La metodología propone fases para el diseño de prácticas de unidades básicas de trabajo (UBM). Inicia con el conocimiento de la UBM mediante el estudio de su misión, alcance y relación con otros procesos. Luego se define el alcance de la UBM identificando sus responsabilidades clave. Finalmente se diseñan y validan las nuevas prácticas de la UBM.

1. Metodología diseño de prácticas

2. Metodología diseño de prácticas
La metodología que se propone a continuación,
contempla las fases que deben llevar a cabo los equipos
responsables del diseño de prácticas. Esta metodología es
una guía para desarrollar el objetivo fijado y no debe
entenderse por tanto como la única manera posible de
llegar a los resultados esperados.

3. Metodología diseño de prácticas
Fases
Cierre de
Validación diseño de
prácticas
de
diseño de
Diseño de prácticas
prácticas de la
UBM
Identificació
n de la UBM

4. Metodología diseño de prácticas
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

5. Metodología diseño de prácticas
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

6. 1. Conocimiento de la UBM objeto de trabajo
Logro:
Obtener un conocimiento mas detallado del contenido y
alcance de la UBM en diseño; y su relación con el
macroproceso y la línea decisional a los cuales está adscrita
Para ello, estudie y analice con el equipo de trabajo
 ¿Cuál es la misión básica y los asuntos de trabajo del
macroproceso al que pertenece la UBM asignada?
 ¿Cuál es la misión y los asuntos de trabajo de la línea
decisional a la que pertenece la UBM asignada?
 ¿Qué hace la UBM?
Fuentes a consultar: hoja “consulta” de la herramienta diseño de prácticas .

7. 1. Conocimiento de la UBM objeto
de trabajo
Ejemplo • Políticas para la formación de los estudiantes
• Diseño de trayectorias académicas flexibles
Misión: Responsable de todas las actividades • Certificación académica
que desencadenan, gestionan, apoyan e • Asesorías a estudiantes
impulsan la vida académica de los estudiantes. • Planificación de los recursos
Desarrolla actividades de enseñanza y • Sinergias para la implementación de ciclos académicos.
aprendizaje en educación formal y no formal • Diseño de indicadores para la gestión académica
Gestión del ciclo de vida académica
Misión: Responsable de la atención de los
Diseño y gestión de programas académicos estudiantes, para dar respuesta completa
Coordinación académica y satisfactoria a las solicitudes académicas
hechas por ellos. Transfiere a los
estudiantes los servicios académicos
desde la inscripción de aspirantes a los
Contabilidad académica y gestión de indicadores programas académicos, hasta que se
gradúan
• Mejoramiento continuo de la calidad de los servicios
Gestión de
• Gestión de procesos académicos
Matrícula y
• Gestión efectiva de los servicios ofrecidos
Registro
• Atención a estudiantes, con alcance a egresados
Académico
• Inscripción y matrícula de estudiantes
Es la responsable del proceso de matrícula, del • Homologación de materias y gestión de casos
registro académico, así como de los informes y especiales
constancias .

8. Metodología diseño de prácticas
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

9. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM.
Para ello:
 Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refiere a los temas centrales o
responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM.

10. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM.
Para ello:
a. Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refieren a los temas centrales o
responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM. Cómo identificarlo

11. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada?
Forma 1:
• Analizar el nombre o definición de las UBM, inicialmente establecidos o
identificados en la etapa de diseño del MOP.
Ejemplo :
UBM Análisis del nombre
Asesoría en gestión por procesos y Asesoría: transferencia de
modelos de gestión basados en conocimiento y orientación o
normas acompañamiento
Asuntos de trabajo
Transferencia de conocimiento
Orientación o acompañamiento

12. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada?
Forma 1:
• Para cada uno de los asuntos de trabajo, identifique que hace el asunto. Para
esto, puede apoyarse en el tipo de solicitudes que atiende.
Asuntos de trabajo Qué hace el asunto de trabajo?
Transferencia de Formación en el enfoque por procesos de la
conocimiento UdeA y los modelos de gestión
homologables.
Orientación o compañamiento
Entrenamiento en el enfoque por procesos
de la UdeA y modelos de gestión
Qué hace el asunto de trabajo? homologables
Asistencia en procesos y en los modelos
de gestión homologables.
Acompañamiento de procesos de
certificación y acreditación

13. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada?
Forma 2:
• Desarrolle una lluvia de ideas en torno a lo que debería hacer la UBM.
Puede apoyarse en las solicitudes que debe atender la UBM.
• Identifique y agrupe las solicitudes que están asociadas con un mismo
tema o asunto
• A cada agrupación asígnele un nombre (Esta agrupación es la que
denominamos asunto de trabajo).
Ejemplo

14. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada?
Forma 2:
No. ¿Qué hace la UBM? Asuntos de trabajo
1Liquidación de matrícula para pregrado
2Liquidación de matrícula para posgrado
Liquidación Matricula
3Reliquidaciones
4Descuentos y exenciones
5Registro de notas Registro Académico
7Devoluciones por méritos estudiantiles Devolución Matrícula
8 Devoluciones por no ingreso
9Matrícula de posgrado
10Matrícula de los admitidos a pregrado
11Ajustes de matrícula de pregrado
12Matrícula extemporánea de pregrado
Ejecución de Matrícula
13Ajustes de matrícula
14Matrícula extemporánea
15 Matrícula de estudiantes antiguos
16Inscripción y matrícula cursos Semipresenciales
17Inscripción y matricula de educación no formal

15. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM.
Para ello:
a. Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refiere a los temas centrales
o responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM. Cómo definirlo
b. Descripción de los asuntos de trabajo: definición general sobre el alcance de cada
asunto de trabajo identificado.
c. Que hace el asunto: relacione a cada asunto de trabajo las solicitudes que debe
atender.
d. Resultados del asunto: registre los productos y servicios que genera el asunto de
trabajo mediante su ejecución.
e. Usuarios: identifique cuales son las partes interesadas en los resultados generados
por cada asunto de trabajo. formato identifica

16. 2. Definición del alcance de la UBM
2.1. Identificación de asuntos de trabajo
Cuando del análisis del alcance de la UBM algún asunto de trabajo amerite constituirse en una
UBM nueva, debe diligenciarse la siguiente información:
Macroproceso XXXXXX
Nombre de la Cuál es la salida (s) o Pre existencia de la
Proceso o línea Definición de la Tipología
# UBM resultado (s) que UBM en la
decisional UBM propuesta propuesta
propuesta genera Universidad
1
2

17. Metodología diseño de prácticas
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

18. 2. Definición del alcance de la UBM
2.2 Comparación con el alcance de otras UBM
Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM.
Para ello:
Los equipos de trabajo deberán identificar dentro del macroproceso al cual pertenece la
UBM, otras UBM en las cuales están contenidos parcial o totalmente los asuntos de
trabajo definidos para la UBM asignada.
 Elaborar una matriz que permita comparar todas las UBM del macroproceso
frente a los asuntos de trabajo identificados, para revisar que éstos no estén
contenidos en otra UBM.
 Definir para aquellos asuntos de trabajo contenidos en otras UBM, lo siguiente
 Si la UBM asignada asume el asunto de trabajo Ejemplo
 Si otra UBM del macroproceso asume el asunto de trabajo

19. 2. Definición del alcance de la UBM
2.2 Comparación con el alcance de otras UBM
Ejemplo
UBM: Gestión de matriculas y registro académico
Asunto de trabajo: Registro
académico Criterios de análisis UBM: Certificaciones
• Pertinencia del asunto Ejecuta todas las actividades
al interior de una UBM. asociadas con la emisión de
Asentar las novedades • Garantizar la
académicas que presenta el constancias por escrito sobre el
integralidad de la UBM -
estudiante en el transcurso del no fraccionar ciclo académico del estudiante
programa al cual se encuentra en la Universidad. Incluye el
matriculado historial desde su ingreso, el
registro de novedades
académicas hasta obtener el
grado .
formato identifica

20. Descripción general de la
metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

21. 3. Definición Interacciones
Logro: identificar la ubicación arquitectónica organizacional de la UBM.
Definición interacciones entre UBM
Para ello:
Desarrollo de taller …………………………………………………………………..

22. Descripción general de la
metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

23. 4. Revisión y ajuste a elementos
característicos de la UBM
Logro
 Caracterizar la UBM de acuerdo con la redefinición de alcance.
Para ello,
 Defina o ajuste los siguientes aspectos.
Componentes de la caracterización
Nombre Aplicación
Definición ¿Cómo termina la UBM?
Descripción de Resultados
¿Cómo inicia la UBM?
Preexistencia de la UBM
Nota: Realice el ajuste de la caracterización en la hoja “Caracteriza UBM” de la herramienta de diseño
de prácticas.

24. Descripción general de la metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

25. 5. Diseño de prácticas
¿Qué es una práctica?
Son los modos o métodos para desarrollar y aplicar, de manera
continuada, las operaciones de una UBM y describir los conocimientos o
reglas necesarios para el logro de sus resultados.
Tipo de prácticas
 Metodología: conjunto de métodos o actividades intencionadas, organizadas e
integradas, para tratar situaciones particulares o aplicar determinados conocimientos
 Procedimiento: Es la descripción secuencial de pasos, concatenadas entre sí, que son
seguidos por los miembros de la organización para cumplir un propósito específico
 Instructivo: conjunto de instrucciones detalladas de lo que debe hacerse en una
actividad ya sea de carácter técnico o específico, o los pasos que deben desarrollar los
usuarios en determinadas operaciones de una UBM
 Protocolo: establece las pautas de actuación o reglas de acción frente a una situación
real o potencial. Se considera de estricto cumplimiento, ya que de éste dependerá el
mantenimiento del orden de un asunto particular.

26. 5. Diseño de prácticas
5.1 Identificación de prácticas
Logro
Identificar prácticas necesarias para la ejecución de la UBM.
Para ello,
 Para cada asunto de trabajo identifique las prácticas mediante las cuales se
desarrollará el respectivo asunto de trabajo. Como base para la definición de las
prácticas, utilice las actividades generales descritas para el asunto de trabajo, en la
hoja “identifica”.
Ejemplo

27. 5. Diseño de prácticas
5.1 Identificación de prácticas
 Tenga en cuenta que es posible diseñar una práctica que se utilice en más de un
asunto de trabajo.
 De las prácticas definidas, identifique cuales son ejecutadas actualmente en la
Universidad. Como resultado, se debe generar un listado de “prácticas existentes” y
otro de “prácticas nuevas por diseñar” para la ejecución de la UBM.

28. Descripción general de la metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

29. 5. Diseño de prácticas
5.2 Diagnóstico del estado actual de las prácticas existentes
Logro
 Identificar las deficiencias y mejoras posibles para cada práctica
existente.
Para ello,
Consultar datos históricos y encuestas de percepción del usuario, si se dispone de los
 Identificar las debilidades y mejoras posibles para cada práctica.
Memoria Documental

30. Descripción general de la metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

31. 5. Diseño de prácticas
5.3 Referenciación de prácticas
Logro
 Identificar de forma detallada las prácticas externas a adoptar
en la Universidad, de acuerdo con el diagnóstico llevado a cabo
para la UBM en diseño.
Para ello,
 Determinar las mejores fuentes internas y externas para la referenciación
específica.
 Contactar las fuentes identificadas y planear la referenciación
 Llevar a cabo la referenciación (algunas fuentes internas a consultar; normativa,
proyectos asociados).
 Definir las practicas referenciadas factibles de adoptar en la Universidad
Memoria Documental

32. Descripción general de la metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

33. 5. Diseño de prácticas
5.4. Rediseño de las prácticas actuales
Logro
 Rediseñar las practicas que actualmente existen en la Universidad y
serán incorporadas por la UBM asignada, acorde a las nuevas
necesidades y expectativas del MOP.
Para ello,
 Realizar lluvias de ideas sobre posibles mejoras.
 Utilizar los resultados de la referenciación, si ésta fue realizada .
 Utilizar las técnicas de mejoramiento de procesos.
 Documentar las prácticas a través de metodologías, procedimientos, instructivos
y protocolos
Memoria Documental

34. 5. Diseño de prácticas
5.4 Diseño de prácticas nuevas
Logro
 Prácticas nuevas de la UBM, diseñadas bajo el nuevo modelo de
trabajo por procesos.
Para ello,
 Realizar una indagación detallada sobre las prácticas en el contexto de la Universidad.
 Consultar la normativa interna y externa relacionada con las prácticas.
 Identificar los requerimientos del usuario.
 Analizar las prácticas factibles de implementar en la UBM, a partir de las consultas
realizadas en la referenciación.
 Llevar a cabo el diseño detallado de la práctica seleccionada a nivel de procedimientos,
instructivo, etc.
Memoria Documental

35. Descripción general de la metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

36. 6. Validación del diseño
6.1 Entrega de las prácticas al equipo validador:
Remitir la documentación relacionada con la práctica propuesta al equipo
de validación. La documentación a presentar es aquella recopilada y
estructurada en cada una de las fases anteriores y documentada en la
herramienta de diseño de prácticas
6.2 Validación del diseño
 Revisión de los contenidos documentados
 Recomendaciones técnicas asociadas a los contenidos
 Afinación de las prácticas diseñadas por parte de los equipos
Memoria Documental

37. Descripción general de la metodología
Conocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el
Definición del
la UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras
alcance de la UBM
trabajo de asuntos de trabajo) UBM
Revisión y Ajuste a Definición
elementos característicos interacciones entre
de la UBM UBM
Diagnóstico del
Diseño de Identificación Referenciación Diseño de
estado actual de
prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas
las prácticas
Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del
prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño
parte de los equipos los contenidos documentados
Generación
Cierre del diseño Entrega de
de actas de
de prácticas documentación
cierre
Memoria Documental

38. 7. Cierre del diseño de prácticas
7.1 Entrega de documentación
7.2 Generación de actas de cierre
Memoria Documental

40. 1.2 Análisis y revisión del alcance de la UBM
Para la UBM nueva determine
Macroproceso Gestión del ciclo de vida Académica
Cuál es la salida (s) o Pre existencia de
Proceso o línea Nombre de la UBM Definición de la UBM
# resultado (s) que la UBM en la
decisional propuesta propuesta
genera Universidad
Llevar a cabo todas las
actividades para Constancia
Gestión del Registro asentar las novedades de Transformada
1 estudiante Académico académicas que Registro
presenta el estudiante académico
en el curso del
programa al cual se
encuentra matriculado
Memoria Documental

41. Asuntos de trabajo
• Se deben definir para lograr un enfoque común sobre el quehacer de la UBM.
• Son referente para ajustar el alcance de la UBM.
• Lo más recomendable es que cuando se identifiquen, estén cubiertos por la
definición de la UBM.
• Se enuncian con un verbo sustantivado (coordinación, gestión, ajuste, etc.) seguidos
de un sustantivo que denote el quehacer del asunto (entrenamiento en procesos,
definición de recursos, evaluación de resultados, etc.)
• Son responsabilidades, lo que significa que están asociados con los principales
logros de las UBM por lo cual ellas son responsables.
• NO son el listado de actividades que ellas desarrollan.
• NO son el listado de tipos de solicitudes que atiende la UBM
Ejemplo
UBM: asesoría en procesos.
NO serían asuntos de trabajo: recibir la solicitud, analizarla, distribuirla al empleado
responsable - estas son actividades propias de la forma como se hace una práctica
dentro de una UBM.