La facturación electrónica permite reducir costes al eliminar el uso de papel, mejorar la eficiencia al agilizar procesos administrativos y aumentar la productividad. Las facturas digitales son documentos válidos legalmente que se firman electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad. Su uso ahorra tiempo y dinero tanto para emisores como para receptores de facturas.

1. Facturación Electrónica
ASLE – 14/01/2011

2. Estado del Arte
• La emisión de facturas en papel supone un coste
muy importante para las empresas (impresión,
envío, gestión, almacenamiento,…). El uso de la
factura electrónica promete reducir
significativamente estos costes.
• Oportunidad para mejorar la eficiencia y aumentar
la competitividad y productividad de la empresa,
simplificando las tareas administrativas, ahorrando
papel y espacio físico, reduciendo el tiempo
dedicado a estas tareas y mejorando el control
interno de la facturación y las tareas de gestión
asociadas.

3. Firma electrónica
• Un documento o un mensaje firmado
electrónicamente incorpora una huella digital
que sólo puede ser generada por el firmante y
que garantiza que el contenido del mismo no ha
sido modificado desde su firma. Se pueden
incorporar diversas firmas una sobre otra como
confirmaciones o acuses de recibo.

4. Aplicaciones de firma electrónica
• Sinadura, de ESLE http://www.sinadura.net
• FacturaE, de AEAT http://www.facturae.es
• Portable Signer:
http://portablesigner.sourceforge.net
• Ecofirma, de MITYC
http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_
info/ecofirma/index.html
• Ef4ktur, de Diputaciones
https://www.ef4ktur.com/

5. Entidades de certificación
• Empresa:
▫ Izenpe
▫ FNMT
▫ Camerfirma
• Personas físicas:
▫ ONA, tarjeta ciudadano de Izenpe
▫ DNI-e

6. Factura electrónica
• Documento con la misma validez legal que una
factura en papel, pero en soporte digital.
• Su transmisión es digital o telemática.
• Está firmada digitalmente por un certificado
emitido por una autoridad certificadora
reconocida, lo que garantiza la autenticidad de
su origen y su integridad,

7. Ventajas de facturación electrónica
• No es necesario almacenar las facturas, sino la
base de datos de la que se generan.
• Fácil acceso a las facturas (búsqueda,
visualización, descarga, impresión y auditoría).
• Control de las modificaciones.
• Legibilidad y transmisión rápida y efectiva.
• Minimización de los errores humanos de la
intervención manual al ser procedimientos
automatizados.

8. Funcionamiento
• El proveedor debe acordar con el cliente la remisión
electrónica de factura. Si el cliente no está de
acuerdo no podrá emitirse en este formato.
• El proveedor genera la factura, la firma digitalmente
y la envía, pudiendo conservar la factura íntegra o
sólo la base de datos que la ha generado.
• El cliente la recibe telemáticamente, debe verificar la
autenticidad y vigencia del certificado y almacenar
digitalmente tanto la factura como la información
relativa a la comprobación de la validez de la firma.

9. Ahorro de tiempo y dinero
• Para el emisor se produce un ahorro mínimo de
2 minutos de tiempo por factura y de coste de
0,70€ por factura.
• Para el receptor hay un ahorro mínimo de 5,5
minutos de tiempo por factura más los días de
entrega y recogida y un ahorro de coste mínimo
de 2,66€ por factura.

10. Pasos para la emisión
• Obtener la aceptación del receptor de las
facturas de que éstas sean emitidas en formato
electrónico.
• Disponer de firma digital reconocida.
• Implantar un software específico que permita la
firma de las facturas.
• Emitir las facturas firmadas utilizando la firma y
el software específico implantado.
• Almacenar en un base de datos las facturas o los
datos que permiten generarlos.

11. Pasos para la recepción
• Recibir telemáticamente la factura (habitualmente
mediante una conexión a internet, correo electrónico,
ftp, repositorio, …).
• Comprobar, además de los contenidos de la factura, su
autenticidad mediante la firma de que debe disponer.
• Procesar las facturas de la manera que se haga
habitualmente: validación, contabilización, conversión a
formato interno, pago, …
• Almacenar las facturas electrónicas en su formato
original (factura y firma) permitiendo su fácil acceso,
búsqueda, visualización e impresión en caso de
inspección.

12. Verificar una factura electrónica
• El emisor deberá facilitar al receptor el
procedimiento de verificación, indicando el sistema
usado y la entidad certificadora.
• Controlar que la firma que acompaña a la factura se
corresponda con los datos del firmante.
• En caso de querer imprimir una factura digital para
conservarla impresa, debe realizarse mediante un
procedimiento especial que incorpore la firma
autentificada gráficamente.
• Tanto las facturas emitidas como recibidas deben
conservarse, así como los datos origen y los
mecanismos de verificación de las firmas.

13. Digitalizar facturas en papel
• En caso de querer conservar electrónicamente
facturas recibidas en papel, se puede realizar
mediante un procedimiento denominado
“Digitalización Certificada”.
• El proceso utiliza dispositivos homologados para
convertir la factura en una imagen digital que es
además firmada electrónicamente.
• Este proceso permite a la empresa deshacerse de
las facturas originales en papel.

14. Formatos de facturas
• En principio no hay un formato concreto en el
que tengan que desarrollarse las facturas
electrónicas.
• Puede usarse PDF, XML, DOC, HTML, XLS,
JPEG, GIF o TXT entre otros.
• Puede enviarse por correo electrónico, FTP, en
una página web, un web service o cualquier otro.

15. Algunos proveedores de software:
http://www.facturae.es
• EDATALIA: http://www.ecofactura.es/
• SERES: http://www.e-factura.net
• EDICOM:
http://www.edicomgroup.com/es/einvoicing.htm
• ASIMELEC-FENITEL: https://feniteldigital.es/efactura/
• GESOFICINA: http://www.gesoficina.info/
• BINOVO: http://www.binovo.es