Optimizacion del Trabajo. Conceptos clave en las sesiones

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Conceptos clave en las sesiones: “SOMOS ASÍ…”
José Cruz
Técnico Mantenimiento
La Fageda
Y, fundamentalmente en nuestro ámbito, un condicionante
clave en la (in)eficiencia:
Somos quienes somos, con nuestra misión, visión y valores,
con decisiones estratégicas que, quizá, otras organizaciones
no tomarían… y que intentamos, además, transmitir.

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Conceptos clave en las sesiones
Eficacia: Consiste en alcanzar los objetivos establecidos
en la organización.
Eficiencia: Hace referencia a lograr dichos objetivos
con la menor cantidad de recursos (económicos,
materiales, humanos).

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Conceptos clave en las sesiones
Una entidad ineficiente no es, por lo tanto, una que no
cumpla objetivos… sino que lo hace con un “exceso de
recursos”.
La (in)eficiencia puede darse en términos globales de
organización o en cada uno de los procesos y tareas que sus
equipos y personas lleven a cabo.

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La peor ineficiencia
La peor ineficiencia en el desarrollo de una actividad no
es aquella más relevante o evidente; es,
habitualmente, aquella poco perceptible pero que se
repite de forma reiterada en el día a día de las
profesionales de una organización.
Sacar la bicicleta un día al mes…
Apartarla cada día al salir de casa…

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Ineficiencias en las entidades (Tarea 1)
PEQUEÑAS (Y HABITUALES)
• Flujos información entre equipos
• Soluciones de comunicación con las familias…
• Registro ineficiente de información (CdV de la info):
datos, documentos, informes, … / quien no debe, de
forma duplicada o tediosa, donde no corresponde, …
• Falta de base de datos única centralizada (o falta de uso
si se tiene)
• Interrupciones en el trabajo diario
• Asignación de tareas poco clara
• Acceso/conectividad
• La participación no es sencilla…
• Personas no especialistas en sus tareas encomendadas
• Soluciones TIC no adecuadas u obsoletas (¿o sin uso
adecuado?)
• Excepciones en procesos (pago de cuotas manual…)
GRANDES (Y POCO HABITUALES)
(habéis plasmado importancia, en ocasiones… pero son
pequeñas y repetitivas)
• Objetivos no definidos (o no registrados)
• Definición de procesos en el alta de una profesional
• “Contar palitos” en memoria anual
• Modelo 182 de forma manual…
• Espacios desarrollo de actividades
• Multi-ubicación (dependencia TIC)
• Grandes eventos de fundraising… con poca “rentabilidad”
(y alta implicación)

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Orígenes clave de la ineficiencia
Perfil usuaria externa
Perfil usuaria interna
Organigramas disfuncionales
Gestión del Ciclo de Vida de los Datos
Procesos no definidos o mal definidos
Soluciones TIC no adecuadas
Elementos físicos o técnicos
• Intersecciones evidentes entre todos estos
ámbitos
• A menudo, tenemos una ISO maravillosa y la
realidad es muy diferente
• Y perfiles individuales que gestionan la
ineficiencia y la “ocultan” en la entidad
• AYUDADME A COMPLETAR LOS MOTIVOS DE
QUE PUEDAN SER ORIGEN DE INEFICIENCIA…

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• Brecha digital (Edad… ¡NO!)
• Entorno familiar no estructurado
(¿referentes claros?)
• Poca vinculación con la entidad
• Exigencias, formas particulares de
relacionarse o trabajar, …
• Sin espacios (o canales) de relación o
contacto
• (No entramos en saturación del día a
día, ansiedad por el futuro, no
aceptación de su realidad, …)

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• Brecha digital (Edad… ¡NO!)
• (In)Experiencia en el puesto
• (In)Capacidad de resolución
• “(In)Eficiencia personal”
• “Avaricia” con la información
• Delegación sin supervisión
• Falta descripción del puesto de trabajo
• (No entramos en vinculación con su
trabajo o condiciones laborales)

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• Estructuras matriciales con múltiples dependencias
• Diversas organizaciones en una (informalmente)
• Diversas organizaciones en una (formalmente)
• Estructura informal (ineficiente) predominante
sobre la formal
• Áreas autónomas… sin definición clara de puentes
entre ellas
• Descripción incorrecta de ámbitos de decisión entre
áreas
• Responsables no preparados para la gestión o
administración

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• Gestión incorrecta del ciclo de vida del
dato:
• …Datos – recogida
• Información – tratamiento
• Conocimiento – análisis
• Toma de decisiones – canales
• Acciones – recogida…
• Bases de datos múltiples
• Duplicidad de la información
• Indefinición de métricas para análisis y
explotación

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• ISO que busca sello pero no refleja la
realidad
• Procesos no definidos y asociados a la
decisión de las profesionales que los
implementan
• Procesos mal definidos: múltiples
opciones, “huecos” no cubiertos
• Procesos que no cubren fases
externalizadas

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• Iniciativas individuales y no
“corporativas”. No hay “plan”
• Libretas i apps de notas, textos libres
en aplicaciones, …
• Apps en local y no en la nube
• Apps “manta corta” (arreglan un
problema, pero…)
• Accesibilidad / usabilidad de las apps
• No existe responsable en este ámbito

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• Múltiples sedes
• Instalaciones que no favorecen
productividad (recorridos físicos,
p.e.)
• Horarios disjuntos en equipos
• Idioma
• Dispersión geográfica
• Dificultades de conectividad
• Materiales (técnicos) obsoletos

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Resolución de la ineficiencia
¿Cómo ordenaríais, de forma genérica
la DIFICULTAD – DE MAYOR A
MENOR DIFICULTAD – DE RESOLVER,
EN GENERAL, LOS PROBLEMAS DE
INEFICIENCIA ASOCIADOS A CADA
ÁMBITO?
A modo de ejemplo, vuestra respuesta
quedaría algo así…
ACDBEGF (ésta es aleatoria)
Podéis ir poniendo vuestra
secuencia en el “chat” de la sesión,
si os apetece…
A
B
G
C
F
D
E

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