Este documento describe Microsoft Access, incluyendo su concepto como un sistema de gestión de bases de datos, sus características como ser gráfico y facilitar la administración de datos, y sus funcionalidades como crear tablas y consultas. También resume los tipos de datos disponibles en Access y sus usos.

1. Microsoft Access
Nombre:
Julio Lebrón
17-EIIN-1-087
Materia:
Base De Datos
Sección:
0541
Profesor:
Starling Germosen

2. Concepto
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de
datos incluido en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office.
Access es un gestor de datos que recopila información
relativa a un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de
una colección de música, etc. Está pensado en recopilar
datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y
manejarlos por medio de las consultas e informes.

3. Historia y curiosidades
Si bien Word, Excel y PowerPoint existían desde antes que apareciera el
Office, lo interesante es que su primera versión fue para computadores
Mac, bajo el nombre de “Office 1” el 1 de agosto de 1989. Recién un año
después, el 19 de noviembre de 1990, es cuando debuta en su versión para
PCs con Windows.
No podemos dejar de recordar a Clippy, el asistente virtual que debutó en el
Office 97 y que fue elegido por la revista Time como uno de los peores
inventos de la historia junto a productos como el asbesto, la gasolina con
plomo y las cintas betamax. Logró sobrevivir por 10 años hasta que fue
eliminado definitivamente en la versión Office 2007.
La implementación del formato Office Open XML en el Office 2007 hizo
que miles de usuarios comenzaran a tener problemas para leer los archivos
nuevos de Office que tenían una ‘x’ al final de su extensión. De un
momento a otro el típico archivo de Word ya no era
Office 97 fue la ultima versión de la suite en salir en diskettes y se
convirtió en la aplicación de negocios que mas rápido se ha vendido, con 20
millones de licencias en menos de un año, es decir, unas 60.000 licencias
diarias.

4. Usos
1. Selecciona la tabla para la que quieras crear un
formulario.
2. Haz clic en el botón “Formulario” de la pestaña Crear.
3. Dirígete a tu nuevo formulario. ...
4. Haz clic en el botón Hoja de datos para usar la tabla.
5. Realiza cambios a los registros existentes.
6. Agrega nuevos registros.

5. Característica Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la
potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de
acceso a los datos y proporcionando métodos simples y
directos de trabajar con la información.
 Access facilita la administración de datos, ya que sus
posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar
rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su
formato o lugar de almacenamiento.
 Con Access es posible producir formularios e informes
sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de
informes en un solo documento.
 Access permite lograr un considerable aumento en la
productividad mediante el uso de los asistentes y las macros.
Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin
necesidad de programar.

6. Funcionalidades
 Permite crear tablas de datos indexadas.
 Modificar tablas de datos.
 Relaciones entre tablas (creación de bases de datos
relacionales).
 Creación de consultas y vistas.
 Consultas referencias cruzadas.
 Consultas de acción (INSERT, DELETE, UPDATE).
 Formularios.
 Informes.
 Entorno de programación a través de VBA
 Llamadas a la API de Windows.

7. Ventajas y desventaja
Ventaja Desventaja
 Facilidad para integrar:
Las bases de datos
access funcionan muy bien con
muchos de los programas para
desarrollo de software basados en
Windows. También se pueden
utilizar sus tablas en productos
tales como Microsoft SQL
Server y en otros no basados en
Microsoft tales como Oracle y
Sybase.
 NET-amigable: Las bases de
datos access son también una
buena opción para los usuarios que
tengan la intención de desarrollar
software utilizando .
 Capacidad Finita: las bases
de datos access son útiles para
pequeñas y medianas empresas
o departamentos individuales.
Cualquier sector cuyo uso vaya
más allá de las 2 GB tropezará
con una pared y descubrirá las
limitaciones.
 Structured Query Language
(SQL): SQL para MS Access
no es tan robusto como MS
SQL Server u Oracle, por
nombrar sólo unos pocos.

8. Un tipo de datos determina como va a ser el almacenamiento de datos en un
campo de una tabla, y esto va a depender de la función que quieres que
cumpla cada dato en particular.
Las opciones que disponemos en Microsoft Access en cuanto a tipo de datos
son:

9. 1. Texto:
se utilizar para introducir datos
que incluyan texto, valores
numéricos que no requieran
cálculos matemáticos o
combinación de texto y números.
Acepta un máximo de 255
caracteres.
Hay dos tipos de texto, texto corto
y texto largo (Memo), la
diferencia es que el texto largo no
dispone de tamaño del campo, es
decir, se puede escribir mas de 255
caracteres. Acepta hasta 63.999
caracteres, ideal para descripciones
muy completas.

10. 2. Número:
Datos numéricos que
vayan a ser utilizados para
realizar cálculos
matemáticos.

11. 3. Fecha/Hora:
es importante utilizar este
tipo para introducir datos de
fecha, del año 100 al año
9999. Para que no ocupe
mucho espacio en nuestra
base de datos, recomiendo
que utilicéis en formato
(dentro de propiedades del
campo) la fecha corta. Y que
le seleccionéis una mascara
de entrada (propiedades del
campo).

12. 4. Moneda:
ideal para datos numéricos
que representen valores en
moneda, que vayan a
utilizarse para cálculos
matemáticos y que
necesitemos que lo preceda
el signo de moneda. Acepta
hasta 15 dígitos para la parte
entera del número y hasta 4
dígitos en su parte decimal,
se recomienda utilizar en
datos donde se requieran
hasta 4 dígitos decimales.

13. 5. Auto numeración:
el valor que contenga este
campo se va a ir
incrementando cada vez
que se agregue un registro
a la tabla que lo contenga,
luego este tipo de datos es
utilizado para llevar una
secuencia de los registros
ingresados a una tabla. No
permite modificaciones
este tipo de datos.