Este documento presenta un plan de acción para organizar los archivos desorganizados de la Regional Santander-ICBF en Colombia a lo largo de 12-24 meses. El plan detalla las preguntas clave de qué, cuándo, dónde, quién, cómo, cuánto, por qué y cómo la autora, con su experiencia en administración y gestión documental, implementará capacitaciones y procesos de organización archivística para crear un sistema de gestión documental aprobado.

1. Plan de Acción-Trabajo
Práctica Empresarial
Leyda Duarte Barrero

2. ¿QUÉ?
¿Qué estamos haciendo?
En vista que en la Regional Santander-ICBF no existen
archivos organizados y el PGD-Programa de Gestión
Documental no se ha implementado se realizarán
capacitaciones y seguimiento sobre la organización de
archivos y el inicio de los documentos digitales-.

3. Documentos Digitales que sustituyen a
los documentos físicos.

4. ¿CUÁNDO?
¿En que momento del proceso se realizó?
Al inicio de la practica empresarial se estimo que este
proyecto debe ser aplicado por lo menos durante 12
meses, para poder implementar definitivamente el PGD, por
lo tanto es paso a paso que deberá irse aplicando pues ante
la negación de los funcionarios para recibir los cambios, es
necesario hacerlo lento pero seguro.

5. Fondos Acumulados (Archivos Desorganizados)
a
Fondos Documentales (Archivos Organizados).

6. ¿DÓNDE?
¿Dónde estoy viendo los problemas?
 Los archivos de la Regional Santander-ICBF están en
desorden.
 No aplican la normatividad vigente para la Gestión
Documental.
 Desconocimiento sobre las TRD, FUID y AFUERA.
 En todas las dependencias, incluyendo los Centros Zonales
se evidencia desconocimiento en el tema.
 Nunca se han realizado transferencias documentales.

7. Es necesario que todos los funcionarios de la
Regional Santander-ICBF apliquen la normatividad
vigente para la Gestión Documental.

8. ¿QUIÉN?
¿Qué relación tiene el Plan con mis habilidades?
Teniendo en cuenta que durante mi proceso formativo tuve la
oportunidad de ver materias tales como:
 Administración Básica y Documental.
 Realización, Administración y Control de Inventarios.
 Procesamiento de la Información.
 Organización Documental
 Fundamentación de un Sistema de Gestión de Calidad.
Durante este proyecto pude aplicar mis conocimientos y mostrar
que poseo el perfil como Administradora de Empresas.

9. Poseo conocimientos que me permiten tener
la habilidad de llevar a cabo este proyecto.

10. ¿CÓMO?
¿Cómo se diferencia del estado anterior?
Desde que inicie mi Práctica Empresarial se puede evidenciar
el avance de los logros propuestos, se han logrado organizar
300 ML. aplicando todos los pasos necesarios para lograr un
Sistema de Gestión Documental aprobado por el Ministerio
de las TIC y por la normatividad generada por AGN-Archivo
General de la Nación.
Por lo tanto la diferencia desde que inicie mi práctica a la
actualidad ha dado sus frutos.

11. Antes Archivos Desorganizados (Fondos
Acumulados)…Hoy Archivos Organizados.

12. ¿CUÁNTO?
¿En cuánto tiempo se podrá lograr el objetivo?
Teniendo en cuenta que existen en promedio 3.500 ML de
archivos por organizar y que en dos meses se han logrado
organizar 300 ML, podemos calcular un aproximado de 24
meses como meta para lograr organizar todos los archivos
que nunca han recibido intervención documental.
Esto podemos determinarlo si el proceso continua al mismo
ritmo y con el mismo personal que actualmente interviene
los archivos.

13. Promedio del tiempo que se necesita para
completar la organización documental.
Archivos Organizados en la
Regional Santander-ICBF
Promedio dado a dos años para
3500 ML.

14. ¿POR QUÉ?
¿Cuáles son las posibles causas para lograr el plan?
La sede nacional autorizó para la Regional Santander-ICBF un
total de 3.800 ML, por lo que hay presupuesto y existe la
materia prima para trabajar en búsqueda de la meta final
que es lograr intervenir todos los archivos para conseguir un
Fondo Documental aprobado por el AGN-Archivo General de
la Nación.

15. La Gestión Documental es la meta para que
la Historia de la Empresa se conserve.