Este documento describe la implementación de la gestión documental, firma electrónica y factura electrónica en la gestión económica de una entidad. Se detallan los objetivos de sustituir los procesos basados en papel por sistemas digitales para reducir costes y mejorar la eficiencia. También se explican las normativas aplicables y las diferentes modalidades para incorporar facturas electrónicas en el backoffice contable, incluyendo la validación de firmas y el almacenamiento seguro de documentos. Finalmente, se resumen las fases de la gestión

1. Gestión documental, Firma electrónica y E-factura en
la gestión económica

2. Objetivos de la gestión documental y
firma electrónica
• Sustituir el actual modelo de gestión contable y presupuestaria basado en el
manejo de papel y la firma manuscrita, por la aplicación de las nuevas
tecnologías en el ámbito de la gestión administrativa.
• Generación de toda la documentación en soportes digitales y envío por medios
telemáticos
• Disminuir el coste de impresión y almacenamiento
• Disminuir el tiempo empleado en la tramitación y gestión de documentos
• Mejorar la información compartida en el ámbito interno, agilidad en la
localización de documentos
• Simplificación de la información a publicar al exterior, mejorando la atención al
ciudadano
• Posibilidad de firmar sin estar presente físicamente
• Seguridad en que lo que se contabiliza, está firmado

3. Firma electrónica y E-factura
Gestión integral
Incorporación
al backoffice

4. Normativa y requerimientos
legales
-Normativa Comunitaria:
Directiva 2001/115/CE, de 20 diciembre 2001
-Normativa Estatal:
Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección
General de la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
Real Decreto 1496/2003, por el que se regulan las
obligaciones de facturación.
Orden EHA/962/2007, por la que se desarrollan
determinadas disposiciones sobre facturación telemática
y conservación electrónica de facturas.

5. Normativa y requerimientos
legales
-Disponer del software necesario para la validación de la firma
electrónica
-Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma)
en su formato original
-Las facturas almacenadas deben contener determinados
elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión
en caso de inspección (acceso completo a los datos)

6. Formatos admitidos

7. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Incorporación
al back office I
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Sicalwin

8. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Multicanal
FACTURAE
-Conexión con las principalesOtros formatos facturación, como
plataformas de
Caixafactura, Edicom, Eurobits, CECA, Telefónica, etc., mediante
electrónicos
conectores que monitorizan de manera automática cada 15 minutos el
buzón de entrada de facturas de la entidad pública.
Incorporación -Conexión con E.FACT de la AOC
al back office II
-Portal del Proveedor suministrado por Sage Aytos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
8

9. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Plataformas de facturación
FACTURAE
Otros formatos
Estados que se devuelven desde B.O.
electrónicos
-REJECTED (anulada)
-REGISTERED (registrada)
-APPROVED (aprobada)
-PAID (pagada)
Incorporación
Dos tipos de conectores
al back office III -La modalidad A, o conector básico, se caracteriza porque la
conservación y custodia de la factura recae sobre la plataforma.
-La modalidad B implica que por parte de la entidad se cuente con el
Firmadoc
gestor documental Firmadoc para el almacenamiento y custodia de las
facturas electrónicas. Validación de firmas,
certificados y formatos

10. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Portal Sage Aytos
FACTURAE
Otros formatos
Servicios que se pueden ofrecer desde el portal del proveedor
electrónicos
-Consulta situación general de facturas
-Solicitud de modificación de datos personales y bancarios
-Consulta Modelo 347 y 190
-Registro telemático de facturas
-Registro de documentación
Incorporación
al back office IV
Es un sistema complementario al de las plataformas y
100% compatible permitiendo atender a la presentación
de facturas electrónicas por aquellos proveedores que
Firmadoc
no sean usuarios/clientes de plataformas de
Validación de firmas,
facturación.
certificados y formatos

11. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Portal Sage Aytos
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Incorporación
al back office V
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos

12. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación de un FACTURAE
FACTURAE
1º Realiza una verificación sintáctica básica del esquema XML
Otros formatos
conforme a Facturae o UBL-Invoice.electrónicos
2º Extrae los datos de las facturas incluidas (datos de cabecera de
la factura, datos del expedidor, bases imponibles, impuestos y
cuotas tributarias, descuentos, base exenta y total).
Incorporación
al back office VI 3º Verifica la firma electrónica.
4º Extrae datos del firmante: certificado digital empleado, fecha de
firma.
Firmadoc
5º Analiza el certificado, incluyendo estadode firmas,
Validación de revocación.
certificados y formatos

13. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Verificaciones
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Incorporación
al back office
VII
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos

14. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Precarga de datos en Sicalwin
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Incorporación
al back office
VIII
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos

15. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en papel
Facturas
recibidas en
papel
Incorporación
al back office IX
Firmadoc
Homologado
por la AEAT
Registro en
Sicalwin

16. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas
Firma electrónica en Firmadoc
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Incorporación
al back office X
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos

17. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas
Integración con sistema de información contable SICALWIN
Facturas
recibidas
-En caso de FACTURAE se precargan los datos alfanuméricos, ahorrando el
en papel
trabajo de introducción de los datos de la factura.
-Imposibilidad de que se registren facturas duplicadas, mismo nº y mismo
proveedor.
Incorporación
-Las facturas tendrán que ser aprobadas mediante firma electrónica para
al back office XI posibilitar su contabilización.
-El rechazo de una factura impide su contabilización.
-El sistema admite trabajar con relaciones de facturas electrónicas a efectos de
aprobación y contabilización.
-Conexión con sistema de gestión de expedientes electrónicos.

18. Modalidades de incorporación:
Consulta de facturas por los proveedores
Consulta de los proveedores desde el Portal Sage Aytos
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Incorporación
al back office
XII
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos

19. Gestión integral
Fases en la gestión de facturas
-Fase de recepción, atendiendo a la variedad de orígenes y formatos.
-Fase de incorporación a los sistemas internos de gestión.
Gestión integral -Fase de aprobación o fiscalización mediante el uso de la firma electrónica.
-Fase contable, imputación a presupuesto y pago.
-Actualización del estado de la factura para su consulta desde la
plataforma o desde el Portal del Proveedor de Sage Aytos.

20. Gestión integral
Fases en la gestión de facturas ( gráfico )
Gestión integral II

21. Fases Contables
• Se permite la gestión del presupuesto de forma
descentralizada introduciendo la firma electrónica
• El documento se almacena en la gestión documental
• En tanto no se firme (o revise) por todos, el documento no
puede ser contabilizado
• Se puede crear un expediente electrónico asociado al
Gestión integral III documento, que tendrá encadenada toda la
documentación.
• Se puede intercalar un procedimiento de fiscalización

22. Fases contables
Ejemplo de pantalla de Sicalwin, conectado a Firmadoc, con el
historial de firmas del documento
Gestión integral IV

23. Firma en la gestión de tesorería
Se puede aplicar la firma
electrónica a los procesos de
ordenación de pagos y emisión de
la transferencia, o añadir estados a
la obligación y la orden de pago, no
admitiéndose el paso de unos
Gestión integral estados a otros o de la emisión de
la transferencia mientras no esté
firmado el documento
correspondiente

24. Fin de la presentación
aytos@aytos.es