Manual de Powerpoint

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Microsoft PowerPoint
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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................... 2
1. Generalidades, creación y edición de presentaciones ................................................................ 4
1.1 Acerca de PowerPoint ............................................................................................................... 4
1.2 Conceptos básicos ..................................................................................................................... 4
1.3 Entrada y salida de PowerPoint ................................................................................................ 5
1.4 El área de trabajo de PowerPoint ............................................................................................. 5
1.5 Borrado texto y desplazamiento en la presentación ................................................................ 7
1.6 Crear una presentación ............................................................................................................. 8
1.7 Abrir una presentación .............................................................................................................. 9
1.8 Guardar una presentación ...................................................................................................... 10
1.9 Cerrar una presentación y salir de PowerPoint ...................................................................... 11
1.10 Configurando la barra de Inicio Rápido ................................................................................. 11
1.11 Ver la presentación de distintas formas o vistas .................................................................. 11
1.12 Zoom ...................................................................................................................................... 15
1.13 Cambiar entre mayúsculas y minúsculas .............................................................................. 15
1.14 Copiar o mover texto ............................................................................................................. 16
1.15 El menú contextual ................................................................................................................ 16
1.16 Buscar y reemplazar .............................................................................................................. 17
1.17 Corrección ortográfica y gramatical ...................................................................................... 17
1.18 Deshacer, rehacer y repetir acciones .................................................................................... 18
2. Trabajando con diapositivas ...................................................................................................... 19
2.1 Insertar una diapositiva ........................................................................................................... 19
2.2 Seleccionar diapositivas .......................................................................................................... 20
2.3 Copiar y duplicar una diapositiva ............................................................................................ 20
2.4 Mover diapositivas .................................................................................................................. 22
2.5 Eliminar diapositivas................................................................................................................ 22
2.6 Cambiar el diseño de una diapositiva ..................................................................................... 23
2.7 Aplicar plantillas de diseño a las diapositivas ......................................................................... 23
2.8 Estilo de fondo en las diapositivas .......................................................................................... 24
2.9 Aplicar formatos al texto y al párrafo de las diapositivas ....................................................... 25

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2.9.1 Copiar formato ..................................................................................................................... 25
2.9.2 Alineación del Texto ............................................................................................................. 25
2.9.3 Listas de numeración ........................................................................................................... 26
2.9.4 Listas de viñetas ................................................................................................................... 26
2.10 Encabezados y pies de página en las diapositivas ................................................................. 26
2.11 Animaciones y transiciones en las diapositivas .................................................................... 27
2.11.1 Efectos de transición .......................................................................................................... 27
2.11.2 Efectos de animación ......................................................................................................... 28
3. Manejar objetos en las diapositivas .......................................................................................... 29
3.1 Manejo de imágenes ............................................................................................................... 29
3.2 Manejo de tablas ..................................................................................................................... 32
3.3 Gráficas estadísticas ................................................................................................................ 36
3.4 Trabajando con SmartArt ........................................................................................................ 37
3.5 Insertar objetos de forma independiente ............................................................................... 42
3.5.1 Formas .................................................................................................................................. 43
3.5.2 Cuadros de texto .................................................................................................................. 44
3.5.3 Texto con WordArt ............................................................................................................... 45
3.5.4 Películas ................................................................................................................................ 45
3.5.5 Insertar sonidos .................................................................................................................... 46
Bibliografía .................................................................................................................................... 48

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1. Generalidades, creación y edición de presentaciones

1.1 Acerca de PowerPoint

PowerPoint es un programa que permite crear, diseñar y editar presentaciones gráficas. Con el
programa disponemos de una herramienta gráfica para hacer atractivas nuestras presentaciones en
público, ya sea para exponer un tema, vender un producto, hacer un informe de empresa, un curso de
formación o cualquier otro tipo de discurso.

PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que permite la
inclusión de textos, gráficos, fotografías, sonido y vídeo. Además puede generar presentaciones que
se ejecutan de forma automática. Incluye también diversos efectos especiales para introducir las
distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo el contenido de cada una de las
diapositivas (animación). Las presentaciones pueden ser guardadas de tal manera que puedan ser
ejecutadas en ordenadores en los que no esté instalado el programa, e incluso se pueden crear
presentaciones que pueden verse mediante un navegador de Internet como Internet Explorer, Google
Chrome, entre otros.

Algunos ejemplos de aplicación práctica de PowerPoint pueden ser:

En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.
La exposición de los resultados de una investigación.
Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.
Presentar un nuevo producto, y muchos más...

1.2 Conceptos básicos

Presentación: una presentación es un grupo o conjunto de diapositivas (pantallas) con un
orden específico que se crea para comunicar un mensaje o idea ante un grupo de personas. Las
presentaciones pueden ser visualizadas en la pantalla del computador, en forma impresa o con
la ayuda de un proyector de acetatos.
Diapositivas: son el elemento básico de una presentación, están conformadas por texto
(títulos, subtítulos, cuerpo), elementos visuales (gráficos, imágenes, dibujos, y organigramas),
sonidos y animaciones. Estos elementos no necesariamente deben ser creados en PowerPoint,
pueden ser traídos de otras aplicaciones.
Documentos: son folletos impresos que contienen todas las diapositivas. Son entregados a
todas las personas a quienes va dirigida la presentación. En una hoja o página se pueden
imprimir dos, tres o seis diapositivas con información adicional, ya sea la fecha, el nombre de la
empresa, el número de página, etc.
Notas para el orador: páginas impresas que contienen comentarios de las diapositivas; sirven
de apoyo para la persona que esté efectuando la presentación.

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Esquema: documento donde aparece todo el texto de las diapositivas, con sus respectivos
títulos, subtítulos y cuerpo.

1.3 Entrada y salida de PowerPoint

Para entrar al PowerPoint:

Haga clic en el menú Inicio y elija la opción Todos los programas.
En el nuevo menú haga clic en Microsoft Office y luego Microsoft Office PowerPoint.

Para salir de PowerPoint:

Salga del programa haciendo alguna de las siguientes cosas:

En el menú Archivo o botón Office seleccione el comando Cerrar.
Oprima <Ctrl+F4>
Haga doble clic en el icono de Control.
Haga clic en el botón Cerrar de la ventana de PowerPoint.

1.4 El área de trabajo de PowerPoint

Este programa contiene todo lo necesario para producir presentaciones a nivel profesional. Las
opciones de los menús automatizan numerosas tareas y la barra cintas con los respectivos grupos de
herramientas ponen a su alcance los comandos y opciones usados en el programa.

Botón Office: permite visualizar las operaciones de control del programa, en caso de
PowerPoint contiene las operaciones comunes como, abrir, guardar, guardar como, imprimir,
entre otras cosas.

Barra de herramientas de acceso rápido: es la barra que contiene las opciones más comunes o
las más usadas, la cual como su nombre lo indica, permite acceder de forma rápida a la
ejecución de las acciones que se encuentren dentro de ella.

Barra de título: contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando,
además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno
Windows.

Cinta de opciones: en ella se encuentran las opciones necesarias para el trabajo que va a
realizar. La apariencia de la cinta de opciones cambiará según el tamaño del monitor.
PowerPoint comprimirá la cinta de opciones cambiando la disposición de los controles para
acomodarse en monitores más pequeños.

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Botones de control: permiten minimizar, maximizar/restaurar o cerrar la ventana principal de
PowerPoint.

Barra de estado: muestra información del estado del documento, como el número de
diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.

Vistas: permite establecer la forma en que se visualiza la presentación, dentro de sus opciones
se encuentra la vista Normal, Clasificador de diapositivas y Presentación con diapositivas.

Zoom: esta opción actúa como lupa y permite acercar o alejar la diapositiva para su
visualización.

Diapositiva: es el área de trabajo en el diseñador de presentaciones.

Panel de diapositivas: muestra todas las diapositivas que contiene la presentación. Desde este
panel se pueden duplicar, mover, eliminar, entre otras cosas.

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Panel de notas: permite añadir las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Estas
notas no se ven en la presentación pero se pueden imprimir.

1.5 Borrado texto y desplazamiento en la presentación

Borrar texto

Es posible borrar el texto que se encuentra antes o después de la posición del punto de inserción
mediante el teclado de acuerdo a la tabla que se muestra a continuación:

Utilice Si desea
<Retroceso> Borrar el carácter anterior.
<Suprimir> Borrar el carácter siguiente.
<Ctrl> + <Retroceso> Borrar desde la posición del punto de inserción hasta el inicio
de palabra inmediato anterior.
<Ctrl> + <Suprimir> Borrar desde la posición del punto de inserción hasta el inicio
de palabra inmediato siguiente.

Desplazamiento a través de la presentación

Cuando se escribe en diapositivas es muy común necesitar trasladar el cursor a una nueva posición.
Para esto PowerPoint ofrece una serie de atajos con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente
tabla.

Para moverse Teclado
Una línea hacia arriba < >
Una línea hacia abajo < >
Una palabra a la izquierda <Ctrl> + < >
Una palabra a la derecha <Ctrl> + < >
Al final de la línea <Fin>
Al principio de la línea <Inicio>
Arriba una diapositiva <Re Pág>
Abajo una diapositiva <Av Pág>
Al final de la presentación <Ctrl> + <Fin>
Al principio de la presentación <Ctrl> + <Inicio>

Si se utiliza el ratón en lugar del teclado, basta con dar clic sobre el lugar a donde desee desplazar
el punto de inserción.

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1.6 Crear una presentación

Hay dos métodos que permiten crear una nueva presentación en PowerPoint. Es posible crear
presentaciones en blanco o presentaciones basadas en plantillas.

Crear una presentación en blanco

La presentación en blanco es útil cuando se desea crear diapositivas sin ningún tipo de formato
para que sea aplicado por el diseñador y así crear un presentación personalizada.

No se debe olvidar que una presentación está conformada por varias diapositivas, y además por:
documentos, notas y esquemas; todos estos elementos son almacenados en un mismo archivo.

Crear una presentación es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra una
presentación en blanco con la que se puede trabajar. Sin embargo también se puede crear de forma
explícita, por ejemplo, si se está estamos trabajando con otra, así:

1. Hacer clic en el Botón Office o Archivo, seleccionar el comando Nuevo y en pantalla aparecerá
un cuadro de dialogo.
2. Presionar clic en Presentación en blanco y luego clic en el botón Crear.

En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones se dispone de dos
cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí se tendrá que añadir contenido o
diapositivas nuevas y todo lo demás.

Crear una presentación a partir de una plantilla

Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es mucho
más sencillo trabajar, es decir, permiten adelantar el trabajo.

Se puede definir el término plantilla como un conjunto de combinación de colores para texto,
fondo, rellenos y elementos de fondo. De esta forma la persona que diseña la presentación sólo
centra su atención en la elaboración de cada diapositiva, ya que el formato se encuentra especificado.

Otro beneficio de las plantillas además de ofrecer armonía a las presentaciones, consiste en que se
puede modificar su apariencia, es decir, la combinación de colores, tipos de letra, alineación, efectos
especiales y viñetas, entre otras cosas.

Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los mencionados con anterioridad:

1. Hacer clic en el Botón Office o Archivo, seleccionar el comando Nuevo y en pantalla aparecerá
un cuadro de dialogo.
2. Seleccionar la opción deseada en la sección Plantillas.
3. Presionar clic en el botón Crear.

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1.7 Abrir una presentación

Abrir una presentación significa recuperar y visualizar en pantalla un archivo creado
anteriormente. Se puede recuperar cualquier presentación creada con PowerPoint para volver a
editarla, imprimirla, duplicarla, etc. Para ello se debe.

1. Hacer clic en el Botón Office y elegir el comando Abrir, o bien hacer clic en el botón Abrir de la
barra de herramientas de acceso rápido.

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2. A continuación aparecerá en pantalla el cuadro de dialogo correspondiente. En él se debe
indicar la unidad de disco y carpeta donde se encuentra el archivo.
3. Seleccionar el que se desee, luego hacer clic en el botón Abrir y la presentación aparecerá en
pantalla.

1.8 Guardar una presentación

Mientras se crea una presentación nueva en PowerPoint este se almacena temporalmente en la
memoria de la computadora con el nombre, por defecto, Presentación 1. Para almacenar la
presentación en forma permanente y poder recuperarla después es necesario guardarla en disco, lo
que puede hacerse de la siguiente forma:

1. Hacer clic en el Botón Office y seleccionar el comando Guardar como, o bien, con el mouse,
seleccionar el botón Guardar como de la barra de herramientas de acceso rápido.
2. A continuación aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo correspondiente. En él se debe
indicar la unidad de disco y carpeta donde se desea guardar la presentación. En el cuadro
Nombre de archivo se debe escribir el nombre para la presentación, PowerPoint le agregará
automáticamente la extensión PPTX al archivo.
3. Hacer clic en el botón Guardar.

Nota: en el cuadro tipo de archivo se puede elegir para guardar la presentación otra extensión, por
ejemplo: una versión anterior de PowerPoint o como una plantilla, etc.

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1.9 Cerrar una presentación y salir de PowerPoint

Se puede cerrar una presentación activa (en la que se está trabajando), cerrar todas las
presentaciones abiertas (si es que se están usando paralelamente varias presentaciones) o cerrar las
presentaciones y salir de PowerPoint.

Para Hacer lo siguiente
Cerrar la presentación activa. Hacer clic en el Botón Office y elegir Cerrar.
Cerrar las presentaciones y salir de
PowerPoint.
Hacer clic en el Botón Office y elegir Salir de
PowerPoint.

1.10 Configurando la barra de Inicio Rápido

Una opción muy interesante y efectiva es agregar a la barra de inicio rápido las opciones Abrir,
Nuevo, Vista Previa, Insertar imagen y otras que usted vea conveniente por el tipo de trabajo que
desarrolla.

Al agregar estas opciones se podrá efectuar rápidamente los procesos de crear una nueva
presentación, abrir una presentación, entre otras cosas.

1.11 Ver la presentación de distintas formas o vistas

PowerPoint requiere que se cambie de vista quizá con mayor frecuencia que con cualquiera de los
demás productos de Office. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que permite
tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas,
así como reproducir la presentación para ver el resultado al final.

Se puede cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.

Desde los accesos directos de la zona inferior de
la ventana. Donde se encontraran las vistas
principales (Normal, Clasificador y Presentación)
que permiten modificar el diseño, echar un
vistazo general a todas ellas, abrirlas en pantalla
completa para leerlas o ver la presentación tal y
como se verá cuando se proyecte en la
exposición.
Elija las opciones a agregar

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Desde las opciones de la cinta. Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí se
encontraran algunas vistas más de las que ya aparecen en la barra inferior, como la Página de
notas o las Vistas patrón.

La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata de una vista
muy importante, porque permite ver el resultado final tal como se verá para el público, posee
una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En ella se encontraran distintas formas
de ejecutarla.

Tipos de vista que soporta PowerPoint:

Vista Normal: permite ver cada diapositiva, una
a la vez, y modificar el formato, los colores, los
gráficos, las imágenes, el estilo y el texto de
cada diapositiva. En la parte izquierda de la
pantalla aparece el área de esquema en el cual
se puede seleccionar la diapositiva que se
quiere visualizar y en la parte derecha aparece
la diapositiva en grande para poder modificarla.
En la parte inferior se encuentra el área de
notas en el cual se introducen aclaraciones para
el orador sobre la diapositiva.

Vista Clasificador de diapositivas: despliega
toda la presentación de modo que se pueda
insertar, eliminar, copiar, mover y cambiar las
diapositivas. Esta vista muestra las diapositivas
en miniatura y ordenadas por el orden de
aparición. Dicho orden se representa con un
pequeño número situado en la esquina inferior
izquierda de cada una de las diapositivas. Por lo
tanto, con este tipo de vista se tiene una visión
más global de la presentación.

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Vista Presentación con diapositivas:
reproduce la presentación para mostrar cuál
será el resultado final. Al presionar el botón
inferior se reproduce la presentación desde la
diapositiva que se está visualizando en ese
momento, con el fin de ver cómo queda la
diapositiva que se acaba de realizar y poder
apreciar todos los elementos, incluidos los
efectos de animación y transición.

Lo habitual es que una presentación contenga
diversas diapositivas. Durante la exposición
de cara al público es imprescindible sabe
moverse entre las diapositivas con soltura para ir avanzando.

La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones básicas:

Utilice Si desea
<Enter>
<Av Pág>
<Fecha derecha>
<Flecha abajo>
<Barra espaciadora>
Clic con el mouse
Ejecutar la siguiente animación o avanzar a la siguiente
diapositiva.

<Re Pág>
<Fecha izquierda>
<Flecha arriba>
Ejecutar la animación anterior o volver a la diapositiva
anterior.
<Esc> Finalizar una presentación con diapositivas.
<Mayús> + F10
Botón derecho del mouse.
Presentar el menú contextual para escoger la opción
deseada.

Además de estas acciones, también es posible modificar la
forma del puntero del mouse, dibujar, resaltar sobre la
diapositiva, poner la pantalla en blanco o en negro para que las
personas no se distraigan con la diapositiva, etc.

Pulsando la tecla F1 desde la vista de presentación se puede ver el cuadro de ayuda con todas
las teclas para cada función. Todas estas funciones se podrían realizar también mediante el
menú contextual. Sin embargo, esto no es muy recomendable, ya que además de ser
incómodo, la visualización del menú puede distraer la atención del público y dar una imagen
poco profesional.

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Vista Página de notas: muestra cada
diapositiva en una página, seguida de sus
correspondientes anotaciones. Se inicia desde la
ficha Vista y permite crear y editar las notas
para el orador de la presentación.

Vista Esquema: permite editar y desplegar
todo el texto de la presentación en un solo
lugar, en vez de una diapositiva a la vez.

Vista Patrón de diapositivas: muestra el patrón empleado para cada una de las diapositivas y
así facilitar su modificación. Con una imagen quedará más claro. La siguiente diapositiva se
muestra en la vista normal a la izquierda y en vista patrón de diapositiva a la derecha.

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Las vistas Patrón de documentos y Patrón de
notas: se encuentran en la ficha Vista y están
enfocadas a la impresión. En el primer caso,
de varias diapositivas en la misma página, y
en el segundo caso, de diapositivas junto con
sus correspondientes anotaciones. Pero, en
ambos casos, se muestran respetando
aspectos importantes en el diseño enfocado a
la impresión, como las márgenes, pies y
encabezados de página, entre otras cosas.

1.12 Zoom

El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar
las diapositivas en algunas vistas, como Normal y Clasificador de
diapositivas. Para aplicarlo se debe situar primero en la diapositiva
sobre la que se desea aplicar el zoom.

En el menú Vista se encuentra la opción Zoom. Al hacer clic sobre
ella, se desplegará una ventana donde se puede escoger el porcentaje
de zoom deseado de entre las opciones, o bien, escribir uno
personalizado.

También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el
control desplazando el marcador o pulsando los botones ‐ y +.

El botón permite ajustar la diapositiva a la ventana y es igual a la opción Ajustar a la ventana que se
encuentra en la ficha o menú Vista.

1.13 Cambiar entre mayúsculas y minúsculas

Muchas veces al acabar de escribir un texto, se observa que por descuido, se ha escrito con letra
mayúscula activada y ahora se desea que aparezca en minúscula, sin necesidad de volver a escribirlo.

Existe una forma rápida de cambiar a mayúsculas o minúsculas determinada porción de texto, así:

1. Seleccionar el texto.

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2. Presionar las teclas < Shift> + < F3> las veces que sean necesarias hasta que el texto tenga
la apariencia que se desea. Note que el texto cambia presentando alternadamente alguna de
estas tres formas: todo en mayúscula, la primera letra en mayúsculas y el resto en minúscula.

Otra forma es hacer clic en el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas que se encuentra en el
menú Inicio dentro del grupo Fuente.

1.14 Copiar o mover texto

Copiar texto

Significa colocar un duplicado del texto seleccionado en otro lugar. Una vez copiado y pegado el
texto este aparecerá en la posición donde se encuentre el cursor.

Para realizar cualquier operación de copiado se usa como “puente” el portapapeles de Office, (es
un lugar de almacenamiento temporal de datos que ofrece el programa). Se puede copiar texto de un
lugar del documento al portapapeles y después del portapapeles a otro lugar del archivo o a otro
archivo. Para ello:

1. Seleccionar el texto a copiar.
2. En el menú Inicio elegir Copiar o presionar simultáneamente las teclas <Ctrl> + <C>.
3. Colocar el cursor en el lugar donde se desea realizar la copia.
4. En el menú Inicio elegir Pegar o presionar simultáneamente las teclas <Ctrl> + <V>.

Mover texto

Mover texto significa remover de su posición original e insertarlo en una nueva posición. Para esta
operación también se utiliza como puente el portapapeles. Para ello:

1. Seleccionar el texto a mover.
2. En el menú Inicio elegir Cortar o presionar simultáneamente
las teclas <Ctrl> + <X>.
3. Colocar el cursor en el lugar donde se desea insertar el texto.
4. En el menú Inicio elegir Pegar o presionar simultáneamente
las teclas <Ctrl> + <V>.

1.15 El menú contextual

El menú contextual es aquél que se obtiene al hacer clic derecho
sobre cualquier objeto que haya sido previamente seleccionado. Es
posible copiar, cortar y pegar objetos dentro de PowerPoint
haciendo clic sobre los comandos que llevan esos mismos nombres
en el menú contextual.

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El menú contextual va cambiando de acuerdo al objeto que tengamos debajo del puntero de
mouse (tabla, imagen, texto, grafico, etc.) cuando se presiona el clic derecho del mouse. Por ejemplo
si usted efectúa un clic derecho sobre una palabra seleccionada puede ver un menú contextual
diferente al que se muestra cuando se presiona clic derecho sobre una tabla. En la imagen de arriba
se aprecia el menú contextual al activarse dentro de una celda de una tabla, permitiendo insertar,
eliminar, combinar y distribuir celdas. El menú contextual se usa muy bien para corregir errores
ortográficos y realizar operaciones básicas en el PowerPoint.

1.16 Buscar y reemplazar

Otra de las posibilidades que ofrece PowerPoint es buscar una palabra o expresión en el
documento y reemplazarla por otra. Para ello:

1. En el menú Inicio elegir el botón Reemplazar, en pantalla aparecerá el siguiente cuadro de
dialogo.

2. En el cuadro Buscar se debe colocar la palabra o expresión que se desea buscar y en el cuadro
Reemplazar con se debe escribir la nueva palabra o expresión.
3. Si se desea ir reemplazando una por una y que el programa pida confirmación se debe hacer
clic en el botón Reemplazar, si se quieren reemplazar todas automáticamente se debe hacer
clic en el botón Reemplazar todo.

1.17 Corrección ortográfica y gramatical

A medida que se escribe, PowerPoint revisa automáticamente el documento y subraya posibles
errores ortográficos (subrayados de color rojo) y gramaticales (subrayados de color verde).

Para realizar la corrección ortográfica PowerPoint recurre a su diccionario. Es probable que no
todas palabras que se utilizan se encuentren en el diccionario, como nombres propios, términos
técnicos, siglas y palabras en otro idioma; pero existe la posibilidad de agregarlas al diccionario.

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Para realizar la revisión y corrección se puede seleccionar una porción de texto, caso contrario la
tarea se realizará desde donde se encuentra el cursor en adelante. Para iniciar la tarea:

1. En el menú Revisar elegir Ortografía y gramática, o bien, hacer clic en el botón Ortografía y
gramática de la barra de herramientas de acceso rápido. En la pantalla se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo.

En el cuadro No se encontró (o error gramatical): aparece la palabra que considera errónea.

2. A partir de aquí se presentan distintas alternativas:

Para Hacer lo siguiente
Corregir la palabra Escribir la palabra correcta en el mismo cuadro o
seleccionar la palabra correcta del cuadro
Sugerencias. Luego hacer clic en el botón Cambiar o
Cambiar todas (para cambiar todas las apariciones
que haya en el documento).
No corregir la palabra Hacer clic en el botón Omitir u Omitir todas (para
ignorarla todas las veces que aparezca).
Agregar la palabra al diccionario Hacer clic en el botón Agregar.

1.18 Deshacer, rehacer y repetir acciones

PowerPoint posee comandos para ayudar a rectificar y repetir la gran mayoría de acciones que se
han realizado desde la creación o apertura de una presentación. Estos comandos son Deshacer...
Rehacer y Repetir...

PowerPoint mantiene un registro interno de las últimas acciones hechas en
el programa, para deshacer o rehacer, cuando se comenten errores. Por
ejemplo, si acabamos de borrar un párrafo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que

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queríamos borrar, no es necesario llevarnos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo
clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Para deshacer acciones:

La última acción realizada: para deshacer la última acción
realizada, pulsar el icono Deshacer,  de la barra de acceso rápido.
Otra forma más de deshacer es pulsar la combinación de teclas
<Ctrl> + <Z>.

Las últimas acciones realizadas: si hacemos clic en el triángulo
que hay a la derecha del icono Deshacer, aparecerá una lista con
últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista
podremos deshacer varias acciones a la vez.

Rehacer: utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que
acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la acción
porque pensamos que no queda bien, pero al cabo de un momento pensamos que sí queda
mejor en cursiva, podemos rehacer la acción y volver a dejarlo como estaba.

2. Trabajando con diapositivas

Las diapositivas son el elemento básico de una presentación, están conformadas por texto,
elementos visuales (gráficos, imágenes, dibujos, y organigramas), sonidos y animaciones. Estos
elementos no necesariamente deben ser creados en PowerPoint, pueden ser traídos de otras
aplicaciones.

Las diapositivas contenidas en una presentación se pueden insertar, eliminar, copiar o mover. Como
se podrá comprobar más adelante, se tratan de acciones muy sencillas que se pueden realizar en el
programa.

2.1 Insertar una diapositiva

Para apreciar mejor cómo se inserta una diapositiva es recomendable utilizar la vista Normal y
seleccionar la pestaña Diapositiva del área de esquema.

Para insertar diapositivas hay dos formas:

Pulsar en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña o menú Inicio.
O bien utiliza las teclas <Ctrl> + <M> para duplicar la diapositiva seleccionada.

Una vez realizado esto se puede apreciar que en el área de Esquema aparece la nueva diapositiva.
En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará al final.

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Si se presiona clic en la flecha del botón Nueva
diapositiva se podrá elegir un diseño automático como
se muestra en la ventana de la derecha.

Los diseños automáticos están provistos de
“Marcadores de posición” que indican el lugar donde se
puede escribir el texto para el título de la diapositiva, su
cuerpo, las imágenes, los gráficos, las listas con viñetas,
los organigramas, las tablas y otros objetos manejados
en el programa.

Se puede escoger entre diferentes diseños, o cargar
una diapositiva en blanco. Cuando no se tiene claro el
diseño que se necesita estas se pueden modificar con
otras opciones que contiene el PowerPoint.

2.2 Seleccionar diapositivas

Para realizar acciones con diapositivas es necesario
saber seleccionar diapositivas continuas o discontinuas.

Desde la vista Normal, lo más adecuado es
seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el
área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas. Aunque resulta más cómodo hacerlo
desde la vista Clasificador de diapositivas.

Para seleccionar una diapositiva, hacer clic sobre ella. Así, las
acciones realizadas se aplicarán a esta.
Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacer clic
sobre la primera de ellas y pulsar la tecla <Mayús> y sin
soltar dicha tecla, presionar clic en la última diapositiva de la
selección.
Para seleccionar varias diapositivas no contiguas,
presionar la  tecla  <Mayús> y sin soltar hacer clic en cada
una de las diapositivas deseadas.

Las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.

2.3 Copiar y duplicar una diapositiva

Para copiar una diapositiva es recomendable utilizar la vista Normal o la vista Clasificador de
diapositivas. A continuación se muestran varias formas para duplicar una diapositiva.

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Desde el menú Inicio:

3. Seleccionar la diapositiva a duplicar y pulsar en el botón
Copiar que se encuentra en el menú Inicio.
4. Seleccionar el lugar donde se insertará la diapositiva a
copiar y pulsar el botón Pegar del menú Inicio.

Desde el menú contextual:

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la
diapositiva a copiar y seleccionar la opción Copiar en el
menú contextual.
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse entre dos
diapositivas, es decir, donde se desea insertar la copia.
3. Seleccionar la opción de Pegar del menú contextual.

Desde el teclado:

1. Hacer clic sobre la diapositiva a copiar y pulsar la combinación de teclas <Ctrl> + <C> (que
realiza la acción de copiar).
2. Hacer clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsar <Ctrl> + <V>
(pegar).

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que Duplicar diapositiva sirve
para copiar una diapositiva en la misma presentación, mientras que con Copiar se puede pegar la
diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas se pueden
duplicar de varias formas, elija la más cómoda así:

Desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción
Duplicar diapositivas seleccionadas.

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O bien utilizando la combinación de teclas <Ctrl> + <Alt> + <D>

2.4 Mover diapositivas

Para mover una o varias diapositivas se realizan los mismos pasos que para copiarlas. La única
diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.

También es recomendable utilizar la vista Normal o la vista Clasificador de diapositivas. A
continuación se muestran varias formas para mover una diapositiva.

Desde el menú Inicio:

1. Seleccionar la diapositiva a mover y pulsar en el botón Cortar que se
encuentra en el menú Inicio.
2. Seleccionar el lugar donde se insertará la diapositiva y pulsar el
botón Pegar del menú Inicio.

Desde el menú contextual:

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la diapositiva a mover y seleccionar la opción
Cortar en el menú contextual.
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse entre dos diapositivas, es decir, donde se desea
mover la diapositiva.
3. Seleccionar la opción de Pegar del menú contextual.

Desde el teclado:

1. Hacer clic sobre la diapositiva que se desea mover y pulsar las teclas <Ctrl> + <X>.
2. Hacer clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará y pulsar <Ctrl> + <V>.

Con el mouse:

Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación se debe seleccionar la
diapositiva a desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrastrarla hasta la posición final. Al
desplazarla el puntero del mouse muestra junto a él un rectángulo dibujado, y aparece una delgada
línea cuando nos situamos entre dos diapositivas. Esta línea indica en qué posición se situará la
diapositiva.

2.5 Eliminar diapositivas

Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que se debe hacer es seleccionarlas, como se ha
mencionado anteriormente. Luego, se pueden ejecutar dos métodos para la eliminación:

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Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre
la diapositiva y escogiendo la opción Eliminar diapositiva.
o
Pulsando la tecla <Suprimir> sobre la diapositiva seleccionada.

2.6 Cambiar el diseño de una diapositiva

Los diseños de diapositivas que trae incluidos PowerPoint están
conformados por texto, imágenes, gráficos, listas con viñetas,
organigramas, tablas y otros objetos. Estos diseños están provistos
de “Marcadores de posición” que nos indican el lugar donde se
puede escribir el texto o donde se puede insertar el objeto.

Para cambiar el diseño de una diapositiva:

2. En el menú Inicio o Archivo elija la opción Diseño.
3. En el submenú presione clic en el diseño deseado.

2.7 Aplicar plantillas de diseño a las diapositivas

Una plantilla es un fondo con un diseño y una combinación de colores predefinidos. PowerPoint
incluye muchas plantillas que pueden ser utilizadas en cualquier presentación.

Para añadir una plantilla a una presentación

1. Seleccionar una de las diapositivas.
2. En el menú Diseño, dentro del grupo Temas, elija el tema o la plantilla deseada.

Para aplicar un tema diferente a cada diapositiva:

1. Seleccionar una diapositiva o las diapositivas a las que se les aplicará el mismo tema.
2. En la ficha Diseño hacer clic derecho sobre el tema deseado del grupo Temas.
3. En el menú emergente seleccionar la opción Aplicar a las diapositivas seleccionadas.

Nota: si se selecciona la opción Aplicar a diapositivas coincidentes, entonces el tema se aplicará a
todas las diapositivas que sean del mismo diseño.

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2.8 Estilo de fondo en las diapositivas

Los estilos de fondo son formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados a
una o a todas las diapositivas de una presentación.

Para aplicar un estilo de fondo a todas las diapositivas de una presentación:

1. Seleccionar cualquier diapositiva.
2. En la ficha Diseño hacer clic sobre Estilos de fondo del grupo Fondo.
3. Seleccionar el estilo de fondo que se aplicara a todas las diapositivas.

Para aplicar un estilo de fondo diferente a cada diapositiva:

1. Seleccionar una diapositiva o las diapositivas a las que se les aplicará el mismo tema.
2. En la ficha Diseño seleccionar el Estilos de fondo del grupo Fondo.
3. Clic derecho sobre el estilo de fondo que se
desea aplicar a la diapositiva y seleccionar la
opción Aplicar a las diapositivas
seleccionadas.

Nota: si se desea personalizar el fondo,
seleccionar Formato de fondo que aparece en la
opción Estilo de fondo o presionar clic sobre la
flecha inferior derecha del grupo Fondo y se
mostrara la ventana que se encuentra a la
derecha.

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2.9 Aplicar formatos al texto y al párrafo de las diapositivas

El formato de caracteres se refiere a los atributos aplicables a
los caracteres de una presentación. Por ejemplo: tipos de letra,
tamaño de letra, subrayado, negrita, cursiva, etc. Para cambiar
el formato de carácter de un texto primero se debe seleccionar
y luego en el menú Inicio se debe utilizar el grupo Fuente y
seleccionar uno de los botones que se muestra a la derecha.

2.9.1 Copiar formato

Esta función es muy útil para ahorrar tiempo a la hora de formatear las
presentaciones. Imagine que a una parte de la presentación se le ha aplicado el
tamaño de letra 14, el color rojo, el subrayado, la negrita y la cursiva. Ahora desea aplicar lo mismo a
otra parte de la presentación, sin tener que seleccionarlo y aplicar una a una estas características.
Copiar formato permite copiar las características aplicadas a un texto determinado, para ser aplicarlas
a otro texto.

1. Seleccionar el texto cuyo formato se quiere copiar.
2. Hacer clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Inicio.
3. Seleccionar el texto al que se le quiere asignar el formato. Dicho texto quedara con el mismo
formato del seleccionado en el paso uno.

2.9.2 Alineación del Texto

Se llama alineación a la orientación que toma cada línea. PowerPoint ofrece cuatro opciones de
alineación: alineación izquierda, derecha, centrada y justificada.

Los párrafos de las presentaciones pueden alinearse a la izquierda o a la derecha. También es
posible centrarlos o justificarlos. Para lograr que los párrafos que se han escrito adquieran una
alineación se deben seleccionar y luego puede usar los botones del grupo Párrafo que se muestran a
continuación:

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2.9.3 Listas de numeración

Las listas numeradas permiten establecer una numeración seriada
creciente para los elementos de una lista. Para aplicar numeración elija la
cinta Inicio, presione clic en el ícono de Numeración como se aprecia en la
imagen derecha

Si desea cambiar el formato de los números haga clic en la lista
desplegable del botón Numeración y elija el formato deseado.

2.9.4 Listas de viñetas

Las viñetas son empleadas para llamar la atención sobre algún listado en particular empleando
símbolos gráficos.

Para aplicar viñetas elija la cinta Inicio, presione clic en el ícono de
Viñetas como se aprecia en la imagen derecha.

Elija el tipo de viñeta que le agrade, en caso de requerir otro tipo de
viñeta u otro color y tamaño puede elegir la opción Definir nueva viñeta.

2.10 Encabezados y pies de página en las diapositivas

Los encabezados y pies de página se utilizan para insertar información común en todas las
diapositivas como la fecha y la hora, el número de diapositiva y texto adicional deseado por el
diseñador.

Para insertar encabezados y pies de página:

1. Seleccionar la ficha o menú
Insertar.
2. En el grupo Texto seleccionar
Encabezado y pie de página.
3. En la nueva ventana escriba el
texto y elija las opciones deseadas,
luego presione clic en el botón
Aplicar a todas para todas las
diapositivas o Aplicar para la
diapositiva actual.

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2.11 Animaciones y transiciones en las diapositivas

Para causar impacto con las diapositivas haciéndolas más profesionales o más divertidas, además
de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo, se pueden asignar efectos
especiales que permitan movimiento y sonido en la presentación.

Los efectos que se agregan a las diapositivas se denominan efectos de transición y los efectos que
se agregan al texto, objeto o gráfico se denominan efectos de animación.

2.11.1 Efectos de transición

La transición de diapositiva permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a
la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos.

Para aplicar transición a una diapositiva:

1. Seleccionar la diapositiva a la que se le aplicará la transición.
2. En el menú Animaciones y en el grupo Transición a esta diapositiva, seleccione el efecto de
transición así como las propiedades o características más adecuadas para la o las diapositivas.

Sí desea ver todos los efectos de transición que puede aplicar
las diapositivas, presione la flecha inferior derecha que se
encuentra en los efectos de transición.

Las propiedades o características que complementarán el
efecto seleccionado son:

Sonido de transición: reproduce el sonido seleccionado al
ejecutarse el efecto de transición.
Velocidad de transición: establece la velocidad a la que se
ejecutará el efecto de transición.
Aplicar a todo: aplica el efecto y propiedades
seleccionadas a todas las diapositivas.
Avanzar a la diapositiva: establece sí el modo de avance
será automático o con el clic del mouse.

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2.11.2 Efectos de animación

La animación permite resaltar contenidos de la presentación agregando efectos visuales al texto, a
los objetos, gráficos e imágenes contenidas en una diapositiva con el fin de lograr una presentación
más profesional y llamativa. Por ejemplo, una parte del texto podría aparecer desplazándose en
dirección derecha, girando o desplazándose desde abajo.

Para aplicar efectos de animación:

1. Pasar a la vista Normal.
2. Seleccionar la diapositiva y luego el objeto que se desea animar.
3. En el menú Animaciones seleccionar la opción Animar o
Personalizar animación.
En el caso de seleccionar la opción Animar, elija una de las
opciones del menú desplegable. En el caso de seleccionar Personalizar animación, el programa
muestra un panel a lado derecho desde el cual se puede agregar el efecto utilizando el botón
Agregar efecto. Los tipos de animaciones que se pueden utilizar son:

Entrada: se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto.
Énfasis: las que se centran en enfatizar el objeto, hacerlo
destacar sobre el resto.
Salida: proporcionan un efecto al objeto para dar la impresión
de que se va, o desaparece, es decir, de que se ha dejado de
trabajar con el objeto.
Trayectoria de la animación: permite dibujar el camino que
recorrerá el objeto durante la presentación de la diapositiva.

El panel Personalizar animación muestra un listado de todas las
animaciones que se le han agregado a la diapositiva. Las opciones
disponibles en el panel son:

Agregar efecto/Cambiar efecto: agrega o modifica un efecto.
Quitar: elimina el efecto seleccionado.
Modificar: establece propiedades de inicio, dirección,
velocidad, etc.
Reordenar: establece el orden de las animaciones que se
reproducirán.
Reproducir: permite visualizar en modo diseño las animaciones
aplicadas.
Presentación: ejecuta la presentación iniciando en la
diapositiva seleccionada.
Vista previa automática: permite ver en tiempo real los
cambios de animación y sus propiedades.

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3. Manejar objetos en las diapositivas

Los objetos son los elementos que se pueden incorporar en una diapositiva, como gráficos,
imágenes, tablas, textos, vídeos, entre otras cosas. Dichos objetos tienen sus propias características y
propiedades que permitirán cambiar su aspecto o presentación.

3.1 Manejo de imágenes

Toda presentación para que sea considerada elegante debe incluir imágenes con el fin de mejorar
su apariencia. En el PowerPoint se puede trabajar con 2 tipos de imágenes:

Imágenes prediseñadas: estas imágenes vienen incluidas en la galería de imágenes de Office.
La galería de imágenes ofrece una amplia gama de elementos que permiten mejorar la
presentación, ya que se dispone de imágenes diseñadas profesionalmente.
Imágenes desde archivo: son imágenes que fueron generadas con otra aplicación y se
encuentran almacenadas en un archivo.

Existen multitud de formatos para imágenes. Un formato de imagen se identifica por el tipo de
extensión que utiliza el archivo. Las extensiones reconocidas por el PowerPoint son:

JPG o JPEG: es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en
Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
GIF: es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos
tonos, tipo iconos y botones. También permite crear imágenes animadas.
BMP: no admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por
ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
PNG: moderno formato que permite compresión, soporta transparencias para el fondo.
WMF: formato para las imágenes prediseñadas de PowerPoint.

Para insertar una imagen desde archivo:

1. Insertar una nueva diapositiva que incluya el
elemento objeto, como el que se muestra en
la imagen de la derecha.
2. Situar el cursor sobre el botón Insertar
imagen desde archivo.
3. En el cuadro de diálogo Insertar imagen
seleccionar la unidad y la capeta en donde se
encuentran las imágenes.
4. Seleccionar la imagen y presionar el botón
Insertar.

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Para insertar imágenes prediseñadas:

1. Insertar una nueva diapositiva que incluya el elemento objeto.
2. Situar el cursor sobre los objetos en donde aparecerá un pequeño globo informativo que
ayudará a identificarlos.
3. Seleccionar el botón Imágenes Prediseñadas.
4. Ingresar una palabra clave en el cuadro de texto Buscar.
5. Presione clic en el botón Buscar y elija la imagen a insertar presionando doble clic sobre esta.

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Modificando el aspecto de la imagen

Una vez insertada la imagen en la presentación, esta puede ser modificada en su aspecto. Puede
cambiarse el tamaño, la proporción (la relación entre ancho y largo), desagruparse los componentes,
recortar parte de la imagen, modificar el contraste, entre otras cosas.

Para realizar se debe:

1. Seleccionar la imagen presionando clic sobre ella y automáticamente se mostrara una nueva
cinta denominada Herramientas de imagen.
2. En el menú Formato modifique la imagen con las opciones que se muestran a continuación:

Para recortar una zona de la imagen:

1. presionar en Recortar y se activará el modo de recorte.
2. Colocar el cursor en las esquinas de la imagen, hace clic y
arrastrar hasta la posición que deseas enmarcar.
3. Hacer clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.

En cualquier momento se pueden recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona
de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Otras opciones de la cinta Formato son:

Traer adelante: muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se
encuentren en su mismo nivel.

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Enviar atrás: muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se
encuentren en su mismo nivel.
Alinear: alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.
Agrupar: agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si
fuese uno solo.
Girar: muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la
imagen.
Estilos de imagen: desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de
poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma.

Eliminar una imagen

1. Seleccionar la imagen.
2. Presionar la tecla <Supr>.

3.2 Manejo de tablas

Las tablas de PowerPoint proporcionan una manera rápida y fácil de organizar y ajustar columnas
de texto y números. Las tablas son una alternativa al uso de las tabulaciones, además de que se
pueden utilizar para fines diferentes.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada celda se
puede insertar texto, números o gráficos.

Para insertar una tabla:

1. Insertar una nueva diapositiva que
incluya el elemento objeto, como el que
se muestra en la imagen de la derecha.
2. Situar el cursor sobre el botón Insertar
tabla.
3. En el cuadro de diálogo Insertar tabla
indique el número de filas y de columnas
y presione el botón Aceptar.

Desplazamiento en la tabla

Tecla <Tabulador>: permite avanzar de celda en celda. Si el cursor está en la última celda de la
tabla, agregará una nueva fila.
<Shift> + <Tab>: permite retroceder de celda en celda.

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Selección de celdas, filas o columnas

Para seleccionar una celda, dar clic en la esquina inferior izquierda de la celda.

Para seleccionar una fila, dar clic en el margen izquierdo.

Para seleccionar una columna, dar clic sobre la columna.

Para seleccionar toda la tabla, dar clic en el botón que se muestra a la derecha:

Ancho de columna

1. Ubicar el puntero del mouse en la línea límite de columna.
2. Arrastrar en mouse hacia la derecha o izquierda.

Alto de fila

1. Ubicar el puntero del mouse en la línea límite de fila.
2. Arrastrar en mouse hacia arriba o abajo.

Combinar celdas

1. Seleccionar las celdas.
2. Clic derecho y en el menú contextual elija Combinar celdas o utilice el botón Combinar celdas
del menú Presentación.

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Dividir celdas

1. Seleccionar las celdas.
2. Clic derecho y en el menú contextual elija Dividir celdas
o utilice el botón Dividir celdas del menú Presentación.
3. Indicar el numero de columnas y filas y presionar el
botón Aceptar.

Insertar filas, columnas o celdas

Se pueden insertar filas encima o debajo de otras filas,
columnas a la derecha o izquierda de una columna.

1. Posicionar el curso en la fila o columna donde se desea
insertar.
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse y elegir la
opción Insertar.
3. Se desplegará un submenú, donde se podrá elegir la
opción que se desea utilizar.

Eliminar filas o columnas

Para eliminar una fila, se debe seleccionar toda la fila que se desea eliminar y luego hacer clic
con el botón derecho, se desplegara un menú y allí se debe elegir Eliminar filas.

Para eliminar una columna, se debe seleccionar toda la columna a eliminar y luego hacer clic
con el botón derecho, se desplegara un menú y allí se debe elegir Eliminar columnas.

Formato de tablas

PowerPoint permite aplicarle a cada tabla un estilo con un sólo clic, para ello se debe seleccionar la
tabla y en el menú Diseño elija entre listado de opciones que muestra el grupo Estilos de tabla.

Mediante esta opción se puede elegir entre varios formatos ya establecidos y PowerPoint aplicará
las características del formato elegido a nuestra tabla. También se pueden utilizar los botones Bordes
y Sombreado para personalizar el estilo de la tabla.

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Opciones importantes del menú Diseño y Presentación

Dibujar tabla: con este botón se pueden crear tablas utilizando el mouse de la misma
forma como se diseñan figuras y objetos.

Borrador: es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite
borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.

Estilo de línea y grosor de línea: con estas dos funciones se puede
cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla.
Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla
para aplicarlo a las líneas que queramos.

Color de la pluma: con este icono podemos dar color a los bordes de la
tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Combinar y dividir celdas. el primer icono permite crear una única celda
combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono
separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento
separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas se quiere dividir
la celda seleccionada.

Dividir tabla: al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir
tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de
abajo, se separan creando una tabla nueva.

Alinear: permite alinear el texto dentro de las celdas utilizando las formas que
se muestran en la imagen de la derecha. Previamente hay que seleccionar las
celdas a las que se les quiere aplicar la alineación.

Cambiar dirección del texto: escribe el texto de las celdas seleccionadas según la
orientación que marca el icono, en este caso se escribe hacia la derecha, es decir de
forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas
distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Distribuir uniformemente: permiten distribuir el ancho de las filas y columnas
uniformemente (iguales), de forma que todas las filas o columnas tengan el mismo
ancho.

Establecer alto y ancho de celdas: el primer botón permite establecer el alto
para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite
establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).

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3.3 Gráficas estadísticas

Las gráficas estadificas constituyen uno de los medios más difundidos para la presentación y el
análisis de la información obtenida como resultado de un determinado trabajo, proyecto o
investigación. Esto se debe al hecho comprobado de que las ideas presentadas gráficamente son
entendidas con mayor rapidez y comodidad que las explicaciones numéricas y verbales. PowerPoint
utiliza una hoja de cálculo de Excel para representar información numérica en forma gráfica.

Para insertar una gráfica estadística:

elemento objeto, como el que se muestra en la
imagen de la derecha.
2. Situar el cursor sobre el botón Insertar gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, que se
muestra en la parte inferior, seleccionar el tipo
de gráfico que se desea insertar y presionar el
botón Aceptar.

4. En la hoja de datos que aparece al lado derecho del programa, introducir los datos que se
desean graficar.
5. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos
datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de PowerPoint. El gráfico se
dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos.

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6. Insertado los datos en la hoja presionar el botón Cerrar del Excel para regresar al PowerPoint.

Modificar el gráfico

Para modificar un gráfico se debe seleccionar y utilizando el menú Diseño puede cambiar el tipo de
gráfico, diseño, estilo y editar los datos.

Para asignar título principal, títulos en los ejes X y Y, leyenda, etiqueta de datos, entre otras cosas,
se debe utilizar en menú Presentación.

Para cambiar la presentación del gráfico como color de relleno, contorno, ajuste, entre otras cosas se
debe utilizar el menú Formato.

Eliminar un gráfico

1. Para eliminar un gráfico, lo primero que se debe hacer es seleccionarlo.
2. Luego se debe pulsar la tecla <Suprimir>.

3.4 Trabajando con SmartArt

Un elemento gráfico SmartArt es una
representación visual de la información que se puede
crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los
diferentes diseños que ofrece el PowerPoint, con el
objeto de comunicar mensajes, ideas o cualquier tipo
de información.

Para insertar un diagrama:

elemento objeto, como el que se muestra en la
imagen de la derecha.

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2. Situar el cursor sobre el botón Insertar gráfico SmartArt.
3. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, que se muestra en la parte inferior,
seleccionar el tipo de diagrama que se desea insertar y presionar el botón Aceptar.

Añadir texto

Existen dos maneras de añadir texto a las formas que conforman un diagrama.

1. Hacer clic sobre la forma y escribir. Repetir el paso para cada una de ellas.
o
2. Utilizar la ventana de la izquierda, que abre un panel donde se debe insertar el texto en forma
de esquema, teniendo en cuenta los niveles del diagrama. El panel se puede activar o
desactivar con el botón

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El panel de texto presenta las dependencias con tabulaciones y los asistentes con una pequeña
viñeta en forma de flecha. Cuando un elemento está siendo editado en el panel, queda seleccionado
en el diagrama.

El texto que viene incluido en el diagrama es susceptible de ser formateado con las herramientas
existentes en el menú Inicio (subrayar, negrita, alineaciones, etc.) o bien desde los estilos de WordArt
de la ficha de Formato.

Diseño y formato de SmartArt

Seleccionado el diagrama SmartArt, en la cinta aparecen dos nuevas opciones: Diseño y Formato. A
través de estas opciones se puede mejorar el aspecto de los diagramas.

El menú Diseño contiene los siguientes grupos de opciones:

Crear gráfico: permite incluir más elementos al diagrama, así como cambiar su estructura y
organización.
Diseños: permite seleccionar otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la misma
categoría.
Estilos SmartArt: permite cambiar el aspecto estético del diagrama como colores y diseños
rápidos que facilitan el trabajo.
En cualquier momento es posible recuperar el formato por defecto, pulsando el botón Restablecer
gráfico.

El menú Formato contiene los siguientes grupos de opciones:

Formas: permite modificar la forma del contenedor del texto, como aumentar o disminuir su
tamaño.
Estilos de forma y Estilos de WordArt: permite aplicar estilos rápidos, rellenos, contornos y
efectos a las formas y sus textos respectivamente.

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Agregar y eliminar formas

Al insertar un diagrama en la presentación se crea con una estructura predeterminada. Pero esta
estructura rara vez se adaptara a la necesidades de los usuarios, por lo tanto será necesario incluir
nuevas formas y eliminar otras para representar los datos que se desean.

Para eliminar formas:

1. Hacer clic sobre el borde del diagrama de modo que se muestre un contorno de selección
representado por una línea continua.
2. Presionar la tecla <Suprimir>.

Desde el panel de texto también se puede eliminar un punto del esquema el cual eliminará su
forma correspondiente.

Para agregar formas nuevas:

1. Seleccionar una forma del diagrama.
2. En el menú Diseño, seleccionar el botón Agregar forma. La forma
se agregará en la posición indicada, tomando como referencia
aquella que esté seleccionada.

Agregar forma detrás y Agregar forma delante incluyen una forma al
mismo nivel de la que esté seleccionada.

Agregar forma superior incluye una forma en el nivel superior al de la
forma selecciona da. Agregar forma debajo lo hará a un nivel inferior
(dependiente).

Agregar asistente incluye una forma que no está exactamente al mismo nivel, pero tampoco es
dependiente, es decir, un "ayudante".

Algunos ejemplos:

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También se puede crear formas nuevas desde el panel de texto. Al pulsar la tecla <Enter> tras
introducir el texto de un elemento, se insertará uno nuevo.

Modificar nivel

Si se desea subir o bajar el nivel de una determinada forma, se puede hacer de dos modos:

Desde la ficha Diseño, con las herramientas Aumentar nivel y Disminuir
nivel.
Desde el panel de texto. Para aumentar un nivel se pulsa la tecla
<Retroceso>, posicionándonos justo delante de su texto. Para disminuir un
nivel se pulsa la tecla <Tabulador>.

Organizar formas

PowerPoint permite modificar la posición de los elementos dependientes de una forma. Por
ejemplo, se puede hace que todas las formas dependan de la que se tiene selecciona y que se sitúen a
la izquierda o a la derecha.

Para modificar el diseño:

1. Seleccionar la forma que se desea cambiar.
2. En el menú Diseño seleccionar una de las opciones del botón
Diseño.

Para entenderlo mejor, en el diagrama que se muestra a
la izquierda, se aplicaron los diseños Dependiente a la
izquierda para la forma Hardware y Dependiente a la
derecha para la forma Software.

Hay que tener presente que antes de cambiar el diseño
del organigrama se debe seleccionar la forma principal
(Hardware y Software), es decir, la que contiene las
formas subordinadas que contendrán el nuevo formato de
diseño.

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Convertir texto a diagrama

Se puede transformar un texto en un diagrama de forma sencilla gracias a las herramientas de
conversión que incorpora el PowerPoint.

Para convertir un texto a diagrama:

1. Confirmar de que el cuadro de texto sólo contiene la información que se desea convertir a
diagrama.
2. Seleccionar el cuadro de texto.
3. En la ficha Inicio elegir el botón Convertir a SmartArt.
4. Seleccionar cualquiera de los organigramas propuestos o pulsar la opción Más gráficos
SmartArt para seleccionar otros tipos. La transformación se hará inmediatamente.

3.5 Insertar objetos de forma independiente

También se pueden insertar objetos en cualquier diapositiva utilizando el menú Insertar del
PowerPoint.

Los botones que se encuentran en la cinta Insertar permiten agregar los distintos tipos de objetos,
entre ellos se encuentran:

Tablas.
Imágenes desde archivo.
Imágenes prediseñadas.
Formas.

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Diagramas SmarArt.
Gráficos.
Cuadros de texto.
Encabezado y pie de página.
WordArt.
Fecha y hora.
Clips multimedia (archivo de video o de sonido que estén en la PC).
Objeto, entre otras cosas.

3.5.1 Formas

PowerPoint dispone de herramientas que nos permiten
realizar nuestros propios dibujos. Las formas permiten crear
elementos gráficos integrados por figuras geométricas simples
como rectángulos, elipses, triángulos, flechas, elementos de
diagramas de flujo, llamadas y cintas, estrellas, entre otras cosas.

Para insertar una forma:

1. En el menú Insertar elija el botón Formas.
2. En el submenú seleccionar una categoría y la autoforma a
dibujar.
3. Trazar la autoforma o hacer un clic en el lugar donde desea
que aparezca la autoforma.
4. Una vez que aparece dibujada la autoforma se puede
modificar el tamaño con puntos de selección, la posición,
los colores, entre otras cosas.

La forma insertada en la presentación aparecerá sobre el
texto, se debe utilizar el grupo de opciones Organizar del menú
Formato para cambiar su ubicación.

Modificar gráficos

Las formas admiten multitud de modificaciones como giros,
cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo
primero que hay que hacer es seleccionarlo
presionando clic sobre él y aparecerán unos
puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los
puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic en el punto
y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

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3.5.3 Texto con WordArt

Mediante la herramienta WordArt se pueden agregar
efectos especiales al texto para mejorar el su aspecto o
presentación.

Para insertar un WordArt:

1. En el menú Insertar hacer clic en el botón WordArt.
2. En pantalla se desplegará la galería de efectos, presionar
clic sobre el tipo de formato que se quiere para el texto.
3. En la nueva ventana escribir el texto al que se le aplicará
el efecto.
4. En el menú Formato seleccionar el estilo y arrastrar el
cuadro de texto a la posición deseada.

También se puede seleccionar un texto antes de aplicar el
efecto de WordArt.

3.5.4 Películas

En las diapositivas de una presentación se puede insertar
pequeñas películas. Las películas son archivos de vídeo con
extensiones de archivo .avi, .mov, .wmv, flv, entre otras.

Los archivos de películas están automáticamente vinculados
a la presentación, en lugar de incrustados dentro de la misma,
como las imágenes o dibujos. Si una presentación tiene
archivos vinculados y necesita compartirla en otro equipo, deberá copiar la presentación y los
archivos vinculados.

Para insertar una película:

1. En el menú Insertar seleccione la opción Película.
2. En el submenú elija la opción Película de archivo.
3. En el cuadro de dialogo Insertar película, elija el archivo de película deseado y presione el
botón Aceptar.
4. En la nueva ventana indique como
desea que empiece la película en la
presentación.
5. Modifique el tamaño de la película de
tal manera que se ajuste a la
diapositiva.

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Cuando se está en la vista Presentación con diapositivas, la diapositiva
que contiene la película no pasará a la siguiente hasta que la película haya
concluido.

Utilizando el botón derecho del mouse encima del recuadro de la imagen
del vídeo se puede utilizar el menú desplegable para observar una vista
previa, cambiar el tamaño y la posición de la película.

Para insertar una película de la galería multimedia:

1. En el menú Insertar seleccione la opción Película.
2. En el submenú elija la opción Película de la Galería multimedia.
3. En el cuadro de dialogo Imágenes prediseñadas, elija la imagen animada presionando clic sobre
ella.
4. Modifique el tamaño de la imagen de tal manera que se ajuste al deseado.

3.5.5 Insertar sonidos

Otro elemento multimedia muy útil a la hora de diseñar presentaciones son los sonidos.
PowerPoint permite trabajar con varios formatos de sonidos como midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3
y mp4.

Para insertar un sonido en una presentación:

1. En el menú Insertar elija la opción Sonido.
2. En el submenú elija una de las siguiente opciones:

Sonido de archivo...: abre un cuadro de diálogo para
escoger el archivo de audio del disco duro.
Sonido de la Galería multimedia…: muestra el panel de
la galería multimedia que tiene el programa, es decir,
sólo se mostrará los audios de la galería. Como siempre,
se incluirá en la diapositiva activa al hacer clic en
cualquiera de ellos.
Grabar sonido...: abre la grabadora de sonidos de
Windows, que es realmente muy simple. Lo único que
hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y empezará a grabarse cualquier sonido detectado
por el micrófono. Para finalizar la grabación, se pulsa el botón Parar. Si se desea escuchar el
resultado, pulse el botón de Reproducción. El sonido se incluirá en la diapositiva al momento de
presionar el botón Aceptar en el cuadro de diálogo.

Sea cual sea la forma en que se decida insertar el sonido, el resultado siempre será el mismo,
aparecerá una imagen con un pequeño altavoz en la diapositiva.

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Reproducción del sonido

Por defecto el sonido que se inserta se ubica en una diapositiva en concreto y se reproduce al
hacer clic sobre su icono. Pero esto se puede cambiar, cuando se hace clic en el icono de sonido
aparece el menú Opciones desde el cual se puede escoger el volumen de reproducción y cuándo debe
iniciarse el sonido durante la presentación.

Para cambiar la reproducción del sonido:

1. Seleccionar el icono de sonido.
2. En el menú Opciones seleccionar el cuadro de lista Reproducir sonido.
3. Presionar clic en una de las siguientes opciones:

Automáticamente: reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva.
Al hacer clic encima: reproducirá el sonido al pulsar sobre su icono.
Reproducir en todas las diapositivas: permite, por ejemplo, incluir una canción que vaya
reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo.

En los casos en que se reproduzca el sonido de forma automática o a lo largo de toda la
presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la presentación. Así no se
mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opción Repetir la reproducción
hasta su interrupción, así no se tendrá que preocupar si la canción termina antes de que pasen las
diapositivas.

Ocultar el icono de sonido

Sólo debe utilizar esta opción si establece que el sonido se reproduzca automáticamente o si ha
creado otro tipo de control, como un desencadenador, en el que hacer clic para reproducir el sonido
(un desencadenador es un elemento de la diapositiva, como una imagen, forma, botón, párrafo de
texto o cuadro de texto, que inicia una acción al hacer clic encima). Tenga en cuenta que el icono de
sonido siempre está visible en la vista Normal a menos que se arrastre fuera de la diapositiva.

Para ocultar el icono de sonido:

1. Seleccionar el icono de sonido.
2. En el menú Opciones activar la casilla de verificación Ocultar durante la presentación.

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Bibliografía

Curso de PowerPoint 2007
http://www.aulaclic.es/power2007/index.htm

Manual de Microsoft PowerPoint 2010
http://www.slideshare.net/jonathansdgdash/manual‐de‐power‐point‐2010‐13571453#

Curso de Formación de Office 2007 PowerPoint
http://alumnos.uclm.es/formacion/Manuales/PowerPoint.pdf

Microsoft Office 2007
http://cast.servebbs.com/alex/wp‐content/uploads/2013/06/manual_office_nivel_intermedio.pdf

PowerPoint 2010
http://cursoabiertodeoffice2010.files.wordpress.com/2012/11/ig‐power‐point13.pdf

Manual de Powerpoint

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