Optimizacion-del-Trabajo-PRESENTACION-SESION-02.pptx

OPTIMIZACIÓN
DEL TRABAJO
Sistema integral de apoyos para el
fortalecimiento de organizaciones - IRPF 2022

SESIÓN 2
Ineficiencias y posibles respuestas

Conceptos clave en las sesiones: “SOMOS ASÍ…”
José Cruz
Técnico Mantenimiento
La Fageda
Y, fundamentalmente en nuestro ámbito, un condicionante
clave en la (in)eficiencia:
Somos quienes somos, con nuestra misión, visión y valores,
con decisiones estratégicas que, quizá, otras organizaciones
no tomarían… y que intentamos, además, transmitir.

Conceptos clave en las sesiones
Eficacia: Consiste en alcanzar los objetivos establecidos
en la organización.
Eficiencia: Hace referencia a lograr dichos objetivos
con la menor cantidad de recursos (económicos,
materiales, humanos).

Conceptos clave en las sesiones
Una entidad ineficiente no es, por lo tanto, una que no
cumpla objetivos… sino que lo hace con un “exceso de
recursos”.
La (in)eficiencia puede darse en términos globales de
organización o en cada uno de los procesos y tareas que sus
equipos y personas lleven a cabo.

La peor ineficiencia
La peor ineficiencia en el desarrollo de una actividad no
es aquella más relevante o evidente; es,
habitualmente, aquella poco perceptible pero que se
repite de forma reiterada en el día a día de las
profesionales de una organización.
Sacar la bicicleta un día al mes…
Apartarla cada día al salir de casa…

Ineficiencias en las entidades (Tarea 1)
PEQUEÑAS (Y HABITUALES)
• Flujos información entre equipos
• Soluciones de comunicación con las familias…
• Registro ineficiente de información (CdV de la info):
datos, documentos, informes, … / quien no debe, de
forma duplicada o tediosa, donde no corresponde, …
• Falta de base de datos única centralizada (o falta de uso si
se tiene)
• Interrupciones en el trabajo diario
• Asignación de tareas poco clara
• Acceso/conectividad
• La participación no es sencilla…
• Personas no especialistas en sus tareas encomendadas
• Soluciones TIC no adecuadas u obsoletas (¿o sin uso
adecuado?)
• Excepciones en procesos (pago de cuotas manual…)
GRANDES (Y POCO HABITUALES)
(habéis plasmado importancia, en ocasiones… pero son
pequeñas y repetitivas)
• Objetivos no definidos (o no registrados)
• Definición de procesos en el alta de una profesional
• “Contar palitos” en memoria anual
• Modelo 182 de forma manual…
• Espacios desarrollo de actividades
• Multi-ubicación (dependencia TIC)
• Grandes eventos de fundraising… con poca “rentabilidad”
(y alta implicación)

Orígenes clave de la ineficiencia
Perfil usuaria externa
Perfil usuaria interna
Organigramas disfuncionales
Gestión del Ciclo de Vida de los Datos
Procesos no definidos o mal definidos
Soluciones TIC no adecuadas
Elementos físicos o técnicos
• Intersecciones evidentes entre
todos estos ámbitos
• A menudo, tenemos una ISO
maravillosa y la realidad es muy
diferente
• Y perfiles individuales que
gestionan la ineficiencia y la
“ocultan” en la entidad
• AYUDADME A COMPLETAR LOS
MOTIVOS DE QUE PUEDAN SER
ORIGEN DE INEFICIENCIA…

• Brecha digital (Edad… ¡NO!)
• Entorno familiar no estructurado
(¿referentes claros?)
• Poca vinculación con la entidad
• Exigencias, formas particulares
de relacionarse o trabajar, …
• Sin espacios (o canales) de
relación o contacto
• (No entramos en saturación del
día a día, ansiedad por el futuro,
no aceptación de su realidad, …)

• Brecha digital (Edad… ¡NO!)
• (In)Experiencia en el puesto
• (In)Capacidad de resolución
• “(In)Eficiencia personal”
• “Avaricia” con la información
• Delegación sin supervisión
• Falta descripción del puesto de
trabajo
• (No entramos en vinculación
con su trabajo o condiciones
laborales)

• Estructuras matriciales con
múltiples dependencias
• Diversas organizaciones en una
(informalmente)
• Diversas organizaciones en una
(formalmente)
• Estructura informal (ineficiente)
predominante sobre la formal
• Áreas autónomas… sin definición
clara de puentes entre ellas
• Descripción incorrecta de
ámbitos de decisión entre áreas
• Responsables no preparados
para la gestión o administración

• Gestión incorrecta del ciclo de
vida del dato:
• …Datos – recogida
• Información – tratamiento
• Conocimiento – análisis
• Toma de decisiones – canales
• Acciones – recogida…
• Bases de datos múltiples
• Duplicidad de la información
• Indefinición de métricas para
análisis y explotación

• ISO que busca sello pero no
refleja la realidad
• Procesos no definidos y
asociados a la decisión de las
profesionales que los
implementan
• Procesos mal definidos: múltiples
opciones, “huecos” no cubiertos
• Procesos que no cubren fases
externalizadas

• Iniciativas individuales y no
“corporativas”. No hay “plan”
• Libretas i apps de notas, textos
libres en aplicaciones, …
• Apps en local y no en la nube
• Apps “manta corta” (arreglan
un problema, pero…)
• Accesibilidad / usabilidad de las
apps
• No existe responsable en este
ámbito

• Múltiples sedes
• Instalaciones que no favorecen
productividad (recorridos
físicos, p.e.)
• Horarios disjuntos en equipos
• Idioma
• Dispersión geográfica
• Dificultades de conectividad
• Materiales (técnicos) obsoletos

Resolución de la ineficiencia
¿Cómo ordenaríais, de forma genérica
la DIFICULTAD – DE MAYOR A
MENOR DIFICULTAD – DE
RESOLVER, EN GENERAL, LOS
PROBLEMAS DE INEFICIENCIA
ASOCIADOS A CADA ÁMBITO?
A modo de ejemplo, vuestra respuesta
quedaría algo así…
ACDBEGF (ésta es aleatoria)
Podéis ir poniendo vuestra
secuencia en el “chat” de la
sesión, si os apetece…
A
B
G
C
F
D
E

Resolución de la ineficiencia
MI PROPUESTA
AGBCDEF
(no tiene por que ser “la
respuesta”)
A
G
F
B
E
C
D

¿Y tú? ¿Cuál es tu aportación?
Las herramientas más eficaces (y eficientes) para acabar
con la ineficiencia en las organizaciones somos CADA UNA
DE NOSOTRAS (si el contexto lo favorece).
- En la detección y “denuncia”
- En el diagnóstico y propuesta de solución
- En la resolución (por proximidad y/o por implicación)
NO HABRÁ GESTIÓN DE LA (IN)EFICIENCIA
SIN LA IMPLICACIÓN DE CADA UNA DE LAS
PERSONAS QUE FORMAN PARTE DEL EQUIPO
(POR CIERTO: “QUE LO ARREGLE LA ENTIDAD”… LA
ENTIDAD NO ES “NADIE”, ES UN CONJUNTO DE PERSONAS…
TÚ ERES LA ENTIDAD, Y DEBERÍAS SER CORRESPONSABLE
DE LA GESTIÓN DE LA INEFICIENCIA)

La tarea próxima sesión (ya enviada)
Acabamos de reflexionado sobre la DIFICULTAD DE
RESOLUCIÓN de las ineficiencias a diferentes niveles. Es
momento de poner el foco en vuestra organización:
Ordenad los siguientes elementos por lo que respecta a su
IMPACTO EN LA (IN)EFICIENCIA DE VUESTRA ENTIDAD:
• Perfil usuaria externa
• Perfil usuaria interna
• Organigramas disfuncionales
• Gestión del Ciclo de Vida de los Datos
• Procesos no definidos o mal definidos
• Soluciones TIC no adecuadas
• Elementos físicos o técnicos
Incorporad, adicionalmente, un par de propuestas de
resolución para cada uno de dichos niveles.
Es evidente la
particularidad de cada
entidad… y de cada área en
una misma entidad, pero
seguro que podéis abordar
una visión global de la
entidad y establecer de
forma genérica qué
aspectos aparecen más a
menudo (o menos) en los
momentos de ineficiencia…
Podéis enviar respuestas a pedro@sinergiacrm.org
(como muy tarde, lunes 27 – tenéis una semana -)

RESOLVER
INEFICIENCIAS
“EN LA TEORÍA”
Algunos recursos para la
detección y resolución de
problemáticas asociadas a
la (in)eficiencias
¡¡¡Existen 1.032.023.234.234 enlaces en Google
con recomendaciones!!!)
(y una pequeña muestra de que resolver
ineficiencias pequeñas tiene premio…)

Resolver la ineficiencia
Pese a que el foco de las sesiones
está en el uso de las TIC (y
trataremos de aportar ideas prácticas
y herramientas para la mejora de la
ineficiencia), a continuación algunas
reflexiones y materiales que pueden
ser de interés en otros ámbitos.

7 PASOS PARA GESTIONAR UN PROBLEMA
JASPER POLAK (vía Twitter)
“Ayudo a los líderes
empresariales a hacer de la
ejecución de la estrategia su
ventaja injusta • COO, socio
de responsabilidad y
esquiador”
La mayoría de las empresas
odian resolver problemas, por
lo que pagan a McKinsey
+500K$ para que lo haga por
ellos Aquí está su marco de
resolución de problemas de 7
pasos (y gratis…)
1) Define el problema. Tómate tu tiempo para describir
claramente el problema:
• Conoce a tu audiencia
• Debes ser lo más específico posible
• Debes saber cómo se interpretará qué es un éxito
• ¿Es suficiente 80/20, o necesitas una respuesta perfecta?
• Define límites y restricciones (tiempo, alcance, personas)

2.1) Desglosa el proceso en diversos
problemas o bloques - Identifica las
posibles rutas hacia una solución.
• Enumera las posibles causas del problema
• Haz una lluvia de ideas sobre soluciones para
(partes de) el problema. Lista los hechos
conocidos (“known facts”)
• Encuentra todas las suposiciones o “no
respuestas” en tus propuestas de solución
(brechas o “gaps”)
Ahora ha identificado lo que necesita averiguar.

2.2) Desglosa el proceso en diversos
problemas o bloques – Estructura tu
enfoque con un árbol de hipótesis:
• Toma los huecos que identificaste
• Forma hipótesis de cómo cerrar esos
huecos
• Divide las hipótesis en preguntas a
responder
Asegúrate de que nada se superponga… sin
perder nada

3) ¡¡¡Prioriza!!! Establece prioridades
trazando las soluciones en una matriz:
• Prioriza la alta capacidad de influencia y el
alto impacto
• Considera algo valioso y difícil (arriba a la
izquierda)
• Prueba algunas victorias rápidas, “quick
wins” (abajo a la derecha)
• No pierdas el tiempo en la parte inferior
izquierda
¡Optimiza el impacto y los resultados!

4) ¡¡¡Planifica!!! - Esboza todos los pasos a seguir:
• Identifica los métodos y orígenes de recursos
• Establece una línea de tiempo y expectativas
• Piensa quién podría ayudarte
Siempre debes tener en cuenta el resultado: En este momento… ¿qué recomendarías hacer?
Actualiza esto a lo largo de tu análisis.
5) ¡¡¡Analiza!!! Toma tu tiempo para encontrar datos, verifica hechos y prueba:
• Busca comentarios para cubrir puntos ciegos y sesgos
• Empieza siempre con información resumida
• Profundiza solo si agrega valor adicional
• Acceso directo: pregunta a una experta
• Valida las fuentes de datos (y valora suficiente a Google…)
¡Es hora de procesar esa información!

6) ¡¡¡Sintetiza!!! Construye tus argumentos
y recomendaciones:
• Reúne tus respuestas, hechos y datos
• Dale forma con argumentos de apoyo
• Saca tus conclusiones
Ya casi estás allí, ¡ahora tienes que vender tu
solución!

7) Cuenta la historia - Ahora es el momento
de comunicar tus hallazgos.
• Cuenta una historia que vincule su conclusión
con el problema.
• Respalda tu recomendación con argumentos.
• Apóyalo con fuentes, hechos y datos.
Persuadir con emoción, convencer con hechos.

Profesionales digitalmente competentes (I)
David Domínguez i Arús - Docente de la Fundació Pere Tarrés
https://www.peretarres.org/coneixement/bloc/professionals-accio-social-digitalment-competents (en catalán)
Vivimos en un mundo inexorablemente digital, la tecnología interconecta cada vez más a las personas, a
objetos con personas y a objetos con objetos. A pesar de los recelos y prevenciones que toda innovación
comporta, ha llegado el momento en que debemos plantearnos si personal e institucionalmente
tenemos los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para desarrollar intervenciones
sociales de calidad en este nuevo mundo o si nos quedaremos excluidos.
Ser competentes en un mundo digitalizado significa ser capaces de aprovechar las oportunidades que estas
tecnologías y la interconectividad que se deriva nos ofrecen. Mejorar nuestras prácticas, intervenciones y
desarrollo profesional pero, sobre todo, que esta mejora llegue a todos evitando que desemboque en una
nueva forma de exclusión de los más desfavorecidos.
El desarrollo de las competencias digitales debe basarse en un buen análisis de la realidad de cada
persona o institución, que permita identificar necesidades propias y de los usuarios para diseñar un plan
de actuación e implementación que, finalmente, deberá ser evaluado para ver su eficacia y posibles mejoras.

Profesionales digitalmente competentes (y II)
David Domínguez i Arús - Docente de la Fundació Pere Tarrés
https://www.peretarres.org/coneixement/bloc/professionals-accio-social-digitalment-competents (en catalán)
Identificamos cinco grandes ámbitos competenciales:
1.Diseño, planificación e implementación
Seleccionar, utilizar y evaluar TICs
2.Organización y Gestión de espacios y recursos
Mejorar condiciones de acceso, uso y trabajo
3.Comunicación y colaboración
Crear y compartir contenidos. Intercambio de conocimientos
4.Ética y civismo digital
Seguridad, legalidad, identidad digital, intimidad… (nuestra y de nuestras usuarias)
5.Desarrollo profesional
Sobre la propia actividad y los retos TIC
¿En qué nivel se encuentran las personas de la organización en
cada uno de estos puntos?

“Lo urgente vs lo importante” (I)
Para gestionar el tiempo de sus trabajadores es necesario tener en cuenta lo siguiente:
1. Tener claros los objetivos
Antes de planificar una tarea se debe establecer un objetivo claro y ambicioso pero alcanzable
y realista. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo. En función del proyecto deben
marcarse los objetivos a cumplir, así como las funciones y tareas que hay que desarrollar
2. Definir urgencia e importancia de las tareas
Es necesario clasificar, analizar y priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia.
Cuando se tiene una reunión es importante cumplir el objetivo de la misma, de este modo se
pierde menos tiempo
Las urgentes son aquellas que precisan una acción inmediata. Por ejemplo, entregar un
proyecto que tiene una fecha límite. En cambio, una tarea es importante por lo que representa
y por el significado de sus consecuencias a nivel global. Aunque no son tareas urgentes es
fundamental llevarlas a cabo
3. Tener en cuenta las fechas límite
Antes de fijar una fecha límite es fundamental conocer cuál es la capacidad productiva de cada
persona y dejar siempre un pequeño margen.
Trabajar más horas no implica dedicar más tiempo a una tarea. Hay que tener cuidado con el
tiempo que se emplea en cosas sin importancia, pues al final del día pueden suponer que no se
llegue a presentar un proyecto en plazo.

4. Asignar tiempo a cada tarea
Cuando se establece una agenda, es crucial asignar a cada tarea un tiempo determinado y
cumplirlo a rajatabla. Aunque pueden surgir ciertas situaciones especiales, lo normal es que la
ejecución de una tarea se realice en el tiempo establecido.
5. Asignar tiempo a la organización de las tareas y funciones a desarrollar
Si una persona trabaja sin descanso y de forma continuada, aparecerá el agotamiento mental y
físico que impedirá que rinda adecuadamente. Por eso, es necesario gestionar el tiempo y dejar
algo libre, aunque pueda resultar contradictorio.
Si no se planifica y se administra el tiempo, es imposible saber qué es lo importante y qué es lo
urgente
También hay que saber decir que no. Una persona puede tener muy organizado su horario laboral
y verlo trastocado por hacer un favor a un compañero o a un superior. Para esto es necesario, una
vez más, diferenciar lo importante de lo urgente y tener una buena planificación del trabajo
6. Planificar reuniones con tiempo
Hay que tener claro cuál es el cometido a realizar y darle prioridad. Para ello, es conveniente
preparar toda la documentación necesaria a los asistentes antes de la reunión. De este modo, la
reunión será más eficaz y durará el tiempo justo.
“Lo urgente vs lo importante” (y II)

Si deseas recuperar ese tiempo robado y usarlo de la manera que deseas, esto es lo que debes hacer:
1.Cuantifica el tiempo que estás perdiendo.
No te vas a comprometer a recuperar el tiempo perdido hasta que te das cuenta de lo que esta situación te
está costando. Calcula todo el tiempo que estás perdiendo con interrupciones todos los días y no te dejes
engañar por los "¿Tienes un minuto?" Estas interrupciones se llevan contigo algo más que un minuto:
•Interrupción que te desconcentra de tu tarea
•Pérdida de tiempo en volver a concentrarte y alcanzar los niveles que tenías anteriormente recolocando ideas
en tu cerebro
•Frustración por tener que reconstruir tus ideas, gastando energía que podrías estar dedicando a la tarea
Además, dispondrás de la angustia y fatiga de tener que recuperar el tiempo perdido. Todo cuenta.
Advertencia: Habitualmente la gente suele acabando contando tres a cinco horas al día robadas por
interrupciones.
“Ladrones del tiempo” (I)
https://www.workmeter.com/blog/como-poner-fin-interrupciones-ladrones-del-tiempo/

2. Educa a tus ladrones de tiempo.
Sólo hay una manera. Tienes que explicarles que te vas a quedar centrado en tu tarea y como esta actitud es
por el bien común y el beneficio de todos.
Tienen que querer no interrumpirte. Al principio será complicado pero esta decisión es la que va a facilitar el
cumplimiento de tus obligaciones. Asegúrate de que eliges tus palabras cuidadosamente e intenta avisar a la
gente afectada antes de tiempo. Estás cambiando tu comportamiento y ya verás como a la larga, estas
decisiones merecen la pena.
3. Aprovecha tu tiempo haciendo una única tarea.
Ahora que has conseguido evitar, o al menos disminuir las interrupciones, debes volver a aprender a hacer lo
que la cultura interrupción que había destruido: sacar tiempo y dedicarlo únicamente y totalmente centrado
y focalizado en una sola tarea que tendrá tu completa atención.
Estás tratando de dirigir una organización rentable o de hacer un buen trabajo dentro de ella, pero no se
puede hacer de forma correcta si dejas que las interrupciones roben un tercio o la mitad de tu tiempo. Valora
tu tiempo y conseguirás más con menos. Verás como no vuelves a decir aquello de “es que el día es
demasiado corto” o “no tengo tiempo para nada”.
“Ladrones del tiempo” (y II)
https://www.workmeter.com/blog/como-poner-fin-interrupciones-ladrones-del-tiempo/

Transformar digitalmente para mejorar procesos

IMPLEMENTAR UNA SOLUCIÓN (O
DIVERSAS SOLUCIONES) DE
OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO/TRABAJO
EN VUESTRA ORGANIZACIÓN

ES MÁS QUE PROBABLE QUE NO EXISTA UNA
ÚNICA SOLUCIÓN TIC QUE RESUELVA TODA LA
INEFICIENCIA…
ES MUY POSIBLE QUE ALGUNA SOLUCIÓN TIC
DEBA DESAPARECER PARA DOTAR DE UNA
MAYOR EFICIENCIA A LA ENTIDAD…
ES SEGURO QUE CADA DÍA APARECEN NUEVAS
SOLUCIONES TIC QUE PODRÍAN APORTAR
EFICIENCIA A NUESTRO PROYECTO…

Algunas recomendaciones (cuando hablamos de las TIC):
- Diferenciar problemáticas de persona, de TIC, de proceso
- Clasificar ineficiencias internas vs externas, pequeñas y
repetitivas vs grandes y puntuales, …
- Dotar de una métrica común a la medición (tiempo, dinero,
calidad, percepción)
- Siempre, siempre, con un “Manual de Procedimientos” vivo,
realista, compartido, entendible, de alcance global
Medir la (in)eficiencia, clave para la OT

El proceso, en el orden adecuado
Detecta
ineficiencias
Describe
resolución (si
es factible)
Optimiza (coste
vs ganancia)
Mide impactos
colaterales
Ejecuta, valida
y documenta

(a partir de los recursos anteriores, y tratando de aportar practicidad)
1. Trabaja globalmente – Actúa localmente…
2. Identifica las ineficiencias en los diferente procesos (y, si puedes, ¡mídelas!)
• Establece tiempos óptimos de proceso y detecta elementos que no permiten alcanzarlos
• No siempre es tiempo=dinero, es motivación, seguridad, tranquilidad, calidad de vida, …
3. Identifica los motivos (personas, proceso, tecnologías, …)
• No confundas motivos con consecuencias
• No confundas correlación con causalidad
• No te rindas fácilmente (“aquí no hay nada que hacer”)
4. Diagnostica
• El perfil digital de quienes están implicadas en el proceso
• Las soluciones (TIC, metodologías, …) implicadas en el proceso

(a partir de los recursos anteriores, y tratando de aportar practicidad)
5. Evalúa la capacidad de impactar en cada una de ellas (las ineficiencias) y ellos (los
motivos).
• No olvides el posible impacto de resolver unas… para empeorar otras
• Hay ineficiencias no resolubles (pero vuelve a valorarlo, je)
6. Prioriza y planifica
• No olvides los “Quick wins”
• Regla del 20/80
• Favorece a base social clave (multiplicadora, +afectada, “líder”, impacto de su eficiencia)
• Son facilitadoras de otras
7. Toma decisiones
• Incorpora tecnologías
• Transforma los equipos en competentes digitalmente
• Toma medidas de gestión del tiempo como norma…
8. ¡Documenta! Manuales, procesos, plantillas, …
9. Revisa cambios y valida mejoras en eficiencia

HAZ QUE VUESTRO PROCESO DE
OPTIMIZACIÓN DEL
TIEMPO/TRABAJO… SEA UN
EJEMPLO DE EFICIENCIA
“En casa de
herrero, cuchillo (o
cuchara) de palo…”

¿EXISTEN SOLUCIONES TIC QUE ME
AYUDEN A LA OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO
Y DEL TRABAJO (A CUALQUIER NIVEL?

Dónde aportan las TIC en la (in)eficiencia
Gestionar información
Explotar información
Gestionar documentación
Gestionar tareas
Comunicar con el entorno
A nivel individual
A nivel grupal (equipo)
Entre grupos
A nivel organización
Multi-nivel (federaciones, …)

https://www.recursos3s.org/
Más de 350 aplicaciones (y
faltan muchas por incorporar).
Ante tantas opciones… ¿Cómo
escoger la(s) más
adecuada(s)?
1. Relación con la base social
2. Gestión de la entidad
3. Recursos globales (ERP/CRM)
4. Productividad Personal

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