Gc pr-04. procedimiento para auditoria internas

1. PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNAS
11 De Febrero De 2019
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE

2. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 2 de 13
1. OBJETIVO:
Definir las actividades para la programación, planeación, ejecución y cierre de las
auditorías de calidad de los procesos determinados en PIROMAX SAS con el fin de
evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos incluidos en el Sistema de
Gestión de la Calidad de PIROMAX SAS incluyendo aquellos procesos realizados
por contratistas.
3. DEFINICIONES:
Auditoría de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría de Certificación: Auditoría que realiza el ente certificador Se denomina
Auditoría de tercera parte.
Auditoría de Seguimiento: Proceso de auditoría cuyo alcance se limita a la
verificación de la implementación oportuna de los planes de acciones correctivas o
preventivas planteadas por los auditados para dar solución a los hallazgos de
auditorías previas.
Auditoría Interna: Auditoría realizada por una organización con base a su propio
sistema, procedimientos, procesos e instalaciones. Los auditores usualmente forman
parte de la organización, y deben estar debidamente entrenados y en algunos casos
llegan a ser contratados externamente para actuar en nombre de la organización.
Auditoría remota: Auditoría que no implica interacción humana con las personas
que representan al auditado, y se realiza a través de herramientas de
telecomunicaciones establecidas para tal fin.
Auditor Líder: Persona con una formación, habilidades y aptitudes de líder,
descritas en el procedimiento de auditoría, responsable de la planeación,
designación y coordinación del Equipo de Auditores Internos.

3. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 3 de 13
Acción de Mejora: Acción encaminada a identificar oportunidades de mejora en los
procesos con el fin de optimizarlos, aumentando su capacidad para cumplir con los
requisitos y evidenciándolo con los resultados obtenidos.
Criterios de Auditoria: Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos frente a los
cuales el auditor compara las evidencias recogidas
Equipo de Auditores Internos de Calidad: Uno o más auditores que llevan a cabo
una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. El Equipo de
Auditores Internos está conformado por los colaboradores de diferentes procesos de
PIROMAX SAS con la formación, competencia, experiencia y conocimiento en
técnicas de auditoría.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al
equipo auditor.
Programa: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan: Descripción de las actividades y los detalles acordados de una auditoria.
Informe de Auditoría: Constituye la etapa final del proceso de auditoría, en el mismo
se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar lo
emitido.
Observación: Son recomendaciones que le dan mayor solidez al sistema.
Corresponden a oportunidad de mejora, ésta podría evitar una futura No
Conformidad.
Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.
Oportunidad de Mejora: Puede afectar a un proceso, producto, servicio, recurso,
sistema, habilidad, competencia o área de la organización.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
4. RESPONSABLES:

4. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 4 de 13
4.1 RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DE CALIDAD
• Realizar la programación de auditorías de cada proceso involucrado en el Sistema
de Gestión de la Calidad.
• Definir objetivos, alcance y criterios para la realización de la auditoría.
• Designar auditor líder.
• Seleccionar equipo auditor de acuerdo al perfil definido en la Compañía. (... Ver
ANEXO A...)
• Enviar Plan de auditoría al responsable del proceso auditado diez días hábiles antes
de la fecha estipulada de realización de la auditoría.
• Hacer seguimiento al plan de acción establecido frente al resultado de la auditoría,
de acuerdo con los vencimientos de los plazos definidos para ellos, en las reuniones
de seguimiento.
• Verificar la eficacia de las acciones tomadas.
• Preparar Plan de Auditoría con el Equipo Auditor, teniendo en cuenta el objetivo,
alcance, criterios, procesos, programa y horarios de auditoría.
• Enviar copia del Plan de Auditoría al Representante de la Dirección para el SGC. •
Solicitar la documentación de cada proceso a auditar.
• Hacer seguimiento, revisión y mejora la Programa de auditoría interna.
4.2 RESPONSABILIDADES AUDITOR LÍDER
• Solicitar experto técnico para el desarrollo de la auditoría, si el conocimiento y
habilidades necesarios de los miembros del equipo auditor no cumplen en su
totalidad.
• Realizar reunión de Apertura en presencia del personal reportado en el Plan de
Auditoría aprobado por el auditado y el auditor.
• Confirmar el Plan de Auditoría, describiendo el desarrollo de las actividades, los
criterios de las mismas y aclarar cualquier duda de los auditados.
• Realizar reunión de Cierre en el que se presentan los hallazgos y conclusiones de
la auditoría.
• Entregar máximo cinco días hábiles después de la reunión de cierre al
Representante de la Dirección y a la Coordinación de Calidad un informe ejecutivo
de los resultados de la auditoría.
4.3 RESPONSABILIDADES EQUIPO AUDITOR
• Analizar la documentación relativa a manuales, procedimientos, instructivos, y otros
documentos, establecida para cada uno de los procesos.
• Ejecutar la auditoría de acuerdo con el plan establecido.
• Redactar los hallazgos encontrados en el desarrollo de la auditoría.

5. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 5 de 13
• Establecer conclusiones y recomendaciones de la auditoría de acuerdo a los
hallazgos encontrados.
• Hacer seguimiento al plan de acción establecido frente al resultado de la auditoría,
durante la ejecución de la siguiente auditoría.
4.4 RESPONSABILIDADES LÍDER DE PROCESO
• Establecer acciones correctivas y de mejora de acuerdo a los resultados de la
auditoría, como plan de acción para eliminar los hallazgos.
• Hacer seguimiento al plan de acción establecido frente al resultado de la auditoría,
de acuerdo con los vencimientos de los plazos definidos para ellos.
4.5 RESPONSABILIDADES PERSONAL DE CALIDAD
• Hacer seguimiento a las acciones definidas por el responsable de proceso para
corregir las No conformidades encontradas durante la auditoría, al cumplirse el
período estipulado para el cierre de los planes de acción.
6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
No RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA
1
Responsable
Gestión de
Calidad
Elaboración
y aprobación
del plan
anual de
auditoria
interna
Elaborar el Plan anual de auditoria
interna incluyendo el número de
ciclos de auditoria a realizar, previa
identificación de las necesidades.
Una vez elaborado el Plan anual de
Auditoria Interna, CE-PL-01 y el
Cronograma de Auditoria: CE-F-02,
se presentará al Gerente General
para su aprobación.
Plan anual de
Auditoria
Interna,
GC-F-21
Cronograma de
Auditoria,
GC-F-24
2
Gerente General
y/o Sub Gerente
Aprobación
Plan anual
de auditoria
interna
El Gerente General aprobara el Plan
de auditoria interna mediante la firma
del mismo.
Plan anual de
Auditoria
Interna,
GC-F-21
(Aprobado)

6. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 6 de 13
3
Responsable
Gestión de
Calidad
Comunicació
n a los
líderes de
los procesos
Se comunica a todos los líderes de
los procesos o responsables de las
actividades, mediante correo
electrónico el Plan Anual de Auditoria
Interna
Correo
electrónico
Plan anual de
Auditoria
Interna,
GC-F-21
(Aprobado)
ELABORACIÓN DE PLANES DE AUDITORIA INTERNA
4
Responsable
Gestión de
Calidad
Elaboración
del Plan de
Auditoria de
calidad por
procesos
Elaboración del Plan de Auditoria de
calidad por procesos según el
Formato Plan anual de Auditoria
Interna,
GC-F-21 a partir del Plan establecido
definiendo claramente el objetivo de
la auditoria, alcance, criterios,
estudiar la información necesaria
para la realización de la auditoria
como: normas, procedimientos
documentos generales del SGC,
auditorias anteriores, lineamientos
generales y demás variables
establecidas en el formato Plan de
Auditoria.
Plan anual de
Auditoria
Interna,
GC-F-21
(Aprobado)
5
Responsable
Gestión de
Calidad
Comunicació
n Plan de
Auditoria
Interna por
proceso
Se comunica los Planes de Auditoria
por proceso a cada uno de los líderes
de los procesos auditar, mediante
correo electrónico corporativo, con
cinco (5) días hábiles de anticipación
como mínimo antes de ejecución de
la Auditoria Interna.
Correo
electrónico
6
Responsables
de procesos
Confirmación
del Plan de
auditoria
Cada uno de los líderes de procesos
revisara el Plan de Auditoria por
proceso, para concertar lo
Correo
electrónico Plan
anual de

7. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 7 de 13
Interna por
proceso
establecido o generar cambios a que
ala a lugar, finalizando con la
aceptación del Plan mediante
confirmación por correo electrónico.
Auditoria
Interna,
GC-F-21
(Aprobado)
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
7 Equipo Auditor
Diagnostico
documentaci
ón de los
procesos
Estudiar, analizar y evaluar la
documentación del proceso según el
alcance de la auditoria, con el objeto
de conocer el estado del proceso a
ser auditado (Caracterización,
procedimientos, indicadores, riesgos.
Estructura de control de la gestión,
planeación, planes de mejoramiento
de auditorías anterior. , Mapas de
riesgos del proceso etc.)
Documentos de
trabajo
8 Equipo Auditor
Elaboración
lista de
verificación
según
alcance de
los procesos
Se elabora la lista de verificación
según alcance de la auditoria, para
contar con una orientación básica de
elementos que sean importantes de
evaluar, verificar y evidenciar, en el
desarrollo de la entrevista.
Se diligencia el formato Lista de
verificación o chequeo: GC-F-22,
siguiendo el PHVA del proceso con
base en la revisión documental
analizada y los requisitos (Cliente,
legales, organización
(procedimientos) y de la norma de
calidad.
Incluye también la identificación de la
información a solicitar, determinación
de la muestra de auditoria, diseño de
papeles de trabajo y pruebas de
auditoria.
Lista de
verificación o
chequeo,
GC-F-22

8. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 8 de 13
REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA
9 Equipo Auditores
Reunión
apertura
Auditoria
Anteriormente notificada la auditoria y
en la fecha establecida, realiza la
reunión de apertura con el líder del
proceso a auditar y personal bajo su
cargo, con el fin de que comuniquen
los siguientes puntos:
 Presentación Auditor
 Explicación de la metodología
de trabajo
 Objetivo de la auditoria
 Horario.
 Disponibilidad de recursos.
 Aclaración de inquietudes.
 Fecha y hora de reunión de
cierre.
Acta de reunión
general,
GC-F-05
(Apertura
Auditoria
Interna)
10 Equipo Auditores
Ejecución de
Auditoria
Terminada la reunión de apertura, se
inicia con la auditoria del proceso de
la siguiente manera:
1. Trabajo de campo de acuerdo al
Plan de Auditoria del proceso,
recolectando evidencias acerca
del funcionamiento del Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) del
proceso auditado.
2. Entrevista al líder del proceso o
quien haya sido designado con la
lista de verificación para
Auditorías Internas.
3. Confronta la entrevista con la
ejecución de la actividad, hace
muestreo y seguimiento.
4. Aplicación de pruebas de
auditoria y análisis y evaluación
de datos.
Documentos de
trabajo
Lista de
verificación o
chequeo,
GC-F-22
Arqueo de caja
menor: GC-F-26

9. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 9 de 13
NOTA: En caso de los arqueos de
caja menor en las Auditorías Internas
se utilizará el formato Arqueo de caja
menor: GC-F-26.
11 Equipo Auditores
Reporte de
no
conformidad
es
Terminada la ejecución de la
auditoria, se consolidan los hallazgos
y se definen cuales son catalogados
como evidencias objetivas de no
conformidades, determinando la
necesidad de realizar una auditoría
de seguimiento en el siguiente ciclo
de auditoria interna.
Reporte de No
conformidades,
GC-F-07
12 Equipo Auditores
Reunión
cierre
Auditoria
Se realiza la reunión de cierre con las
mismas personas que participaron en
la reunión de apertura.
1. Informa las oportunidades de
mejora halladas en el estudio de
campo.
2. Valida la no conformidad con el
proceso auditado y permite que
presenten evidencias objetivas de
conformidad no observadas por el
Auditor.
3. En caso que el Auditado tenga
una discrepancia objetiva con el
resultado de la auditoria en uno o
más hallazgos y no se logre
conciliar las diferencias con el
Auditor; le corresponde al Gerente
General y/o Sub Gerente mediar y
dirimir el conflicto de forma
objetiva.
4. Se solicita se emprendan
acciones correctivas para las no
conformidades que se levantaron.
Acta de reunión
general,
GC-F-05
(Cierre Auditoria
Interna)

10. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 10 de 13
5. Informa la procedencia de una
auditoria se seguimiento con el fin
de verificar la eficacia de las
acciones correctivas, preventivas
y de mejora y cerrar las no
conformidades.
13 Auditores
Entrega
Informe de
Auditoria a la
Alta
Dirección
Terminada la reunión de cierre, en los
cinco (5) días hábiles siguientes el
Auditor envía el Informe de
Auditoria Interna según el formato
GC-F-23, mediante correo
electrónico al Gerente General y/o
Sub Gerente o quien haga sus veces
con las listas de verificación
diligenciadas según el formato GC-
F-22, y los documentos de trabajo
que contengan los hallazgos de la
Auditoria.
Documentos de
trabajo
Reporte
preliminar de
NO
conformidades,
GC-F-07
14 Auditores
Entrega
Informe de
Auditoria a
Líder de
proceso
Terminada la reunión de cierre, en los
cinco (5) días hábiles siguientes el
Auditor envía el Informe de
Auditoria Interna según el formato
GC-F-23, mediante correo
electrónico al líder del proceso.
Correo
electrónico
( Informe
Auditoria: GC-F-
23)
SEGUIMIENTO A LA AUDITORIA INTERNA
15
Responsable de
proceso/Auditad
os
Diseño
acciones
correctivas,
preventivas y
de mejora
Para la implementación de acciones
correctivas, preventivas y de mejora a
los hallazgos encontrados:
1. Ejecuta el Procedimiento
acciones correctivas,
preventivas y de mejora: GC-
PR-02, para los hallazgos
registrados por el Auditor. Se
debe establecer la corrección, el
análisis de causas, el método
Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora,
GC-F-07

11. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 11 de 13
para definir el plan de acción, las
acciones correctivas o
preventivas bajo el enfoque PHVA
en el formato Accione
correctivas, preventivas y de
mejora: GC-F-07.
2. Envía por correo electrónico al
Auditor Interno los planes de
acción propuestos para su
aprobación según el formato
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora: GC-F-
07, máximo cinco (5) días hábiles
después de recibido el Informe
de Auditoria Interna: GC-F-23.
16
Responsable
Gestión de
Calidad y
Gerente General
y/o Sub Gerente
Verificación
y aprobación
de ACPM
Una vez recibidas las acciones
correctivas, preventivas y de mejora
propuestas se procede de la
siguiente manera.
1. Se analizan y se confrontan con
los hallazgos encontrados para
determinar aprobación del Plan de
acción.
2. Se envía mediante correo
electrónico el formato Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora: GC-F-07, Aprobado por
Auditor, al Gerente General y/o
Sub Gerente para concertación
del Plan.
Correo
electrónico
Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora: GC-F-07
17
Auditor y
Responsable
Gestión de
Calidad
Seguimiento
implementaci
ón de ACPM
Realiza la Auditoria de Seguimiento,
aplicando desde el punto 6, de este
procedimiento con el fin de:
1. Verificar la eficacia de las
acciones correctivas, preventivas,
y de mejora emprendidas.
Informe de
Auditoria de
seguimiento a
las acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora,
GC-F-23

12. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 12 de 13
2. Cerrar las No conformidades si es
el caso.
3. Presentar el informe de auditoría
de seguimiento a la eficacia de
acciones correctivas, preventivas
y de mejora al líder del proceso
Auditado y al Gerente General y/o
Sub Gerente.
NOTA: La auditoría solo se cierra una
vez se hayan cerrado la totalidad de
las NO conformidades levantadas.
18
Responsable
Gestión de
Calidad
Guardar en
archivo
Se archivan los documentos de la
Auditoria Interna, verificando que
contenga la siguiente
documentación:
1. Plan de Auditoria Interna por
proceso
2. Documentación de trabajo y
evidencias
3. Acta y lista de asistentes
(reuniones de apertura y cierre).
4. Informe final de Auditoria Interna
5. Reporte de NO Conformidades
6. Acciones correctivas, preventivas
y de mejora.
7. Informe de seguimiento a las
acciones correctivas.
Carpeta
Auditoria Interna
– Año 2019
7. DOCUMENTACION INTERNA:
 Formato Acta de reunión general: GC-F-05.
 Formato Acciones correctivas, preventivas y de mejora GC-F-07.
 Formato Reporte de NO conformidades: GC-F-11.
 Formato listo de chequeo: GC-F-22.
 Formato Informe Auditoria/Seguimiento: GC-F-23.
 Formato Cronograma de Auditoria: GC-F-24.
 Formato Arqueo caja menor: GC-F-26.
 Plan Anual de Auditoria: GC-F-21.

13. GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de
creación:
11/02/2019
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Código: GC-PR-04 Versión: 01 Página 13 de 13
7.1DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 NTC-ISO 9001:2015
 NTC-ISO 19011
 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora: GC-PR-
02.
8. RIESGOS:
 Mapa de riesgos y oportunidades.