Divulgación 5S digitales

5S digital: eficiencia y
productividad personal
y de equipo
Julen Iturbe-Ormaetxe
juleniturbe@gmail.com
blog.consultorartesano.com
@juleniturbe
Venan Llona
venan#@llona.net
Venan.es
@vllona
http://digital5s.wikispaces.com
#5Sdigitales

Contenidos
1. Aproximación teórica a las 5S físicas y digitales
2. Aplicación práctica: simulación de un proyecto
completo de implantación
3. Algunas lecciones aprendidas a partir de más de 100
casos prácticos

5S digitales 3
1. Aproximación teórica a las 5S
físicas y digitales

5S digitales 4
https://youtu.be/G0aw8qvgcN8

5S digitales 5
Para qué 5S
• Reducir tiempo de búsqueda (60% )
• Reducir uso de espacio (50%)
• Eliminar o controlar fuentes suciedad
• Trabajar de forma más evidente y fácil
• Disminuir riesgos
• Eliminar preocupaciones innecesarias
Incrementar eficacia y eficiencia
en el trabajo

5S digitales 9
En qué consisten
1S1S
2S2S
3S3S
4S4S
5S5S
SEPARAR INNECESARIOSSEPARAR INNECESARIOS
SITUAR NECESARIOSSITUAR NECESARIOS
SUPRIMIR SUCIEDADSUPRIMIR SUCIEDAD
SEÑALIZAR ANOMALÍASSEÑALIZAR ANOMALÍAS
SEGUIR MEJORANDOSEGUIR MEJORANDO

5S digitales 10
¿Tiene sentido aplicar
esta metodología a la
información en soporte
digital con la que
trabajamos?

5S digitales 11
Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Secure_Digital
Casi 1.400.000 de estas reliquias
https://de.wikipedia.org/wiki/Diskette

5S digitales 12
¿Más es menos?
1. Parálisis por análisis
2. Siempre elegiremos mal
http://youtu.be/VO6XEQIsCoM

5S digitales 14
Ejercicio
Documento papel Documento digital
Espacio
Deterioro
Producción
Reproducción
1S
2S
3S
4S

5S digitales 16
Ejercicio planificación proyecto 5S digital
5S físicas 5S digital
Área piloto
Equipo
Formación
Indicadores
Alcance

5S digitales 17
Las diferencias
Lo físicoLo físico
Una dimensión: física.
Gestión por limitaciones: no
podemos cambiar todos los días.
Las ubicaciones son categorías
relativamente estancas.
Permite mayor gestión visual
porque “siempre está ahí”.
Consigue mejoras más evidentes a
los ojos de los humanos.
Siempre ha sido de todos.
Lo digitalLo digital
Dos dimensiones: digital... y física.
Gestión con menores limitaciones:
podemos cambiar con esfuerzos
asumibles.
Las ubicaciones cambian
constantemente; hacen falta hábitos
y no técnicas.
Se esconde más fácilmente.
Consigue mejoras menos evidentes.
Ha sido, hasta la generación “i-net”,
cosa de los informáticos.

5S digitales 18
Nuestra organización hoy es información que hay que...
Buscar y encontrar entre lo
físico
Buscar y encontrar entre lo
digital

5S digitales 19
Beneficios esperados
• Ahorramos tiempo
• Reducimos riesgos
• Disminuimos errores de manipulación
• Ahorramos espacio
• Mejoramos el funcionamiento de los equipos
• Creamos cultura de eficiencia asociada al
manejo de información

5S digitales 20
2. Aplicación práctica:
simulación de un proyecto
completo de implantación

5S digitales 21
Cómo se lleva a cabo un proyecto de 5S
1. Formación al equipo directivo y enfoque estratégico
2. Selección del área piloto
3. Nombramiento de la figura de facilitador/a de 5S
4. Configuración del equipo de implantación
5. Planificación de la implantación
6. Reunión de lanzamiento
7. Visualización en panel 5S
8. Desarrollo de la implantación
9. Presentación de resultados
10. Extensión a otras áreas
11. Mejora continua y sistemática 5S

5S digitales 22
Taller
Planificación
1S+2S
Taller
3S+4S
Taller
5S
Auto
Formación
Seguimiento
in situ
Auto
Formación
Seguimiento
in situ
Auditoría
Final
http://bit.ly/2exoTDV
http://www.euskalit.net/es/knowinn.html
Auditoría
Euskalit
3-4 meses

5S digitales
La metodología de 5S digital aplica los principios de 5S a un entorno
digital de trabajo:
1.Elimina lo innecesario y establece criterios para lo necesario
2.Define una estructura compartida de clasificación y/o etiquetado de la
documentación digital
3.Gestiona los focos de suciedad y previene la aparición de nuevos
innecesarios
4.Propone una gestión visual para mantener lo conseguido
5.Desarrolla los hábitos de disciplina mediante auditorías sistematizadas
Busca mejorar la productividad del individuo y del equipo en su entorno
digital de trabajo, con la complicidad de las personas del área TIC.
Necesita un equipo de trabajo que comience con una zona piloto, con una
dedicación de unas 50 horas/persona en un período de 3-4 meses.

5S digitales
• Elegir área piloto en la que conseguir resultados en un plazo de 3
meses: representativa, estable, abordable y que conduzca a mejoras
de eficiencia.
• Configurar equipo de proyecto: facilitador/a, colaboradores/as del área,
Sistemas de Información, ¿Calidad?, ¿Dirección?
• ¿Tenemos conocimiento suficiente sobre los procesos de trabajo
implicados en el área?
• Planificar la dedicación: prever 50 horas/persona. Hacer calendario de
detalle.
• Anticipar necesidades: ¿software de apoyo?, ¿OK por parte de
Dirección o de Sistemas de Información?, ¿formación?
• Indicadores globales: ¿en qué vamos a mejorar y cómo vamos a poder
medirlo?
Planificación del proyecto

5S digitales 25
Definición
1ª S
Identificar los elementos necesarios e innecesarios, deshacerse de
los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
•Necesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u
otros objetos digitales de información) que, sin ninguna duda, se van a
necesitar en el futuro.
•Innecesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u
otros objetos digitales de información) que no tenemos previsto utilizar en
un futuro (plazo concreto).

5S digitales 26
1ª S A tener en cuenta
• Definiciones claras de necesario e innecesario. Especial atención a la
obsolescencia con el paso del tiempo.
• Disponer de software que nos ayude a detectar duplicados, carpetas
vacías, elementos con mucha antigüedad, etc. Uso de acuerdo con el
Área de Sistemas de Información.
• Conocer bien los elementos (ficheros, correos electrónicos,
aplicaciones u otros objetos digitales de información) con los que tratar.
• Acotar bien el ámbito de documentos a explorar.
• Realizar una copia de seguridad de forma previa a comenzar la
implantación.
• Considerar en qué momento y con qué tipo de dispositivo se tendrán
que utilizar los documentos.
• La forma en que se va a utilizar la “jaula” para materiales dudosos.

5S digitales 27
Lista de chequeo de tareas a completar
1ª S
• Acordar la definición de necesario/innecesario para los materiales que
más problema ocasionan (si el volumen es muy grande priorizar con un
criterio del estilo Pareto)
• Analizar la causa de aparición de innecesarios y proponer medidas
para evitar que suceda en el futuro.
• Eliminar los elementos innecesarios.
• Formar en los criterios de necesario/innecesario. Atención a la
obsolescencia por tiempo.
• Cumplimentar los siguientes registros:
• Listado de necesarios.
• Criterio de necesarios.
• Listado de innecesarios.
• Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de
Seguimiento”

5S digitales 28
Definición
2ª S
•Seiton (situar necesarios): definir cómo deben ubicarse e identificarse
los documentos / información de forma que sea evidente para cualquier
persona del área e incluso para personas ajenas.
•Implica tomar decisiones respecto a:
• La ubicación de cada elemento
• Identificación: Nombre del documento, etiquetas o metadatos que
ayuden a su localización y a describir los contenidos.
• Necesidades de codificación para facilitar la “interpretación
inequívoca” del contenido

5S digitales 29
A tener en cuenta
2ª S
• Explicar qué contiene cada zona de almacenamiento (carpetas y
documentos) y cómo se gestiona.
• Explicar al equipo los criterios y repasarlos de vez en cuando con
auditorías en curso.
• No reinventar ruedas: utilizar criterios de agrupación e identificación ya
existentes. Tener en cuenta criterios de calidad/gestión o de la
organización existente.
• No complicar en exceso el árbol de carpetas/subcarpetas. La
codificación puede ayudar a eliminar niveles.
• Consensuar todo lo que sea posible para garantizar que el sistema se
mantendrá en el tiempo.
• Mantener un manual actualizado donde se explican los criterios de
agrupación e identificación.

5S digitales 30
2ª S
• Describir los criterios de ubicación de los elementos: qué contiene cada
lugar de almacenamiento y cómo se gestiona.
• Identificar y ubicar los elementos según los criterios acordados.
• Analizar si los datos afectados por la LOPD u otros sensibles quedan
bien resguardados con una gestión robusta.
• Analizar si la identificación realmente ayuda a conocer el contenido del
documento de forma inequívoca.
• Criterios de codificación - identificación
Seguimiento”

5S digitales 31
Definición3ª S
•Seiso (suprimir suciedad): se trata de mantener limpia la estructura
acordada de ordenación de los materiales basándose sobre todo en la
eliminación de las fuentes de suciedad.
•Tener en cuenta:
• Limpieza: Es una mezcla de actividades de cada persona individual
y de otras que se llevan a cabo a través de herramientas TIC.
• Fuente de suciedad: es cualquier aspecto que produce un volumen
no deseado de información que suele sobrecargar nuestra
capacidad de atención
• Lugares difíciles de limpiar: son zonas de almacenamiento en
donde hay una rotación muy rápida de materiales o que suponen
una estructura muy compleja.
• Material dañado: materiales que no son fiables porque se
corresponden con una versión antigua o porque han sido ya
reemplazados por otros diferentes.

5S digitales 32
A tener en cuenta3ª S
• Dedicar un tiempo "fijo" a la gestión activa de la información digital y
disponer de una sistemática al respecto.
• Colaboración entre las personas implicadas en la experiencia de 5S
digital y las de Sistemas de Información.
• Ser exigente con aquello que se acuerde en cuanto a lugares donde no
almacenar material.
• Habilitar, si procede, una jaula para ubicar allí materiales dudosos y
evitar que se conviertan en suciedad. Concretar la gestión de este
mecanismo.
• Considerar si se puede planificar la ejecución de tareas rutinarias de
mantenimiento en los equipos.

5S digitales 33
3ª S
• El área TIC define rutinas sistemáticas para mantener limpios los equipos.
• Analizar si existen aplicaciones no controladas y si esas aplicaciones
deben incorporarse al curso "legal".
• Analizar:
• El nivel de riesgo según información que se maneja y comparte.
• Cómo se realizan las de copias de seguridad
• Cómo prevenir la aparición de duplicados y de versiones diferentes de
un mismo material original.
• Eliminar materiales dañados, lugares difíciles de limpiar y las zonas con
excesivo número de materiales.
• Focos de suciedad
Seguimiento”

5S digitales 34
Definición
4ª S
• Seiketsu (señalizar anomalías): se pretenden detectar desviaciones o
funcionamientos defectuosos a simple vista. Es un mecanismo que
permite mantener los logros de las fases anteriores y resulta
especialmente necesario en aquellos casos en los que el flujo de
materiales es muy alto.
• Situación regular: aquella situación que se desarrolla dentro de los
límites y criterios establecidos.
• Situación irregular: aquella que se desvía de los límites y criterios
establecidos y que supone un cierto riesgo de "volver atrás" en el
avance conseguido con las 5S.
• Sistemas de señalización: mecanismos que hacen más fácil la
detección de la situación irregular.

5S digitales 35
A tener en cuenta
4ª S
• Aclarar qué situaciones irregulares son las que, obligatoriamente, hay
que tener controladas por el efecto negativo que pueden ocasionar.
• Definir claramente qué es una situación irregular.
• Revisar periódicamente que los sistemas de señalización están
funcionando y que son útiles.
• Considerar cualquier elemento que facilita un mejor control visual de las
desviaciones.
• Explicitar visualmente aquellos criterios considerados de mayor
importancia para que se mantenga el nivel de 5S.

5S digitales 36
4ª S
• Listar ubicaciones y ficheros con los que es más relevante una gestión
activa para evitar desviaciones.
• Concretar qué señalizaciones se visualizan y después analizar si son
útiles y cómo son aceptadas por las personas usuarias.
• Alertas
Seguimiento”

5S digitales 37
Definición5ª S
•Shitsuke ( seguir mejorando): Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos
de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo todo lo que hemos
organizado.
•Auditoría 5S: metodología para chequear de forma sistemática y
periódica el cumplimiento de la implantación de las 5S.

5S digitales 38
A tener en cuenta
5ª S
• Establecer claramente y respetar el calendario de auditorías y planes
de acciones correctoras.
• Realización de auditorías por parte de un equipo. Incluir a directivos,
mandos y también a personas del Departamento TIC.
• Asignación de recursos (tiempo y presupuesto) a las auditorías y
acciones asociadas.
• Participación de personal del área auditada y también de fuera para
generar aprendizaje compartido.
• Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de
cumplimiento de las normas establecidas.
• Llevar un indicador global del nivel de 5S digital.
Las palabras conmueven, pero el ejemplo arrastra
Homero en La Ilíada

5S digitales 39
5ª S
• Preparar el documento de auditoría: elementos a auditar y criterios para
asignar puntuaciones si procede.
• Planificar las auditorías: quiénes, cada cuánto tiempo.
• Componer el gráfico con el indicador y determinar el objetivo tras unas
primeras auditorías.
• Concretar el documento de plan de acciones correctoras y la forma en
que se realizará el seguimiento del nivel de cumplimiento.
• Revisar el documento de auditoría por si procede introducir algún
cambio para adaptarlo a la realidad del nivel de 5S digital.

5S digitales 40
El proyecto de 5S digital no termina con
la auditoría final. Es entonces cuando
comienza el gran reto. Tanto esfuerzo no
puede ser en balde: hay que afianzar lo
que se ha conseguido en el área piloto y
extender a otras áreas.
¿Cómo nos vamos a organizar de ahora
en adelante?
http://bit.ly/2exoTDV

5S digitales 41
Más que el navegador, “la herramienta”
• Buscadores a mano
• Extensiones para mejorar la eficiencia según necesidades
• Personalización: inicio, pestañas fijas...
• Marcadores
• Suscripción a páginas mediante fuentes RSS
• Ayuda
• http://support.mozilla.org/es/products/firefox?as=u&utm_source=inproduct

5S digitales 42
Correo electrónico, eficiencia o esclavitud
• Eliminación de adjuntos de gran tamaño
• Etiquetas y etiquetas anidadas
• Filtros
• Firmas personalizadas
• Colores para búsqueda más rápida
• Funcionalidades desde Labs
• Estrellas diferentes para diferentes aspectos
• Ayuda
• http://support.google.com/mail/?hl=es&rd=1

5S digitales
Utilizando la búsqueda integrada
para localizar mensajes en la “1S”
La búsqueda integrada de
Google te permite buscar
aquellos que tengan
adjuntos, aquellos que
tengan un tamaño
determinado, en unas
fechas específicas y lo
que es más interesante,
por categorías
automáticas o manuales.
43

5S digitales 44
El escritorio
• Aplicaciones que usamos más frecuentemente a un click
• “Mesa vacía” despejada de carga suplementaria de trabajo
• Limpiezas automatizadas
• Accesos directos para carpetas y ficheros de uso frecuente
(proyectos en curso o consultas recurrentes)
• Higiene: actualizaciones

5S digitales 45
Ofimática tradicional
• Barras y menús personalizables
• Iconos: los que realmente usamos
• Macros sencillos para automatizar trabajos a un solo click
• Atajos de teclado
• Plantillas para estandarizar puntos de partida
• Formatos por defecto

5S digitales 46
• Acordar criterios de uso dentro de equipo/empresa
• Reproducir organización básica, simplicidad
• Especificar cómo usarlo en el marco del sistema general de
almacenamiento
• Ventaja: sincronización en movilidad y copia de respaldo en
local
• Atención al espacio de almacenamiento
• ¿Cuenta corporativa?
• Si en mi organización no puedo, ¿uso Dropbox para
buscarme la vida?
Organización propia + organización ajena

5S digitales 47
• Edición colaborativa de documentos
• Similar a Dropbox
• Gestión desde el navegador y en local (sincronización)
• Ventaja: sincronización en movilidad y copia de respaldo en
local
• Atención al espacio de almacenamiento
• ¿Cuenta corporativa?
• Y si en lugar de Google hablamos de Microsoft (OneDrive) o
Apple (iCloud)
Organización propia + organización ajena

5S digitales 48
• Almacenamiento de documentación en entorno web
• Cambia el concepto de “guardado”: de taxonomía a
folksonomía
• Necesidad en las organizaciones de trabajo colaborativo
• Nueva fuente de suciedad
• Control de duplicidades (si hay red local)
• Obsolescencia
• Necesidades de formación
• ¿Dónde hay que ir para buscar algo?

5S digitales 49
3. Algunas lecciones aprendidas
a partir de más de 100 casos
prácticos

5S digitales 50
Algunas organizaciones con 5S digital en curso

5S digitales 51
Ejercicio: Factores críticos de éxito en 5S digital
Implicación de
Área TIC
Implicación de
la dirección
Planificación del
proyecto
Relevancia
estratégica
Compromiso del
equipo
Área piloto
adecuada
Plan para avanzar
en la extensión
Auditorías ágiles
Resultados

5S digitales 52
Planificación del proyecto
• Antes de empezar, mejor 5S físicas
• ¿Horas? Las mismas o más.
• Puede hacer falta más formación… en pequeñas
dosis.
• Necesitamos la complicidad de personal
técnico de tecnologías de la información.
• Hay que combinar capacidad humana y
apoyo de recursos tecnológicos.
• Mejor empezar por algo sencillo.
• ¿Ámbito de aplicación? Árbol de contenidos,
correo electrónico…

5S digitales 53
Primera S: Suprimir innecesarios
• Paso previo: copia de seguridad.
• Para descartar hacen falta criterios, de ahí que la
segunda S y la primera S vayan en paralelo.
• Es importante documentar los criterios.
• ¿Jaula? Sigue siendo un recurso útil.
• ¿Dónde hay duplicados? Red local, discos duros,
Intranets, almacenamiento en la nube, dispositivos
(portátil, tablet, smartphones).
• Listas de necesarios: antes fotografía completa de lo
que tenemos.

5S digitales 54
Segunda S: Situar necesarios
• Ubicar: complementar taxonomías con
etiquetas.
• Identificar: aporta robustez al sistema (da igual
dónde esté sabemos el contenido por la
identificación).
• ¡Importante! Codificación para estandarizar.
• Navaja de Ockham: ante dos opciones la más
sencilla.

5S digitales 55
Tercera S: Suprimir suciedad
• El principal peligro: ¡creación de duplicados!
• Se repasan criterios de seguridad
• Ojo con los adjuntos vía correo electrónico
• Jaula preventiva para aislar suciedad

5S digitales 56
Cuarta S: Señalizar anomalías
• Menor poder visual.
• Los sistemas de alerta: que sea la tecnología la
que nos avisa de que algo sale del estándar.

5S digitales 57
Quinta S: Seguir mejorando
• ¡Importante! Formación básica para nuevas
incorporaciones.
• Lo que haya planteado duda… ¡a la
auditoría!
• Instrucción actualizada accesible.
• Píldoras formativas 5S digitales: compresión de
archivos, atajos, personalización de escritorios o de
aplicaciones, seguridad, búsquedas

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