El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.

1. Organización del Archivo de Gestiòn T.R.D. Transferencia Actas de Comité de Compras Actas de Comité de Archivo Actas de Comité de de C. I. Actas de Comité de Control I. D.

2. Archivo Documentos Organización Servicio

4. DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, eco n ómico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

6. PASO 2 Elaboración de Separadores Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

7. Separador de Series 10210101.05 Acuerdos DEPENDENCIA SERIE

8. Separador de Subseries Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE

10. Principio de Orden Original Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta No.__________ SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5

12. Acta 1 Enero 20 de 2000 Acta 2 Marzo 15 de 2000 Acta 3 Mayo 15 de 2000 Acta 4 Abril 21 de 2000 Acta 5 Junio 25 de 2000 Acta 6 Agosto 8 de 2000 Actas del Comité de Compras

14. 101.05.01 ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO Código Subserie Asunto específico Código de Serie

16. 98.495.783 41.694.906 49.695.123 49.698.323 51.111.412 52.894.456 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Informes de Gestión Historias Laborales

19. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Enero 20 de 2000 Enero 20 de 2000 Enero 24 de 2000 Marzo 12 de 2000 Octubre 2 de 2000 Enero 20 de 2001 Enero 20 de 2000 Febrero 20 de 2000 Marzo 20 de 2000 Abrril 20 de 2000 Mayo 20 de 2000 J unio 20 de 2000 6 Informes de Gestión Anual 2004 Historias Laboral 43.528.597

21. Ubicación Física 45 INFORMES 45.25 Informes Financieros Enero Febrero Marzo 45.05 Informes Contables Boletín de Enero B oletín de Febrero A1 G1 Conciliación Bancaria marzo Separador de Serie Separador de Subserie Separador de Subserie Unidades Unidades

24. PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORES Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior

25. 2.12.2 RESOLUCIONES (Copias) Código Subdivisión Asunto Específico Código Documento de Apoyo

26. Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo 2.4 EVENTOS 2.5 FORMATOS 2.6 INFORMES 2.6.102 Informe Archivo 2.8 LISTADOS A1 G1 2 .9 MANUAL DE FUNCIONES .2.6.103 Informe Jurídica 2.2 DIRECTORIOS 2.1 ACTAS 2.7 INVENTARIO Documentos de Apoyo Carpeta Separador de Subdivisión Carpetas Carpetas