Este documento presenta los servicios de archivo y gestión documental ofrecidos por Alarchivo, una unidad de negocios de Alpopular con más de 19 años de experiencia. Ofrece servicios como organización documental, tablas de retención y valoración, digitalización, almacenamiento físico, custodia de medios y gestión electrónica de información. Cuenta con sucursales en varias ciudades y busca ser un excelente aliado estratégico para sus clientes.

1. PRESENTADO POR:PRESENTADO POR:
MIGUEL BULAMIGUEL BULA
LUIS CARLOS GOMEZLUIS CARLOS GOMEZ
EMERSSON RODRIGUEZEMERSSON RODRIGUEZ
LINYEBETH TABARESLINYEBETH TABARES
VIVIANA GARAVITOVIVIANA GARAVITO

2. AlarchivoAlarchivo, unidad estratégica de negocios de, unidad estratégica de negocios de
Alpopular, con más de 19 años de experienciaAlpopular, con más de 19 años de experiencia
en el mercado, se ha especializado en elen el mercado, se ha especializado en el
manejo seguro y efectivo de la información demanejo seguro y efectivo de la información de
empresas públicas y privadas, manteniendoempresas públicas y privadas, manteniendo
su información efectivamente custodiada ysu información efectivamente custodiada y
bajo todos los parámetros técnicos debajo todos los parámetros técnicos de
almacenamiento exigidos por el archivoalmacenamiento exigidos por el archivo
general de la nacióngeneral de la nación

3. MISIONMISION
 Prestar servicios integrales de gestiónPrestar servicios integrales de gestión
documental adaptados especialmente adocumental adaptados especialmente a
las necesidades de nuestros clientes.las necesidades de nuestros clientes.
Somos una Unidad Estratégica deSomos una Unidad Estratégica de
Negocio que enmarcada en elNegocio que enmarcada en el
mejoramiento continuo, buscamejoramiento continuo, busca
rentabilidad y satisfacción para clientes,rentabilidad y satisfacción para clientes,
empleados y accionistas de Alpopular.empleados y accionistas de Alpopular.

4. VISIONVISION
 Ser en el 2014 un excelente aliadoSer en el 2014 un excelente aliado
estratégico en el diseño y ejecución deestratégico en el diseño y ejecución de
soluciones integrales de logística, quesoluciones integrales de logística, que
generen valor y mejoren lageneren valor y mejoren la
competitividad de nuestros clientes.competitividad de nuestros clientes.

5. POLITICASPOLITICAS
 Satisfacemos las necesidades de nuestros clientesSatisfacemos las necesidades de nuestros clientes
mediante la prestación de los servicios logísticos amediante la prestación de los servicios logísticos a
sus mercancías, dentro de los términos desus mercancías, dentro de los términos de
oportunidad y eficiencia acordados. contamos conoportunidad y eficiencia acordados. contamos con
un equipo humano experto, con vocación de servicioun equipo humano experto, con vocación de servicio
y capacitación permanente. buscamos lay capacitación permanente. buscamos la
optimización de los recursos bajo el concepto deoptimización de los recursos bajo el concepto de
costos razonables, todo enmarcado dentro de unacostos razonables, todo enmarcado dentro de una
cultura de cumplimiento y de mejoramiento continuocultura de cumplimiento y de mejoramiento continuo
del sistema de gestión de la calidad.del sistema de gestión de la calidad.

6. SucursalesSucursales
 BogotáBogotá: (1) 404 9503 / 05: (1) 404 9503 / 05
 CaliCali: (2) 690 6600: (2) 690 6600
 Medellín:Medellín: (4) 373 7922(4) 373 7922
 BarranquillaBarranquilla: (5) 374 0266 / 65: (5) 374 0266 / 65

7. NUESTROSNUESTROS
SERVICIOSSERVICIOS
OrganizaciónOrganización
Tablas de Retención y ValoraciónTablas de Retención y Valoración
DocumentalDocumental
Microfilmación, Digitalización y ConversiónMicrofilmación, Digitalización y Conversión
de Imágenesde Imágenes
Gestión Electrónica de la InformaciónGestión Electrónica de la Información
Outsourcing - CADs - In HouseOutsourcing - CADs - In House
Almacenamiento Físico de DocumentosAlmacenamiento Físico de Documentos
Custodia de Medios Magnéticos, Ópticos,Custodia de Medios Magnéticos, Ópticos,
Garantías y Títulos ValoRGarantías y Títulos ValoR

8. ORGANIZACIONORGANIZACION
 ClasificaciónClasificación
 OrdenamientoOrdenamiento
 DepuraciónDepuración
 DescripciónDescripción
 CodificaciónCodificación
Dependiendo del estado de la información a organizar, nuestraDependiendo del estado de la información a organizar, nuestra
compañía presta adicionalmente el servicio decompañía presta adicionalmente el servicio de
descontaminación,descontaminación,
que busca liberar los documentos de polvo y suciedades con elque busca liberar los documentos de polvo y suciedades con el
fin defin de
dar inicio a un proceso técnico de archivo.dar inicio a un proceso técnico de archivo.

9. TABLAS DE RETENCIÓN YTABLAS DE RETENCIÓN Y
VALORACIONVALORACION
 Lo asesoramos en la elaboración de TablasLo asesoramos en la elaboración de Tablas
de Retención y Valoración Documental comode Retención y Valoración Documental como
táctica para el Control y Racionalización de latáctica para el Control y Racionalización de la
Producción y Conservación de losProducción y Conservación de los
Documentos de su Organización, aplicando laDocumentos de su Organización, aplicando la
normatividad vigente.normatividad vigente.
Realizamos jornadas de sensibilización yRealizamos jornadas de sensibilización y
capacitación a todos los funcionarios de sucapacitación a todos los funcionarios de su
Entidad con el objetivo de crear una culturaEntidad con el objetivo de crear una cultura
adecuada respecto al manejo y conservaciónadecuada respecto al manejo y conservación
de la Información a nivel organizacional.de la Información a nivel organizacional.

10. Microfilmación, DigitalizaciónMicrofilmación, Digitalización
y Conversión de Imágenesy Conversión de Imágenes
 ALARCHIVO ofrece soluciones deALARCHIVO ofrece soluciones de
digitalización y microfilmación dedigitalización y microfilmación de
documentos, que permiten la disminución endocumentos, que permiten la disminución en
los tiempos de respuesta para su gestiónlos tiempos de respuesta para su gestión
administrativa y misional. La captura de lasadministrativa y misional. La captura de las
imágenes se realiza a través de equipos deimágenes se realiza a través de equipos de
última generación, garantizando imágenesúltima generación, garantizando imágenes
livianas, nítidas y fáciles de consultar.livianas, nítidas y fáciles de consultar.

11.  La Digitalización, como técnica deLa Digitalización, como técnica de
reproducción de información, permitereproducción de información, permite
agilizar la búsqueda en casos deagilizar la búsqueda en casos de
consulta permanente, remota o múltiple,consulta permanente, remota o múltiple,
por varios usuarios a la vez.por varios usuarios a la vez.

12.  La Microfilmación permite reproducirLa Microfilmación permite reproducir
información y fijar imágenes deinformación y fijar imágenes de
documentos en series consecutivas, endocumentos en series consecutivas, en
un material flexible y transparente, con elun material flexible y transparente, con el
propósito de ser conservado enpropósito de ser conservado en
sustitución de los documentos originalessustitución de los documentos originales
y de ser proyectado en forma ópticay de ser proyectado en forma óptica
cada vez que se requiera su consulta.cada vez que se requiera su consulta.

13. 
La tecnología de scanners híbridos provee unaLa tecnología de scanners híbridos provee una
plataforma que permite grabar archivosplataforma que permite grabar archivos
digitales en medios análogos y/o convertirdigitales en medios análogos y/o convertir
imágenes de microfilm a imágenes digitales,imágenes de microfilm a imágenes digitales,
para compartirlas a través de internet, redespara compartirlas a través de internet, redes
de datos o correo electrónico; mejorando lade datos o correo electrónico; mejorando la
disponibilidad de la información y permitiendodisponibilidad de la información y permitiendo
la flexibilidad necesaria para ajustarnos a lala flexibilidad necesaria para ajustarnos a la
tecnología manejada por su compañía.tecnología manejada por su compañía.

14. Gestión Electrónica de laGestión Electrónica de la
InformaciónInformación
 ALARCHIVOALARCHIVO pone a su disposición una suite de productos de softwarepone a su disposición una suite de productos de software
orientada a mejorar de manera sustancial las actividades de Gestiónorientada a mejorar de manera sustancial las actividades de Gestión
Documental y Ciclo Vital de la Información en su Organización ofreciendoDocumental y Ciclo Vital de la Información en su Organización ofreciendo
una experiencia de uso confiable, agradable y eficiente.una experiencia de uso confiable, agradable y eficiente.
Por medio de las aplicaciones ofrecidas, le agregamos valor a suPor medio de las aplicaciones ofrecidas, le agregamos valor a su
organización a través de los beneficios de una solución con arquitecturaorganización a través de los beneficios de una solución con arquitectura
100% web, la confiabilidad de la base de datos y el poder de cómputo de100% web, la confiabilidad de la base de datos y el poder de cómputo de
los dispositivos actuales, combinando una elevada tasa de retorno delos dispositivos actuales, combinando una elevada tasa de retorno de
inversión y los mejores servicios de almacenamiento en un mismoinversión y los mejores servicios de almacenamiento en un mismo
aplicativo.aplicativo.
Nuestro software articula el poder del procesamiento de las bases de datos,Nuestro software articula el poder del procesamiento de las bases de datos,
las plataformas Web (Internet / Intranet / Extranet) y los dispositivos delas plataformas Web (Internet / Intranet / Extranet) y los dispositivos de
digitalización, ampliando las posibilidades de acceder a los documentosdigitalización, ampliando las posibilidades de acceder a los documentos
eficazmente, a través de una interfaz amigable para los usuarios finales.eficazmente, a través de una interfaz amigable para los usuarios finales.

15. Outsourcing - CADs - InOutsourcing - CADs - In
HouseHouse
 Recepción y radicación de documentos.Recepción y radicación de documentos.
 Digitalización.Digitalización.
 Distribución de correspondencia interna y externaDistribución de correspondencia interna y externa
 Levantamiento de inventario y centralización de información.Levantamiento de inventario y centralización de información.
 Implementación de Tablas de Retención Documental (TRD)Implementación de Tablas de Retención Documental (TRD)
 Tablas de Valoración Documental (TVD).Tablas de Valoración Documental (TVD).
 Gestión del CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL:Gestión del CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL:
actualización de expedientes activos, recepción de expedientesactualización de expedientes activos, recepción de expedientes
nuevos, consulta y préstamo documental.nuevos, consulta y préstamo documental.
 Servicio de fotocopiado.Servicio de fotocopiado.
 Transferencias al archivo inactivo.Transferencias al archivo inactivo.
 Control de préstamos del archivo.Control de préstamos del archivo.

16. Almacenamiento Físico deAlmacenamiento Físico de
DocumentosDocumentos
 Almacenamos, administramos y custodiamos losAlmacenamos, administramos y custodiamos los
documentos físicos y medios magnéticos de su compañíadocumentos físicos y medios magnéticos de su compañía
en bodegas especializadas controladas a través deen bodegas especializadas controladas a través de
tecnologías de última generación.tecnologías de última generación.
Contamos con modernos sistemas de seguridad física eContamos con modernos sistemas de seguridad física e
industrial y condiciones de temperatura y humedad para laindustrial y condiciones de temperatura y humedad para la
conservación adecuada de su información.conservación adecuada de su información.
Los documentos y medios son almacenados eLos documentos y medios son almacenados e
identificados mediante rótulos con código de barras, cuyaidentificados mediante rótulos con código de barras, cuya
información se traslada automáticamente a la base deinformación se traslada automáticamente a la base de
datos, de tal manera que tanto el nombredel propietario dedatos, de tal manera que tanto el nombredel propietario de
los archivos, como su contenido, permanecen incógnitoslos archivos, como su contenido, permanecen incógnitos
para nuestros operariosde bodega.para nuestros operariosde bodega.

17. Custodia de MediosCustodia de Medios
Magnéticos, Ópticos, GarantíasMagnéticos, Ópticos, Garantías
y Títulos ValoRy Títulos ValoR
 Almacenamos, administramos y custodiamos los mediosAlmacenamos, administramos y custodiamos los medios
físicos, magnéticos y electrónicos de su organización enfísicos, magnéticos y electrónicos de su organización en
bodegas y bóvedas especializadas, controladas a través debodegas y bóvedas especializadas, controladas a través de
tecnología de última generación.tecnología de última generación.
Contamos con modernos sistemas de seguridad física,Contamos con modernos sistemas de seguridad física,
industrial y electrónica y condiciones ambientales controladasindustrial y electrónica y condiciones ambientales controladas
para la óptima preservación de su información. Los medios depara la óptima preservación de su información. Los medios de
archivo de información son almacenados e identificados porarchivo de información son almacenados e identificados por
rótulos de código de barras, cuya información se trasladarótulos de código de barras, cuya información se traslada
automáticamente a la base de datos de tal manera que elautomáticamente a la base de datos de tal manera que el
nombre del propietario de los archivos y contenido permanecennombre del propietario de los archivos y contenido permanecen
incógnitos para nuestros operarios de bodega.“Contamos conincógnitos para nuestros operarios de bodega.“Contamos con
las Únicas Bóvedas en Latinoamérica Certificadas porlas Únicas Bóvedas en Latinoamérica Certificadas por
IMATION, Líder Mundial en el Almacenamiento de Datos”.IMATION, Líder Mundial en el Almacenamiento de Datos”.

18.  Somos ALPOPULAR, primera Filial del Banco PopularSomos ALPOPULAR, primera Filial del Banco Popular
creada en 1967, Operador Logístico Integral que asesora ycreada en 1967, Operador Logístico Integral que asesora y
maneja todos los servicios de la cadena logística demaneja todos los servicios de la cadena logística de
abastecimiento. Contamos con la credibilidad, lealtad yabastecimiento. Contamos con la credibilidad, lealtad y
apoyo de nuestros clientes sin los cuales no seríamos laapoyo de nuestros clientes sin los cuales no seríamos la
empresa sólida y confiable que con orgullo hoyempresa sólida y confiable que con orgullo hoy
presentamos. Para estos clientes simbolizamos experienciapresentamos. Para estos clientes simbolizamos experiencia
y tradición en el manejo de la logística de acuerdo a lasy tradición en el manejo de la logística de acuerdo a las
mejores prácticas del mercado nacional e internacional.mejores prácticas del mercado nacional e internacional.
 Ofrecemos integralidad en la cadena de abastecimiento, enOfrecemos integralidad en la cadena de abastecimiento, en
los servicios de Importaciones, Exportaciones,los servicios de Importaciones, Exportaciones,
Agenciamiento Aduanero, Almacenamiento en ZonasAgenciamiento Aduanero, Almacenamiento en Zonas
Francas, Bodegas Nacionales y Depósitos Habilitados deFrancas, Bodegas Nacionales y Depósitos Habilitados de
Aduana, Distribución de Mercancías, Operación Portuaria,Aduana, Distribución de Mercancías, Operación Portuaria,
Descargue de Buques, Emisión de Certificados de DepósitoDescargue de Buques, Emisión de Certificados de Depósito
de Mercancías (CDMs) y Transporte aéreo, marítimo yde Mercancías (CDMs) y Transporte aéreo, marítimo y
terrestre (Urbano, Nacional e Internacional) a través deterrestre (Urbano, Nacional e Internacional) a través de
nuestra Filial ALADDIN CARGO - Agente de Carga Nacionalnuestra Filial ALADDIN CARGO - Agente de Carga Nacional
e Internacional y Transportador Terrestre de Cargae Internacional y Transportador Terrestre de Carga
autorizado por el Ministerio de Transporte.autorizado por el Ministerio de Transporte.