Establecer una serie de procedimientos para llevar a cabo la limpieza del Archivo con el fin de mantenerlo libre de contaminación ambiental y proporcionar un área de trabajo limpia, saludable y segura para que con ello se pueda eliminar o disminuir a un mínimo aceptable la carga microbiana presente en la documentación y en el ambiente físico del Archivo. Cumplir con el mantenimiento de la documentación contenida en el Archivo, prolongar su vida útil, prever enfermedades entre los usuarios, detectar si existiera documentación deteriorada para su posterior restauración. Describir los procedimientos de limpieza que debe de aplicarse en un Archivo.

1. PLAN LIMPIEZA Y
MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS
MARTIN GREGORIO CARBAJO ALVARADO
carbajoalvarado@gmail.com
martincarbajoa
martincarbajoa

2. INTRODUCCIÓN
 Los Archivos conservan un
patrimonio.
 El Archivo es considerado la
memoria de la Institución por ello
es imprescindible contar con una
guía de procedimientos de limpieza.
 Incluir un calendario anual de
limpieza.
 La limpieza y el saneamiento básico
constituyen dos de las principales
estrategias de prevención.

3. Fóxing y hongos vienen cogidos de la mano. Las manchas
moradas y el debilitamiento por hongos,
a la derecha de las hojas. En el margen inferior hay
oxidación puntual o fóxing.
Libro “Historia Naturalis de Avibus”, de Johannes Jonstonus,
1657. Del Museo de Ciencias Naturales de Granollers (Museo
de la Tela).

4. FINALIDAD
O Establecer una serie de procedimientos para llevar a cabo
la limpieza del Archivo con el fin de mantenerlo libre de
contaminación ambiental y proporcionar un área de
trabajo limpia, saludable y segura para que con ello se
pueda eliminar o disminuir a un mínimo aceptable la
carga microbiana presente en la documentación y en el
ambiente físico del Archivo.
O Cumplir con el mantenimiento de la documentación
contenida en el Archivo, prolongar su vida útil, prever
enfermedades entre los usuarios, detectar si existiera
documentación deteriorada para su posterior
restauración.
O Describir los procedimientos de limpieza que debe de
aplicarse en un Archivo.

5. CRITERIOS DE INTERVENCION
O Inventariar
O Instruir
O Respetar el orden
O No alterar la documentación
O Supervisar
O Usar material de protección correcto
O Mobiliario debe de ser desinfectado
O El piso debe de ser desinfectado con desinfectante de baja
toxicidad
O Todos los elementos usados deben de ser desinfectados
O Remover elementos extraños
O Presentar un informe detallado

6. En el caso de encontrar
documentos con hongos:
o Aislar la documentación
o Usar guantes y tapabocas

7. La desinfección de los elementos usados durante
el proceso de limpieza del Archivo debe de
hacerse en un recipiente mezclado con
hipoclorito de sodio y agua por lo menos media
hora.

8. Base legal
O Manual sobre uso y manejo de documentos
O Resolución Jefatural N°354-2002-AGN/J
O Informe N° 075-2002-AGN/DNAH-DC
O Resuelve APROBAR el “manual sobre Uso y
Manejo de Documentos”
Referencia
O Instructivo de Limpieza y desinfección de áreas y de
documentos de Archivos –AGN de Colombia Jorge
Palacios Preciado-Grupo de Conservación y
Restauracion-2010.

9. El personal asignado debe de
contar con el siguiente
material de protección:
O Guantes de látex.
O Mandil o guardapolvo.
O Mascarilla para protección de material particulado
(esporas de microrganismos, polvo, otros).
O Gafas protectoras antipolvo.

10. Consideraciones y procedimientos
O La limpieza debe de hacerse en un lugar diferente al
lugar de labores.
O Siempre se debe de limpiar en seco.
O Dentro del proceso la documentación debe de
ubicarse en un sitio alejado de la caída de polvo.
O Retirar las cajas debidamente ordenadas.
O La limpieza se hará con una secuencia lógica:
techos, paredes, pisos.
O Se limpiará en primer lugar los que estén cerca al
techo y se sigue hasta abajo hasta terminar.

11. Consideraciones y procedimientos
O Se limpiara con paños secos o ligeramente
humedecidos.
O Se inspeccionará el estante para verificar si hay
problemas de oxido, restos de insectos, humedad.
O En acumulación gruesa de polvo, se procederá con
trapo húmedo, teniendo cuidado en derrames de
liquido.
O Para el piso no es recomendable barrer, en caso no
contar con aspiradora se recomienda el uso de un
trapeador ligeramente húmedo.
O La limpieza del piso se hará de adentro hacia fuera.

12. Consideraciones y
procedimientos
O Los documentos que están en proceso de trabajo se
deben de forrar con Stretch film para protegerlos del
polvo.
O Los documentos encuadernados deben de ser
aspirados de arriba hacia abajo y alrededor del lomo.
O Si el documento está para proceder a una
restauración por deterioro es necesario
usar una brocha de cerdas suaves.
O Los paños usados para limpiar los estantes
no deben usarse para limpiar los documentos

13. Consideraciones y
procedimientos
O Los contenedores serán limpiados previamente antes
de volver a colocar los documentos.
O La limpieza de los contenedores siempre será de
arriba hacia abajo.
O Los elementos en la limpieza deben de ser de uso
exclusivo del Archivo.
O Al finalizar la jornada debe de limpiarse la mesa de
labores con una mezcla de alcohol antiséptico al 70%
y agua.
O Al final es recomendable ventilar el área controlando
la entrada de polvo.

14. Materiales para la limpieza del
Archivo
O Aspiradora con cepillo redondo.
O Brocha ancha comercial.
O Guantes de látex o guantes de nitrilo.
O Mascarilla y lentes antipolvo.
O Alcohol antiséptico al 70 %.
O Trapos y traperos.
O Paño de limpieza.
O Stretch film.
O Baldes y detergente.
O Jabón o gel antibacteriano.

15. O La limpieza en el Archivo debe de ser permanente
y periódico.
O La limpieza general del Archivo se hará en un
periodo semestral.
O Las fechas previas al cambio de estación son las
recomendadas.
O Se recomienda hacer la limpieza general del
Archivo los meses de marzo y setiembre.
Cronograma y Periodicidad