manuales administrativos, clasificacion y tipos

1. Instituto Universitario politécnico
“Santiago Mariño”
Extensión Porlamar
Ing. De Sistemas
Realizado por : Br. Carlos figuera
CI 19.897.276
Asignatura : sistemas y procedimientos administrativos
:
Manuales
administrativos

2. ¿ QUE SON LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS ?
son documentos que sirven como medio de
comunicación y coordinación para registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática tanto información de
la organización (antecedentes, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

3. Objetivos
•Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la
organización
•Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y
funciones de cada área integrante de la organización
•Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad
administrativa
•Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para
realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la
uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y
calidad esperada en los servicios
•Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios,
evitando funciones de control y supervisión innecesarias

4. •Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
•Reducir los costos como consecuencia del incremento de la
eficiencia en general
•Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles
los lineamientos necesarios para el desempeño de sus
atribuciones
•Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas y procedimientos
•Servir de base para el adiestramiento y capacitación del
personal
Objetivos

5. Clasificación básica
1. Por su área de aplicación
2. Por su contenido
3. Por su ámbito

6. 1. Por su área de aplicación
1.1 Microadministrativos:Corresponden una sola
organización
1.2 Macroadministrativos: Son los documentos que
contienen información de más de una organización.
1.3 Mesoadministrativos: Incluyen a una o más
organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo especifico.

7. 2. Por su contenido
2.1 De organización :Contienen información detallada sobre
los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
organigrama, misión y funciones organizacionales.
2.2 De procedimientos :Incluye información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí.
2.3 De gestión de calidad :Describen y consignan los
elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye
información sobre el alcance, directrices de calidad.
2.4 De políticas :Incluyen guías básicas que sirven como marco
de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e
implementar estrategias en una organización.

8. 3. Por su ámbito
3.1 Generales : Contienen información general de
una organización, según su naturaleza, sector y giro
industrial, estructura, forma y ámbito de operación y
tipo de personal.
3.2 Especifico : Concentran información de un área
o unidad administrativa de una organización.

9. Tipos de manuales administrativos
Existen muchos tipos de manuales admirativos pero los mas
conocidos y utilizados son :
1. De procedimientos
2. De puestos y funciones
3. De políticas
4. De Organización
5. Para especialistas
6. De propósitos múltiples

10. 1. Manual de procedimientos
Es un manual que explica en forma general y condensada todos
aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa,
dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer,
familiarizarse e identificarse con ella
Este manual contiene generalmente:
• Historia y Descripción de la Empresa
•Misión, visión y objetivos de la empresa
•Legislación o base legal
•Estructura de la organización (organigrama General)
•Estructura de cada una de las áreas componentes de la
organización en general (Organigrama por área)
•Normas y políticas generales

11.  Permite conocer el funcionamiento interno.
 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de
un sistema.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y
su evaluación.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Utilidad manual de procedimientos

12. 2. Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones
específicas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias
de trabajo para cada uno de ellos
Se utiliza aquellas empresas estructuradas que están divididas en
sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen
entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de
cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización

13. El manual de puestos y funciones esta conformado por :
•Nombre
•Área de desempeño
•Codificación
•Descripción Genérica
(objetivo)
•Listado de funciones y
atribuciones inherentes al
puesto
•Diarias o frecuentes
•Identificación del Puesto
de Trabajo
• Semanales
• Quincenales
•Mensuales
•Trimestrales
•Semestrales
•Anuales
•Ocasionales o
eventuales
•Requisitos del ocupante
del puesto (perfil)
•Nivel académico
•Habilidades y destrezas
•Conocimientos técnicos
y/o específicos

14. 3. Manual de políticas
contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en
este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de
los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los
resultados Institucionales.
Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se
clasifican en:
Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye
como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las
cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias
responsabilidades y autoridad funcional.
Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función
operacional o una unidad administrativa en particular.

15. 4. De Organización
es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y
sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo,
atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos,
organización y funciones de una dependencia o entidad.
Los Manuales de Organización por el alcance de su información se
pueden clasificar en:
Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la
organización en su totalidad.
Manual Específico de Organización: comprende las funciones y
responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de
acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización

16. Metodología para la elaboración de manuales
administrativos
no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas,
solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los
cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
a. Recopilación de información
b. Interpretación y diseño de la información
c. Elaboración del manual
d. Aprobación y actualización del manual