Presentación realizada en el "9º Encuentro de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias" realizado en Mayo en la Universidad de Almeria

1. Experiencia hacía la gestión eficaz de
eventos universitarios
Javier de Andrés Rivero
Área de Tecnologías de la Información y las comunicaciones aplicadas
@javierdeandres
jandresr@um.es
http://es.linkedin.com/in/javierdeandres

2. 1. La universidad de Murcia
2. Gestión antes de usar SYMPOSIUM
3. Gestión de eventos con SYMPOSIUM
1. Estadísticas
2. Beneficios
3. Problemas encontrados
4. Líneas en las que queremos avanzar
5. Conclusiones
2
Contenido

3. • Algunos datos:
– 35.000 alumnos
– Casi 4.000 trabajadores:
• 2.464 PDI
• 1.274 PAS
• No tenemos una unidad de gestión de congresos o
eventos como otras universidades.
La Universidad de Murcia
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4. Gestión antes de usar SYMPOSIUM
4
¡¡¡Hay que gestionar un nuevo congreso!!!

5. • Cada responsable de un congreso / seminario / evento
en la universidad tenía que:
– Diseñar y contratar una nueva web informativa
– Resolver la gestión de ingresos del evento
– Gestionar los inscritos de alguna forma
– Ver la forma de comunicarse con los inscritos
– Gestionar los call of papers
– etc…
Gestión antes de usar SYMPOSIUM
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6. • No existía una gestión centralizada.
• Desde ATICA ofrecíamos soporte en la creación de la web
del evento, traspasando el coste del tiempo de personal
a los responsables del evento.
• Multitud de problemas:
– Costes asociados
– Tiempo de dedicación
– Mala comunicación con los asistentes
– Imagen
– Gestión de ingresos
– etc…
Gestión antes de usar SYMPOSIUM
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7. • 2011 puesta en producción de EVENTOS.UM.ES
• Utilizando la plataforma de
• Objetivos principales:
– Ofrecer a la comunidad universitaria un sistema completo
para gestionar los eventos universitarios.
– Reducir los costes asociados a la organización de un
congreso.
– Uso de servicios en Cloud para no incurrir en costes
estructurales.
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
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8. 100
105
110
115
120
125
2011 2012 2013
Nº de eventos gestionados al año
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Estadísticas de uso
8
0
500
1000
1500
2000
2011 2012 2013
Asistentes gestionados

9. • Económicos
– Ahorro de costes
– Servicio en la nube (SAAS)
Ejemplo sólo en la creación de las webs
de eventos en 2012 hubiésemos
gastado:
88.800 € = 800 € / evento * 111 eventos
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
9

10. • Imagen de los congresos: Respeto imagen de la
universidad pero con libertad para los responsables.
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
10

11. Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
11

12. • Multitud de opciones para los gestores de eventos
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
12
Gestionar todo el contenido y el
diseño del evento
Gestión de las inscripciones,
asistentes, pagos, avisos…

13. • Multitud de opciones para los gestores de eventos
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
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Gestión complementaria del evento:
- Videos
- Comités
- Call for papers
- Multiidioma
- Enlace a Google analytics para
mejorar las estadísticas
- Localizaciones
- …
Gestión de toda la documentación
del evento

14. • Mejora en la difusión de los eventos
– Desde la propia herramienta
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
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– En la web de la Universidad

15. • Mejora en la difusión de los eventos
– En la web de eMagister
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
15

16. • Integración con los sistemas de la universidad
– Usuarios de la universidad
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
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– Localizaciones de la universidad

17. • Integración total con los sistemas de la universidad
– Gestión económica: Integración con la gestión unificada de
recibos de la universidad
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Beneficios obtenidos
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– Publicaciones de la universidad

18. Tres grandes problemas encontrados:
1. Falta de comunicación a todos los miembros de la
comunidad universitaria.
2. Falta de un unidad clara para el soporte a la
organización de eventos y congresos.
3. Resistencia al cambio por parte de los usuarios.
Gestión de eventos con SYMPOSIUM
Problemas encontrados
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19. • Evolución hacía dispositivos móviles
Líneas en las que queremos avanzar
19
Pantallas del piloto puesto en marcha en un
congreso durante el mes de Abril

20. • Solicitud de la grabación y emisión en video del evento
desde la herramienta (TV.UM.ES)
• Información de hoteles en la ciudad disponible y no
repetible para cada evento.
• Identificación de asistentes vía teléfonos móviles y
tarjeta universitaria.
Líneas en las que queremos avanzar
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21. • Hemos mejorado mucho en la gestión de los eventos.
– Ahorro de costes.
– Multitud de opciones para los gestores para adaptar el
evento a sus necesidades.
– Una mejora se aplica en todos los eventos y no es unitaria.
– Cada gestor de un evento no hace la guerra por si sólo.
• Tenemos que mejorar mucho la comunicación interna y
el soporte a los gestores de eventos en la universidad.
Conclusiones
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22. Gracias por su atención
¿Alguna pregunta?
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Javier de Andrés Rivero
Área de Tecnologías de la Información y las comunicaciones aplicadas
@javierdeandres
jandresr@um.es
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