Este documento compara las suites ofimáticas en línea Google Docs y Zoho Docs. Ambas permiten crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de forma colaborativa en la nube sin necesidad de software instalado. Mientras que Google Docs sólo requiere una cuenta de Gmail, Zoho Docs ofrece más herramientas pero algunas son de pago. El documento concluye recomendando el uso de Google Docs para trabajos educativos debido a su facilidad de uso y gratuidad.

1. MÓDULO 4
Uso y desarrollo de Aplicaciones Educativas de la Web 2.0
Alumno
Alejandro Félix Palacios Ortiz
Unidad 3: Suites Online
Actividad 6: Tabla Comparativa Google Docs y Zoho Docs
Profesor tutor: Maestra Angélica López Aguilar
Titular del curso: Mtra. Queralt Comellas Ángeles
Fecha de entrega: 14 de julio 2012
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2. Suite
Online
 Es una herramienta digital gratis; sólo requiere abrir  El usuario creador de un documento, u otros usuarios,
una cuenta en Gmail. pueden acceder al mismo desde cualquier ordenador que
 Crea y edita documentos, hojas de cálculo y cumpla esos requisitos.
presentaciones online y dibujos.  La plataforma de creación y edición de documentos es
 Ofrece posibilidades de crear formularios útiles para bastante semejante a la de Google Docs, con la ventaja de
recopilar información, por ejemplo en encuestas o que es posible integrar las dos herramientas para quienes lo
suscripciones y también gráficos personalizados. necesiten.
 Permite insertar videos de YouTube para  Es una herramienta digital gratis; sólo requiere
Ventajas
presentaciones y reproducirlos directamente desde allí. registrarse.
 No se tiene que instalar o mantener hardware y software.
 Actualizaciones, escalabilidad, seguridad, fiabilidad.
 Mantiene y almacena sus archivos en línea
resguardándolos de amenazas diversas y calamidades.
 Se ejecutan en cualquier navegador.
 Manejan interfaces WYSIWYG limpias, claras y fáciles de
usar.
 Están dirigidas a cualquier tipo de usuario:
 El que requiere crear y/o editar documentos y no desea
usar (o no tiene) una suite de oficina común.
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3.  Para poder utilizar Google Docs debemos tener una  Google Docs y Zoho, en este tipo de herramientas en la
cuenta Google (cuenta de correo GMail). nube siempre subyace el problema de la protección de
 El usuario debe entender, al pie de la letra, el sentido datos. Como profesores podemos utilizarlas para el
de "pérdida de la intimidad" informativa causada por esta trabajo colaborativo en el aula, pero no debemos
herramienta, lo cual podría traerle problemas, ya sea entre utilizarlas para almacenar datos sensibles de los alumnos
quienes puedan ver o compartir sus documentos. ya que no cumplen los niveles de seguridad requeridos
 Su manejo podría no ser seguro si el usuario no crea desde la LOPD.
una buena contraseña y la protege, o si el usuario se  La documentación está en inglés.
Desventajas
equivoca intentando compartir archivos con su grupo, y los  Tiene como limitación de almacenamiento 1GB
hace accesible a todo público.  Sólo algunas herramientas son gratuitas, las que se
 Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades suelen denominar de primer nivel. Si se quiere tener
que la herramienta acepta según el formato del acceso a todas hay que suscribirse a determinados
documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 módulos con un costo.
Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.
 Requiere establecer una metodología previa de trabajo
entre los usuarios, pues podría crearse un ambiente
negativo para el trabajo en conjunto, cuando se trate de
informaciones recientes que previamente no habían sido
consultadas entre el equipo, o confusiones en la
información allí incluida. Al mismo tiempo, esta
eventualidad obliga a un permanente contacto con esta
oficina virtual compartida, para evitar tales dificultades.
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4.  Comparte y colabora con otros usuarios en tiempo  Todas las aplicaciones de Zoho han sido desarrolladas
real. Así pueden estar trabajando varios usuarios en para su uso vía web con lo cual son independientes del
paralelo, al mismo tiempo, mientras que esta herramienta sistema operativo.
manejará los cambios y evitará las colisiones. Igualmente,  Nos permite trabajar de forma colaborativa.
permite ver quién ha hecho qué cambios y revertirlos si  Como profesores un complemento en el aula para la
fuera necesario. asignación de tareas tanto individuales como
 Escribir algo a medias con otras personas colaborativas, y el control y seguimiento de las mismas
normalmente implica hacerlo por turnos, intercambiarse
versiones por correo o, en el mejor de los casos, sentarse
frente al ordenador mientras uno escribe y el otro sugiere.
Pero usando Google Docs, escribir a medias tiene un
Colaboración
sentido mucho más literal. Se toma un programa
procesador de textos, una hoja de cálculo, se añade
mensajería instantánea, se coloca en la web, se agita
todo, y el resultado es una suite de ofimática pensada
para colaborar online.
 Esta es una de las opciones más sorprendentes de las
aplicaciones web de Google. Dos o más personas pueden
conectarse desde cualquier lugar, abrir el mismo
documento de texto u hoja de cálculo, y escribir a la vez
sobre él, en riguroso directo. Es un tanto inquietante ver
cómo el compañero añade palabras al párrafo de
introducción, al mismo tiempo que otro se dedica a escribir
en la segunda página, pero también es muy estimulante.
Una verdadera tormenta de ideas donde los participantes
pueden estar repartidos por todo el mundo y comentar los
cambios en directo.
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5.  Es muy útil en trabajos de investigación o en trabajos  Zoho se podría definir como una suite ofimática online
donde varias personas tienen que aportar un que incluye todo tipo de aplicaciones ofimáticas como
conocimiento único, trabajos que se tengan que poner pueden ser editor de textos, hoja de cálculo, editor de
opiniones en común. presentaciones, bases de datos, planificador de tareas,
 Se ha demostrado que se ahorra mucho tiempo y wikis,...
pérdidas de archivos con este sistema.  Todas las aplicaciones de Zoho han sido desarrolladas
Uso
 Es especialmente útil con la construcción de mapas para su uso vía web con lo cual son independientes del
conceptuales donde varias personas pueden sistema operativo.
establecer relaciones conceptuales diferentes y llegar  Es importante dejar claro desde el principio que, de estas
a acuerdos de manera gráfica rápida, pues el gráfico herramientas, sólo algunas son gratuitas, las que se
es mucho más lento de realizar que el texto. suelen denominar de primer nivel. Si se quiere tener
 Google Docs se convierte en una especie de disco acceso a todas ellas hay que suscribirse a determinados
duro virtual. Tan sólo necesitas una conexión a módulos con un coste económico asociado.
Internet.
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6. Creación y Gestión de grupos
 Saber si el equipo está en sintonía con la historia de la
versión del archivo
 Obtener información a través de revisiones y de chat en
 Se debe contar con una cuenta de google (Gmail), línea
invitación o bien tener el link del documento.  Añadir, importar, invitar y crear usuarios y grupos
 Se utiliza la opción grupos, que es otra opción de  Control de acceso de los usuarios para mantener los
google documentos seguros
 Se visualizan los documentos a los miembros
 Permite compartir documentos
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7. Documentos de  El editor de documentos de texto de Zoho permite cargar
textos documentos desde nuestro escritorio, Google Docs o de
cualquier lugar de la Web, permitiendo su exportación
para que podamos guardarlo también en nuestro disco
Hojas de calculo duro.
 Zoho Writer es un procesador de textos en línea que te
permite crear y compartir documentos en línea.
Presentaciones
 Zoho Sheet, la herramienta de creación de hojas de
cálculo es también extremadamente completa,
Creación de archivos
permitiendo incluso la programación de macros, para
Dibujos usuarios avanzados, o copiar y pegar directamente desde
archivos creados en Microsoft Excel.
Formularios
 Zoho Show es la opción que nos dan para crear
presentaciones en la web. Incluye temas ya diseñados,
imágenes de clipart y formas, así como funciones tales
como la de arrastrar y soltar, siendo así de muy fácil uso.
 Si estás acostumbrado a trabajar con programas para
este tipo de archivos (procesadores de textos, hoja de
cálculo, software de presentación), verdaderamente no
encontrarás ninguna dificultad en el momento de
utilizar Google Docs, ya que el funcionamiento es
idéntico
 Permite añadir una nueva carpeta (o "Folder") en la
 Como podemos ver los tres productos principales son los
cual almacenar el o los archivos creados o importados.
editores de texto, hojas de cálculo y presentaciones,
aunque en el caso de Zoho hay que destacar también la
existencia de herramientas para realizar conferencias,
presentar proyectos, organizar reuniones, etc.
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8.  Almacena y organiza el trabajo en equipo de forma  Como la mayoría de las plataformas de edición de
segura, siempre a disposición de cada uno de los documentos en Internet, Zoho Docs te permite compartir
miembros del grupo, y organizados mediante carpetas archivos de forma privada con un individuo, introduciendo
Compartir archivos
de fáciles modificaciones. la dirección de correo electrónico de forma manual y la
 Controla quién puede accesar los documentos allí asignación de permisos (Visor / Colaborador / Co-
guardados. Basta con escribir la dirección de correo propietario) a los destinatarios.
electrónico de los usuarios con quienes se quiera  Decides quién tiene acceso a qué documentos y
compartir un documento y enviarles una invitación. establecer los permisos para decidir sobre qué funciones
 Podrán acceder alumnos, padres y/o profesores a se pueden llevar a cabo
aquellos documentos que tú quieras compartir.  Compartir y acceder a documentos en cualquier momento
en cualquier lugar
 Comparte archivos de forma segura con usuarios
externos
 Compartir carpetas e invitar a los usuarios ver, editar,
añadir documentos
 Crea documentos básicos desde el inicio.  Le permite almacenar una gran cantidad de archivos en
 Sube archivos ya creados, Tipos de archivo que todos los formatos, tales como todos los formatos de
soporta Google Docs: archivo como imágenes, archivos de música, videos, zip,
- Documentos de texto (hasta 500 Kb): HTML, TXT, DOC,
PDF, etc, y mantenerlos organizados en carpetas, que
DOCX, RTF, ODT o SXW.
- Presentaciones (máximo 10 Mb o 200 diapositivas): PPT hace que sea más fácil de localizar y acceder a ellos.
o PPS.  Zoho Docs también actúa como una copia de seguridad
Subir Archivos
- Archivos PDF (máximo 10 Mb). de todos los archivos guardados en el ordenador o el
- Hojas de cálculo (máximo 1 Mb): XLS, XLSX, CSV, almacenamiento de datos otra gadgets
ODS, TXT, TSV o TSB.  Puede cargar archivos zip y descomprimir en Zoho Docs.
- Archivos de vídeo (máximo 40 Mb): .FLV, .DIVX, .AVI. Cuando el archivo zip cargado se extrae, los archivos en
- Y según parece Google quiere ampliar el tipo de
el interior se descomprimen y se almacenan en las
archivos a MP3, ZIP, RAR, y otros más.
 Puedes arrastrar y soltar los archivos directamente del carpetas definidas.
ordenador a la lista de documentos e incluso en una  Subir y almacenar archivos en cualquier formato
colección. Esta función solo está disponible en las
últimas versiones de Google Chrome y Firefox. Si no
estás utilizando una de estas versiones de Chrome o
Firefox, puedes hacer clic en el botón Subir y
seleccionar Archivos... en el menú desplegable
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9. Comparando Google Docs y Zoho Docs:
Las dos son suites ofimáticas basadas en almacenamiento en la “nube” con lo cual se requiere necesariamente de conexión de
internet ya que es la única manera de poder tener acceso a estas herramientas. Aunque no sea necesario contar con servicio
de banda ancha si seria lo recomendable para poder realizar la edición compartida en tiempo real.
De manera personal y habiendo utilizado primero google docs creo que es la herramienta que debería implementar como
educador para los trabajos colaborativos con mis alumnos ( ya durante el final de este semestre comencé a emplearla sin
mucho conocimiento de mi parte, pero con buenos resultados), además de que solo requiere una cuenta de gmail que es
gratuita y cuenta con herramientas básicas como procesador de textos, presentaciones electrónicas, hoja de calculo, dibujo y
los formularios que me servirán para realizar encuestas y evaluaciones, las cuales se pueden contabilizar y calificar de manera
automática combinando las hojas de calculo con una herramienta llamada flubaroo http://www.flubaroo.com/
Zoho Docs, es también tiene como herramientas básicas el procesador de textos, presentaciones electrónicas, hoja de calculo de
manera gratuita, las demás tienen costo. Como no había tenido contacto con esta herramienta no creo conveniente que la emplee con mis
alumnos hasta que no aprenda a utilizarla, considero que tiene muchas ventajas sobre GoogleDocs pero hay que descubrí como
emplearlas en la educación para lograr mejores resultados.
Anexo las direcciones de tutoriales en video y en documentos de las aplicaciones.
Videos
Tutorial de Google Docs
http://www.youtube.com/watch?v=snYtV7U_61w
Tutorial de Zoho Docs
http://www.youtube.com/watch?v=NXxfX4cUJNE&feature=related
Documentación
Zoho, la suite ofimática en la nube
http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/internet/recursos-online/996-zoho-suite-ofimatica-en-la-nube?showall=1
Google docs Ofimática virtual.
http://www.csi-csif.es/andalucia/modules/mod_ense/revista/pdf/Numero_14/JOAQUIN_HERNANDEZ_1.pdf
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