, para asegurar la implementación y mantenimiento del sistema de
gestión integrado garantizando la satisfacción del cliente, la gestión de riesgos laborales e impactos ambientales en
conformidad permanente con lo dispuesto por la ley además de los requisitos suscritos de otra índole.
La gerencia además promueve la presentación de servicios especializados enmarcados dentro de la operación de cada línea
de servicios comprometida con las siguientes prácticas:
•Satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes a través de la gestión de nuestros procesos.
•Propender por la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, para establecer los controles orientados a la
prevención de accidentes y enfermedades laborales, promoción de la calidad de vida laboral y evitar daños a la propiedad.
•Comunicar esta política integral para promover la participación y colaboración de todos los trabajadores independiente de
su nivel de responsabilidad, autoridad y de su forma de contratación, todo lo anterior incluyendo contratistas y visitantes.
•Crear compromiso y responsabilidad en todos los niveles hacia la protección de la seguridad y salud de nuestros
colaboradores, el autocuidado, la identificación de los peligros, la prevención del consumo de alcohol, tabaco y sustancias
psicoactivas.
•Dar cumplimiento al plan estratégico de seguridad vial para garantizar la prevención de accidentes en las vías públicas.
•Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales significativos derivados de la prestación del servicio, para
establecer los controles operacionales enfocados a lograr la toma de conciencia sobre la protección del medio ambiente.
•Realizar un esfuerzo permanente hacia el logro de la mejora continúa de la eficacia, el mantenimiento de los estándares
establecidos, el cumplimiento de la cultura organizacional y el respaldo económico al sistema de gestión integrado.
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GERENCIA SE 15 de Diciembre de 2016
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6. COMPRAS
C
L
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N
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Y
P
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T
E
S
I
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S
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D
A
S
RED DE PROCESOS SERVIESPECIALES
Procesos Estratégicos
Procesos de Operación
Procesos de Apoyo
Aseo
Integral
Aseo
Integral
Desarr.
Capital
Human
o
Desarr.
Capital
Human
o
Servic.
Especial
izados
Servic.
Especial
izados
FECHA EMISION: 06-08-2015
:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGISESGIManual del SGI y Matrices

7. MANUAL
DEL SGI
CONTROL DE DOCUMENTOS
:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGI
(*) Solo algunos procesos
Todos estos documentos son considerados copias controladas (versiones vigentes) de las
actividades estandarizadas por cada proceso, están en formato PDF, se encuentran en la siguiente ruta
La Estructura Documental de un Proceso esta conformada por documentos de diferentes
tipos:
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8. TRAMITE SOLICITUDES DE ELABORACION, CAMBIO
O ANULACION DE DOCUMENTOS
Para la elaboración de nuevos documentos, el cambio o anulación de documentos existentes el SGI
tiene establecido el procedimiento SGI-PRO-001 y en resumen la forma de gestionar estas solicitudes
es:
Todas estas actividades siempre bajo el logro del consenso nacional, con la participación de todos los
involucrados en todos los niveles.
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9. CONTROL
REGISTROS
Los registros son documentos que proporciona evidencia de actividades desempeñadas y presentan
resultados obtenidos en la gestión de un proceso.
Por esta razón debemos darle la adecuada Protección y preservación de daño o deterioro, asegurar el
control de su Identificación, Almacenamiento, Protección, Recuperación, tiempo de retención y
disposición. El SGI cuenta con el control de Registros ubicado en la ruta:
:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGISGI.
Como no se permite tachones, ni corrector, el procedimiento SGI-PRO-001 establece el siguiente
método de corrección. Con el registro de la firma de corrección ( la inicial de su primer nombre, un
punto y su apellido), al momento de la inducción todo colaborador puede realizar hasta tres
correcciones en un documento, así por ejemplo:
Al registrar el numero de cedula de un colaborador N° 66.888.520, se escribe por error 66.888.205 se
debe corregir de la siguiente manera, trazar una línea trasversal sobre el dato errado, ubicar entre
paréntesis un asterisco al lado de este dato, llevar al pie de pagina el dato correcto//la firma de
correcciones//fecha en que se realiza//causa de corrección así:
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10. Dirección Nacional SGI
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11. QUEJAS, RECLAMOS Y PETICIONES
• Cualquier colaborador puede atender una Q/R/P y lo debe Reportar al SGI, a través de un ticket,
quienes llevan al control la descripción textual de lo expresado por quien reporto y lo y direcciona a
quien deba solucionarlo. A través de la pagina web www.serviespeciales.com.co también se reciben
estos reportes.
• El tiempo máximo para ATENDERLOS es de 2 días, sin que esto implique estrictamente solucionar.
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12. GESTIÓN DE ACCIONES
RUTA UBICACIÓN DE ACCIONES:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO COMUN3-ACCIONES
T
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S
D
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A
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C
I
O
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R
A
M
I
T
E
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13. El Procedimiento SGI-PRO-005 consta de tres capítulos que dan respuesta a
requisitos de la norma ISO 9001 y se revisaran a continuación.
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACION UNICA, TRAZABILIDAD /
PROPIEDAD DEL CLIENTE / PRESERVACION DE LOS ELEMENTOS
NECESARIOS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACION UNICA,
TRAZABILIDAD, PROPIEDAD DEL
CLIENTE Y PRESERVACION DE LOS
ELEMENTOS NECESARIOS EN LA
PRESTACION DEL SERVICIO
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14. Trazabilidad:
Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
Para hacer trazabilidad es necesario contar con una Identificación
Única de los servicios.
Identificación Única
Herramienta establecida en la empresa, que se conforma por datos, los
cuales se registran en los documentos relacionados con la prestación
de un servicio y facilitan el control y seguimiento de los procesos.
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CAPITULO A: IDENTIFICACION UNICA Y TRAZABILIDAD DEL SERVIC

15. DATOS QUE CONFORMAN LA IDENTIFICACION
UNICA
Los datos que conforman la Identificación Única en la empresa son:
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16. CAPITULO B: PROPIEDAD DEL CLIENTE
Para asegurar la protección y manejo confidencial de la propiedad del cliente a la que tiene acceso los
colaboradores de planta, inclusive la propiedad intelectual, se firma el COMPROMISO DE
CONFIDENCIALIDAD DE COLABORADOR al momento de ser contratado.
Para la protección en medio físico o archivo electrónico de los documentos y registros que sean propiedad
del cliente se preservaran de daño o deterioro y de un inadecuado manejo a través de las directrices
contenidas en el procedimiento de control de documentos y registros del SGI.
Considerando los compromisos establecidos en el contrato para algunos clientes se considera también
propiedad del cliente las siguientes:
- Insumos
- Elementos, máquinas / equipos / vehículos / software entregados al colaborador para desempeñar su
función.
Para estos bienes el responsable de compras, el responsable del cliente y/o el supervisor que los reciban
del cliente, dejan registrado el estado de recibo, el manejo que le darán y conservan esta evidencia en el
archivo del proceso que lo genere.
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17. CAPITULO C: PRESERVACION DE LOS ELEMENTOS
NECESARIOS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO
Dentro de la prestación del servicio se hacen necesarios documentos para demostrar la competencia,
realizar el proceso de selección o de contratación, reportar las novedades de nomina, que son
suministrados por los colaboradores entre otros, los cuales son parte constitutiva y necesaria para la
prestación de los servicios como son:
· Hoja de vida
. Copias de Documentos de identidad propios y de sus familiares
· Pruebas Psicotécnicas
· Registro de aptitud
· Evaluación médica ocupacional
· Contrato
· Afiliaciones
· Comunicaciones relacionadas con su desempeño
Entre otros documentos constitutivos de la historia laboral de cada colaborador, por tal motivo se
garantiza la preservación de estos documentos a través de un adecuado almacenamiento y cuidado de
acuerdo a lo estipulado en el procedimiento del control de documentos y registro del SGI y en
el ACUERDO DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES para dar
cumplimiento a la ley 1581 de 2012.
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18. QUÉ ES Y CÓMO SE CONTROLA
• Es aquel que no cumple con los requisitos especificados.
• Los procesos que generan entregables al cliente son: SEL, NYF Y
SAC, por lo que deben asegurar su control y manejo para asegurar la
satisfacción del cliente. A los demás procesos se le miden los
servicios NC a través de las Q Y R.
• Para los SAC se mide en la verificación de cumplimiento de
cronograma del proyecto.
• Para el control del Servicio No Conforme se utiliza el SGI-FOR-020 y
mensualmente se analiza la necesidad de generar una acción
correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo a la ocurrencia o
impacto de las situaciones no conformes para los procesos de SEL y
NYF.
• Se hace análisis del comportamiento de este indicador como
información para la revisión gerencial.
CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (SGI-PRO-006)
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