1. Los tiempos han cambiando y siguen cambiando a una velocidad
cada día más rápida. La era industrial está dando paso a la era de la
información en la que la comunicación se realiza de forma
instantánea y en la que el trato cordial va dejando a atrás los
antiguos formalismos y protocolos que se venían usando.
Hoy en día los cargos importantes de responsabilidad no llevan la
carga social ni el respeto que antaño se les otorgaban. Es fácil
encontrar cada vez más gente joven en puestos directivos,
posiblemente a tiempo parcial y cobrando un bajo salario, y cuyo
trato, lejos del trato de "usted", se acercan más al del "tu a tu" y al
trato cercano que tanto se requiere para crear una atmósfera óptima
de trabajo y de equipo.
Es posible que si tu no sabes como dirigirse a una persona, que
formalismos usar o como introducirte, la persona que reciba la carta
tampoco lo sepa y desconozca si lo haces o no correctamente. Ya no
existe una educación al respecto ni en los colegios ni en las
universidades y las escuelas de secretariado prácticamente han
desaparecido. Hoy en día prima la velocidad, y dicha velocidad
requiere un tipo de carta clara, concisa y breve. Que el lector
conozca rápidamente quién es el remitente y el asunto por el que se
escribe. ¡Nada más!

2. Paso 1 - Identificación del remitente
Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y de
quién la recibe.
El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar
respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente quién es
usted.
Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea,
indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando una
pequeña columna.
Nombre de nuestra empresa (Si se requiere)
Nombre y apellidos (Nuestro cargo en la empresa)
Información de contacto, como puede ser la dirección postal o el
correo electrónico, teléfono fax, etc... y en algunos casos se
requiere indicar información complementaria como el número de
cliente o el número de socio en caso de que existiera vinculación.
Por ejemplo:
Manuel Pérez Gómez

3. C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452

4. Paso 2 - Tiempo y lugar
El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el
DONDE y el CUANDO.
Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar desde
el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La colocaremos más
abajo de nuestros datos pero a la izquierda.
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Madrid, a 13 de Febrero de 2009

5. Paso 3 - Identificación del destinatario
En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda,
indicaremos la información del destinatario de la carta. En este caso
evitaremos escribir los datos de contacto porque se suponen
conocidos, con lo que bastará con el nombre de la empresa (si fuese
el caso), seguido del nombre del destinatario (si se conoce), y el
cargo que desempeña o departamento al que pertenece. Muchas
veces se desconoce quien es la persona encargada y la carta lleva
como destinatario un departamento.
Por ejemplo:
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Madrid, a 13 de Febrero de 2009
BANCO SOCIAL
A la atención del Sr. Miguel García
Departamento de RR.HH.

7. Paso 4 - El párrafo del asunto
Conocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO, ahora toca exponer
el QUE y si se requiere el COMO.
Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarse por
mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse por las
ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable es
siempre ir directamente al grano. Que en la primera frase se conozca
el asunto de la carta.
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Madrid, a 13 de Febrero de 2009
BANCO SOCIAL
A la atención del Sr. Miguel García
Departamento de RR.HH.
Me dirijo a usted para recomendarle....

8. Le escribo esta carta para recordarle que....
El motivo de mi carta es el de.....
Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando
personal....
Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto, utilizando el trato
de "usted", sin caer en excesivos formalismos como "excelentísimo
señor" "le ruego encarecidamente"... etc.
El mejor ejemplo para que se haga una idea de lo que es correcto es
que imagine que está usted llamando por teléfono a esa persona y
que le salta el contestador automático. Debe ser claro, conciso y
breve.
Paso 5 - Despedida
Para finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien:
Un saludo.
Manuel Pérez
(Firma)

9. En cuanto el destinatario conoce QUIEN, CUANDO, DONDE,
QUE, y COMO, estará deseando terminar la carta y seguir con su
trabajo. Para facilitar esta tarea, lo mejor es una despedida corta y
cordial. Basta con escribir "Un saludo" y debajo colocar nuestro
nombre y primer apellido, no hace falta poner el segundo apellido ni
tampoco nuestro cargo, todo eso es información repetida que en caso
de ser necesaria, el destinatario sabrá buscarla en el primer párrafo.
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