easyGTD es un software de gestión personal basado en la metodología GTD que permite organizar tareas de forma eficiente a través de cinco pasos: capturar pensamientos, clarificarlos en acciones concretas, organizar el trabajo en proyectos, ejecutar acciones asignadas y revisar semanalmente el sistema para mantenerlo actualizado. El software funciona en la nube y permite registrar, clasificar y administrar tareas desde cualquier lugar.

1. Introducción a easyGTD
http://web.easygtd.com/

2. ¿Qué es easyGTD?
easyGTD es un producto de gestión personal de tareas
orientado a ejecutivos y empresas, que implementa la
metodología de productividad GTD
easyGTD te permite :
Organizarte con eficiencia.
Trabajar enfocado, concentrado y
motivado.
Disminuir el estrés y mejorar tu
rendimiento personal y de tu
equipo.

3. ¿Para qué sirve?
easyGTD a través de su plataforma online en modalidad SAAS
te permite recopilar y vaciar tus pensamientos dónde
estés, registrando todas aquellas acciones pendientes de hacer
a través de Internet, para luego organizarlas a través de un
sistema sofisticado y presentándolas en un formato fácil y
orientado a la productividad.
GTD es la sigla de Getting Things Done, y constituye una metodología de
productividad personal mundialmente reconocida por su alta efectividad en el
cumplimiento de objetivos. La metodología GTD fue creada por David Allen, y en la
actualidad es utilizada por importantes empresas e instituciones como Yahoo!, IBM,
General Electric.

4. Software de gestión
Funciona a través de un modelo sencillo de 5 pasos:
1. Capturar, permite registrar todas las tareas que tenemos en la cabeza
2. Clarificar/procesar, permite identificar qué es cada tarea y clasificarla
3. Organizar, permite pensar y ordenar el trabajo a realizar
4. Hacer, permite enfocarnos 100% a la ejecución de tareas
5. Revisar, permite mantener nuestro sistema de tareas ordenado
A continuación veremos en detalle cada uno de estos conceptos.

5. Paso 1. Capturar
Capturar es el proceso de recopilar y vaciar tu mente de todos los
pensamientos, acciones, y cosas en general que tengas pendientes de
hacer, tanto del ámbito profesional como personal, y se logra registrando
todos los pendientes en una bandeja de entrada.
Esto permite que pongas toda tu energía en el trabajo y no estés
preocupado por cosas que pueden ser olvidadas, liberándote de aquellos
elementos que de forma consciente o inconsciente te mantienen
preocupado.
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6. Paso 1. Capturar
Para capturar un pendiente en easyGTD
debes hacer clic en el botón que dice
“Capturar” que esta justo debajo del menú
superior de la pantalla.
Haciendo clic en el botón capturar se mostrará una ventana para agregar
un pensamiento, para lo cuál debes ingresar un Nombre a la tarea, una
descripción y si quieres adjuntar un archivo.
Siguiendo este mismo
procedimiento podrás
crear en el sistema
toda la lista de tus
pendientes
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7. Paso 1. Capturar
Una vez que hayas capturado todos tus pendientes estos quedarán
registrados en la bandeja de entrada del sistema, la cual puedes consultar
en la primera opción del menú superior llamada “Bandeja de Entrada”.
Las acciones registradas se
listarán según la fecha de
creación desde la más antigua
a la más reciente, esto para
favorecer el paso 2 llamado
“Clarificar” que veremos a
continuación.
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8. Paso 2. Clarificar
Clarificar se le llama al proceso de organizar la lista de pendientes. Esto
permite convertir tus pensamientos en acciones concretas y planificar su
ejecución para resolver con determinada prioridad, tiempos y recursos.
Los tipos de acciones son:
•
Para hacer cuanto antes
•
Delegadas
•
Planificadas
Las acciones se asocian a un contexto:
•
Ordenador
•
Casa
•
Recados
•
Llamadas
Los criterios de organización son:
•
Energía requerida
•
Tiempo necesario
•
Prioridad
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9. Paso 2. Clarificar
Para clarificar tu lista de pendientes en easyGTD debes hacer clic en la
segunda pestaña del menú “Clarificar”.
A continuación se desplegará un formulario con el primer pensamiento de
la lista, el cual contiene en el encabezado la información ingresada al
capturar dicho pensamiento.
La primera pregunta a responder es ¿Es accionable?
es decir si puedes hacer algo en concreto con este pensamiento.
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10. Paso 2. Clarificar
Los tipos de acciones son:
•
Delegada, es decir que la vas a delegar en otra persona
•
Para hacer cuanto antes, es decir completar la tarea apenas puedas
•
Planificada, es decir completarla en una fecha en concreto.
Si la tarea la debes completar apenas puedas asegurate de ingresar
los criterios de organización adecuados ya que en base a estos
criterios luego se te desplegará la acción.
Importante: Todas aquellas acciones que duren menos de 2 minutos
debes hacerla inmediatamente, esto ayuda a reducir tu lista de pendientes
considerablemente.
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11. Paso 2. Clarificar
Contexto. Esta relacionado con indicar el lugar donde deberás realizar
la tarea, el sistema te listará una serie de opciones típicas por ejemplo
Ordenador, Calle, etc. Y adicionalmente tu podrás agregar tus propios
criterios de lugares dónde debes hacer la acción.
Es muy importante que estos criterios estén correctamente relacionados
a la acción dado que en en base a ellos luego el sistema te mostrará
cuando, dónde y cómo debes hacer una acción.
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12. Paso 2. Clarificar
Criterios de organización. Esta relacionado con definir el tiempo
necesario para resolver la tarea, nivel de energía necesaria y prioridad con
la que tengo que abordar la tarea.
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13. Paso 3. Organizar
En esta fase el objetivo es organizar el trabajo pendiente:
•
Crear, modificar y borrar proyectos
•
Clasificar acciones en proyectos
•
Decidir qué acciones vamos a ejecutar esta semana
•
Mover acciones y proyectos no inmediatos a la lista de algún día / quizás

14. Paso 3. Organizar
easyGTD te permite crear todos
los proyectos que quieras, a
través de la opción “Agregar
nuevo proyecto” del menú
superior.
Los proyectos están pensados para que puedas agrupar varias acciones
que tienen algo en común, por ejemplo todo lo relacionado a un área de
responsabilidad tuya.
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15. Paso 4. Acciones por hacer
Te permite cada día acceder a una lista de trabajo con las acciones
concretas por hacer, aportando una vista organizada y priorizada de las
tareas.
El menú de la izquierda te permitirá ver las tareas por:
•
Hoy, tareas con fecha limite de resolver en el día
•
Por hacer, lista de todas las tareas registradas
•
Delegadas, tareas delegadas a otras personas
•
Con fecha, tareas con una fecha específica

16. Paso 5. Revisión semanal
En esta fase revisaremos todo nuestro sistema de modo que se
mantenga confiable para nuestro cerebro. Este paso se debe hacer
semanalmente, y consiste en una serie de tareas sencillas:
•
Poner todos los papeles y notas en la bandeja de entrada
•
Clarificar las bandejas de entrada (easyGTD, correo, bandeja física, etc.)
•
Revisar todas las acciones delegadas
•
Revisar calendario
•
Revisar proyectos
•
Revisar acciones
•
Revisar lista de algún día / quizás
•
Vaciar el cerebro (mediante un ejercicio detallado en la herramienta)
Esto te permitirá identificar nuevas posibles acciones que olvidado
previamente, y hacer un control adecuado de tus pendientes,
facilitando el vaciado de pensamientos en tu mente.

17. http://web.easygtd.com/