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DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, eco n ómico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO DE APOYO Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.  Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)
PASO 2    Elaboración de Separadores Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Separador de Series 10210101.05 Acuerdos DEPENDENCIA SERIE
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Paso 3   Clasificación Documental Series y Subseries Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
Principio de Orden Original Enero 22  1 Febrero 15  2 Junio 02  3 Octubre 25  4 Carpeta No.__________ SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de Actividades Fechas Extremas:  1999-12-12  a  2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente  Con  el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18  5
PASO 4 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL   Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite  y  manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Acta 1 Enero 20 de 2000 Acta 2 Marzo 15 de 2000 Acta 3 Mayo 15 de 2000 Acta 4 Abril 21 de 2000 Acta 5 Junio 25 de 2000 Acta 6 Agosto 8 de 2000 Actas del Comité de Compras
Paso 5   Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos) Se debe identificar  cada una de las unidades documentales  así: Código de la Oficina Código de la Serie Código de la Subserie Nombre del Expediente Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios.  Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
101.05.01 ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO Código Subserie Asunto específico Código  de Serie
Paso 6 : Ordenación Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas pueden ser:  Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
98.495.783 41.694.906 49.695.123 49.698.323 51.111.412 52.894.456 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Informes de Gestión Historias Laborales
Paso 7:  Depuración Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados Constancias
Paso 8:  Foliación Foliar cada una de las  series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Enero 20 de 2000 Enero 20 de 2000 Enero 24 de 2000 Marzo 12 de 2000 Octubre  2 de 2000 Enero 20 de 2001 Enero 20 de 2000 Febrero 20 de 2000 Marzo 20 de 2000 Abrril 20 de 2000 Mayo 20 de 2000 J unio 20 de 2000 6 Informes de Gestión Anual 2004 Historias Laboral 43.528.597
Paso 9 :  Ubicación Física Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden  en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental
Ubicación Física 45  INFORMES  45.25 Informes Financieros Enero Febrero Marzo 45.05 Informes Contables Boletín de Enero B oletín de Febrero A1 G1 Conciliación Bancaria marzo Separador de Serie Separador de Subserie Separador de Subserie Unidades Unidades
Paso 10:   Identificación de Archivadores Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización  física de los expedientes Ir a paso 15 A1G1 A1G2 A1G3 A R C H I V A D O R G  A V E T A
Paso  11  :  Clasificación Documentos de Apoyo Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los  documentos de apoyo  que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son  documentos de archivo , por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. Se organizan con base al Sistema de Clasificación  de Documentos de Apoyo  y después de  cumplir  su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.
PASO 12:  ELABORACIÓN DE SEPARADORES Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior
2.12.2 RESOLUCIONES (Copias) Código Subdivisión Asunto Específico Código  Documento de  Apoyo
Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo 2.4 EVENTOS 2.5 FORMATOS 2.6 INFORMES 2.6.102 Informe Archivo 2.8 LISTADOS A1 G1 2 .9 MANUAL DE FUNCIONES .2.6.103 Informe Jurídica 2.2 DIRECTORIOS 2.1 ACTAS 2.7  INVENTARIO Documentos de Apoyo Carpeta Separador de Subdivisión Carpetas Carpetas
PASO 14.  ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión .
Paso 15 :  Inventario Documental   Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.

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  • 1. Organización del Archivo de Gestiòn T.R.D. Transferencia Actas de Comité de Compras Actas de Comité de Archivo Actas de Comité de de C. I. Actas de Comité de Control I. D.
  • 3. Paso 1 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Seleccionar y clasificar los documentos en: DOCUMENTOS DE ARCHIVO Para los documentos de archivo continuar paso 2 DOCUMENTOS DE APOYO Para los documentos de apoyo ir al paso 11
  • 4. DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, eco n ómico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
  • 5. DOCUMENTO DE APOYO Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)
  • 6. PASO 2 Elaboración de Separadores Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
  • 7. Separador de Series 10210101.05 Acuerdos DEPENDENCIA SERIE
  • 8. Separador de Subseries Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE
  • 9. Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
  • 10. Principio de Orden Original Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta No.__________ SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5
  • 11. PASO 4 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL   Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
  • 12. Acta 1 Enero 20 de 2000 Acta 2 Marzo 15 de 2000 Acta 3 Mayo 15 de 2000 Acta 4 Abril 21 de 2000 Acta 5 Junio 25 de 2000 Acta 6 Agosto 8 de 2000 Actas del Comité de Compras
  • 13. Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos) Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: Código de la Oficina Código de la Serie Código de la Subserie Nombre del Expediente Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
  • 14. 101.05.01 ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO Código Subserie Asunto específico Código de Serie
  • 15. Paso 6 : Ordenación Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
  • 16. 98.495.783 41.694.906 49.695.123 49.698.323 51.111.412 52.894.456 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Informes de Gestión Historias Laborales
  • 17. Paso 7: Depuración Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados Constancias
  • 18. Paso 8: Foliación Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
  • 19. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Enero 20 de 2000 Enero 20 de 2000 Enero 24 de 2000 Marzo 12 de 2000 Octubre 2 de 2000 Enero 20 de 2001 Enero 20 de 2000 Febrero 20 de 2000 Marzo 20 de 2000 Abrril 20 de 2000 Mayo 20 de 2000 J unio 20 de 2000 6 Informes de Gestión Anual 2004 Historias Laboral 43.528.597
  • 20. Paso 9 : Ubicación Física Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental
  • 21. Ubicación Física 45 INFORMES 45.25 Informes Financieros Enero Febrero Marzo 45.05 Informes Contables Boletín de Enero B oletín de Febrero A1 G1 Conciliación Bancaria marzo Separador de Serie Separador de Subserie Separador de Subserie Unidades Unidades
  • 22. Paso 10: Identificación de Archivadores Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes Ir a paso 15 A1G1 A1G2 A1G3 A R C H I V A D O R G A V E T A
  • 23. Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo , por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.
  • 24. PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORES Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior
  • 25. 2.12.2 RESOLUCIONES (Copias) Código Subdivisión Asunto Específico Código Documento de Apoyo
  • 26. Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo 2.4 EVENTOS 2.5 FORMATOS 2.6 INFORMES 2.6.102 Informe Archivo 2.8 LISTADOS A1 G1 2 .9 MANUAL DE FUNCIONES .2.6.103 Informe Jurídica 2.2 DIRECTORIOS 2.1 ACTAS 2.7 INVENTARIO Documentos de Apoyo Carpeta Separador de Subdivisión Carpetas Carpetas
  • 27. PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión .
  • 28. Paso 15 : Inventario Documental Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.