La reunión presentó los resultados de la auditoría realizada al Sistema Integrado de Gestión del Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué entre agosto 2 y 30 de 2021. Se identificaron varias no conformidades en procesos como gestión financiera, gestión contractual, gestión comercial, planeación estratégica y gestión de TICs. Sin embargo, también se destacaron fortalezas como el compromiso del personal y conocimiento de los objetivos y políticas del sistema de gestión. La reunión concluyó presentando el plan de

2. Reunión de cierre
AUDITORIA INTERNA SIG 2021
Sistema de Gestión de Calidad, SST y Ambiental

3. Dar a conocer los resultados, hallazgos y conclusiones de la
auditoria realizada del 2 al 30 de agosto 3 de 2021 al Sistema
Integrado de Gestión (SIG) del INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO,
PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ - INFIBAGUÉ -.
OBJETIVO DE LA REUNIÓN DE CIERRE

4. 1. Competencia de cada uno de los auditados para el desarrollo de sus actividades laborales, lo
que favorece la eficacia del SIG.
2. Se observó compromiso y disposición del personal que integran los procesos frente a los equipos
de auditoría.
3. Existe un amplio conocimiento de los equipos de trabajo de los objetivos y políticas
establecidas en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN del instituto.
4. Todos los procesos cuentan con riesgos identificados, calificados y mitigados a través de
actividades de control.
5. Se observó que existe interés de personal en mejorar continuamente las actividades de su
proceso.
ASPECTOS A DESTACAR

5. TIPO DE
PROCESO
DENOMINACION DEL
PROCESO
FORTAL
EZAS
CONFORMI
DADES
NO
CONFOR
MID
OBSERVACIO
NES
OPORT DE
MEJORA
PLANEACION Y GESTION
ESTRATEGICA 8 2 4 1 4
GESTION DEL SIG 6 3 2 4 6
GESTION DE TICs 6 2 2 3 1
GESTION DEL RIESGO 4 5 1 3 3
GESTION DE COMUNICACIONES E
INFORMACION 6 3 0 3 2
GESTION DE OPERACIONES
FINANCIERAS 5 3 0 0 2
GESTION DE LA PROMOCION Y
DESARROLLO TERRITORIAL 6 3 0 1 1
GESTION INTEGRAL DE
PROYECTOS 5 2 1 4 7
GESTION COMERCIAL 4 2 2 2 2
ATENCION AL CIUDADANO 5 6 0 3 1
GESTION FINANCIERA 4 11 1 1 6
GESTION CONTRACTUAL 7 2 2 2 1
GESTION HUMANA y SST 4 2 0 3 3
GESTION DOCUMENTAL 5 5 1 4 5
GESTION DE RECURSOS FISICOS E
INFRAESTRUCTURA 5 3 1 2 2
GESTION JURIDICA 3 1 2 6 5
GESTION DE CONTROL
DISCIPLINARIO 6 6 0 3 2
EVALUACION EVALUACION INDEPENDIENTE 3 3 1 1 1
92 64 20 46 54
58 46 6 19 25
TOTALES 2021
Resultados de Auditoría 2020
MISIONALES
ESTRATEGICOS
APOYO
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ
- INFIBAGUÉ -
RESULTADOS DE AUDITORIA INTERNA 2021
RESULTADOS DE AUDITORIA

6. Gestión Financiera
NO CONFORMIDADES POR PROCESO
Norma ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018 NUMERAL 7.1
Recursos, deterioro de la planta física de sitio de trabajo (contabilidad )
humedad, que genera problemas de insalubridad, mal ambiente de trabajo y
mal aspecto. Se ha Gestionado su ejecución ante las instancias respectivas

7. 1. En el numeral 10. Mejora, de la Norma ISO 9001:2015, numeral 4.1.1 Sistema de Gestión de la
calidad y sus procesos "La matriz de caracterización del proceso de apoyo de gestión contractual no
contempla la evaluación jurídica de los créditos otorgados por el instituto (crédito de fomento,
tesorería y crédito de duda pública), así como tampoco la proyección de las minutas de estas
operaciones crediticias", viene de la auditoría interna de la vigencia 2020 no se cumplió.
2. En el numeral 10. Mejora, en la norma ISO 9001:2015, teniendo en cuenta que las acciones
correctivas relacionadas con la observación al numeral 6.2. Objetivos de la calidad y planificación
para lograrlos, 6.1.2. Literal g. Actualizarse, según corresponda. "Dado que el manual de
contratación correspondiente al proceso se encuentra desactualizado", (auditoría interna de la
vigencia 2020) no se cumplieron en su totalidad
Proceso Gestión Contractual

8. 1. Se presenta una NO CONFORMIDAD, Norma ISO 9001:2015 Numeral 7.1.2 Personas, la
organización debe determinar y proporcionar los funcionarios para la implementación eficaz del
servicio del proceso de Gestión Comercial.
2. Se presenta una NC, Norma ISO 9001:2015 numeral 7.1.1 Generalidades, el Grupo de Gestión
comercial desde el mes de junio no tiene convenio con operadores para la prestación del servicio de
microcréditos, causando un daño en la colocación de recursos financieros, en esta línea. (La
organización debe considerar: a) Las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes).
Como líder de auditoría Norma ISO 9001:2015 8.1 Planificación y control operacional: La empresa
tiene que realizar una planificación, implantación y control de todos los procesos necesarios para cumplir
con los requisitos que establece la provisión de servicios y productos,
Proceso Gestión Comercial

9. 1. NC ISO 9001:2015 Numeral 4.2. COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS y 7.1 RECURSOS. Como lo determina el
ciclo PHVA de la caracterización del proceso, en su sección HACER en sus
actividades y sus salidas, determina: "Respuestas a Requerimientos de la
Superintendencia Financiera de Colombia", proceso que se observa sin avances
ante este órgano de vigilancia, gestión que requiere de recursos presupuestales y
humanos para su implementación.
Proceso Gestión del Riesgo

10. 1. NC de la Norma ISO 9001:2015 numeral 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y
PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 8.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL de
la Norma Técnica ISO 9001:2015, teniendo en cuenta que dentro del ciclo PHVA de
la caracterización del proceso de planeación y gestión estratégica no se contempla
ninguna actividad (entradas y salidas) Relacionada con un documento transversal y
de tanta importancia para la organización como el Plan de Inversiones, que
además cuenta con su propio procedimiento.
Proceso Planeación Estratégica

11. 2. NC Frente al numeral 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 8.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL
OPERACIONAL de la Norma Técnica ISO 9001 :2015, teniendo en cuenta que dentro de las evidencias solicitadas en el marco de la auditoría
interna, se requirió por parte del grupo auditor el "Direccionamiento Estratégico Actualizado" de la organización, salida que hace parte de la
caracterización del proceso de planeación y gestión estratégica formato CAR-PE-001; Sin embargo, dentro de lo recibido no se encontró dicha
salida, por lo que no fue posible verificar el cumplimiento de los requisitos del "Direccionamiento estratégico o Plataforma Corporativa".
Una vez consultado con el auditor líder, en el proceso evaluativo de sana crítica y por solicitud del equipo auditado se establece: La existencia del
Direccionamiento Estratégico (Misión, Visión, principios y valores, funciones, del instituto, estructura orgánica, establecidos en el documento
denominado MAN-SI-O1 Manual del SIG). Ante la falta de una respuesta de los auditados sobre la salida de la caracterización del
Direccionamiento Estratégico, se configura desconocimiento de cuestiones internas que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica
del instituto, numeral 4.1. COMPRENSIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO, de la Norma Técnica ISO 9001:2015.
Por lo anterior, se concluye un desconocimiento por parte del grupo auditado frente al tema particular, además de evidenciarse una ambigüedad
frente a la denominación de la respectiva entrada con su salida. Puesto que a criterio del grupo auditor la entrada según lo verificado es
"Direccionamiento Estratégico o Plataforma estratégica de la entidad" y la salida es "Manual del SIG actualizado".
Proceso Planeación Estratégica

12. 3. NC En los numerales 4.1. Contexto de la organización 4.4. Sistema de Gestión de la calidad y
sus procesos, 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición, 6.2 Objetivos de la Calidad y
planificación para lograrlos 8.1. Planificación y control operacional, de la Norma Técnica ISO
9001:2015, puesto que como se pudo evidenciar por parte del grupo auditor, el proceso de
planeación y gestión estratégica no formuló el Plan de Inversiones de la entidad, requisito de rango
Constitucional art. 339 superior, reglamentado en la Ley 152 de 1994.
Lo anterior, atendiendo a lo evidenciado en los documentos del Sistema Integrado de Gestión, ya que
el proceso de planeación y gestión estratégica tiene a cargo el procedimiento para la elaboración
y seguimiento del plan de inversiones, formato PRO-PE-001. Lo que representa un riesgo alto
frente al cumplimiento de los requisitos legales a cargo de la entidad, así como falencias en la
aplicación de un enfoque estratégico y planificado de las metas a ejecutar por parte de la entidad y su
engranaje con el plan de desarrollo del municipio y el presupuesto aprobado en cada una de las
vigencias fiscales.
Proceso Planeación Estratégica

13. 4. NC numerales 7.1. Recursos de las normas lSO 9001 :2015 ISO 45001 :2018, 7.1.3
Infraestructura de la norma ISO 9001 :2015, en atención a que el grupo auditado no cuenta con los
equipos de cómputo completos y necesarios para desarrollo de su proceso, generando
adicionalmente exposición innecesaria de riesgo en algunos integrantes del proceso que deben
transportar sus equipos de cómputo personales desde y hacia el lugar de trabajo, además del
desgaste de estos elementos y riesgos en el manejo y cuidado de la información de la entidad.
Adicionalmente, se presenta una dificultad que representa un riesgo para la salud de los integrantes
de proceso de planeación y gestión estratégica relacionada con el numeral 7.1.4 Ambiente para la
operación de los procesos, de la Norma Técnica ISO 9001:2015, ya que están experimentando la
denominada "electricidad estática" en sus cuerpos, consecuencia de una acumulación o exceso de
carga eléctrica presuntamente relacionada con el edificio en la lugar específico donde se encuentra
ubicada la zona de trabajo. Por lo que es preponderante determinar y dar tratamiento a la situación
por parte del área de SST de la organización.
Proceso Planeación Estratégica

14. 1. En el Numeral 7.1.2 Personas, de la Norma ISO 9001:2015, toda vez que la organización debe
determinar proporcionar los funcionarios idóneos y necesarios para la implementación eficaz
del servicio del proceso de Gestión de Tics, razón por la cual la carga laboral en el Líder del Grupo
de Gestión Tecnológica Profesional Universitario 2019-04 es elevada.
2. En el Numeral 7.5.2 de la Norma ISO 9001:2015 Creación y Actualización en la información
documentada, toda vez que se evidencia que el producto de salida, Plan Estratégico de
Tecnologías de la información "PETIC" registrado en la caracterización del proceso, cuenta con
fecha de actualización de 2019, no se encuentra la actualización de Ia adopción del protocolo
en versión 6 de Internet actualmente quedo en fase de Implementación según directrices del
Ministerio de las TICs, se debe estar en fase de Pruebas de funcionalidad.
Proceso Gestión deTICS

15. 1. Se presenta una NO CONFORMIDAD sobre los numerales 7.1.3 Infraestructura y 6.4 Ambiente de
Trabajo de la Norma ISO 9001 :2015, porque no se cuenta con una infraestructura adecuada
para desarrollar las actividades y conservar preservar los documentos en un sitio ventilado, con
espacios de trabajo correspondientes, conforme la normatividad Acuerdo 008 de 2014 que
contempla la AGN.
Gestión Documental

16. 1. No Conformidad lS0 9001:2015 de la norma técnica de Sistemas de Gestión de la Calidad numeral 4.2.4.
Control de registros y 7.5.3 Control de la información documentada. La aplicación del Procedimiento
PRO-GJ-0O1 Seguimiento de litigios demandas, dentro del expediente del proceso judicial auditado
(Cecilia Moreno Gutiérrez Contra Infibagué y otros) Rad. 2014-193 del 21/01/2015 no se encuentran
consignados todos los registros que establece el procedimiento, el procedimiento también adolece
igualmente de puntos de control, y los documentos relacionados se cita una norma del MECI ya derogada,
por el decreto 1499 de 2017.
2. No Conformidad ISO 9001:2015 de la norma técnica de sistemas de gestión de la calidad Numeral 6.1
ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES. numeral 8.4 CONTROL DE PROCESOS,
PRODUCTOS Y SERVICIOS EXTERNOS. La respuesta extemporánea en un Proceso Judicial que
Materializa un riesgo del proceso de Gestión Jurídica e incumple el procedimiento SEGUIMIENTO DE
LITIGIOS Y DEMANDAS PRO-GJ-001. Según se argumenta en el proceso hubo un error por parte del asesor
externo por confusión en los términos establecidos en la Ley 472 de 1998, con los términos del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA. Demostrando que existieron
deficiencias en el control del proceso judicial.
Proceso Gestión Jurídica

17. 1. NC el numeral 10. Mejora de la norma ISO 9001:2015, ya que las acciones correctivas orientadas
a la No conformidad del numeral 7.1 Recursos, de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015
e ISO 45001:2018, en la medida que el Almacén continúa presentando cableado eléctrico
suelto y hace falta la estantería para la organización y mejor distribución del material del
Instituto. Sin embargo, el proceso de Recursos Físicos ha adelantado la gestión pertinente para
la futura contratación de este insumo, Actualmente cuenta con los planos y las cotizaciones
de los bienes a comprar. Una vez verificadas las acciones correctivas y de mejora planteadas en
el plan de Mejoramiento para el tratamiento de la No conformidad resultante de la auditoria de
vigencia 2020, se determina que algunas actividades no se cumplieron.
Gestión de Recursos Físicos e Infraestructura

18. 1. 10.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS. La acción correctiva a la No Conformidad
detectada en auditoría anterior debe ser apropiada por el dueño de proceso y reaccionar ante la
misma. La auditoría interna anterior dejo una no conformidad por no tener establecidos protocolos o
estrategia para la disposición final de los desechos generados en plazas de mercado que
contravienen requisitos del numeral 8. OPERACIÓN 8.1 generando un incumplimiento de los objetivos
de la política ambiental del Instituto sobre Planificación y Control Operacional, de la norma ISO
14001:2015.
Gestión Integral de Proyectos

19. 1. Se presenta una NC en el numeral 7.1 Recursos 7.1.2 Personas, de la norma ISO 9001:2015. El
proceso no cuenta con personal de apoyo suficiente para realizar todos los seguimientos
derivados de las auditorías externas, internas, informes de ley y auditorias de gestión.
Adicionalmente, por el tamaño del Instituto y sus diferentes actividades, es necesario personal
profesional especializado para efectuar y apoyar auditorias de gestión o en temas específicos que
lo requieran. Lo anterior para mitigar riesgos y bajar la carga laboral de los trabajadores que se
encuentran en el proceso. La razón por la cual este hallazgo se configura como una No
Conformidad obedece además a la reiteración de observaciones en materia de falta de
personal de Auditorías de años anteriores para el proceso.
Evaluación Independiente

20. 1. NC numeral 6.1 Acciones para abordar los Riesgos y las oportunidades de la Norma ISO
9001:2015, al solicitar Matriz de Riesgo y Oportunidades FOR-GR 001 del proceso, se evidencia
que no son consideradas las cuestiones del Numeral 4.1 Comprensión de Organización y de su
Contexto, considerando en la FODA las modificaciones y actualizaciones que el equipo auditado
ha realizado al documento. Existe ausencia en la identificación de riesgos tales como los riesgos
informáticos, que se materializó en el ataque cibernético del pasado mes de marzo de 2021; así
mismo no se evidencian Oportunidades referidas en el mismo apartado.
GESTION DEL SIG

21. 2. Se presenta una NC de la norma ISO 9001:2015 en numeral 9.1 seguimiento, medición, análisis y
evaluación, una vez revisados a detalle los indicadores establecidos para la vigencia 2021, se evidencia que el
indicador N°.1 presenta una meta del 70% línea base del 89%; demostrando que la meta se encuentra por
debajo de la línea base, lo que influye en el propósito u objetivo y va en contravía con la mejora continua
del proceso, situación similar en el indicador N°. 2 pero en menor proporción, en el indicador N°. 3 se
evidencia incumplimiento del indicador y su acción de mejoramiento descrita es: "envió de correos
electrónicos' se debe tomar acciones adecuadas basándose en la naturaleza del indicador y realizar
seguimiento en la eficacia de la acción propuesta. En cuanto a los indicadores N°4 "Establecer la eficacia de
las actividades para que se identifique y se controle la salida no conforme..." y el indicador N°. 5 "Medir el grado
de Efectividad en el cumplimiento del PIGA...", que establecen periodicidad de medición anual, sobre estos
indicadores es necesario evaluar cuándo se debe llevar acabo el seguimiento y la medición, para dar
cumplimiento a los objetivos planteados.
No existe evidencia del método utilizado para realizar los seguimientos a los indicadores suministrados
por los procesos, y se evidencio en varios de los procesos lo siguiente: no se realiza adecuada medición, los
indicadores se encuentran formulados de forma errónea, la unidad de medida no es la correcta, entre otras;
sin embargo, los resultados derivados de los mismos están siendo utilizados en la consolidación y análisis de
indicadores e insumo para el informe.
Gestión del SIG

22. 1. Los indicadores de varios procesos requieren ser ajustados o reformulados para que los resultados sirvan
de insumo para las decisiones al interior del proceso y para la tomo de decisiones de la alta gerencia.
2. Las vacantes como las de Secretaria General (Secretario y profesional) deben ser suplidas.
3. Las cifras entre contabilidad frente a Cartera, almacén requieren de conciliación permanente hasta
encontrar el razonabilidad en los estados financieros.
4. Observar las cargas laborales y determinar puntos en los cuales se requiere de personal de apoyo a la
gestión. Caso Proceso de TICs.
5. Ajustar Matriz DOFA de acuerdo a los cambios que se presenten interno y externos.
6. Actualización periódica de la PAGINA WEB hay información errada u obsoleta.
7. Los riesgos de los procesos deben ser apropiados por todos los integrantes del equipo a fin de ejercer un
mejor control y mitigación. Igual pasa con los indicadores.
Resumen de observaciones

23. Resumen de observaciones
8. Los planes de acción deben se presentados en termino a planeación para su seguimiento. Igualmente las
proyecciones contempladas en los planes de acción debe ser coherentes con la realidad evitando sobre y sub
estimaciones que desvirtúen los resultados.
9. Se debe dar aplicación de TRD tablas de retención documental en los archivos de gestión de todos los
procesos.
10. La medición de la satisfacción de las partes interesadas debe permitir la observación de tendencias y
análisis del comportamiento en el servicio, la satisfacciones de los clientes y el mejoramiento del
servicio.
11. Los documentos del SIG por proceso deben ser conocidos y aplicados tal y como se encuentran aprobados,
debe permanecer monitoreados, verificados y actualizados en la intranet, acorde con el listado maestro
de documentos.
12. El mantenimiento de equipos tecnológicos debe ser una actividad permanente, a la fecha no se ha
efectuado mantenimiento en la presenta vigencia.

24. Resumen de observaciones
13. Las audiencias de Control disciplinario carecen de confidencialidad por ausencia de estructura
adecuada.
14. Se presenta obsolescencia de equipos de computo (reposición).

25. Como conclusión de auditoría, se puede decir que se logró la verificación
aleatoria de requisitos de las Normas del SIG, la aplicación documentos,
métodos y procedimientos y normas legales que hicieron parte de los
criterios de auditoría como las normas ISO 9001:2015, ISO14001:2015;
OHSAS 18001:2007, haciendo énfasis en la norma ISO 45000:2018 y el
Decreto 1072 de 2015 en su componente SGSST, de forma transversal en
todos los procesos del Instituto.
Conclusión

26. Gracias