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Informática BásicaInformática Básica
Introducción a Base de Datos Access.Introducción a Base de Datos Access.
Flor Contreras DelgadoFlor Contreras Delgado
Yurley Florez GurreroYurley Florez Gurrero
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Aura Cristina RiveraAura Cristina Rivera
INTRODUCCIÓN A BASE DE DATOS
ACCESS.
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, que a través de
un SGBD facilita el almacenamiento, gestión y recuperación de datos. Esta
información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en
él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de
información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras
para el almacenamiento de datos, como los mecanismos para el manejo de la
misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:
 Evitan la redundancia. ·
 Evitan la inconsistencia.
 Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para la inserción y
eliminación de datos a la BD (Base de datos).
 Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los
datos.
 Se mantiene la integridad entre los datos.
Microsoft Access
Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el
paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente
un gestor de datos que recopila información relativa a un
asunto o propósito particular, como el seguimiento de
pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música.
¿Que se puede hacer en ACCESS?
Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un
elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo,
cambiar la ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o
retirado un artículo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes.
¿Qué es información?
La información es un conjunto de datos con importancia para el
individuo o la empresa, la cual debe ser gestionada por el sistema de
base de datos y que posteriormente puede ser utilizada en la toma de
decisiones de alguna actividad empresarial. Por lo tanto, un sistema
de base datos optimiza el manejo de la información.
¿Qué es una base de datos relacional?
Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una
manera de organizar la información que contiene la base de datos. En
los sistemas relacionales, la información se representa mediante
tablas. Una tabla es una estructura de datos que contiene información
común.
Por ejemplo, una tabla llamada «abogados» puede estar formada por
una serie de filas que representen a los distintos abogados que se
tienen almacenados, y por una serie de columnas que representen a
cada uno de los campos que caracterizan los abogados, como pueden
ser el nombre del abogado, apellidos, dirección, especialidad, etc. Las
tablas pueden, a su vez, estar relacionadas entre sí, y éste conjunto de
tablas relacionadas entre sí forma el esquema de la base de datos.
Generalidades Partes de una Base de Datos
Encargadas de almacenar datos.
El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias
a la estructura de las tablas.
Una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes
acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.
Matrícula académica
componentes de una base de datos relacional
Tablas: Se guardan datos referentes a un objeto o entidad general. Esta
compuesta por filas y columnas.
Filas o registros de una tabla. Una tabla esta compuesta por filas o
registros donde se almacena información referida a una misma entidad
particular.
Columnas o atributos de una tabla. Definen las características o
propiedades que representan.
Clave primaria de una tabla. Mínimo conjunto de atributos que
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Índice de una tabla. Estructura de datos que permite acceder a los datos
de una tabla de forma rápida.
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de otra tabla.
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consultas
 Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los
datos almacenados en las tablas ya creadas.
 Permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados.
 Existen varios tipos de consultas y pueden estar basadas en tablas o en
otras consultas que sirven para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc.,
pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Aplicación de las evaluacionesFormularios
Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato
personalizado y elegante.
Se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las
operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc.
Los formularios pueden utilizarse de varias formas, pero su uso más común es para
introducir datos y mostrarlos.
Crear un formulario
Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un
Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los
campos y registros de la tabla o base. El asistente hace preguntas y crea un informe
basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el
formulario en la vista diseño.
Formulario con asistente: Elegimos la opción “crear un formulario con asistente”
Elegimos y añadimos los campos que queramos que aparezcan en el
formulario haciendo clic en >.
Cuando hayamos seleccionado y añadido los campos
hacemos clic en “siguiente
Elegimos el tipo de distribución que queremos aplicar y
hacemos clic en “siguiente
Elegimos el estilo y hacemos clic en “siguiente>”
Escribimos el nombre del formulario, elegimos entre la opción
de abrir o modificar el formulario y hacemos clic en “finalizar”.
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Informes
Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato
personalizado, fundamentalmente de cara a visualizarlos impresos.
Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear
informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados
totales o promedios o bien para generar catálogos.
Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez.
Utilice: o El Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales. o El
Asistente para gráficos si desea crear gráficos. o El Asistente para
informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace preguntas y
crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el
informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño.
Informe con asistente
Elegimos crear un informe utilizando el asistente.
Elegimos y añadimos los campos que deseamos incluir en el informe.
Una vez incluidos, hacemos clic en “siguiente >”
Una vez incluidos, hacemos clic en “siguiente >”
Elegimos un nivel de agrupamiento y hacemos clic en “siguiente >”
Elegimos el tipo de ordenación e información de resumen que deseamos
utilizar para los registros de detalle y hacemos clic en “siguiente >”
Elegimos el tipo de distribución y hacemos clic en “siguiente >”
Elegimos que estilo queremos aplicar y hacemos clic en “siguiente >”
Escribimos el título para el informe, elegimos entre vista previa del informe o
modificar el diseño del informe, y hacemos clic en “finalizar”.
Vista previa del informe.
Macros
Son la forma que brinda Access 2000 para la automatización de la
programación. Con ellas el usuario puede utilizar funciones predefinidas
que llevan a cabo una tarea repetitiva, facilitando el trabajo a los usuarios.
Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las
mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y los módulos se
utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un
sistema.
Módulos
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una
base de datos, probablemente desea crear funciones de mayor
complejidad. Para ello, Access 2000 incorpora opciones de
programación: los módulos, que son rutinas de programación creadas
por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una acción
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  • 1. Informática BásicaInformática Básica Introducción a Base de Datos Access.Introducción a Base de Datos Access. Flor Contreras DelgadoFlor Contreras Delgado Yurley Florez GurreroYurley Florez Gurrero Maryuri julieth lealMaryuri julieth leal Aura Cristina RiveraAura Cristina Rivera
  • 2. INTRODUCCIÓN A BASE DE DATOS ACCESS. ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, que a través de un SGBD facilita el almacenamiento, gestión y recuperación de datos. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de datos, como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:
  • 3.  Evitan la redundancia. ·  Evitan la inconsistencia.  Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para la inserción y eliminación de datos a la BD (Base de datos).  Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.  Se mantiene la integridad entre los datos.
  • 4. Microsoft Access Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.
  • 5. ¿Que se puede hacer en ACCESS? Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes.
  • 6. ¿Qué es información? La información es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa, la cual debe ser gestionada por el sistema de base de datos y que posteriormente puede ser utilizada en la toma de decisiones de alguna actividad empresarial. Por lo tanto, un sistema de base datos optimiza el manejo de la información.
  • 7. ¿Qué es una base de datos relacional? Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de organizar la información que contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la información se representa mediante tablas. Una tabla es una estructura de datos que contiene información común. Por ejemplo, una tabla llamada «abogados» puede estar formada por una serie de filas que representen a los distintos abogados que se tienen almacenados, y por una serie de columnas que representen a cada uno de los campos que caracterizan los abogados, como pueden ser el nombre del abogado, apellidos, dirección, especialidad, etc. Las tablas pueden, a su vez, estar relacionadas entre sí, y éste conjunto de tablas relacionadas entre sí forma el esquema de la base de datos.
  • 8. Generalidades Partes de una Base de Datos Encargadas de almacenar datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas. Una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.
  • 9. Matrícula académica componentes de una base de datos relacional Tablas: Se guardan datos referentes a un objeto o entidad general. Esta compuesta por filas y columnas. Filas o registros de una tabla. Una tabla esta compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a una misma entidad particular. Columnas o atributos de una tabla. Definen las características o propiedades que representan. Clave primaria de una tabla. Mínimo conjunto de atributos que identifican de forma única una fila en una tabla. Índice de una tabla. Estructura de datos que permite acceder a los datos de una tabla de forma rápida. Clave externa. Conjunto de campos de una tabla que son clave primaria de otra tabla.
  • 10. Ejemplo ELEMENTOS DE MICROSOFT ACŒSS consultas  Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.  Permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados.  Existen varios tipos de consultas y pueden estar basadas en tablas o en otras consultas que sirven para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
  • 11. Aplicación de las evaluacionesFormularios Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y elegante. Se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Los formularios pueden utilizarse de varias formas, pero su uso más común es para introducir datos y mostrarlos.
  • 12. Crear un formulario Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista diseño. Formulario con asistente: Elegimos la opción “crear un formulario con asistente”
  • 13. Elegimos y añadimos los campos que queramos que aparezcan en el formulario haciendo clic en >.
  • 14. Cuando hayamos seleccionado y añadido los campos hacemos clic en “siguiente
  • 15. Elegimos el tipo de distribución que queremos aplicar y hacemos clic en “siguiente
  • 16. Elegimos el estilo y hacemos clic en “siguiente>”
  • 17. Escribimos el nombre del formulario, elegimos entre la opción de abrir o modificar el formulario y hacemos clic en “finalizar”.
  • 19. Informes Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a visualizarlos impresos. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.
  • 20. Crear un informe Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice: o El Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales. o El Asistente para gráficos si desea crear gráficos. o El Asistente para informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño.
  • 21. Informe con asistente Elegimos crear un informe utilizando el asistente.
  • 22. Elegimos y añadimos los campos que deseamos incluir en el informe.
  • 23. Una vez incluidos, hacemos clic en “siguiente >” Una vez incluidos, hacemos clic en “siguiente >”
  • 24. Elegimos un nivel de agrupamiento y hacemos clic en “siguiente >”
  • 25. Elegimos el tipo de ordenación e información de resumen que deseamos utilizar para los registros de detalle y hacemos clic en “siguiente >”
  • 26. Elegimos el tipo de distribución y hacemos clic en “siguiente >”
  • 27. Elegimos que estilo queremos aplicar y hacemos clic en “siguiente >”
  • 28. Escribimos el título para el informe, elegimos entre vista previa del informe o modificar el diseño del informe, y hacemos clic en “finalizar”.
  • 29. Vista previa del informe.
  • 30. Macros Son la forma que brinda Access 2000 para la automatización de la programación. Con ellas el usuario puede utilizar funciones predefinidas que llevan a cabo una tarea repetitiva, facilitando el trabajo a los usuarios. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y los módulos se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.
  • 31. Módulos Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos, probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello, Access 2000 incorpora opciones de programación: los módulos, que son rutinas de programación creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una acción específica.