Este documento describe diferentes tipos de manuales administrativos, incluyendo sus propósitos, contenidos y estructuras. Explica que los manuales de organización, procedimientos y calidad sirven para comunicar y coordinar información sobre la estructura, funciones, procesos y sistemas de calidad de una organización.

1. MANUALES ADMINISTRATIVOSSon documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación.Para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente información.Que puede referirse a la organización así como a las instrucciones para el desempeño de las tareas.

2. Clasificación BásicaPor su naturaleza ó área de aplicación.Microadministrativos, Macroadministrativos y Mesoadministrativos.Por su contenidoOrganización, Procedimientos, Calidad, Historia, Políticas, Contenido múltiple, Puestos, Técnicas, Ventas, Producción, Finanzas, Personal, Operación, Sistemas.Por su ámbitoGenerales o Específicos.

3. Manual de OrganizaciónContiene información detallada referente a los: Antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones organizacionales.

4. Manual de OrganizaciónIdentificaciónLogotipo, nombre, denominación y extensión del manual, lugar y fecha de elaboración, número de páginas, sustitución de páginas, unidades responsables y clave de la forma.Índice o contenidoPrólogo y/o IntroducciónExposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

5. Manual de OrganizaciónAntecedentes HistóricosDescripción del origen, evolución y cambios significativos de la organización ó área descrita.Legislación o base legal Lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la Institución (Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares).

6. Manual de OrganizaciónAtribucionesTranscripción textual y completa del artículo y cláusula que explica las facultades conferidas a la organización.Estructura orgánica Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía.Organigrama Representación gráfica de la Institución.

7. Manual de OrganizaciónMisiónGuía o marco de referencia para orientar sus acciones y ser objetivos.Funciones Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgánica.Descripción de puestos Reseña del contenido básico de los puestos: relaciones de autoridad, responsabilidades, funciones, relaciones.

8. Manual de OrganizaciónDirectorioEn el constan los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.

9. Manual de ProcedimientosEs un instrumento técnico que informa: la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función, actividad o tarea.

10. Manual de ProcedimientosIdentificaciónLogotipo, nombre, denominación y extensión del manual, lugar y fecha de elaboración, número de páginas, sustitución de páginas, unidades responsables y clave de la forma.Índice o contenidoPrólogo y/o IntroducciónExposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

11. Manual de ProcedimientosObjetivos de los ProcedimientosExplicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Áreas de aplicación o alcance de los proc. Esfera de acción.ResponsablesÁreas, unidades adtivas. y/o puestos que intervienen en cualquiera de sus fases.

12. Manual de ProcedimientosPolíticas o normas de operaciónCriterios o lineamientos de acción para orientar y facilitar las operaciones de las instancias que participan en los procedimientos.Conceptos Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento.

13. Manual de ProcedimientosProcedimientoDescripción en forma narrativa y secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento. ¿Qué se hace? ¿cómo? ¿en dónde? ¿con qué? ¿responsables?Formularios, impresos e instructivos Son los formatos que se utilizan en el procedimiento y se adjuntan como apéndices.

14. Manual de ProcedimientosDiagramas de FlujoRepresentación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de formas o materiales en cada operación descrita.Glosario de términos Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y las técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos.

15. Manual de CalidadEs el que describe los elementos del sistema de calidad, tales como: Alcance, políticas, objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas, definiciones, etc.

16. Manual de CalidadIdentificaciónLogotipo, nombre organización, nombre del manual, número de procedimiento, nivel de revisión o aplicación, título del procedimiento, fecha de revisión, área responsable, lugar y fecha de elaboración, unidades responsables de la elaboración, revisión y autorización, número de páginas y clave de la forma.Índice o contenido

17. Manual de CalidadAlcanceCobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables.Introducción Exposición de la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la Institución.Política de calidadDeclaración del compromiso de satisfacer a los clientes y lograr buena relación con los proveedores a través de la mejora continua.

18. Manual de CalidadObjetivos Generales Explicación de los propósitos específicos.Estructura Organizacional Representación gráfica de la estructura orgánica de la Institución.Responsabilidades Enunciados sobre la responsabilidad general que asume cada unidad administrativa en relación al sistema de calidad.

19. Manual de CalidadDocumentos y referencias aplicablesLista de las normas que sustentan el sistema de calidad de una organización.Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización.DefinicionesLista y explicación de los conceptos de carácter técnico.Lista de distribución Registro del número de copias y áreas a las que se entrega el manual de calidad.

20. Manual de Calidad Apéndice para codificación de proceds.Clasificación de los procedimientos de una Institución según el apartado de la norma de calidad, área de aplicación y número consecutivo.