Este documento describe las funciones de Excel y cómo usarlas. Explica que las funciones son fórmulas predefinidas que resuelven problemas comunes de una manera más simple que las fórmulas normales. Detalla algunas funciones comunes como SUM y cómo definir nombres para rangos de celdas para facilitar la creación de fórmulas. Además, explica cómo crear funciones usando el Asistente de funciones o escribiéndolas directamente y cómo corregir errores automáticamente.

1. Modulo 5
“Funciones
Microsoft Excel Básico”
2017

2. Introducción
En un capítulo anterior se explicó la importancia, ventajas y usos de las fórmulas. Las fórmulas
son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo y son su herramienta principal.
Además de las fórmulas que Excel permite que el usuario cree según sus necesidades, Excel
cuenta con una herramienta más que son las Funciones.
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente, como
una sumatoria, un promedio, etc. Además Excel cuenta con funciones financieras, estadísticas,
matemáticas y trigonométricas, etc. que resuelven las necesidades más frecuentes de distintos
disciplinas.
Importancia de las funciones
Una función, es una serie de fórmulas pero en forma simplificada, más sencilla y más fácil de
escribirse. Las funciones resuelven problemas que también se pueden resolver con fórmulas
normales, pero lo hacen en un sólo paso en lugar de muchos.
Por ejemplo, si tenemos los siguientes datos:
La fórmula para sumar estos datos, como se muestra en la barra de fórmula es
=C6+C7+C8+C9+C10. Si existieran más filas, la fórmula seguiría creciendo y creciendo hasta
contemplar todas las filas. Además, es muy fácil cometer un error mientras mayor sea el número
de filas a sumar.
Ahora, veamos el mismo grupo de datos pero ahora utilizando una función para realizar la
operación:
Funciones

3. Aquí se utilizó la función SUMA que es una de las más usadas, y suma series de números.
Nótese como para escribir esta fórmula el número de letras es mucho menor al del
ejemplo anterior. Este tamaño varía muy poco aunque se trate de 10 filas o 20 filas o 40 etc.,
porque se está haciendo referencia a un rango de celdas. Al escribir C6:C10 la operación a
realizar considera de la celda C6 a la celda C10 incluyendo todas sus celdas intermedias.
¿Cómo utilizar funciones?
Para incluir una función dentro de la hoja de cálculo se pueden utilizar el menú Formulas y el
botón Insertar Función o hacer clic sobre este icono en la barra de fórmulas.
Cualquiera de los métodos anteriores nos lleva a la siguiente caja de diálogo:
El Asistente para funciones, nos ayuda ha colocar la función y los valores adecuados,
llevándonos parte por parte para la creación de la fórmula. En Categoría de la función,
está la lista de las agrupaciones de funciones que existen y éstas se pueden ver en Nombre de la
función.
En la parte inferior de la caja, se encuentra el formato de la función, es decir, que componentes
debe llevar para que sea empleada correctamente. También hay una pequeña descripción de lo
que hace esa función.

4. Una vez elegida la función, presione Aceptar y aparece una caja de diálogo estará directamente
asociada a la función que utilizamos. A continuación aparece la caja de diálogo correspondiente
a la función SUMA.
Existen ciertos elementos constantes en todas las funciones como es el Resultado de la fórmula
que es un cálculo momentáneo de la función conforme se va creando. La caja Número 1 va a
contener la referencia o rango de celdas de la función. En esta caja se puede escribir la
referencia o rango de las celdas, pero además Excel provee la capacidad para indicarle el rango
con el ratón. Para hacerlo damos un clic sobre el icono . Al hacerlo la caja de diálogo de
función se disminuye y toma el siguiente aspecto:
Entonces podemos señalar la celda deseada o dar un clic sostenido sobre el área del rango
deseado.
Al señalar el rango o referencia en la hoja se coloca una línea punteada sobre la selección y la
celda o rango automáticamente se escriben, con todo y los signos de puntuación y separación que
necesiten. Para regresar a la caja de diálogo damos un clic sobre el icono .
Otra forma de definir el rango al que le aplicaremos la función es a través de un lenguaje natural.
Por ejemplo, para obtener el total de los valores de Enero podría aplicar la siguiente fórmula.

5. Excel reconoce automáticamente el rango al que se refiere la fórmula. Este tipo de fórmulas
utilizando lenguaje natural, facilitan enormemente la creación de las mismas. Para poderlas utilizar es
necesario que el encabezado esté en una celda contigua al rango.
Se pueden incluir más números, dando un clic sobre la caja de Número 2 y realizando el mismo
procedimiento. Automáticamente se van generando las cajas Número 3, Número 4, etc.
Otra forma de incluir una función es escribiendo el signo = en la barra de fórmulas. Al hacerlo
inmediatamente aparece una caja al costado izquierdo que nos permitirá agregar las funciones:
Una vez terminada la función y hechos todos los cambios, se presiona el botón Aceptar y la
función queda insertada.
El Asistente para funciones es un método para crear las funciones, pero también se pueden escribir
directamente con todos sus elementos. Para iniciar la función, recuerde escribir siempre el signo
igual (=) como se hace con las fórmulas.
La función SUMA, por ser una de las más usadas, se puede insertar directamente con el icono
de la barra de herramientas. Además utilizando el icono, Excel automáticamente detecta
cuáles son las celdas que se van a incluir en la función.
Como generalmente se realiza esta operación en la parte inferior de una tabla, toma todos los valores
que se encuentran hacia arriba de esta celda. Si no encuentra valores hacia arriba, busca hacia la
izquierda.
Si no se desean estos valores, simplemente se escriben las celdas deseadas o se seleccionan con el
ratón.
Las funciones, se comportan como fórmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con
paréntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea
necesario que sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones válidas:
=SUMA(C1:C5) *5
=SUMA(C6;D6;C7;D7:D9)*SUMA(C6:C7;C9:C10)
=SUMA(MAX(A1:C5);MIN(A1:C5))
Además de la función SUMA, existen más de doscientas funciones de diferentes categorías y
dependiendo de las necesidades específicas del usuario podrá seleccionar funciones de tipo:

6. Autocorrección de fórmulas
En ocasiones escribimos fórmulas con errores. Excel, cuenta con una herramienta que ayuda
a corregir los errores más comunes al escribir una fórmula. Por ejemplo, si escribimos la
siguiente fórmula =SUMA(E5:E7)), la Autocorrección de fórmulas envía el siguiente mensaje:
Nombres de Rangos
En algunas tablas, es común que se hagan muchas referencias a una celda o un rango de
celdas para hacer operaciones con ésta. Por esa razón, se puede definir un Nombre tomando
como referencia una celda o rango específico y después utilizarlo para las fórmulas y/o
funciones.
Para definir un nombre, se selecciona la celda o rango deseado y seleccionamos del menú
Fórmulas el botón Administrador de Nombre o presionamos simultáneamente <Ctrl +
F3>.
Aparece la siguiente caja de diálogo en la cual podemos administrar los nombres de rango.

7. Para crear un nuevo nombre de rango, seleccionamos el botón Nuevo, aparecerá el siguiente cuadro
de dialogo:
Se escribe el nombre para el rango y se selecciona el ámbito donde se utilizara este nombre, se
puede agregar un comentario y por último seleccionamos la celda o el rango de celdas a la cual
hará referencia este nombre de rango. Una vez que tiene las opciones listas, presionamos Aceptar
y volvemos al cuadro anterior en donde podemos Editar o Eliminar los nombres ya existentes o
crear un nuevo nombre de Rango.
Otra forma de crear nombres pero de una forma más rápida y con una sola operación, es
seleccionando los valores junto con las celdas que contienen los nombres.

8. Después seleccionamos del menú Fórmulas el botón Crear desde la selección. Aparece la siguiente
caja de diálogo:
Los nombres pueden estar en la Fila superior, en la Columna Izquierda, en la Fila inferior o en la
Columna Derecha de la selección.
Otra forma de generar un nombre es seleccionar el rango y dar un clic sobre la barra de fórmulas,
permitiéndonos escribir los nombres directamente.
Una vez que ya se han creado o definido los nombres, se pueden utilizar en las fórmulas o funciones.
Para pegar un nombre de Rango en una fórmula se puede seleccionar del menú Fórmula el botón
Utilizar en la fórmula, en el listado seleccione Pegar nombres, o también puede presionar
<F3>.
Como resultado tenemos la siguiente caja de diálogo:

9. En Pegar nombre, aparece la lista de los nombres creados o definidos. Se selecciona el nombre y se
presiona Aceptar.