2. El pesimista se queja del viento
El optimista espera que cambie
El realista ajusta las velas
3. Índice
El cliente y la empresa
Calidad en el servicio al cliente
Comunicación escrita: correspondencia comercial
Tipos de cartas comerciales
Gestión de anomalías en la compraventa
Cartas relacionadas con el pago/ cobro
4. El cliente y la empresa
El cliente es el jefe, es la razón de la existencia de la empresa
El cliente cuando compra es la fuente del negocio empresarial
El cliente trae sus necesidades y deseos a las que hay que satisfacer
El cliente es un ser humano, no una fría estadística
Un cliente satisfecho es garantía de éxito
5. El cliente y la empresa
¿Cómo puede mejorar la atención la empresa de sus clientes?
¿Qué puede hacer la empresa para que los consumidores la elijan?
Los clientes están influenciados por la cultura que le rodea ( medios de pago,
entregas a domicilio, compras por internet…)
El consumidor es el que decide qué, cómo, cuándo, y dónde comprar
Es preciso que la empresa conozca quién es su cliente y qué busca su cliente
6. El cliente y la empresa. ¿Qué busca el
cliente?
Un precio razonable
Una atención amable
Buen servicio
Un horario cómodo
Proximidad geográfica
Posibilidad de comprar a crédito
Variedad de ofertas
7. El cliente y la empresa. Cliente insatisfecho
3% terminan en una queja formal
15% se quejan por vías informales (boca a boca)
30% no se quejan aunque tienen motivos
Ninguno de esos tres grupos van a volver a ese establecimiento
Influyendo en sus conocidos y amistades
8. El cliente y la empresa.
La empresa ha de establecer un sistema de atención al cliente
Con responsabilidades y funciones
Cuyo objetivo sea aumentar las ventas y la satisfacción del cliente
9. ¿Qué servicios espera el cliente?
El servicio es algo más que amabilidad y gentileza
El servicio es un valor añadido para el cliente, que en ese aspecto es cada vez más
exigente
El cliente busca unos rasgos y detalles de calidad (tiempo de espera en un banco,
productos bien presentados…)
Las pequeñas empresas no están en posición muy ventajosa para ganar ventaja
competitiva en materia de precios.
10. ¿Qué servicios espera el cliente?
La idea de calidad está relacionada con un buen servicio.
Un buen servicio se basa en :
Saber hacer
Comunicación
Mediante la comunicación la empresa se da a conocer frente a competidores y
ocupamos lugar de privilegio
11. ¿Qué servicios espera el cliente? Ejemplos
Servicio de un hotel que tiene bar, restaurante, wifi, servicio de habitaciones…
Servicio de una tienda de novias que tiene dos dependientas para atender a una
cliente
Servicio de peluquería que ofrecen café, revistas, música…
Servicio de un banco que ofrece confidencialidad, información…
12. Servicios al consumidor en hipermercados
y supermercados
Concentran multitud de productos
Establecen:
Precios muy bajos
Servicios muy pequeños
Rotación muy alta de productos
Gran volumen de compras
Interesa que los costes no aumente
No se preocupan de a quién venden el producto
13. Servicios al consumidor en hipermercados
y supermercados
•Amplia variedad de productos
•Precios bajos
•Comprar a crédito
•Aparcamiento gratis
•Menores gastos de compra (no hay que visitar otros sitios)
Ventajas
•Limitación de servicios a clientes
•Despersonalización
•No existe asesoramiento
•Faltan marcas líderes y exceso de marcas blancas
•El cliente tiene que esperar en las cajas
Desventajas:
14. Servicio en tiendas. Elementos en los que
incidir
Atención personalizada
Diseño del producto y exhibición de sus variantes
Comunicación, sus medio y posibilidades
Confección creativa y dinámica de vitrinas
Buena presencia e imagen personal
Acción creativa de los puntos de venta
Orden y buena organización de las funciones del personal
Utilizar folletos y promociones para llegar al cliente
Cuidar las gráficas, rótulos, señalización…
Participación y organización habitual de eventos y promociones
Consultar a los clientes sobre sus deseos y necesidades
15. Motivos insatisfacción poscompra
Precio ( se descubre un producto más barato)
Productos con mucha frecuencia de cambios en los precios
Importancia psicológica (los productos más deseados generan menos
insatisfacción)
Prestaciones
El número de alternativas del producto. (Muchos productos donde elegir)
Alternativas similares a precios distintos
Confianza en la fuente de información ( el vendedor oculta algo)
Comunicación de otros proveedores (Se piden varios presupuestos)
16. Tiempo de espera o respuesta
El consumidor valora el tiempo que tarda en ser atendido
Para los clientes el tiempo de espera pasa muy lento
Comensales que esperan en un restaurante
Se puede proporcionar entretenimiento
Leer folletos en una agencia de viajes
Es importante informar de las causas del retraso y el tiempo que durará
17. Recuperación del servicio
Adaptación.
Responder a las necesidades puntuales del cliente
Espontaneidad.
Actuar antes de que el cliente lo pida. Dar un regalo
Comunicación:
Comunicar los problemas y formas de compensar
Compensación:
Reconocer el error y compensar en mayor medida
18. Recuperación del servicio
El empleado ha de estar formado para esto:
Iniciativa adelantada (solución lo antes posible)
Compensación suficiente y adecuada
Información de la comunicación precisa y bidireccional
Diferenciar cliente rentables y no rentables.
19. Calidad en el servicio al cliente
Calidad:
Dar al cliente lo que se prometió
Excelencia:
Sorprender al cliente
Dar más de lo que se prometió
Un cliente contento permite:
Generar un futuro estable
Aumentar ingresos en la empresa
20. Calidad en el servicio al cliente
Captar un cliente cuesta 5 veces más que conservarle
Los clientes leales
Compran con más facilidad los productos
Generan menores costes operativos (conocen mejor el producto)
Atraen y traen otros cliente
Comunicación boca a boca
Cuando la empresa lo hace bien:
Un buen servicio atrae 3 cliente más
Un servicio excelente atrae 10
Cuando la empresa lo hace mal:
Un mal servicio, el cliente se lo dice a 25 personas
Un servicio desastroso a 50
21. Beneficios por buena atención al cliente
Mayor lealtad de los consumidores y clientes
Incremento de ventas, a más calidad se pueden poner mayores precios
Nivel alto de ventas individuales por cada cliente
Más ventas de otros productos
Más clientes nuevos por el boca a boca
Menos gastos en marketing
Menos quejas y reclamaciones
Mejor imagen y reputación
Clara diferenciación de la empresa ante sus competidores
Menor rotación del personal y mejor clima de trabajo
Mejores relaciones internas y mayor productividad
22. Beneficios por buena atención al cliente
Destacar la idea de la mejora continua como objetivo de las empresas
La empresa que no establezca esta idea como reto se puede ver desplazada
Importancia de la capacidad de las empresas para:
Captar clientes
Fidelizar clientes
Tener consumidores suficientemente amplios
Generar recursos que permitan cubrir costes
Invertir en su desarrollo y progreso
23. Fidelización del cliente.
Servicios de Atención al Cliente
Mejor atención y servicio a los clientes
El SAC debe investigar a los consumidores y proponer mejoras en el servicio
Detectar deficiencias en los servicios
Reclamaciones por pérdidas económicas
Tratamiento de la insatisfacción en los servicios
Sugerencias
Atención del buzón de sugerencias
24. Fidelización del cliente.
Un plan de fidelización incrementa la frecuencia y compra del potencial de
consumo
La retención de clientes permite incrementar líneas de venta
Acciones cruzadas, vender productos de otra línea.
Ej. Compra de libros
Programas de fidelización:
Ej. El Corte Inglés permite el pago fraccionado con la tarjeta. Carrefour…
25. Programas de fidelización en el Customer
Relationship Management
Combinación de cambios estratégicos, procesos organizativos y tecnológicos para
buscar mejorar la gestión del negocio
Implica utilizar información de los clientes en los puntos de contacto
Está orientado hacer el cliente.
Utilizar formas personalizadas de contacto con el cliente
Cuando llama o se conecta por internet los empleados conocen datos del cliente
Necesita de un sistema de bases de datos con información del cliente
26. Atención al público; quejas y
reclamaciones
Es conveniente que el cliente se queja según los cauces formales sin perder las
formas.
Cuando un cliente se queja es una oportunidad para mejorar y potenciar la imagen
de la empresa.
Facilitar la trasmisión de la queja del cliente:
Número de teléfono gratuito
Buzón de sugerencias
Encuestas de opinión
27. Actuación ante una queja
Agradecer la queja , y explicar que es importante para la empresa
Saber escuchar y tener paciencia
Mantener serenidad y calma
Solucionar el problema lo antes posible.
Solucionarlo inmediatamente
Si no se puede resolver al momento, buscar otra solución.
Ej. Llevar un aprenda al departamento de confección para que la arreglen.
28. Técnicas de atención al público
Cortesía
Atención rápida
Confianza
Respuestas
Atención personal
Personal bien informado
Simpatía
Calidad en el saludo
Ser preciso
No omitir detalles
Pensar antes de hablar
29. Conducta de los reclamantes
Cliente discutidor:
Pedirle opinión
Hablar suave pero con firmeza
Concentrar la conversación en los puntos que está de acuerdo
Contar hasta 10 antes de hablar
Cliente enojado:
Ver más allá del enfado, no ponerse a la defensiva
No involucrarse en las emociones
No provocar
Analizar todo el problema
Ser solidario y buscar una solución
30. Conducta de los reclamantes
Cliente charlatán:
Te cuenta la historia de su vida, ocupa mucho tiempo
No eliminarlo de un plumazo
Tener paciencia, y educación (suelen ser personas solas)
Si no la escuchas se puede volver agresiva
Cliente ofensivo:
No ser irónicos, ni bajar a su nivel
Ser excepcionalmente amables les suele desconcertar
31. Conducta de los reclamantes
Cliente infeliz:
Son pesimistas
Ser amables, comprensivos
Colaborar en la búsqueda de lo que necesitan
Cliente quejica:
Asumir que la queja es la parte de su personalidad
Separar quejas reales de las falsas
Dejarle que se desahogue para luego volver al tema importante
Cliente exigente:
Interrumpe y pide atención inmediata
Tratarlos con respeto pero no acceder a sus peticiones
32. Conducta de los reclamantes
Cliente conquistador:
Siempre hacen insinuaciones y comentarios con doble sentido con inclinaciones sexuales
Actitud tranquila y pacífica y profesional
Ayudarles en su compra y que se marchen lo antes posible
Cliente callado o indeciso:
Hay que tener paciencia y ayudarles
No hacer preguntas de respuesta muy elaborada
Sugerir alternativas y colaborar con ellos
33. Comunicación escrita: correspondencia
comercial
La comunicación escrita puede ser:
Interna
Externa
Individual
Colectiva
Según el soporte utilizado puede ser:
Documento (pedido, factura, contratos, informes, impresos…)
Correspondencia (cartas, notas internas, telegramas…)
Propaganda (folletos, catálogos, carteles…)
Prensa (periódicos, revista de empresa…)
Publicaciones oficiales (BOE, Boletines provinciales…)
34. Comunicación escrita: correspondencia
comercial
Según el medio de elaboración:
Manuscrito
Mecanográficos
Reproducciones (fotocopias, escáner…)
Medio de envío:
Correo ordinario
Correo electrónico
35. Características de la comunicación escrita
Permanencia
Comunicación diferida, feedback no inmediato
Requiere mayor elaboración del mensaje
Permite la comunicación múltiple y simultanea
Se produce con personas desconocidas
El mensaje es impersonal y voluminoso
36. Normas de la comunicación escrita
Pensar lo que se va a decir
Pensar cómo se va a decir
Expresar las ideas de forma clara y breve
Expresar las ideas de forma clara y breve
Prestar atención al contenido gramatical y presentación
37. La carta comercial
Es uno de los medios más frecuentes de comunicación con el exterior
Entre dos empresas
Entre empresa y cliente
Su contenido ha de ser:
Formal
Oficial
Confidencial
La carta ha de ser fiel reflejo de la imagen de la empresa
38. La carta comercial. Características
Clara
Ordenada
Breve
Correcta y precisa
Cortés, seria y formal
Completa e interesante
39. La carta comercial. Presentación
Papel blanco DIN A4
Tinta: Puede ser negra, aunque se pueden emplear varios colores
Estética:
Letra impresa y original, no enviar copias
No escribir en el reverso del papel
40. La carta comercial. Presentación
Márgenes
Superior suele ir el membrete
Inferior 2 cm
Derecho 2 a 4 cm
Izquierdo 1 a 2 cm
Interlineado
Sencillo, doble…
Espacio entre párrafos mayor que el interlineado
41. Estructura y contenido de la carta
comercial. Encabezamiento
Membrete:
Nombre y apellidos o razón social.
Logotipo de la empresa.
Breve identificación de la actividad de la empresa.
Dirección completa.
Teléfono, fax, email.
Destinatario:
Nombre y apellidos
Dirección completa
Referencias
Abreviaturas de letras y número referidas a expedientes, facturas, asuntos…
42. Estructura y contenido de la carta
comercial. Encabezamiento
Asunto
Indica el tema principal de la carta
Fecha
Saludo
Frase de cortesía
43. Estructura y contenido de la carta
comercial. Cuerpo, pie o cierre
Cuerpo
Introducción
Exposición
Conclusión
Pie o cierre
Despedida
Formula de cortesía
Firma
Firma autógrafa. PO PP PA
Nombre y Cargo
Anexos
Posdata
45. Tipos de cartas comerciales
Cuándo Motivo Carácter
Anteriores al pedido Carta circular
Carta de presentación
Carta de oferta
Carta de oferta, venta
Cartas impersonales
Carta respuesta solicitud información
Respuesta a solicitudes anteriores
Cartas
personalizadas
Propias de
compraventa
Carta pedido
Pedido anexo a la carta
Anuncio de envío de mercancías
Aceptación de pedido
Modificación o anulación de pedido
Reclamación de pedido
Posteriores a la
de la mercancía
Carta de acuse de recibo a la recepción
Carta de reclamación o devolución
Carta de respuesta a reclamaciones
Gestión de pagos y
cobros
Envío de facturas, recibos, cheques…
Reclamaciones relativas a facturas
Reclamaciones de pago
46. Gestión de anomalías en la compraventa
Situaciones en las que no se puede cumplir con lo pactado
El vendedor no cumple al pie de la letra lo pactado
Imprevistos (huelga de transportistas…)
El cliente tiene derecho a reclamar
47. Gestión de anomalías en la compraventa.
Modificación y anulación del pedido
Modificación
La modificación del pedido aceptado se ha de comunicar lo antes posible, y las causas.
Un retraso en esta comunicación puede ocasionar grandes perjuicios
Anulación de un pedido:
Requiere una petición por parte del comprador y aceptación del vendedor
Puede generar daños y perjuicios al vendedor (puede exigir indemnización, arras…)
Estas comunicaciones e deben conservar
48. Gestión de anomalías en la compraventa.
Denegación del pedido
El vendedor no puede enviar el pedido o no le interesan las condiciones
propuestas
No dispone de los artículos solicitados
Los productos se han dejado de fabricar
Algunas condiciones no son aceptables (plazo, lugar de entrega…)
El cliente tiene pagos anteriores pendientes
La carta de respuesta negativa ha de ser sutil
49. Gestión de anomalías en la compraventa.
Reclamación y devolución de la mercancía
Cuando la recepción no es conforme con lo pactado, existen deficiencias
Pueden ser
por demoras en la entrega
falta de materias primas
Averías en talleres
La carta ha de ser:
Correcta y educada
Informativa y descriptiva de las deficiencias
50. Respuesta a las reclamaciones
Si el cliente está en lo cierto:
Reconocer el error , y pedir disculpas
Ofrecer compensación
El cliente no está en lo cierto:
No lo sabemos con certeza:
Corregir el error.
Solicitar al cliente que revise para que la situación no se repita
Se trata de evitar futuras reclamaciones infundadas
Lo sabemos con certeza:
Considerar si es la primera reclamación infundada del cliente, y la hostilidad del cliente
Mantener firmeza y buenos modales
Dar los máximos argumentos posibles de nuestra actitud.
51. Cartas relacionadas de cobro y pago
El vendedor ha de comunicar el envía de facturas, letras….
El comprador ha de notificar el envío de pagos, giros, cheques…
Envío de facturas, efectos…
Pueden enviarse solos o acompañados de una carta de cortesía:
Refiriéndose a la factura
Plazos de vencimiento, domiciliación del pago
52. Reclamaciones de facturas
Comprobar:
Si la cantidad corresponde con la facturada
Si el precio se ajusta al acordado y el importe está bien calculado
Si la forma de pago y penalización (demoras…) es lo pactado
Las cartas de reclamaciones de facturas:
Correctas,
Objetivas
Firmes
Precisas
Evitar tonos agresivos
53. Reclamación del pago/cobro
Depende del tipo de deudor y la mora producida
Moroso despreocupado: La mora es por olvido
Moroso con mala fe: Puede pagar pero no quiere
Moroso insolvente
Los términos de la carta dependen de la situación
Para los habituales, todo duro pero calmado para conseguir el cobro
A veces se necesitan varias cartas:
Primera informativa
Segundas más duras
…