2. Introducción:
Las relaciones sociales, cualquiera que sea su tipo, exigen pautas de
comportamiento que garanticen la armonía y el bienestar comunes. En general, en
cualquier medio social, son importantes tanto la presentación personal, como la
observancia de normas de cortesía; estos dos aspectos son muy importantes en el
ámbito del trabajo.
3. Normas de
Cortesía
Las siguientes normas
básicas facilitan la
convivencia de familiares,
vecinos, compañeros y, en
general, de la humanidad.
¿Es importante la
presentación personal en el
desempeño del trabajo
secretarial?
Saludar y responder el saludo
Reconocer y respetar los derechos
de los demás
Identificar, tomar conciencia y
cumplir los deberes
Desempeñar el trabajo con gusto,
orden y eficiencia
Comportarse con caballerosidad o
feminidad en todo momento.
Presentación
Personal
4. Algunas empresas exigen un atuendo, pero
aunque no sea así, siempre es necesario
vestir con gusto y adecuadamente. Escoger
el vestido y accesorios de acuerdo con la
hora, el clima y la celebración, dará una
imagen positiva de tu persona. Lo más
importante es tener sentido común y gusto
para estar acorde con la situación.
Para la oficina es aconsejable proyectar una
imagen clásica y formal. Ropa muy ceñida o
demasiada floja, escotes pronunciados,
faldas muy cortas, blusas transparentes,
joyas llamativas o peinados extraños, están
completamente fuera de las normas de
etiqueta laboral.
Una persona bien vestida es la que sigue las pautas
generales de la moda actual, adaptándola a su estilo y
personalidad.
Sin embargo, es importante no convertirse en una
esclava o esclavo de la moda.
La moda debe servir para realzar las cualidades
naturales.
Los jeans, licras, sudaderas, pantalones y faldas
cortas son apropiadas para actividades deportivas;
nunca para ir oficinas.
Escotes, sisas, minifaldas, vestidos o blusas playeras
no son para llevar a la oficina. Ésta no es el lugar de
exhibición de la figura.
No se debe comprar ropa que tenga apariencia
"barata" , aunque su precio sea todo lo contrario. La
persona que trabaja en la oficina debe hacer un lado
los gustos atrevidos, extravagantes o llamativos y
seleccionar lo discreto, sobrio y elegante.
Presentación
Personal
Para la oficina es recomendable proyectar una imagen
clásica y formal, sin olvidar ningún detalle.
Escoger adecuadamente el traje.
El traje masculino mantiene su propio estilo y sólo va
evolucionando con los detalles: corbatas anchas o
estrechas, algunos diseños especiales, abotonaduras
cruzadas o sencillas, bota lisa o hacia afuera en los
pantalones.
Diferentes accesorios, como corbata y botones,
complementan los estilos de la moda masculina.
El ejecutivo debe llevar ropa y calzado elegante, y
accesorios formales y clásicos.
En las reuniones debe permanecer con el saco
puesto.
5. Es tan importante verse bien con el propio
guardarropa como con el uniforme de la
empresa. Al vestir uniforme se está
proyectando de la forma más directa la
imagen de la empresa para la cual se trabaja.
Como el uniforme presenta caracteres
comunes, que son esencialmente un signo de
identificación, deben tener armonía en el
calor, con el cual los empleados se sientan
bien.
El uniforme como su nombre lo indica, no
admite variaciones o interpretaciones
personales porque pueden su carácter; quien
lo porta debe sentir satisfacción al usuario.
Por eso, el uniforme debe ser sobrio y
funcional, de colores que no fatiguen, y
materiales que no se deterioren muy rápido,
así como de un diseño que pueda adaptarse a
todo tipo de siluetas.
No llevar collar y prendedor
simultáneamente.
Los aretes y el broche deben hacer juego.
Cuando se lleva blusa de mangas largas
con botones no se debe usar pulsera.
No utilizar collar con vestidos de cuello alto.
Las personas altas pueden utilizar
accesorios grandes.
Para los accesorios se debe escoger una
sola linea: dorados, de plata, perlas,
fantasía, artesanales u otros, pero no
combinarlos y no usar todos ala vez.
Cuando se usan gafas no deben utilizarse
muchos accesorios.
Utilizar ropa cómoda, elegante y, sobre todo, que
vaya de acuerdo con la edad, estatura, cargo que se
desempeña, complexión física, tipo de piel y región
donde se reside.
El atuendo debe ser completamente de una
personalidad agradable; de una sonrisa franca y de
actitudes positivas, como la servicialidad y la
cordialidad, entre otras.
7. Muchos de los anuncios de vacantes en cargados secretariales que se
presentan en la sección de anuncios clasificados en los periódicos incluyen
como requisito indispensables tener experiencia laboral.
Algunas veces, tal exigencia resulta decepcionante para los recién
graduados, cuyo interés y motivación por comenzar a trabajar parecen
amenazados.
Sin embargo, desde el punto de vista del empleador, es comprensible que
las empresas traten de evitar el tener que gastar demasiado tiempo en la
capacitación de los nuevos empleados, por lo que resulta más rentable y
seguro contratar personal experimentado.
Por eso, los estudiantes de secretariado deben prepararse igualmente en la
difícil tarea de buscar empleo y empezar a prepararse para ganar un puesto
al que pueden aspirar personas con amplia trayectoria. Simplemente, se
trata de saber competir y mostrarse como la mejor opción, pues la
experiencia laboral no es la único requisito ni necesariamente el mas
importante.
Adicionalmente, hay múltiples maneras de superar dicha condición, mientras
se es aún estudiante. En este capitulo se ofrecen sugerencias para el primer
éxito en el campo laboral: ser contratado por una empresa como secretario
o secretaria.
8. LA PRESENTACIÓN PERSONAL
Conseguir empleo constituye un verdadero reto para el
cual es necesario prepararse de la mejor manera, ya que
son muchas los aspirantes con los que se compite por un
cargo secretarial.
Como prepararse para
buscar empleo
9. El primer paso consiste en la
identificación objetiva de la propias
fortalezas y debilidades. Conocer
perfectamente las propias cualidades
facilita notablemente la tarea de
convencimiento como la mejor
alternativa. Con tal propósito, es
importante empezar cuanto antes a
identificar las habilidades y atributos
personales. Identificar los gustos y las
áreas de mejor desempeño ayuda a
conocer las propias habilidades
secretariales .Por otra parte, identificar
las áreas en las que no se siente a
gusto, permite conocer las debilidades.
Pon tanto, el futuro secretaria o
secretaria debe trata de desempeñarse
de manera óptima en las áreas que
más la agraden e intentar superarse en
las que tiene deficiencias , ya que
llegado el momento de solicitar un
empleo, debería ser capaz de
demostrar que es una persona
competente.
INVENTARIO PERSONAL
10. Mientras se estudia la carrera de secretariado, es
recomendable tomar todos los cursos que sea
posible, así como asistir a conferencias y
seminarios sobre temas relacionados con la
profesión. Cursos de inglés , de computación, de
relaciones humanas, de ética, de técnicas
secretariales, de lengua profesional , liderazgo, de
etiqueta, de archivonomía, de Internet, de
telecomunicaciones, de equipos de oficina, y de
otros temas afines.
Algunas maneras de obtener experiencia laboral
cuando aún se está en la etapa de preparación
académica son: conseguir un trabajo de medio
tiempo, realizar un trabajo de voluntariado o ,
incluso, desempeñar un trabajo sin remuneración
Existe varias empresas que ofrecen trabajos de
medios tiempo a los estudiantes, otras emplean
gente joven para remplazar a quienes toman
vacaciones, y otras más realizar contrataciones
durante los periodos de descanso de las
actividades académica, por que comprenden que
se trata de mano de obra relativamente económica.
Para los estudiantes de secretariado , tal
modalidad ofrece una gran oportunidad para
comenzar a ejercer la profesión, incluso cuando
las tareas asignadas no sean netamente
secretariales. Por ejemplo, la experiencia en
ventas, organización de eventos y realización de
encuestas.
11. En todos los casos , lo más importante es decir la verdad. El aspirantes no puede incluir en el
curriculum ningún dato falso , ya que puede perder la posibilidad de vincularse a una empresa si
se descubre que ha mentido . La mayoría de las empresas no firman contratos laborales sin
antes haber verificado la información presentada.
12. LA ENTREVISTA PERSONAL
Conviene preparase para la entrevista, a la
cual se debe asistir impecablemente
vestido, llevar una agenda, un lápiz y
una copia del curricu- lum vitae,
Igualmente, prepararse para las
posibles preguntas y para presentar las
propias inquietudes. Y algo muy
importante, realizar algunas
investigaciones previas sobre la
empresa. Considerar que cada
entrevista es la más importante y
definitiva.
Cuando llegue el momento de la entrevista y
se esté frente a frente con el
entrevistador, se debe saludar
cordialmente, no esperar a que lo
saluden; mantenerse de pie mientras lo
invitan a tomar asiento y dejar que el
entrevistador inicie la conversación.
Durante la entrevista, se debe tomar el
tiempo necesario antes de contestar
cada pregunta, y nunca hablar mal de
los anteriores jefes.
Al final de la entrevista, se debe agradecer la
amabilidad dispensada y preguntar
sobre el tiempo aproximado
¿Qué debemos hacer
durante nuestra entrevista
de trabajo?
13. Es importante recordar que en esta sección
sólo se publican dos x ciento de las
vacantes disponibles. por tanto es
necesario recurrir a otros medios, como
a los amigos, parientes y familiares.
14. Una alternativa más son las
agencias temporales y las
bolsas de empleo; es
importante averiguar antes
de su seriedad y
antecedentes para evitar ser
victima de fraudes. Lo
fundamental es no
desanimarse sino se obtiene
el empleo de inmediato.
Debe mantener la confianza
de que en algún lugar hay
una vacante. Existe una
página web que tiene como
finalidad el ofrecimiento de
empleos, y en la que se
puede observar y
seleccionar el tipo de
empleo requerido.
15. INVENTARIO
PERSONAL
Conocer perfectamente las propias
cualidades facilita notablemente la
tarea de convencimiento como la
mejor alternativa. Con tal propósito, es
importante empezar cuanto antes a
identificar las habilidades y atributos
personales.
El primer paso consiste en la identificación
objetiva de la propias fortalezas y debilidades.
Identificar los gustos y las áreas de
mejor desempeño ayuda a conocer las
propias habilidades secretariales .Por
otra parte, identificar las áreas en las
que no se siente a gusto, permite
conocer las debilidades.
Por tanto, el futuro secretaria o
secretario debe trata de
desempeñarse de manera óptima en
las áreas que más la agraden e
intentar superarse en las que tiene
deficiencias , ya que llegado el
momento de solicitar un empleo,
debería ser capaz de demostrar que
es una persona competente.
16. Mientras se estudia la carrera
de secretariado, es
recomendable tomar todos los
cursos que sea posible, así
como asistir a conferencias y
seminarios sobre temas
relacionados con la profesión.
Cursos de inglés , de
computación, de relaciones
humanas, de ética, de
técnicas secretariales, de
lengua profesional , liderazgo,
de etiqueta, de archivonomía,
de Internet, de
telecomunicaciones, de
equipos de oficina, y de otros
temas afines. Algunas maneras
de obtener experiencia laboral
cuando aún se está en la etapa
de preparación académica son:
conseguir un trabajo de medio
tiempo, realizar un trabajo de
voluntariado o , incluso,
desempeñar un trabajo sin
remuneración
17. Existe varias empresas que ofrecen
trabajos de medios tiempo a los
estudiantes, otras emplean gente
joven para remplazar a quienes
toman vacaciones, y otras más
realizar contrataciones durante los
periodos de descanso de las
actividades académica, por que
comprenden que se trata de mano
de obra relativamente económica.
Para los estudiantes de
secretariado , tal modalidad ofrece
una gran oportunidad para
comenzar a ejercer la profesión,
incluso cuando las tareas asignadas
no sean netamente secretariales.
Por ejemplo, la experiencia en
ventas, organización de eventos y
realización de encuestas.
18. CÓMO PROGRESAR
EN EL EMPLEO
Un empleo puede conseguirse hasta
por equivocación del empleador.
Pero un error en la selección de
personal no permanece velado por
mucho tiempo, pues tarde o
temprano la ineptitud del empleado
obliga al empleador a reconocer su
equivocación y a recogerlo mediante
un despido.
Así, merece una sincera felicitación
al aspirante a una vacante que logra
la contratación, pero tiene mayor
mérito quien con la calidad de su
trabajo demuestra que seleccionarlo
fue una decisión acertada y que
igualmente está preparando para
conquistar muchos reconocimiento y
ascensos.
19. EL PRIMER DIA
DE TRABAJO
Sin embargo, para alcanzar estas conquistas es
necesario mantenerse en constante superación,
actualizarse permanentemente y estar siempre
dispuesto a realizar un esfuerzo adicional que
no es común en todos los empleados. En esta
lección nos proponemos revisar algunas
sugerencias básicas para lograr el
reconocimiento de la empresa.
Durante los primeros días, es
básico llevar una libreta de notas
o agenda para registrar los datos
más importante del caudal de
información que se recibe. No
conviene por ningún motivo
dejarlo todo a la memoria, así
parezca claro, elemental u obvio.
Por el contrario, si hay
explicaciones o datos que
no resultan muy claros, es
importante preguntar las
veces que sean
necesarias para garantizar
la correcta comprensión.
Este procedimiento es
mucho más rentable que
repetir algún
procedimiento o hacer
rectificaciones.
20. Además, es buena idea llevar, si es
necesario y conveniente, algo de trabajo
para la casa, con el propósito de ganar un
poco de tiempo. Otra recomendación
consiste en no pretender trasladar las
experiencias profesionales de anteriores
empresas para remplazar procedimientos
vigentes en la nueva. Resulta de muy mal
gusto y poco práctico intentar hacer cambios
prematuros. Primero es importante
familiarizarse con los procedimientos, luego
evaluar y comparar resultados y, por último,
analizar objetivamente la validez de un
cambio y sólo proponerlo cuando se haya
adquirido cierto liderazgo en el nuevo puesto.
En la relaciones interpersonales, es prudente
manifestar respeto y cordialidad a todo los
empleados de la empresa. Es necesario
darle tiempo al tiempo y saber diferenciar el
ambiente de trabajo del familiar.
21. A pesar de las grandes dificultades
que muchas veces conlleva lograr
un empleo, en múltiples ocasiones
los trabajadores deben presentar la
renuncia a su cargo. Las razones
para tal decisión son muy variadas:
traslado del sitio de residencia,
problemas de salud, estudios y
mejores posibilidades en otra
empresa, entre otras. Sin
embargo, cualquiera que sea el
motivo, la carta de renuncia debe
caracterizarse por un tono amable,
gradecido ,franco y abierto ala
colaboración
22. Ejemplos de
Renuncia
A continuación se presentan un ejemplo de una
carta de renuncia y tres posibles variantes del
primer párrafo
#Por motivo de salud me veo obligada a
presentar la renuncia a mi cargo de
Recepcionista, a partir del 5 de septiembre de
2003
#por razones de estudio debo presentar
renuncia a mi cargo de Secretaria Ejecutiva, a
partir del 3 de noviembre de 2003
#Como es de su conocimiento , la Compañía
Agrícola, S.A., me ha ofrecido la oportunidad de
incluirme entre su personal, con algunas
importantes mejores en las condiciones
laborales Cordial saludo, licenciado Rendón.
Debido a que mi familia trasladará su residencia
ala ciudad de San Luis potosí en los próximos
días, le presento renuncia a mi cargo de
Secretaria asistenta , a partir del 13 de junio de
2003Durante el mes de preaviso tendré mucho
gusto en entregar de mi puesto de trabajo ala
persona que vaya a remplazarme en mis
funciones Estoy muy agradecida con usted y con
la empresa por la oportunidad que me ofrecieron
para desempeñarme profesionalmente. Mi
permanencia en esta compañía constituyó una
grata y enriquecedora experiencia laboral.
23. PROYECCIÓN Y
OPERACIÓN
El ser humano tiene la facultad de elegir y
programar su vida , planear su futuro y
visualizar el mañana.
GOZO Y FELICIDAD
La facultades del ser humano tiene como fin
permirle gozar de la excelencia y alcanzar la
felicidad. El gozo se percibe a través de los
sentidos y es pasajero; la felicidad, mediante el
espíritu, y es duradera.
AUTODOMINIO Y
VOLUNTAD
La facultad de autodominio permite al ser
humano ser dueño de ser deseos,
emociones, actitudes, decisiones y de su
voluntad
MEMORIA Y
APRENDIZAJE
Son también facultades del intelecto que
permite aprender todo cuanto se desee y
recordarlo oportunamente. Entre los
aprendizajes más fundamentales están el
de los errores y las equivocaciones
AMOR Y
PROCREACIÓN
El amor es el poder más grande en
manos del ser hermano. Es mayor
fuente de motivación. Esla posibilidad
más cierta de ser feliz.
CONVIVENCIA Y
COMUNICACIÓN
Los seres humanos necesitamos de los
demás para subsistir y crecer. El hombre y
la mujer tienen siempre urgencia de
compartir sus pensamientos, sentimientos,
deseos, anhelos y esperanzas
24. CENSACION Y
PERCEPCIÓN
El ser hermano está dotado de múltiples sentidos, a través
de los cuales puede aprehender la realidad exterior; además,
posee un cerebro capaz de organizar los datos recibidos, e
interpretarlos y proveerse de l información necesaria para
conocer y comprender el universo .
LA IMAGEN PERSONAL Y
PROFESIONAL
La imagen que secretaria y el secretario proyectan debe
ser profesionalismo, eficacia, honestidad, cultural ,
serenidad sencillez y cordialidad , entre otros virtudes.
CONCIENCIA
Es la factura humana que se encarga de emitir
juicios sobre la moralidad de los realizados libre
y conscientemente por las personas .
ENSOÑACIÓN y
FANTASÍA
Para que la metas e ideales se
materialicen , primero hay que volverlos
sueños . Por su parte, la fantasía permite
al ser humano hacer posible y real lo irreal.
AUTOEQUILIBRIO Y
RECUPERACIÓN
El cuerpo humano y el alma buscan
permanentemente su equilibrio de ahí que
innumerables enfermedades corporales y heridas
espirituales desaparezca sin dejar huella .
MOVIMIENTO Y
LOCOMOCIÓN
Con mucha felicidad se pierde la noción del valor de
estas facultades; no obstante, sin ellas habría sido
imposible que el hombre caminara sobre la superficie
lunar y pudiera pasear por el cosmo.
25. AUTOESTIMA E IMAGEN
SECRETARIAL
En la actualidad, la computadora parece ser invadido todos los ámbitos de la vida
humana. No sólo en la empresa, si no en el hogar, en las actividad laboral. El gran
reto del momento consiste en fortalecer la capacidad humana a partir de una sana
autoestima y a través de la actitudes positivas, lo q contribuye notablemente ala
buena imagen personal y profesional del secretario o secretaria.
26. Algunas personas
fundamentan la autoestima
en la aceptación de los
demás; otros en la solvencia
económica.
Las células que integran el
sistema nervioso humano le
permiten conocer, comprender,
aplicar, conceptualizar, juzgar,
suponer, crear, descubrir,
inventar, idear, entre muchas
otras actividades.
La autoestima consiste en la
autovaloración, en la
aceptación de las
capacidades y limitaciones
personales; en el aprecio así
mismo y en el
reconocimiento de todas las
posibilidades que el ser
humano puede volver
realidades.
Al desarrollar
autoconocimiento, el ser
humano descubre que esta
dotado de múltiples
facultades que lo ubican por
encima de la dificultades y
adversidades.
Sin embargo, para triunfar en la
vida no se necesita ni una
inteligencia superior ni una
imaginación desbordante; son
más importantes el deseo de
superación y la disposición
permanente para realizar
esfuerzos adicionales.
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