Este documento proporciona lineamientos sobre imagen profesional y protocolo en negocios. Define la imagen profesional como la percepción que se tiene de una persona u organización. Explica factores como percepción, grupos objetivos y mensajes. También cubre temas como el saludo, el trato interpersonal, el uso de tarjetas de presentación, juntas de trabajo, manejo de información y crisis. El objetivo es establecer pautas para generar una buena imagen y relaciones profesionales efectivas.

2. García Valle Laura Zuleima.

3. Gradilla Jiménez Carlos Eduardo.

4. Hernández Rodríguez Ana Laura.

6. IMAGEN PROFESIONAL. Define el significado de las diferentes relaciones institucionales, esta permite evaluar la calidad simbólica de los vínculos que establece la persona con los públicos internos, externos o comerciales. Podemos definir la imagen profesional como la percepción que se tiene de una persona o institución.

7. Factores que permiten entender de mejor manera el plano profesional de la imagen pública. Percepción Grupos objetivos.

8. Antes de diseñar una imagen profesional deberá preguntarse: ¿Cuál es mi grupo objetivo? ¿Qué mensaje debo enviar para satisfacer a mi grupo objetivo? ¿Qué mensaje envío actualmente? ¿Dónde está el punto de separación entre ambas dimensiones? ¿Qué debo hacer y decir para generar mi nueva forma de ser percibido?

9. EL PROTOCOLO EN LOS NEGOCIOS

10. El protocolo en el conjunto de reglas ceremoniales que rigen una actividad, establecidas por un decreto o por la costumbre. El equilibrio emocional. La imagen física. El manejo del estrés.

11. Punto Importante. Cualquier protocolo necesitará como base una buena imagen física y una buena actitud. Ambas se lograrán si existe un reconocimiento previo de la esencia.

12. EL TRATO INTERPERSONAL. El saludo profesional: Lo primero que debe considerarse en el plano de las buenas formas es el saludo que hace la presentación de los interlocutores. 1.El anfitrión siempre saluda primero. 2.La persona a honrar se menciona primero. 3.No hay diferencias de género, edad o rango.

13. Cuando ponerse de pie: En el medio laboral no hay diferencias de género, así que cuando una mujer ejecutiva va a ser presentada, debe seguir las mismas normas que sus compañeros masculinos y ponerse de pie para saludar. Por supuesto, los hombres siempre deben ponerse de pie ante las damas y los demás caballeros.

14. El saludo de mano: Es un código de comunicación no verbal que transmite cortesía y reconoce al otro como miembro de la misma especie. 1. El saludo debe ser firme per con tacto. 2. Debe darse completo, estrechando la mano del interlocutor hasta el pliegue que forma la unión del pulgar y el índice. 3. Si por distracción el saludo se da incompleto, corrija de inmediato. 4. En el saludo no hay diferencias de genero.

15. 5. Jamás niegue dar la mano. 6. Dé la mano con ánimo, demuestre agrado y energía. 7. Póngase de pie. 8. Mire a la otra persona directamente a los ojos y sonría. 9. Al saludar, inclínese hacia adelante un poco, transmitirá deferencia y respeto.

16. El tuteo: Como podrán apreciar, tutear puede arriesgar el buen inicio de una relación personal o de negocios, así que vale la pena, como prevención, considera que: 1. Toda persona que acabemos de conocer deberá nombrase con el pronombre “usted”, hasta recibir el permiso de tutear, según sea el caso. 2. Algunas empresas promueven el tuteo, pero es importante saber si se adapta al tipo de cultura protocolaria que tiene el interlocutor. 3. Jamás tutee por teléfono. 4. Si duda… utilice el “usted” para evitar malos entendidos.

17. El beso en los negocios: ¿Besar o no besar en los negocios? La cultura protocolaria en las organizaciones es una exigencia institucional que ajusta los usos y costumbres de la gente. 1. Un hombre nunca debe besar a una mujer de negocios, a menos que sea ella quien inicie la acción de besar. 2. Nunca se debe besar a alguien recién conocido. 3. En la cotidianidad de la oficina no es necesario dar el beso, ni saludar de mano permanentemente… Con un gesto cordial es suficiente.

18. 4. El beso en la mejilla es una conducta táctil que transmite amistad y calidez, así que sólo deberá darse cuando la relación haya llegado a su calidad. Es importante señalar que en los países latinos el beso en los negocios se da con mayor frecuencia y naturalidad.

19. La tarjeta de presentación: La tarjeta de presentación institucional es uno de los planos de identidad gráfica más personalizados, pues informa no sólo el nombre de la persona que la ofrece, sino también define la organización a la que pertenece. 1. La tarjeta debe estar actualizada y en perfectas condiciones. 2. Nunca debe darse con tachaduras o con el nombre escrito con bolígrafo. 3. El diseño, entre mas sencillo, mejor.

20. 4. Debe contar solo con la información necesaria. 5. Ordénelas en tamaño estándar. 6. No es correcto utilizar Sr. ó Sra. Antes del nombre. 7. Los altos niveles jerárquicos deberán imprimirlas en relieve. 8. Siempre llévala consigo. 9. No la reparta indiscriminadamente. Dela con elegancia. 10. La tarjeta se entrega después de la presentación, después de tomar asiento y antes de empezar a tratar el negocio.

21. Las buenas maneras profesionales: La cortesía y amabilidad son indispensables para generar ambientes cordiales de funcionalidad, para lo cual es importante establecer relaciones laborales con las siguientes actitudes enunciativas: 1. Gracias. 2. Por favor. 3. Con permiso. 4. Saber ofrecer disculpas. 5. Saber disculpar.

22. 6. Saber reconocer errores. 7. Ser servicial, no servil. 8. No sea autoritario ni prepotente con los subordinados. 9. Nunca hable mal de otros a sus espaldas. 10. Reclame de manera discreta y privada. 11. No haga a otros lo que le desagradaría que le hicieran a usted.

23. El trato interpersonal, considerando el organigrama, debe ser: 1. De jefes a subordinado: valoración y respeto. 2. De subordinado a jefes: responsabilidad y disponibilidad. Existen ciertos hábitos de conducta que es mejor omitir en el ámbito de nuestras relaciones profesionales con el fin de no generar una mala percepción de nuestra persona:

24. 1. Morderse las uñas. 2. Mascar chicle. 3. Rascarse conspicuamente. 4. Introducir dedo u objetos a los oídos o nariz. 5. Quitarse los zapatos. 6. Jugar con corbata o accesorios. 7. Mover las piernas incesantemente al estar sentado. 8. Tronarse los dedos. 9. Limpiarse los dientes con las uñas. 10. Sonarse y luego mirar el pañuelo.

25. EL MANEJO DE LA INFORMACION Los sistemas informativos en la organización son vitales para la producción y reproducción de sus propósitos institucionales. Un factor básico en el manejo de la información es que los estímulos verbales sean claros, precisos y concisos con el fin de favorecer el desarrollo de los objetivos. Así mismo es vital cuidar la estructura, redacción y ortografía de los mensajes. La correspondencia personal, administrativa y comercial es tarea ejecutiva que exige inteligencia, responsabilidad y prevención de lo que se escribe, pues forma parte esencial de la imagen profesional.

26. Las normas básicas de uso, son: Papelería personal. Papelería administrativa. Teléfono. Teléfono celular o móvil. Fax. Correo Electrónico. Correo de voz.

27. LA JUNTA DE TRABAJO.

28. Objetivos de la junta Informar Educar Resolver Problemas Tomar decisiones Generar ideas.

29. Tipos de juntas Juntas Informales Juntas Formales

30. La convocatoria a la junta Convocar a las personas con previsión. Informar fecha, hora, lugar y objetivo. Enviar el material necesario. Informar acerca de su papel en la reunión.

31. Lugar de la junta Preparar las condiciones de la sala. Prever los apoyos visuales. Proporcionar material para escribir. Garantizar que no haya interrupciones. Organizar descansos.

32. El participante de la junta El líder de la junta

33. MANEJO DE CRISIS. Una crisis es toda situación complicada en la que se producen serias dudas acerca de un asunto o proceso pueda continuar, modificarse o terminarse. En momentos de crisis se vive el riesgo de que se empeñe la reputación y que se pueda perder mucho en poco tiempo.

34. Planeación de crisis. Existen crisis recurrentes y sorpresivas. Sin embargo, podemos establecer lineamientos básicos que nos permita hacer frente a la situación que nos aqueja: Definición y difusión de la filosofía, que da soporte y guía a las acciones. Simulación de situaciones, para saber como reaccionar. Definición de enfrentamiento situacional. Resolución del problema previamente a su exposición.

35. El procedimiento que debe operar para iniciar el proceso de solución es: Definir el tipo de crisis . Identificar a los participantes clave. Reconocer las tareas clave. Dar las noticias, ya sean buenas o malas. Definir que hacer después de la crisis.

36. El vocero. El sistema deberá considerar características como: Definir quien actuara como vocero. Es necesario que el vocero sepa crear el mensaje clave. El vocero deberá tener capacidad para estar frente a los diferentes públicos. El vocero deberá saber empatizar. El vocero deberá estar capacitado para alternar con los medios de comunicación.

37. Ante la crisis siempre será mejor prevenir que lamentar. Sea practico no reactivo. Elabore su manual de crisis, actualícelo periódicamente y haga simulacros.