Diseño Estratégico de las Organizaciones

1. DISEÑO ESTRATÉGICO
DE LAS ORGANIZACIONES
Julio Albitres Hernández
MBA
jaah_management@hotmail.com

2. TOMA DE DECISIONES
La Esencia del Trabajo del
Gerente

3. La Toma de Decisión
Su trabajo consiste en hacer algo hoy mejor que lo
que hizo ayer, y en hacer mañana algo que sea
mejor que lo que ha hecho hoy
“El trabajo del gerente hoy en día”

4. La Toma de Decisión
• ¿Por qué es importante la información en la
organización?
• ¿Cuáles son las características claves de la
información?
• ¿Cuáles son los fracasos en la toma de
decisiones?
• ¿Existe “miedo” en tomar decisiones?

5. La Toma de Decisión
“La esencia de la decisión final escapa siempre
al observador, y a menudo a quien toma la
decisión […] En el proceso de toma de
decisiones quedará siempre un rincón oscuro y
misterioso”
John F. Kenedy

6. La Toma de Decisión
¿Qué hace un gerente diariamente?
¿Por qué toman decisiones?
Toma decisiones
Resolver problemas Reducir la incertidumbre

7. La Toma de Decisión
• Los polos de influencia en la toma de
decisiones El individuo
(decisor)
La estructura
organizacional
La cultura
(valores, creencias guías)

8. La Toma de Decisión
Variables que
afectan a la toma
de decisiones
Precisión
Responsabilidad
Estructura
organizacional
Análisis
PESTE
Entorno
competitivo
Estrés –
Influencia negativa
Restricciones

9. La Toma de Decisión
• Pregunta todo lo
que no sepas y
contesta todo lo
que sepas
INFORMACIÓN

10. La Toma de Decisión

11. La Toma de Decisión
Características principales
de la
Información
Relevante
Calidad
(Exactitud)
Riqueza Cantidad Temporabilidad Accesible

12. La Toma de Decisión
“La toma de decisiones es el proceso de
identificación de un problema u oportunidad
y la selección de una alternativa de acción
entre varias existentes, es una actividad
diligente clave en todo tipo de organización”
E. Schein

13. La Toma de Decisión
Toma decisiones
Revisar diversas
alternativas
Conocer el futuro
¿Cómo pasar del presente
al futuro?
Experiencia del pasado

14. La Toma de Decisión
Experiencia del pasado
(Retrospectiva)
Emplear
varias
imágenes
No basarse
en un
único indicio
Evaluar las
cadenas
causales
Realizar
diagnósticos

15. La Toma de Decisión
“Percepción Limitada”
¿Cómo no me di
cuenta de eso?
Pasar por alto cierta
información
No “ver” información
clave necesaria para
la toma de decisiones
Si "ver” información clave
necesaria para la toma
de decisiones, pero no le
toman importancia

16. La Toma de Decisión
MODELO CLÁSICO
Hodgetts y Altman “Comportamiento en las Organizaciones”

17. La Toma de Decisión
Tres modelos para mejorar la toma decisiones
Henry Mintzberg y Frances Westley

18. La Toma de Decisión
Modelos para la toma de decisiones
Libro: Teoría de la organización
Autores: Hodge B.J,
Anthony William,
Gales Lawrence
MODELO SUPUESTOS PROCESO DE DECISIÓN RESULTADOS DE LA DECISIÓN
Racional /
Económico
1. Información perfecta sin costo alguno
Secuencia lógica lineal
Maximización de la
utilidad
2. Racionalidad perfecta
Racional
limitada
1. Información imperfecta (incertidumbre) y
costos de información Los responsables de la toma de
decisiones intentan actuar de
manera lineal, lógica y racional,
pero la racionalidad está
limitada o restringida
Satisfacción2. El poder y las preferencias personales
afectan a las decisiones
3. Los responsables de la toma de decisiones
hacen frente a limitaciones cognitivas
"Cubo de
basura"
1. Metas conflictivas, ambiguas y múltiples
Proceso no lineal; no hay
conocimientos claros ni puntos
finales, el proceso de toma de
decisiones puede empezar en
cualquier punto
Solución donde no hay
problemas
2. Inadecuada comprensión de las metas
(tecnología ambigua) Problemas que no se
resuelven
3. Participación fluida de los miembros en la
toma de decisiones
Algunos problemas son
resueltos

19. La Toma de Decisión
“Los fracasos en la
toma de decisiones”
Fracaso a la hora de
ver la información
Fracaso a la hora de
buscar la información
Fracaso a la hora de
usar la información
Fracaso a la hora de
compartir la información

20. La Toma de Decisión
Fracaso a la hora de
VER la información
El hecho de concentrarse en algunas
veces la limitada percepción
El hecho de no darse cuenta de los cambios
normativos. Orientados al mercado en su
entorno les impedirá adaptar sus estrategias de una
forma que sus organizaciones puedan prosperar

21. La Toma de Decisión
Fracaso a la hora de
BUSCAR la información
Personas sesgadas
Ser abogado del diablo

22. La Toma de Decisión
Fracaso a la hora de
USAR la información
No hacer caso de la información valiosa
¿Qué información conocemos en la organización?
¿Qué información es relevante para el problema en cuestión?
¿Es racional ignorar la información que no hemos estado utilizando?

23. La Toma de Decisión
Fracaso a la hora de
COMPARTIR la información
Los grupos de trabajo
tienen diferentes fuentes
de información
Feed back
Canalizar la información

24. La Toma de Decisión
Evitar los errores y “las trampas”
que originan los deblaces
¿Cómo?
Evitar los compromisos prematuros
Administración adecuada de los recursos

25. La Toma de Decisión
Evitar los errores y “las trampas”
que originan los debacles
¿Cómo?
Comprender los temas éticos
Aprender de los errores - aprendizaje constante
Plantear objetivos medibles, cuantificables y posibles de realizar

26. La Toma de Decisión
Uso de la información
Cantidaddealternativas
- +
-
+
FLEXIBLE
VELOCIDAD Y ADAPTABILIDAD
CAMBIA DE “CURSO” SI HACE
FALTA
INTEGRADOR
APORTES DE OTRAS FUENTES
MENTE ABIERTA A DIFERENTES
PUNTOS DE VISTA
CREATIVO Y PARTICIPATIVO
DECISIVO
EFICIENTE, RÁPIDO,
CONSISTENTE
ORIENTADO AL RESULTADO
JERÁRQUICO
ANALIZAN LA INFORMACIÓN
CONSTANTE RETROALIMENTACIÓN
RESISTAN LA PRUEBA DEL TIEMPO

27. La Toma de Decisión
MODELO RACIONAL

28. La Toma de Decisión
MODELO RACIONAL
“Hacer primero”
“Ver primero”
“Pensar primero”

29. La Toma de Decisión
“Pensar primero”
Frecuentemente las decisiones surgen a borbotones
Las decisiones se vuelven periodos de avances a
tientas seguida de las intuiciones.

30. La Toma de Decisión
“Ver primero”
Entendimiento visual.
Ver lo que otros no ven
Prepara la mente

31. La Toma de Decisión
“Hacer primero”
¿Qué ocurre cuando no se ve nada y cuando no se puede
pensar en nada?
Rpta: Manos a la obra
* Intentar algo para poder aprender
* Repetir comportamientos que tienen buenos resultados
* Experimentar

32. La Toma de Decisión
“Pensar primero”
“Ver primero”
“Hacer primero”
La ciencia
La planificación
El arte
La visión
La artesanía
Proyectos emprendedores
El proceso de aprendizaje

33. La Toma de Decisión
• Cuando funciona mejor cada método
“Pensar
primero”
“Ver primero”
“Hacer primero”
Datos fiables contexto estructurado
Los pensamientos se pueden concretar
Soluciones creativas
La comunicación es importante
Situaciones novedosas y confusas
Especificaciones complejas que bloquean el proceso
La implementación de reglas sencillas permiten avanzar

34. La Toma de Decisión
• ¿Cómo responder a la ambigüedad e
incertidumbre?
“Construir una organización que detecte con
destreza lo inesperado en cuanto surja, y que se
adapte rápidamente al cambio del ambiente”
• No se deje engañar por sus éxitos.
“Las ventajas competitivas de hoy pueden ser las
desventajas competitivas del mañana”

35. La Toma de Decisión
Einstein: “la incompetencia empieza cuando para resolver los
problemas de hoy utilizamos herramientas de ayer”

36. La Toma de Decisión
“ No le tema a la competencia tema a la incompetencia”
“ El proceso de toma de decisión involucra a toda la organización
no es un proceso aislado sino es holístico”

37. ORGANIZACIONES
Y
ADMINISTRACIÓN

38. Organizaciones y Administración
¿Qué es realmente una organización?
¿Por qué tiene importancia la estructura
organizacional en la empresa?
¿Por qué un mal diseño organizacional puede
conducir a grandes pérdidas y en algunos casos la
quiebra y su posterior fracaso de algunas
empresas?

39. Organizaciones y Administración
Organización
Estrategia
Recursos
Humanos
La estructura organizacional debe de responder a
las necesidades de su estrategia

40. Organizaciones y Administración
• La centralización de los procesos y algunas
políticas dificultan las respuestas rápidas ante
las estrategias de competidores pequeños.
• Entonces:
¿Qué estructura organizacional conviene a mi empresa?

41. Organizaciones y Administración
ORGANIZACIÓN
Sistema
integrado
Una
estructura
Objetivos
en
común

42. Organizaciones y Administración
SISTEMA
– La empresa tiene una finalidad , un propósito
– Tiene que haber interdependencia entre los elementos
que conforman el todo Ej. cuerpo humano.
Sistema abierto
Sistema cerrado
Equilibrio Control

43. Organizaciones y Administración
• Una estructura, configuración organizacional
Alta Gerencia
Gerencia
Media
Esencia Técnica
Apoyo
Técnico
Apoyo
Administrativo
Libro:
The Structure of Organizations
Autor:
Mintzberg, Henry

44. Organizaciones y Administración
Alta Gerencia
Esencia Técnica
Gerencia Media
Apoyo Técnico
Presidente
Director de
Finanzas
Director de Ventas
y Mercadeo
Controlador
Director de
Banquetes
Director de
Servicios al Cliente
Director Servicios
Generales
Gerente
de
Ventas
Gerente
de
Publicidad
Contador
Supervisor de
Cuentas
Gerente de
Comidas y
Bebidas
Gerente de
Reservaciones
Gerente de
Servicios
a Conferencias
Gerente de
Conferencias
Gerente de
Mantenimiento
Gerente de
Limpieza
Habitaciones

45. Organizaciones y Administración
La estructura se define entonces:
• Como la suma total de las formas en que una organización divide su mano
de obra en tareas diferentes y su posterior coordinación.

46. Organizaciones y Administración
• Objetivos en común
– Organizaciones que existen para perseguir metas comunes.
– Las personas pasan, las organizaciones perduran en el
tiempo.
– ¿Existen metas al corto y largo plazo?
“ El trabajo del directivo no termina con el establecimiento de
metas y objetivos”

47. Organizaciones y Administración
• Organización
FINALIDAD
DEFINIDA
GENTE
ESTRUCTURA
DELIBERADA
Asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad
Sistemas humanos de cooperación y en coordinación acoplados dentro
de los límites definidos para perseguir metas y objetivos compartidos

48. Organizaciones y Administración
• Funciones administrativas
Planeación
Fijar metas
Establecer
estrategias
Trazar planes
para coordinar
actividades
Organización
El que hay
que hacer
El como hacerlo
El quien va hacerlo
Dirección
Dirigir
Motivar a los
participantes
Resolver los
conflictos
Control
Vigilar las
actividades
Orden
¿Pero son sólo estas?

49. Organizaciones y Administración
• Funciones administrativas
1. Obtener el conocimiento que necesita
• Buscar que hay que hacer.
• Saber y estar conciente de lo que hay que hacer.
• Concentrarse en una sola tarea.
• Priorizar.
• Re - priorizar
• Empowerment

50. Organizaciones y Administración
2- Escribir un plan de acción
• Trazar el plan: resultados, restricciones, revisiones,
consecuencias, control
3- Actuar
• Actuar en la toma de decisiones, revisar las decisiones
4- Comunicación
• Información

51. Organizaciones y Administración
5.- Buscar oportunidades
• Aprovechar la innovación
• Nuevos conocimientos y tecnologías
6.- Realizar reuniones productivas
• Sesiones de trabajo
• Seguimientos
7.- Pensar y saber decir
Nosotros

52. Organizaciones y Administración
Funciones
del
Administrador
Funciones Interpersonales:
•Cabeza guía
•Líder
•Enlace
Funciones de decisión
•Emprendedor
•Manejador de conflictos
•Asignador de recursos
•Negociación
Funciones de Información:
•Monitor
•Diseminadores
•Interlocutores

53. Organizaciones y Administración
• Funciones Interpersonales
– Cabeza guía: Jefe de la unidad organizacional.
– Líder: responsable, motivador.
– Enlace: contactos fuera de la cadena vertical
de mando, acceso a gran cantidad de
información.
• Funciones de Información:
– Monitor: revisar el entorno.
– Diseminador: intransmite información útil.
– Interlocutor

54. Organizaciones y Administración
• Funciones de decisión:
– Emprendedor: mejoras continuas
adaptándolas al entorno
– Manejar conflictos: responder
involuntariamente a las presiones.
– Asignar recursos: distribuir los recursos,
tiempo.
– Negociación, en asignar recursos, enfrentar los
retos,

55. Organizaciones y Administración
PAPEL DEL GERENTE – LÍDER:
– Establece direcciones : visión de futuro. establece
estrategias.
– Conforma una red humana que entienda la visión y las
estrategias y acepte y este comprometido con ellas.
– Motiva e inspira.
– Produce cambios los cuales implican grandes riesgos
pero también grandes recompensas.

56. Organizaciones y Administración
JAMES COLLINS Y JERRY L. PORRAS
“Empresas que perduran: Principios exitosos de
compañías triunfadoras”
• Desempeño exitoso.
• Que hicieron: Escoger A y B en lugar de A o B.
• Preservar lo central y estimular el progreso
(Asociados, clientes, comunidad)
• Buscar una alineación consistente.

57. Organizaciones y Administración
Jack Welch
No simule su forma de ser por
obtener un trabajo en cualquier
institución
Los empleados tienen que demostrar
constantemente que merecen ocupar
el puesto.
Todo es extremo en la diferenciación:
se recompensa a los mejores y se
descarta a los peores.
General Electric

58. Organizaciones y Administración
Revisando el concepto de organización
Henry Mintzberg & Ludo Van der Heyden

59. Organizaciones y Administración
• Las funciones de las organizaciones
Descubrimiento Conservación Transformación Distribución

60. Organizaciones y Administración
• Actividades centrales de algunos sectores
TRANSFORMACIÓN
MATERIALES PRODUCTOS PERSONAS INF0RMACIÓN
Restaurantes Pintores Universidades Orquesta sinfónica
Hospitales Laboratorios
DISTRIBUCIÓN
MATERIALES PRODUCTOS PERSONAS INF0RMACIÓN
Empresas de gas Comerciantes Líneas aéreas Cadenas de ratio / tv
Transportistas Agencias de trabajo Comercio electrónico
DESCUBRIMIENTO
MATERIALES PRODUCTOS PERSONAS INF0RMACIÓN
Perforaciones de
petróleo
Inventores Agencias de casting Agencias de noticias
CONSERVACIÓN
MATERIALES PRODUCTOS PERSONAS INF0RMACIÓN
Depósitos almacén Cárceles Bibliotecas
Banco de Sangre Musesos Hoteles Bases de Datos

61. Organizaciones y Administración
• ¿Tienen estas funciones un orden concreto?
• ¿Existe flexibilidad para desarrollar estas
funciones?
• ¿Te permite innovar en una era de austeridad?

62. Organizaciones y Administración
• Algunas reflexiones.
Los hombres que llegan a la cúpula
administrativa han desarrollado
habilidades que no son enseñadas en
los programas formales de
administración y que es difícil que
hombres muy preparados puedan
aprenderlos con el tiempo.

63. Organizaciones y Administración
• Algunas reflexiones.
– Las tareas más importantes para lograr resultados se
aprenden en el trabajo mismo
– El éxito depende de identificar los problemas y explotar
las oportunidades. Explotar los problemas potenciales
antes que se vuelvan críticos.
– En la universidad: “comportamiento de respuesta”
– En el trabajo: “comportamiento operativo”
– Las soluciones racionales a los problemas no son
suficientes, se requiere hacer frente a las emociones
humanas.

64. Organizaciones y Administración
Necesidades
del
Administrador
Necesidad de dirigir:
Deseo de influenciar a los demás
Motivación para administrar
Tomar decisiones, no solo asesorar
Necesidad de empatía
Saber lidiar con reacciones emotivas
Identificar los sentimientos
no expresados
Necesidad de poder:
Ejercer autoridad
Dedicación para alcanzar metas
Búsqueda de puestos de jerarquía