Este documento describe los diferentes tipos de manuales que utilizan las organizaciones para facilitar sus funciones administrativas y operativas. Explica que los manuales son documentos que describen de forma sistemática la estructura, funciones, procedimientos y responsabilidades de una organización. Además, proporcionan instrucciones para guiar el trabajo de los empleados y asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales de manera uniforme.

1. Bocanegra Rivera Andrés.
V-15958237
Ingeniería de Sistemas.

2.  Los manuales administrativos son
documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y
trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto
la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad) como
las instrucciones y lineamientos para que
desempeñe mejor su tarea.

3.  Los Manuales constituyen una de las herramientas
mas utilizadas por las organizaciones para facilitar el
desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la
complejidad de sus estructuras, el volumen de sus
operaciones, los recursos que se les asignan, la
demanda de productos, servicios o ambos y la
adopción de tecnologías avanzada para atender
adecuadamente la dinámica organizacional.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
1. La descripción de las actividades que deben se
desarrolladas por los miembros de la organización.
2. Los procedimientos a través de los cuales esas
Actividades son cumplidas.

5. 1. Son un compendio de la totalidad de funciones y
procedimientos que se desarrolla en una organización,
elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no
quedan supeditadas a improvisaciones o criterios
personales del funcionario actuante en cada momento
sino que son regidas por normas que mantienen
continuidad en el trámite a través del tiempo.
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir
en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas
respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisión o ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de
la gestión administrativa y evitan La formulación de la
excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

6. 5. Sirven para ayudar a que la organización se
aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores
de las tareas delegadas al existir un instrumento
que define con precisión cuáles son los actos
delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o
capacitar al personal que se inicia en funciones
a las que hasta ese momento no había accedido

7. 9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones
que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y
resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participación de cada Componente de la
organización en el lugar que le corresponde, a los efectos
del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación
objetiva de la actuación de cada empleado a través del
cotejo entre su asignación de responsabilidades según el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinación de los estándares más
efectivos, ya que estos se basan en procedimientos
homogéneos y metódicos.

8.  Existe un costo en su redacción y confección que,
indudablemente, debe afrontarse.
 Exigen una permanente actualización, dado que la
pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total
inutilidad.
 No incorporan los elementos propios de la
organización informal, la que evidentemente existe
pero no es reconocida en lo manuales.
 Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de
detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente
flexibles.
 Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la
organización se compone de un número reducido de
personas y, por lo tanto, la comunicación es muy
fluida y el volumen de tareas reducido.

9. Por su contenido se clasifican en:
1. De organización: dónde se especifican las diversas unidades
orgánicas que componen la empresa.
2. De procedimientos: acá se establecen los principales
procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por
ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago
de sueldos.
3. De políticas: se determinan las políticas que guiarán el
accionar de la empresa.
4. De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos
empleados, en este manual se detallan los antecedentes de
la empresa, misión, visión, valores.
Por su ámbito:
1. Generales: que contienen información de la totalidad de la
organización.
2. Específicos: que consignan información de un área o
específica.

10. 1. De organización.
2. De normas y procedimientos.
3. De puestos y funciones.

11. Los Manuales de Organización y Funciones son
documentos operativos que detallan la
estructura, funciones, relaciones de
coordinación y tareas de las diferentes unidades
orgánicas de una institución, en estrecha
relación con el Reglamento de Organización y
Funciones; Así mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas
dentro de la estructura orgánica.

12.  Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica,
delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
 Determinar la ubicación y las tareas específicas que
cumplirán los cargos, dentro de la institución.
 Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales
internas y externas de la dependencia.
 Proporciona información a los funcionarios y
trabajadores sobre sus funciones, ubicación dentro de
la estructura general de la empresa, de las
interrelaciones formales y funcionales (de autoridad,
responsabilidad y de coordinación).
 Sirve como instrumento básico para la racionalización
de los procedimientos administrativos, en concordancia
con la Ley de Simplificación Administrativa.

14. Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas
en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos. Es una
fuente de información permanentemente
actualizada que facilita al personal de una
organización la correcta ejecución de las tareas
normalizadas. Además, regula la participación de
los distintos sectores de una organización, así
como también de entes externos (usuarios,
organismos de control, proveedores)
Describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en orden secuencial
de su ejecución y las normas a cumplir por los
miembros de la organización compatibles con
dichos procedimientos.

15. 1. Carátula de Presentación: indicando Tema, Número de
Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista
Actuante.
2. Objetivos y Alcance
3. Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la
forma de actualización.
4. Curso gramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o
Flujo grama: representación gráfica que describe en
forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se
utilizan columnas para representar las áreas involucradas
Grupos de Símbolos para la representación gráfica.
5. Descripción de los Procedimientos.
6. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
7. Glosario
8. Índice Temático.
9. Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.

17. Este Manual contiene las responsabilidades y
obligaciones específicas de los diferentes puestos
que integran la estructura organizacional, a través
de la descripción de las funciones rutinarias de
trabajo para cada uno de ellos.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro
de la organización, así como su relación de
dependencia, lo cual quiere decir el lugar que
ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones está subordinado
directa e indirectamente y cual es su relación con
otros puestos de trabajo.

18. 1. Documentar los distintos puestos de trabajo
de la organización mediante una descripción
exhaustiva de los mismos, de los flujos de
trabajo y sistemas.
2. Establecer el organigrama jerárquico-
funcional de la organización.
3. Facilitar el control y la mejora de los
sistemas de gestión y producción de
servicios, estableciendo las bases para una
adecuada definición de objetivos.

20. 4. Hacer posible el desarrollo de una valoración de puestos
de trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias de
manera que la política retributiva, allá donde la
legislación y normativa lo permitan, considere la
aportación diferencial, a los resultados de la
organización, de cada uno de los puestos de trabajo, así
como sus características diferenciales.
5. Definir áreas de resultados. Haciendo factible la
evaluación del rendimiento de las personas que
desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas
más válidos y fiables.
6. Posibilitar la elaboración de planes de formación y el
desarrollo de procesos de selección más eficaces. Al
aportar un conocimiento más preciso del contenido de
los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada
uno de ellos.