Presentación realizada en la jornada: "Digitalización Certificada, facturación electrónica y BPM" en Julio de 2009, organizada por Caja Murcia y la Universidad de Murcia

1. Digitalización certificada

2. ¿Qué es?
• Se entiende por Digitalización certificada el proceso en el cual
a partir de una factura en papel, se genera una imagen digital
firmada electrónicamente con el mismo valor probatorio que
una factura original, de forma semejante a un proceso de
compulsa.
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 2

3. Fundamentos Legales
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril
• Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y
documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o
justificantes.
– Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización
certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de
cualesquiera otros documentos que conserven en papel que
tengan el carácter de originales.
– Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así
digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda
prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
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4. Beneficios
• Eliminación del papel.
• Ahorro de espacio, eliminando el archivo físico de facturas.
• Ahorro de tiempo en la consulta y explotación de la
información de las facturas.
• Simplifica la gestión. Tratamiento igual de las facturas
electrónicas y las facturas en papel.
• Mejora las comunicaciones. Posibilidad de exportar todas las
facturas junto con sus datos fiscales al asesor sin necesidad
de enviar papel.
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=

5. Ahorro de costes
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 5
• Los estados habituales de una factura son:
– Recepción, registro, clasificación, reparto, verificado, aprobación,
fotocopiado, contabilización, archivado, consultas……
• El tiempo de procesamiento medio de una factura se estima en 17’5
minutos.
• El coste promedio de un administrativo es 20 € / hora.
• Coste medio por factura:
Ahorro total por factura de 8.08 €
 Costes de procesamiento 5.83 €
 Costes de almacenamiento + 2.25 €

6. Funcionamiento básico
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Se escanea la factura
Software de
digitalización

7. Funcionamiento básico
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 7
La imagen se procesa
y se firma digitalmente
Software de
digitalización
Una vez finalizado el proceso
ya se podría destruir la factura
Es muy importante realizar las operaciones de digitalización en el orden
establecido:
• Digitalización
• Optimización de la imagen
• Inserción de metadatos
• Firma de la imagen
El proceso desde la obtención de la imagen a través del dispositivo hasta la
firma de la imagen debe ser ininterrumpido y sin intervención del usuario.

8. Funcionamiento básico
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 8
Se guarda en el
gestor documental
Software de
digitalización

9. Funcionamiento básico
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 9
Software de
digitalización
Una vez finalizado el proceso
ya se podría destruir la factura

10. Funcionamiento básico
• Al cierre de cada periodo de liquidación el software de
digitalización certificada firmara la base de datos para
garantizar su integridad.
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 10
Software de
digitalización

11. Objetivo técnico principal
• El objetivo principal de un sistema de digitalización certificada
es garantizar que la imagen obtenida se corresponda con el
original digitalizado y no sea susceptible de modificaciones
futuras.
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12. Funcionalidad necesaria
Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 12
Inserción de
metadatos
Software de
digitalización
Archivo
ALMACENARDIGITALIZARASOCIAR CONSULTAR
Consultas

13. Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 13
El pasado …
El futuro
DIGITALIZACIÓN
CERTIFICADA

14. FactUM
• FactUM es un software de digitalización certificada
homologado por la Agencia Tributaria el pasado 15 de Abril
convirtiendo a la Universidad de Murcia en la primera entidad
pública Española que obtiene esta homologación.
• Las copias que se crean garantizan la autenticidad, integridad
y conservación de los documentos.
• Permite la búsqueda, impresión, descarga y consulta de las
facturas digitalizadas.
• Para registrar los metadatos y las imágenes de las facturas
utiliza un gestor documental de software libre (Alfresco).
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15. FactUM. Características
• Es independiente del sistema de gestión lo que posibilita su
implantación en cualquier otro organismo o empresa.
• Permite la digitalización y gestión de múltiples tipos de
documentos, no sólo de facturas, lo cual permite abarcar toda
la gestión documental en papel de una organización.
• Permite la clasificación automática de documentos por
códigos de barras.
• Incluye procesamiento por lotes.
• Permite introducir tareas personalizadas antes y después de
la digitalización.
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16. FactUM. Características
• Incorpora una capa de conexión para intercambiar datos con
cualquier ERP o sistema de gestión.
• Permite digitalizar tanto desde entorno web como desde una
aplicación de escritorio.
• Soporta diferentes tipos de firma electrónica:
– Firma PDF
– Firma XML (XAdES)
• Soporta diferentes formatos:
– A3
– A4
– Multipágina
– Dúplex
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17. FactUM. Digitalización de Facturas
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18. FactUM. Búsqueda de Facturas
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19. FactUM. Selección
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20. Digitalización certificada
Javier de Andrés Rivero – jandres@cyum.es
Gracias por su atención