El documento describe el estudio de tiempos realizado a la secretaria ejecutiva de la empresa EMBOL S.A. Explica las funciones y responsabilidades del puesto de trabajo, así como los conocimientos y habilidades necesarios. Incluye diagramas que muestran los procedimientos y flujos de trabajo de la secretaria.

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TRABAJO DE CICLO
ESTUDIO DE TIEMPOS
VISITA A:
SECRETARIA DE LA EMPRESA EMBOL S.A.
NOMBRE: SILVIA MAMANI YAPITA
CODIGO: 9226-7
CARRERA: INGENIERIA COMERCIAL

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ESTUDIO DE TIEMPOS
ESTUDIO DE PUESTO DE TRABAJO DE UNA
SECRETARIA EJECUTIVA
VISITA A LA EMPRESA EMBOL S.A.
1. INTRODUCCION
Una buena gerencia debe estar apoyada de una buena secretaria, proactiva, que sepa manejar
eficientemente sus funciones, dándole paso a un buen apoyo al gerente. Se debe contar con
una secretaria que garantice confianza, seriedad, buen trato, conocimientos, habilidades y
destrezas en las interrelaciones humanas.
En el presente considerando la dinámica de los negocios, las actividades a que día a día se
somete el gerente, requiere de una secretaria que preste atención diaria de la agenda de
Gerencia General, sepa cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la
empresa, Manejar armónicamente las interrelaciones humanas, manejar adecuadamente
tecnología de la informática, computadoras con todos sus programas, Elaborar y presentar
periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados. Apoyo a las
áreas de Cobranzas, Atención al Cliente y Gerencia Administrativa. Asistencia en la
planificación y organización de las tareas propias del sector. Dominio de idioma inglés (oral y
escrito). Poseer amplia disponibilidad horaria Saber que la secretaria es un buen asistente de
la dirección.
Las funciones que se espera de lo que debe de cumplir la secretaria, además de manifestarse
una gran ausencia del desarrollo personal, aspecto que se identifica fácilmente a través de las
interrelaciones, trato, carácter, personalidad, conducta, comportamiento, atención,
descubriéndose muchas veces ausencia de asertividad, baja autoestima, actitudes, y funciones
administrativas mal desempeñadas, consecuencia muchas veces de ausencia de definiciones
de las funciones que se espera debe cumplir la secretaria .
Se detecta poca atención de la gerencia de capacitar, desarrollar a la secretaria

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promocionándoles, talleres, cursos, seminarios que les permita adentrarse en lo que la ciencia
administrativa, los tópicos modernos de la administración involucran.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su
actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato el que se den conflictos que
afecten la armonía y generen un clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño
sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en
herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y conocimientos de
contabilidad y finanzas para armar presupuestos.
Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan
tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio.
Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar
conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching".
La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre
debilidades de ellas en su desempeño, no acorde a lo que pretende, debe orientarla,
capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de
manera más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto,
regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la
colaboración posible para transformarlas en fortalezas.
El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus funciones, y para ello
debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma
que la unión garantice resultados beneficiosos.
Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas:
por un lado, la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado,
un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujer.
2. PLANTEAMIENTO TEORICO
La secretaria cumple una función esencial en la empresa, tanto en el mundo de los negocios
como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz
funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico
En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la
correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y
custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria
ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el
punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

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La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la
secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será
ella quien confeccione los informes, memorandos o dossier's (Conjunto de documentos o
informes sobre un asunto o persona) ; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la
debida eficacia.
Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste,
para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que
deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de
actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias
características.
Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer
el siguiente perfil:
 Personalidad equilibrada y pro-activa.
 Autoestima positiva.
 Capacidad de adaptación a los cambios.
 Habilidades comunicativas y escucha activa.
 Capacidad de crear, innovar e implementar.
 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
 Disposición para trabajar en equipo.
 Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
 Espíritu de superación.
 Flexibilidad·
 Sentido de humor.
 Resistencia física y nerviosa.
 Agudeza visual.
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones
de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos
técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:
 Técnicas de archivo. ·
 Técnicas de oficina·
 Digitación o mecanografía.·
 Uso apropiado del teléfono·
 Manejo y organización de la agenda·
 Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.·
 Manejo adecuado de documentos.·
 Conocimiento y dominio del idioma del país.

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 Estudio de tiempos
El tiempo es un recurso muy valioso es el recurso más escaso y valioso. Poder atender a los
máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de
una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y
requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para
una reunión.
Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta
para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación
durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas
condiciones a una reunión importante. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no
quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de
no equivocarse. Es saber cuándo tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es
vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés
y manejando los imprevistos. Me dice la Lic. Paola Rosales
Redactar 10 min depende la documentación
Redactar una carta en 8 min.
Redactar un Informe 10 min.
Redactar un circula 5 min.
Archivar documentación 5 min.
 Técnicas del estudio de tiempos
A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o
la profesión.
Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas
virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.
La secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan
documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de
las empresas o las entidades. Es más, ellas son las más conocedoras de la vida personal del
jefe e inclusive de los compañeros de trabajo.
A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde con las circunstancias del mercado y el
desarrollo tecnológico, los valores y los principios de una buena secretaria siguen siendo los
mismos desde el nacimiento del oficio.

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En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha
convertido, cada vez más, en una auténtica joya para la empresa.
Para poder organizar una reinion, preparar la mesa , los informes, todo respecto ala reunión
se requiere preparar con tiempo anticipado:
Llegar 30 min. o 1 hora antes a la oficina o en donde se realizara la reunión
3. DESCRIPCION DEL TRABAJO A ESTUDIAR
Resumen del cargo
Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la
documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada
de trabajo.
Actividades regulares
 Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.
 Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.
 Recibir la documentación que llega a la empresa.
 Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).
 Responsabilidad por decisiones
 La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.
 Responsabilidad por supervisión
 El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante.
 Responsabilidad por contactos personales
 Con el Gerente General de la empresa y los clientes.
 Responsabilidad por exactitud
 Errores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.

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}
 Análisis de procedimiento
 Diagramas

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Estediagramamuestralasecuenciacronológicadetodaslasoperacionesdetalleroenmáquinas,insp
ecciones,márgenesdetiempoymaterialesautilizaren unprocesodefabricacióno
administrativo,desde la llegadade
lamateriaprimahastaelempaqueoarreglofinaldelproductoterminado.Señalalaentradadetodoslo
scomponentesysubconjuntosalensambleconelconjuntoopiezaprincipal.Deigualmaneraqueun
planoodibujodetallerpresentaenconjuntodetallesdediseñocomoajustes,toleranciasyespecifica
ciones,todoslosdetallesdefabricaciónoadministraciónseaprecianglobalmenteenundiagramade
operacionesdeproceso.
Eldiagramadeoperacionesdeprocesopermiteconclaridadelproblema,pues sino
seplanteacorrectamenteunproblemadifícilmentepodráser resuelto.
 DIAGRAMADE PROCESO
Eldiagramadeprocesoesunarepresentacióngraficadelosacontecimientosqueseproducen
duranteunaseriedeaccionesuoperacionesyde la información concerniente almismo.
Estetipodediagramaoesquematambiénpuedenreferirse,solamentealasoperacioneseinspeccion
esencuyocasoseríaundiagramadeoperaciones.Particularutilidadcuandosetratadetenerunaidead
elostrabajosrealizadossobreunconjuntodepiezasocomponentesqueconstituyenunmontaje,grup
ooproducto.
Losdiagramasdeprocesospuedenrepresentarsesobrehojas,sobretodocuandosetratadedescribira
contecimientosqueatañenamaspiezasobienlasactividadesdemásdeunapersona.
Esuninstrumentoparaanalizarloscostosocultos,permitereducirlacantidadyduracióndelasde
moras,trasladosyalmacenamientos;serealizaelanálisisdeoperacionesmediante:
1. Tiempoderetrasos.
2. Tiemposde redaccion
Estructuragraficade los diagramas de operaciones yproceso

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IDENTIFICACION
DIAGRAMA DE
ESTUDIO
RESUMEN

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DIAGRAMADE FLUJO RECORRIDO
Esunarepresentacióngráficadelasecuenciadetodaslasoperaciones,lostransportes,lasins
pecciones,lasesperasylosalmacenamientosqueocurrenduranteunproceso.Incluye,además,lainf
ormaciónqueseconsideradeseablepara el análisis, por ejemplo el tiemponecesario yla
distancia recorrida.Sirve paralas secuenciasdeunproducto,unoperario,unapieza, etcétera.
Proporcionarunaimagenclaradetodasecuenciadeacontecimientosdelproceso.Mejorarla
distribucióndeloslocalesyelmanejodelosmateriales.Tambiénsirveparadisminuirlasesperas,est
udiarlasoperacionesyotrasactividadesensurelaciónrecíproca.Igualmenteparacompararmétodo
s,eliminarel tiempoimproductivo yescogeroperaciones para suestudiodetallado.
Eldiagramadelrecorridodebeidentificarsemedianteuntítulocolocadoensupartesuperior.Esp
rácticacomúnencabezarloconlaspalabrasDiagramadelprocesode
recorridoLainformaciónparaidentificarlosiemprees necesaria.
Recomendacionesprevias alaconstrucción del diagramadeflujo
Obténgaseunplanodellugarendondeseefectúe
elprocesoseleccionado.Enelplanodebenestarrepresentadostodoslosobjetospermanentescomo
muros,columnas,escaleras,etc.,ytambiénlossemipermanentescomohacinamientosdematerial,
bancosdeservicio,etc.

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15. ING. DE METODOS
4.PREPARACIÓN DE ESTUDIO DE TIEMPOS
El estudio de tiempos es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible,
partiendo de un número limitado de observaciones, el tiempo necesario para llevar a cabo una
tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.
Un estudio de tiempos con cronómetro se lleva a cabo cuando:
a. Se va a ejecutar una nueva operación, actividad o tarea.
b. Se presentan quejas de los trabajadores o de sus representantes sobre el tiempo de una
operación.
c. Se encuentran demoras causadas por una operación lenta, que ocasiona retrasos en las
demás operaciones.
d. Se pretende fijar los tiempos estándar de un sistema de incentivos.
e. Se encuentran bajos rendimientos o excesivos tiempos muertos de alguna máquina
o grupo de máquinas.
I. Ejecución
 Se obtiene y registra la información.
 Se descompone la tarea en elementos.
 Se cronometra.
 Se calcula el tiempo observado.
I. Valoración
 Se valora el ritmo normal del trabajador promedio.
 Se aplican las técnicas de valoración.
 Se calcula el tiempo base o el tiempo valorado.
I. Suplementos
 Análisis de demoras
 Estudio de fatiga
 Cálculo de suplementos y sus tolerancias

16. ING. DE METODOS
 Muestra de prueba
 Calculo de los parámetros
Es la parte cuantitativa del estudio del trabajo que indica el resultado del esfuerzo físico
desarrollado en función del tiempo permitido a un operario para terminar una tarea
específica, siguiendo a un ritmo normal, un método predeterminado.
Tiempo estándar.- Es el patrón que mide el tiempo requerido para terminar una unidad de
trabajo, usando método y equipo estándar, por un trabajador que posee la habilidad
requerida, desarrollando una velocidad normal que pueda mantener día tras día,
incluyendo síntomas de fatiga.
Aplicaciones del Tiempo estándar.
Ayuda a la planeación de la producción los problemas de producción y de ventas podrán
basarse en los tiempos estándares después de haber aplicado la medición del trabajo a los
procesos respectivos, eliminando una planeación defectuosa basada en conjetura o
adivinanzas.

17. ING. DE METODOS
Es una herramienta que ayuda a establecer estándares de producción precisos y justos.
Además de indicar lo que puede producirse en un día normal de trabajo, ayuda a mejorar
los estándares de calidad.
Ayuda a establecer las cargas de trabajo.
Ayuda a formular un sistema de costos estándar. El tiempo estándar al ser multiplicado
por la cuota fijada por hora/ nos proporciona el costo de mano de obra directa por pieza.
Proporciona costos estimados. Los tiempos estándar de mano de obra presupuestarán los
costos de artículos que se planea producir y cuyas operaciones serán semejantes a las
actuales.
Proporciona bases sólidas para establecer sistemas de incentivos y su control. Se eliminan
conjeturas sobre la cantidad de producción y permite establecer políticas firmes de
incentivos a obreros que ayudarán a incrementar sus salarios y mejorar su nivel de vida;
la empresa estará en mejor situación dentro de la competencia, pues se encontrará en
posibilidad de aumentar su producción reduciendo costos unitarios.
Ayuda a entrenar a nuevos trabajadores. Los tiempos estándares serán el parámetro que
mostrará a los supervisores la forma como los nuevos trabajadores aumentan su habilidad
en los métodos de trabajo.
Procedimiento para la medición del trabajo
Ante todo en la mayoría de los tiempos existen dos premisas fundamentales:
Las medidas deben hacerse con la más escrupulosa justicia, es decir, con las mayores
garantías de que la medida esta perfectamente realizada, ya, que la determinación de
tiempo se emplea para calcular los salarios con incentivos y, por tanto, si las medidas no
son tomadas con verdadero sentido de responsabilidad, se derivan perjuicios graves para
los trabajadores o para la empresa.
Las medidas deben hacerse con el grado de exactitud estrictamente necesario, de acuerdo
con la importancia de lo que se mide. Si se trata de una operación que se repetirá multitud
de veces, es evidente que todas las precauciones y tiempo que se dedique en asegurar una
medición más exacta posible con pocas piezas y elementos técnicos puede resultar más
caro que el valor de los posibles errores cometidos.
El estándar de tiempos y sus componentes

18. ING. DE METODOS
El producto final de la medida del trabajo/ será el obtener el tiempo tipo o estándar de la
operación, o proceso objeto de nuestro estudio. Estos términos lo que nos indican es un "
tiempo" que reúne las siguientes características:
P = personal (como por ejemplo satisfacción de necesidades personales)
D = descanso (fatiga )
S = suplementario o demoras inevitables
Métodos Generales de medición del trabajo
Intuitivo: Basado en la experiencia
Medición y observación directas
Cronometraje
Muestreo del trabajo
Tiempos predeterminados
MTM: Medición de Tiempos de Métodos
Estudios de tiempos cronómetros
El estudio de tiempos es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible,
partiendo de un número limitado de observaciones, el tiempo necesario para llevar a cabo
una tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido. Un estudio
de tiempos con cronómetros se lleva a cabo cuando:
Se va a ejecutar una nueva operación, actividad o tarea ya estandarizada.
Se presentan quejas de los trabajadores o de sus representantes sobre el tiempo de una
operación
Se encuentran demoras causadas por una operación lenta, que ocasiona retrasos en las
demás operaciones.
Se pretende fijar los tiempos estándar de un sistema de incentivos
Se encuentren bajos rendimientos u excesivos tiempos muertos de alguna máquina o
grupos de máquinas. Rendimiento = obtenido / expectativa
Valoración del ritmo de trabajo
La calificación de la actuación toma en cuenta cuatro aspectos: Habilidad, esfuerzo,
condiciones y, consistencia.
Habilidad. Es la eficiencia para seguir un método dado no sujeto a variación por voluntad
del operario.

19. ING. DE METODOS
Esfuerzo. Es la voluntad de trabajar, controlable por el operario dentro de los límites
impuestos por la habilidad.
Condiciones. Son aquellas condiciones como luz, ventilación, calor, etc., que afectan
únicamente al operario y no aquellas que afecten la operación.
Consistencia. Son los valores de tiempo que realiza el operador que se repiten en forma
constante o inconstante.
Cada uno de estos factores son ponderados de acuerdo a tablas ya establecidas.
Valoración o calificación sintética. Consiste en comparar los tiempos observados con
otros considerados como normas.
En todo estudio de tiempos existe un cierto número de movimientos que se encuentran
siempre en una misma secuencia y que son idénticos. Por medio de estudios de
investigación/ el tomador de tiempos determina cuál es el tiempo normal necesario para
ejecutar cada uno de esos grupos de movimientos.
Al efectuar un estudio de tiempo selecciona los elementos de la operación, de tal manera
que cuando menos un grupo corresponda a un elemento, con el que se debió haber
observado si el operador trabajó a un nivel normal de ejecución; se obtiene un factor de
corrección que se aplica a todos los demás elementos:
El factor de corrección puede expresarse:
P=Ft/0
En donde:
P = Factor de actuación
Ft = tiempo de/ movimiento fundamental
= Tiempo elemental medio observado por los mismos elementos que se haya usado en Ft.
Tal vez una de las mayores objeciones a la aplicación de esta técnica es el tiempo que se
requiere para construir un diagrama bi manual de los elementos seleccionados para el
establecimiento de los tiempos de los movimientos básicos.

20. ING. DE METODOS
Valoración por tiempos predeterminados.- Cada micromovimiento se supone ya ha sido
estudiado y se le ha fijado un tiempo de actuación. La suma de los tiempos de todos los
micro movimientos empleados en una operación da el tiempo valorado para esta. Si en
lugar de obtener el tiempo valorado para toda la operación se determina tan solo el tiempo
valorado para un elemento, es posible al comparar este tiempo con el que emplea
actualmente el trabajador, determinar el nivel de actuación de éste.
Como este nivel de actuación se marca en porcentaje, se emplea también un factor de
corrección para todos los demás elementos. Para aplicar este método, debe suponerse que
el nivel de actuación del trabajador es constante en la ejecución de toda la operación.
Calificación Objetiva.- Es un método según el cuál se califican el ritmo y la dificultad de
trabajo. Bajo este procedimiento, el operador se califica exactamente en la misma forma
que el método anterior; pero posteriormente se selecciona un segundo factor de ajuste que
toma en cuenta la dificultad del trabajo.
Suplementos del estudio de tiempos
Los suplementos pueden ser:
Asignables al trabajador
Asignables al trabajo estudiado
No asignables
SUPLEMENTO
Un suplemento es el tiempo que se concede al trabajador osea la secretaria con el objeto
de compensar los retrasos, las demoras y elementos contingentes que son partes regulares
de la tarea.
Suplementos a concederse.- Tres son los suplementos a concederse en un estudio de
tiempos. Estos son:
Suplementos por retrasos personales
Suplementos por retrasos por fatiga (descanso)
Suplementos por retrasos especiales/ incluye:
Tiempo estándar o tipo
El tiempo tipo o estándar es el tiempo que se concede para efectuar una tarea.
En él están incluidos los tiempos de los elementos cíclicos: repetitivos, constantes,
variables; así los elementos causales o contingentes que fueron observados durante el
estudio de tiempos/ a estos tiempos ya valorados se le agregan los suplementos

21. ING. DE METODOS
siguientes: personales/ por fatiga y especiales. La figura de abajo nos indica lo que es el
tiempo tipo.
Cálculo del tiempo tipo o estándar.
Una vez que se hayan terminado de realizar los pasos siguientes:
Obtener y registrar información de la operación
Descomponer la tarea, registrar los elementos
Tomar las lecturas
Nivelar el ritmo de trabajo
Calcular los suplementos de estudios de tiempos
Se procede a calcular el estudio de tiempos y se obtiene el tiempo estándar de la
operación como sigue:
Se analiza la consistencia de cada elemento. Las mediadas a tomar pueden ser las
siguientes:
Si las variaciones son debidas a la naturaleza del elementos se conservan todas las
lecturas.
Caso contrario la lectura anterior o posterior donde se observa la variación de ambas son
consistentes, la inconsistencia en el elemento estudiado se deberá a la falta de habilidad
del trabajador. Si un gran número de observaciones son consistentes se pueden eliminar
las variaciones extremas y solo conservar las normas
En cada uno de los elementos se suman las lecturas que han sido consideradas como
consistentes.
Se nota el número de lecturas que han sido consideradas para cada elemento.
Se divide, para cada elemento, la suma de las lecturas entre el número de lecturas o
consideradas, el resultado es el tiempo promedio por elemento.
Te == SXi / n

22. ING. DE METODOS
Se multiplica el tiempo promedio (Te) por el factor de valoración. Esta cifra debe
aproximarse hasta el milésimo de minuto/ obteniéndose el tiempo base elemental:
Tn = Te (valoración en %)
Al tiempo base elemental se le suma la tolerancia por suplementos concedidos,
obteniéndose el tiempo normal o concedido por elemento:
Tt = Tn (1 + Tolerancias)
Se calcula la frecuencia por operación o pieza/ de cada elemento cíclico o contingente
Se multiplica el tiempo concedido elemental por la frecuencia obtenida del elemento. A
este producto se le denomina tiempo total concedido
i Se suman los tiempos concedidos para cada elemento y se obtiene el tiempo tipo o
estándar por operación/ pieza, etc.
Al efectuarse el cálculo del tiempo tipo debe tenerse en cuenta las siguientes
consideraciones:
Si debe concederse el tiempo de preparación y retiro
El factor interferencia cuando se presenta un ciclo de trabajo estudiado.
 Calculo del tamaño de la muestra
El tamaño de la muestra, un tema que siempre preocupa, no tiene fácil solución y va
estrechamente unido a la representatividad. En principio hay que rechazar la idea, demasiado
extendida, de que la muestra debe ser proporcional a la población. De hecho, a medida que
aumenta ésta, con una menor proporción podemos alcanzar la representatividad. No obstante,
en igualdad de otras condiciones, los estadísticos calculados con muestras grandes son más
precisos que los calculados con muestras pequeñas, pero una muestra representativa de 50
elementos es preferible a otra no representativa de 100 (Jiménez Fernández, 1983).
No existe un tamaño ideal de la muestra. A efectos descriptivos, se considera una
muestra grande cuando n > 30. Una muestra debe ser lo suficientemente grande como para
ser representativa, pero el número de elementos necesarios para lograr la representatividad
varía de una investigación a otra. Cuanto más homogénea es una población en la/s

23. ING. DE METODOS
característica/s objeto de estudio, más fácil resulta obtener muestras representativas sin
necesidad de que sean grandes. Es decir, el tamaño de la muestra está en relación directa con
la desviación típica de las puntuaciones en la/s características de la variable a investigar.
El tamaño de la muestra viene condicionado por el tanto por ciento de la característica
que estamos estudiando. Cuando no se conoce es conveniente hacer algún pequeño estudio
inicial con una muestra mucho menor para tener alguna idea de ese porcentaje. Por ejemplo,
alumnos que se matriculan en los programas de formación y después no asisten o abandonan.
Cuando tenemos una proporción de la característica del 50% estamos ante lo que se designa
como ‘el caso más desfavorable’ porque exige la muestra mayor. Si no conocemos la
proporción se asigna el 50% como la opción más segura en los cálculos de la muestra.
El tipo de datos que se desea recoger y el medio que para ello se va a emplear son
condicionantes que influyen en la menor o mayor reducción de la muestra seleccionada
(Jiménez Fernández, 1983). No es igual seleccionar, por ejemplo, aulas ya organizadas y
recoger la información en días y horas lectivos que hacerlo a través de un cuestionario
enviado por correo.

24. ING. DE METODOS
Plan de muestreo
MUESTREO DE TRABAJO.
Es una técnica en la cual se realiza un gran número de observaciones a un grupo de máquinas,
procesos u Es operarios durante un periodo de tiempo. Cada observación registra lo que esta
ocurriendo en ese instante, y el porcentaje de observaciones registrada para una actividad
particular o demora es una medida del porcentaje de tiempo durante el cual esta actividad o
demora ocurren. El porcentaje de tiempo dedicado a una actividad particular se establece a
partir de un número de observaciones realizadas al azar.
El muestreo de trabajo es una técnica que se utiliza para investigar las proporciones del tiempo
total dedicada a las diversas actividades que componen una tarea, actividades o trabajo. Los
resultados del muestreo sirven para determinar tolerancias o márgenes aplicables al trabajo,
para evaluar la utilización de las máquinas y para establecer estándares de producción.
El método de muestreo de trabajo tiene varias ventajas sobre el de obtención de datos por el
procedimiento usual de estudios de tiempos. Tales ventajas son:
largo.
-trabajo a desarrollar por el analista es generalmente mucho menor
perario no esta expuesto a largos períodos de observaciones cronométricas
analista.
Teoría de muestreo de trabajo.
La probabilidad de x ocurrencias de un evento en n observaciones:
(p + q)^n = 1
p = probabilidad de una ocurrencia
q = 1-p = probabilidad de que no haya ocurrencia
n = número de observaciones
Planeación del estudio de trabajo.
Una vez que el analista haya explicado el método y obetnido la aprobación del supervisor
respectivo, estará en condiciones de realizar el planteamiento detallado, que es escencial antes
de iniciar las observaciones reales.

25. ING. DE METODOS
El primer paso es efectuar una estimación preliminar de las actividades acerca de las que
buscan información. Esta estimación puede abarcar una o mas actividades. Con frecuencia la
estimación se puede realizar razonable, deberá muestrear el área o las áreas de interés durante
un período corto y utilizar la información obtenida como base de sus estimaciones.
Una vez hechas las estimaciones se debe determinar la exactitud que sea de los resultados.
Esto se puede expresar mejor como una tolerancia dentro de un nivel de confianza establecido.
El analista llevará a cabo ahora una estimación del número de observaciones a realizar. Es
posible determinar la frecuencia de las observaciones.
El siguiente paso será diseñar la forma para muestreo de trabajo en la que se tabularán los
datos y los diagramas de control que se utilizarán junto con el estudio.
Determinación de las observaciones necesarias.
n = (^p ( 1 - ^p) / @p)^2
@p = Desviación estándar de un porcentaje
^p = proporción real de ocurrencias del elemento que se busca
n = número de obsevaciones al azar en las que se basa p
Determinación de la frecuencia de las observaciones
Esta frecuencia depende en su mayor grado de los números de observaciones requeridas y de
los límites de tiempo aplicados al desarrollo de los datos.
El número de analistas disponible y la naturaleza del trabajo a estudiar influirán también en la
frecuencia de las observaciones. Un método que se puede emplear consiste en tomar nueve
números diariamente de una tabla estadística de números aleatorios, que varíen, asígnese a
cada número una cantidad de minutos equivalente a 10 veces al valor del número. Los
números seleccionados pueden fijar entonces el tiempo desde el inicio del día de trabajo hasta
el momento de efectuar las observaciones.
El software también permite el ingreso como entrada de condiciones especiales; Otro medio
para ayudar a los analistas decidir cuando hacer observaciones diarias es un recordatorio
aleatorio. Este instrumento de bolsillo avisa por medio de un sonido que es el momento de
realizar la siguiente observación.
 Toma y registro de tiempos
En la actualidad la mayoría de las empresas u organizaciones medianas y grandes en México
realiza estudios y aplicaciones para aumentar su productividad. Sin embargo frecuentemente
se confunden los términos productividad y producción. Productividad es la relación
cuantitativa entre lo que producimos y los recursos que utilizamos y Producción se refiere a la
actividad de producir bienes y/o servicios.

26. ING. DE METODOS
El Estudio del Trabajo nos presenta varias técnicas para aumentar la productividad. Existen
dos ramas del estudio del trabajo:
1. Estudio de métodos
2. Estudio de tiempos
El estudio del trabajo implica analizar la manera de hacer la transformación en cada etapa del
proceso a esto le llamamos “estudio de métodos”.
Antes de estudiar trabajos concretos, el técnico debe examinar el flujo general del producto
por las instalaciones. Comprender la situación actual permite estar preparado para mejorarla.
En el caso de un producto que se va a fabricar, se debe dividir primero en partes y después
estudiar la secuencia de fabricación de los componentes y la secuencia de ensamble de éstos,
el subensamble, el producto terminado y el empaque de salida. Las técnicas de:
 Diagrama de operaciones
 Diagramas de flujo
 Diagramas bimabuales
 Diagramas hombre máquina
 Cursogramas
 Diagramas de hilos
 Diagramas de recorrido
 Simograma
5.ESTUDIO DE TIEMPOS
El estudio de tiempos es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible, partiendo
de un número limitado de observaciones, el tiempo necesario para llevar a cabo una tarea
determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.
Un estudio de tiempos con cronómetro se lleva a cabo cuando:
Se va a ejecutar una nueva operación, actividad o tarea.
Se presentan quejas de los trabajadores o de sus representantes sobre el tiempo
Se encuentran demoras causadas por un trabajo lento, que ocasiona retrasos
Se pretende fijar los tiempos estándar de un sistema de incentivos.
Se encuentran bajos rendimientos o excesivos
Tiempo normal
 TIEMPO NORMAL

27. ING. DE METODOS
La definición de tiempo normal se describe como el tiempo requerido por el operario normal
o estándar para realizar la operación cuando trabaja con velocidad estándar, si ninguna
demora por razones personales o circunstancias inevitables.
Mientras el observador del estudio de tiempos está realizando un estudio, se fijará, con todo
cuidado, en la actuación del operario durante el curso del mismo. Muy rara vez esta
actuación será conforme a la definición exacta de los que es la " normal ", o llamada a veces
también "estándar". De aquí se desprende que es esencial hacer algún ajuste al tiempo medio
observado a fin de determinar el tiempo que se requiere para que un individuo normal ejecute
el trabajo a un ritmo normal. El tiempo real que emplea un operario superior al estándar para
desarrollar una actividad, debe aumentarse para igualarlo al del trabajador normal; del mismo
modo, el tiempo que requiere un operario inferior estándar para desarrollar una actividad,
debe aumentarse para igualarlo al del trabajador normal; del mismo modo, el tiempo que
requiere un operario inferior al estándar debe reducirse al valor representativo de la actuación
normal. Sólo de esta manera es posible establecer un estándar verdadero en función de un
operario normal.
La longitud del estudio de tiempos dependerá en gran parte de la naturaleza de la operación
individual. El número de ciclos que deberá observarse para obtener un tiempo medio
representativo de una operación determinada depende de los siguientes procedimientos:
1. Por fórmulas estadísticas
2. Por medio del ábaco de Lifson
3. Por medio del criterio de las tablas Westinghouse
4. Por medio del criterio de la General Electric
Estos procedimientos se aplican cuando se pueden realizar gran número de observaciones,
pues cuando el número de éstas es limitado y pequeño, se utiliza para el cálculo del tiempo
normal representativo la medida aritmética de las mediciones efectuadas.
Determinación de las observaciones necesarias por fórmulas estadísticas, el número N de
observaciones necesarias para obtener el tiempo de reloj representativo con un error de e%,
con riesgo fijado de R%. Se aplica la siguiente fórmula:
Siendo K = el coeficiente de riesgo cuyos valores son:

28. ING. DE METODOS
K = 1 para riesgo de error de 32%
K = 2 para riesgo de error de 5%
K = 3 para riesgo de error de 0.3%
La desviación típica de la curva de la distribución de frecuencias de los tiempos de reloj
obtenidos σ es igual a:
Siendo:
Xi = los valores obtenidos de los tiempos de reloj
_
x = La media aritmética de los tiempos del reloj
N = frecuencia de cada tiempo de reloj tomado
n = Número de mediciones efectuadas
e = error expresado en forma decimal
2. El ábaco de lifson.
Es una aplicación gráfica del método estadístico para un número fijo de mediciones n = 10. La
desviación típica se sustituye por un factor B, que se calcula:
Siendo S = el tiempo superior
I = el tiempo inferior
 Suplementos
Este suplemento se aplica para que la secretaria o para que el trabajador se pueda reponer del
cansancio físico y psicológico que produce el trabajo. Dicho de otro modo, un trabajador no
podría trabajar ininterrumpidamente durante toda la jornada de trabajo. Su aplicación es
obligatoria.
Este suplemento consta de 3 partes; Necesidades personales (4%-7%) es el tiempo destinado a
cubrir necesidades personales (beber, ir al servicio, etc). Una de las características que
diferencia este suplemento del resto es que el operario tiene derecho a ausentarse del puesto de
trabajo. Fatiga básica, que suele cifrarse en un 4% y corresponde a la compensación por
realizar trabajos ligeros sin esfuerzos especiales. Por último, el suplemento de descanso tiene
la parte de fatiga complementaria y esta parte variará según las características específicas del
trabajo (postura, condiciones ambientales, monotonía, tedio, esfuerzo, tensión visual, tensión
mental, ruido, agua, polvo, ciclo breve, vibraciones, ropa molesta, concentración, etc)

29. ING. DE METODOS
 Calificacion de la actuación
La calificación de la actuación es el paso del procedimiento del trabajo. El paso mas sujeto a
crítica, se basa en la experiencia, adiestramiento y buen juicio del analista de medición de
trabajo.
La calificación de la actuación es una técnica para determinar con equidad el tiempo requerido
para que el operario normal ejecute una tarea después de haber registrado los valores
observados de la operación en estudio. Se definió a un operario “normal”, como un trabajador
competente y experimentado que trabaja en las condiciones que prevalecen ordinariamente en
el sitio de trabajo, a un ritmo no rápido ni lento.
No hay método aceptado para calificar actuaciones, aun cuando las técnicas se basen en el
criterio o buen juicio del analista de tiempos. El analista debe tener las superiores
características personales. El buen juicio es el criterio para la determinación del factor de
calificación, si que importa si dicho factor se basa en la celebridad o “tiempo” de la ejecución
o en la actuación del operario observando con la del trabajador normal.
Características de un buen sistema de calificación
La primera y la más importante de las características es su exactitud. No se puede esperar
consistencia en el modo de calificar, ya que las técnicas para hacerlo se basan en el juicio
personal del analista de tiempos.
El plan de calificación que de resultados más consistentes será también el más útil, si el resto
de los factores son semejantes. Nada destruirá tanto la confianza de los operarios hacia el
procedimiento del estudio de tiempos, como la incongruencia en el modo de calificar.
Un procedimiento para calificar a la secretaria que produzca resultados incongruentes, cuando
lo empleen diferentes analistas de tiempos, es seguro que terminen en fracaso. Resultaría
mejor que buscaran otra forma de ganarse la vida los analistas de tiempos, que, aun después de
un completo entrenamiento, tuvieran dificultades en designas calificación de mozo
congruente.
 TIEMPOESTÁNDAR
Eselpatrónquemideeltiemporequeridoparaterminarunaunidaddetrabajo,utilizandométo
doyequipoestándar,poruntrabajadorqueposeelahabilidadrequerida,desarrollandounavelocidad
normalquepuedamantenerdíatras día, sinmostrarsíntomasdefatiga.

30. ING. DE METODOS
Eltiempoestándarparaunaoperacióndadaeseltiemporequeridoparaqueunoperariodetipo
medio,plenamentecalificadoyadiestrado,ytrabajandoaun ritmonormal,lleve acabo
laoperación.
6.APLICACIÓN DEL TIEMPO ESTANDAR
Reduccióndeloscostos;aldescartareltrabajoimproductivoylostiemposociosos,larazónderapi
dezdeproducciónesmayor,estoes,seproduceunmayor númerodeunidadesenel
mismotiempo.
Mejoradelascondicionesobreras;lostiemposestándarpermitenestablecersistemasdepagosdes
alariosconincentivos,enloscualeslosobreros,alproducirunnúmerodeunidadessuperioresalac
antidadobtenidaalavelocidadnormal,percibenunaremuneraciónextra.
Esunaherramientaqueayudaaestablecerestándaresdeproducciónprecisosyjustos.Ademásdei
ndicarloquepuedeproducirseenundíanormaldetrabajo,ayuda a mejorar los estándaresde
calidad.
7.DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Esta actividad implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar
una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito,
con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y retrasos inevitables. El
analista de estudios de tiempos tiene varias técnicas que se utilizan para establecer un
estándar: el estudio cronométrico de tiempos, datos estándares, datos de los movimientos
fundamentales, muestreo del trabajo y estimaciones basadas en datos históricos. Cada una de
estas técnicas tiene aplicación en ciertas condiciones.
HABILIDAD PARA:
Relacionarse con público en general.
Expresarse claramente en forma verbal y escrita.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma cortés y efectiva al público.
Redactar correspondencia de rutina, actas e informe de cierta complejidad.
Comprender situaciones de diversa índole.
Organizar el trabajo de la oficina.
Dominar Internet y todas las herramientas de productividad.

31. ING. DE METODOS
Toda la información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones smartphones)
para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo. Ejemplos de algunas de
estas herramientas (Agenda electrónica, comunicación directa -tipo whatsapp, hangouts-
…).
Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación.
Sobran explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir a crear un
clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.
Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa.
Hoy todas las personas tienen una “marca” personal que cuidar más allá de la marca
comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin,
Google+, Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo. No lo
minusvalores. Curva de aprendizaje
8.Conclusiones y recomendaciones
Detrás de todo gran jefe, hay una excelente secretaria. Y no es para menos, porque aparte de
ser la mano derecha de éste, ella ejerce funciones fundamentales en el día a día de la
empresa, de las que depende su correcto funcionamiento.
A continuación algunas de las características que distinguen a una buena secretaria.
1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza.

32. ING. DE METODOS
Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad son clave para que exista una
relación de confianza absoluta.
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena
forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la
seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal.
4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomen
decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas,
con lo que su productividad será mayor.
Ponerse al día
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que
es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe
formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su
labor diaria.
Las seis funciones más representativas de las secretarias son:
1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.
2. Buscar información a través de la Internet y gestionar los correos electrónicos.
3. Gestionar el archivo.
4. Filtrar llamadas.
5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

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BIBLIOGRAFIA
PAGINA WEB:
https://es.wikipedia.org/wiki/Estudio_de_tiempos_y_movimientos
https://www.euroresidentes.com/empresa/exito-empresarial/la-secretaria-perfecta
http://pyme.lavoztx.com/la-diferencia-entre-una-secretaria-y-una-secretaria-ejecutiva-
6880.html
https://es.wikipedia.org/wiki/Competencia_comunicativa

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