Actualmente es imprescindible la automatización de los archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance de las necesidades actuales de las organizaciones. Asimismo, para un acceso adecuado de la información se debe aplicar las normas internacionales de descripción archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).

1. Lic. Félix Alberto Atúncar Quispe
Director de Archivos Públicos

2.  La información es el insumo principal de las
organizaciones. En cualquier actividad
productiva en la que estemos inmersos, día a
día debemos tomar decisiones que indicarán el
rumbo de nuestra empresa, ya sea hacia el
éxito o al fracaso. Pero para tomar una decisión
lo más acertada posible es necesario basarnos
en información de calidad.

3. “Para que la información sea considerada de calidad
debe ser:
 Exacta - estar libre de errores,
 Oportuna - estar en el momento que se le requiere y ,
 Relevante - estar completa contestando las preguntas
del ¿qué?, ¿porqué?, ¿cuando?, ¿donde?, ¿quién?,
¿cómo?, etc.” (M.A. Gutierrez Oliva)

4. Estableciendo un adecuado sistema de gestión
documental que permita llegar a buen puerto el
manejo de la información organizacional y soportar
a la creciente preocupación que sienten las
organizaciones para asegurar la evidencia y
trazabilidad (proceso) de su actividad a través de
los documentos.
Cárdenas (2011).

5. Eficiencia: cumplimiento de los objetivos.
Eficacia: manejo correcto de los recursos.

6. Actualmente es imprescindible la automatización de los
archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su
recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la
tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance
de las necesidades actuales de las organizaciones.
Asimismo, para un acceso adecuado de la información se
debe aplicar las normas internacionales de descripción
archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).

7.  Ampliar el acceso.
 Preservación y conservación.
 Reducción de costos.
 Optimización del espacio físico.
 Transformación de los servicios*.
 Reducción del tiempo de recuperación de la
información; por tanto, de los procesos.
 Uso de las TIC’s y acercamiento del Estado a los
ciudadanos.
*Gonzáles, celso (2007)

11. *Gonzáles, celso (2007)

12.  Toma de imágenes por parte del personal de
Family Search.

13. Tipos de caramas usadas en AGN:
Cámaras Marca Red Lake 11 MP 2006 a 2009 (Por el
momento no está en uso).
Cámaras Marca Illunis 16 MP 2009 a 2011 (En Uso).
Cámaras Marca Illunis 29MP 2012 a 2015 (En Uso).
Cámaras Marca Illunis 50 MP 2011 a 2013(En Uso).
Cámaras Nikon D800 2015 a actualmente en uso.
CPU Mini Torre Marca SHUTTLE.

14. Cámaras diseñadas para Family
Search. Las bases son diseñadas en
sus propios talleres.

15.  Resolución +600 DPI
 Captura de Fotos en escala de Grises
 Nikon Captura de imágenes en escala de Grises y Colores
 Tamaño de almacenamiento de imagen de 16 a 50 MB
 Estándares de Control de calidad propios (auditoría). (Respetando
los Estándares Internacionales)
 Promedio de captura de operador dependiendo del tipo de registros
en promedio de 1500 registros a 4000 diarios
 Captura de registros con libro abierto sin cortar los lomos de los
registros.
 Migración continua y almacenamiento de la información.
 Donación entregadas en Discos duros entre 500GB a 2 TB.
 El AGN procesa las imágenes en la Base de Datos Sistema de
Registros Civiles.

16.  La descripción archivística es un proceso técnico que consiste en
establecer los caracteres externos e internos del documento y
registrarlos en un instrumento de descripción (inventarios, guía,
índice, etc.).
 Control intelectual de la documentación.
 Acceso rápido y atención oportuna de la información.
 El Archivo General de la Nación cuenta con un aplicativo
informático diseñado por la Oficina de Informática denominado
“Sistema de Registros Civiles” (software libre), cuya funcionalidad
principal es el registro de las actas, pero también permite la
recuperación de la información mediante las búsquedas generales
y detalladas, así como el control de la producción como también la
auditoría (control de calidad).

17.  La DAP del AGN cuenta con 5 técnicos en archivo que registran la
información en el sistema.
 Producción diaria de 600 y 12000 actas mensuales actas por
técnico. Es decir, se registran entre 60,000 y 90,000 actas
mensuales aproximadamente en el AGN.

18.  La última actividad del proceso es realizar la indexación de las
imágenes y los registros de la actas para ser incorporadas en la
Base de Datos Sistema de Registros Civiles.

19.  El servicio archivístico es la razón de ser todo archivo, el último
proceso que otorga valor público al trabajo técnico archivístico.
 La implementación del Sistema de Registros Civiles en el AGN ha
permitido reducir nuestros procedimiento de expedición de actas de
RR.CC de dos horas a 10 minutos, aproximadamente.
 Módulo de atención
al público.

21. Accedemos a la base de Datos
introduciendo nuestro ID y contraseña.
Accedemos a la base de Datos
introduciendo nuestro ID y contraseña.

22. A continuación el Sistema nos da la
bienvenida; para posteriormente realizar
la búsqueda solicitada.
A continuación el Sistema nos da la
bienvenida; para posteriormente realizar
la búsqueda solicitada.

23. En la siguiente ventana nos
dirigimos a la pestaña
BUSQUEDAS y damos clic en
DETALLES.
En la siguiente ventana nos
dirigimos a la pestaña
BUSQUEDAS y damos clic en
DETALLES.

24. Contando con la información brindada previamente
por el ciudadano, elegimos la Sub Serie a la que
corresponde el Acta de Registro Civil.
En este caso usaremos como ejemplo la Serie
Documental Nacimientos/Sub Serie “Población”.
Contando con la información brindada previamente
por el ciudadano, elegimos la Sub Serie a la que
corresponde el Acta de Registro Civil.
En este caso usaremos como ejemplo la Serie
Documental Nacimientos/Sub Serie “Población”.

25. A
continuaci
ón
filtramos
el año y
los
apellidos.
A
continuaci
ón
filtramos
el año y
los
apellidos.
Como
ejemplo
ingresamo
s solo el
primer
apellido, y
los
resultados
son los
siguientes
Como
ejemplo
ingresamo
s solo el
primer
apellido, y
los
resultados
son los
siguientes

26. Luego de
encontrar
el “Acta
de
Nacimient
o”
solicitada
, damos
clic en el
botón
“IMPRIMI
R”, para
obtener la
imagen
de esta.
Luego de
encontrar
el “Acta
de
Nacimient
o”
solicitada
, damos
clic en el
botón
“IMPRIMI
R”, para
obtener la
imagen
de esta.
Teniendo en cuenta el N° de Libro y Folio
correspondientes, los cuales son plasmados al momento
de elaborar la certificación del documento, así como
también, la Ubicación Topográfica del Libro, que nos
indica en que zona especifica del repositorio se conserva
este.
Teniendo en cuenta el N° de Libro y Folio
correspondientes, los cuales son plasmados al momento
de elaborar la certificación del documento, así como
también, la Ubicación Topográfica del Libro, que nos
indica en que zona especifica del repositorio se conserva
este.

27. Una vez realizado todo
el procedimiento,
podemos visualizar el
documento solicitado el
cual esta listo para su
impresión y posterior
expedición.

30. GRACIAS.
fatuncar@agn.gob.pe
“La historia es producto de la
experiencia humana, pero sin
archivos no tendríamos cómo
recordarla.” (FAAQ)