Este documento propone el proyecto de adecuación y ampliación del Archivo Central Histórico del departamento del Caquetá. Actualmente el departamento carece de un archivo central que cumpla con los estándares requeridos. El proyecto busca identificar las necesidades del departamento y proponer soluciones acordes a la normativa archivística, incluyendo la ubicación, características, capacidad de almacenamiento, distribución, condiciones ambientales y mantenimiento del archivo.

1. ADECUACION Y AMPLIACION DELDEL ARCHIVO CENTRAL HISTORICO DEL DEPARTAMENTO DEL CAQUETATECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOINSTRUCTORALBERTOGAVIRIA DAVILA

2. ADECUACION Y AMPLIACIONDEL ARCHIVO CENTRAL DEL DEPARTAMENTO DEL CAQUETAPRESENTADO POR:SOL MARINA HIGUITA DUARTECAROL JOANA SANCHEZ VERAYUDY LILIANA ROJAS CORDOBAREINALDO MOLINA SANCHEZ

3. INTRODUCCIONEste proyecto tiene como propósito promover la organización de archivos a nivel departamental para plantear y conservar el patrimonio documental. Incluyendo el apoyo a los archivos privados de gran importancia informativa. Teniendo en cuenta la posibilidad de que el archivo general de la nación nos permita generar avances significativos para que el departamento del Caquetá lleve acabo importantes acciones entre las que se destaquen grandes avances archivísticos.

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEN EL DEPARTAMENTO DEL CAQUETA SE VIO LA NECESIDAD DE CREAR UN ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO EN EL CUAL SE DE UN USO ADECUADO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE NUESTRO DEPARTAMENTO IGUALMENTE REGLAMENTAR LAS CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS PARA SEDES DE ARCHIVO.SEGÚN EL ACUERDO 049 EN EL ARTICULO UNO SE DECRETA:“LOSEDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS COMO SEDES DE ARCHIVO DEBERAN CUMPLIR CON LAS CONDICIONES DE EDIFICACION, ALMACENAMIENTO, MEDIO AMBIENTAL, SEGURIDAD Y DE MANTENIMIENTO QUE GARANTICEN LA ADECUADA CONSERVACION DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES”.

5. JUSTIFICACIONTeniendo en cuenta que el mayor bien que tiene cualquier departamento, es la información y consiente que nuestro departamento carece de un archivo histórico, tomamos como base principalmente el acuerdo 049 del 2000 por el cual se desarrolla el articulo del capitulo 7 sobre aéreas locativas y materiales utilizados para la organización de los archivos.Requieren que los archivos de un departamento se encuentre totalmente organizado y que se clasifiquen de acuerdo a las exigencias de la ley .Este proyecto pretende adecuar un espacio físico, enmarcado dentro de los parámetros técnicos establecidos por el archivo general de la nación, así como organizar y clasificar toda la documentación generada y recibida por el departamento.

6. OBJETIVOSGENERALESActualizar a nuestro departamento frente a la norma de archivo que deben cumplir referente al acuerdo 049 del 2000.Explicar la razón por la cual nuestro departamento no cuenta con un área para el archivo central del mismo.ESPECIFICOS1.Identificar los servicios que el archivo central nos puede brindar .2.Demostrar que un archivo central es de vital importancia en el departamento.

7. ANALISISREALIZAMOS UN ANALISIS DE LA SITUACION DEL DEPARTAMENTO REFERENTE A LA FALTA DE UN ARCHIVO CENTRAL HISTORICO EN NUESTRA REGION. COMO CONCLUSION DE ESTE ESTUDIO SE DETECTARON LOS SIGUIENTES PROBLEMAS:FALTA DE AREAS ADECUADAS PARA LA PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS HISTORICOS .NO SE CUENTAN CON LA SUFICIENTE INFRAESTRUCTURA PARA LA CONSERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.

8. PLANEACIONPARA PODER LLEVAR A CABO DICHO PROYECTO, TOMAREMOS EN CUENTA LAS EXIGENCIAS REQUERIDAS POR EL ACUERDO 049 DONDE SE PLANTEAN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: UBICACIÓNCARACTERISTICAS DE TERRENO SIN RIEGOS DE HUMEDAD Y ESTABILIDAD.

9. DEBEN ESTAR SITUADOS LEJOS DE INDUSTRIAS CONTAMINANTES O DE POSIBLES PELIGROS.

10. PREVER EL ESPACIO SUFICIENTE PARA ALBERGAR LA DOCUMENTACION ACUMULADA Y SU NATURAL INCRREMENTO.

11. ASPECTOS ESTRUCTURALESSI SE UTLIZAN ESTANTERIA DE 2.20 M DE ALTOS LOS PISOS Y PLACAS DEBERAN ESTAR DIMENSIONADAS PARA SOPORTAR UNA CARGA MINIMA DE 1200K /M2._ LOS PISOS, MURO, TECHOS Y PUERTAS DEBEN ESTAR CONSTRUIDOS CON MATERIAL IGNIFUGOS DE ALTA RESISTENCIA MECANICA.

12. 3. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTOLA MANIPULACION, TRANSPORTE Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACION.

13. LA ADECUACION CLIMATICA A LAS NORMAS ESTABLECIDAS PARA LA CONCERVACION DEL MATERIAL DOCUMENTAL.