articulo de proyecto

1. SISTEMA DE INFORMACION PASTORAL- PASTORAL INFORMATION SYSTEM
JAIRO SEGUNDO INAGAN RODRIGUEZ
CÉSAR ENRIQUE MORÁN FERNÁNDEZ
CARLOS ANDRES HERNANDEZ LOPEZ 1
ANGEL MARIA BELLO PEREZ
UNAD
RESUMEN
El desarrollo de un sistema de información pastoral dinámico de registro y consulta de los procesos que se desarrollan en la parroquia de Quibdó Choco, es una respuesta de tipo técnico y social, que será de gran utilidad para los feligreses, a través dela implementación de un aplicativo, el cual pretende mejorar la productividad, las comunicaciones, y colaboración del usuario reduciendo notablemente los costos.
La planificación se la realizó para un año; en ésta participaron las personas tienen que ver de manera directa con el manejo de la información de la parroquia. La investigación se realizó en 3 momentos: en el primer momento se establece la misión, la visión, el organigrama y los procedimientos del área de la empresa donde se va a dar solución al problema; el segundo momento la planeación utilizando la tecnología moderna, decálogo de Bernal y el modelo general para el desarrollo de la investigación y un tercer momento el diseño, control y ejecución del proyecto.
Palabras claves: Sistema de información, base de datos, registro, software libre, hardware, php, cliente- usuario
1 Estudiantes del Módulo Proyecto de Grado Ingeniería de Sistemas UNAD.

2. ABSTRACT
The purpose of this research is aimed at the design and development of an information system for recording and accessing that allows control of storage, analysis and search for information on the different events in the parish of chocoana community; It is for this reason that this system was implemented in order to prevent loss of the documents are indispensable for the life of usurious, systematizing data confinement, marriage, death, among others.
Once implemented this system, it is intended to address these multiple disadvantages described above, and proposing a clearer accurate and foremost, offering the security of information storage, as this will ensure greater reliability of the information entered to the database and thus strengthen the system in its missionary function that strengthens the practice of human and Christian values in family and community partnership.
(El propósito de esta investigación está encaminada al diseño y desarrollo de un sistema de información de registro y consulta que permita el control del almacenamiento, el análisis y la búsqueda de información de los diferentes eventos que ocurren en la parroquia de la comunidad chocoana; es por ello, que se implementara este sistema con el fin de prevenir las pérdidas de los documentos que son indispensable en la vida de los usurarios, sistematizando los datos de confinación, matrimonio, defunciones, entre otros.
Una vez implementado este sistema, se pretende dar solución a estos múltiples inconvenientes descritos anteriormente, proponiendo así, obtener una información más clara precisa y ante todo, ofreciendo la seguridad de almacenamiento de la información, puesto que esta permitirá garantizar mayor confiabilidad en la información ingresada a la base de datos y de esta manera el sistema consolide en su función misionera que fortalece la práctica de los valores humanos y cristianos en la familia y la sociedad de la comunidad)

3. Keywords: Information system, database, log, free software, hardware, php, client-user
SISTEMA DE INFORMACION PASTORAL
PASTORAL INFORMATION SYSTEM
INTRODUCCIÓN
El propósito de este artículo es describir el sistema de información de registro y consulta que permita el control del almacenamiento, el análisis y la búsqueda de información de los diferentes eventos que ocurren en la parroquia de Quibdo; la implementación del Sistema de Información con el fin de prevenir las pérdidas de los documentos que son indispensable en la vida de los usurarios, sistematizando los datos de confinación, matrimonio, defunciones, entre otros.
Con la implementación del Sistema de Información se pretende dar solución a los múltiples inconvenientes descritos anteriormente, proponiendo así, obtener una información más clara precisa y ante todo, ofreciendo la seguridad de almacenamiento de la información, puesto que esta permitirá garantizar mayor confiabilidad en la información ingresada a la base de datos, por medio de permisos, los cuales serán de gran ayuda para la comunidad como para la iglesia.
FUNDAMENTOS TEÓRICOS
El Plan de Gestión de Proyectos es una herramienta que nos permite ejecutar acciones, organizar los recursos cuando se trata de un proyecto y todo lo que conlleva en los procedimientos específicos o claves para optimizar los resultados.
Los objetivos de una gestión es utilizar de manera óptima el uso de los recursos disponibles para satisfacer los objetivos encaminados y asi poder crear un plan de gestión en el cual se debe de disponer los siguientes ítems o partes: Entrada, herramientas y técnicas, Salidas.

4. En las entradas podemos tener carta o contrato, procesos de la organización y salidas de otros procesos que integran para crear el plan de gestión.
En las herramientas y técnica, podemos destacar: juicios de Expertos, técnicas de facilitación en el cual se encuentran lluvias de ideas, resolución de conflictos, gestión de reuniones y otros.
En las Salidas tenemos el plan de gestión del proyecto. Es el documento donde se indica cómo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto. El plan de gestión del proyecto contiene: Plan de gestión del alcance, Plan de gestión de requisitos, Plan de gestión del cronograma, Plan de gestión de costos, Plan de gestión de calidad, Plan de gestión del proceso, Plan de gestión de recursos humanos, Plan de gestión de comunicaciones, Plan de gestión de riesgos, Plan de gestión de las adquisiciones, Plan de gestión de los interesados. 2
Permitiendo así abarcar n mucho en áreas del conocimiento donde se desarrolle el tema o aborde su aplicación el cual implica la reflexión profunda de los distintos aspectos relacionados con la planificación de proyectos
Por lo general el plan de gestión de proyecto lo sigue o coordina una persona que es el Administrador del proyecto sobre el cual se basan los conocimientos para un excelente control, coordinación y seguimiento para alcanzar los objetivos aun que recibe apoyo de los demás integrantes del proyecto.3 El factor clave para el éxito del Sistema Integrado de Gestión, está centrado en las personas, esto significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia gerencial, están orientadas para beneficio de la gente. Por ende es necesario implementar estos siete procesos “Desarrollar el acta constitutiva del proyecto; Desarrollar el enunciado del alcance preliminar; Desarrollar el plan de gestión del proyecto; Dirigir y gestionar le ejecución del proyecto; Supervisar y controlar el trabajo del proyecto; Control integrado de cambios; Cerrar el proyecto”
2 Project & Process Management Consulting; Gestión del proyecto; disponible en internet en <http://www.ppmci.com/contenidos.php?Id_Categoria=255> {Con acceso el día 07- 12- 2014]
3PALOMARES Alberto; El plan de proyecto; 2011 < https://www.youtube.com/watch?v=ok7Q97l9PiM> con acceso el día 07- 12- 2014]

5. Lo anterior, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, en el logro de los objetivos del proyecto y asi asegurar la satisfacción del resultado final de este y de su proyección hacia la comunidad de clientes y partes interesadas.
El Plan de gestión de tiempo Comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los resultados (producción de bienes o servicios) estén a disposición de los clientes o consumidores. lo cual permite identificar y documentar las tareas a ejecutar en un tiempo determinado, por lo tanto se debe desglosar el proyecto en paquetes más pequeños, estructurarlo por niveles, revisarlos y corregirlos antes de ser ejecutados, también se encuentran las herramientas y técnicas que se subdividen en descomposición, plantillas, Planificación gradual, juicio de expertos y componente de planificación. Tomando como partes o fase en este nivel podemos resumir al plan de gestión de tiempo en: Definir Actividades, Secuenciar Actividades, Estimar Recursos de Actividad, Estimar Duración de la Actividad, Desarrollar cronograma, Controlar Cronograma.4
Plan de gestión de costos Asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente). La sincronización o timing de pagos y cobros, de manera que tanto éstos como aquellos se produzcan en el momento adecuado, es importante para determinar las necesidades de financiación, gestionar el disponible, y optimizar el resultado económico del proyecto.
La estimación de los costos de las actividades del cronograma implica el desarrollo de una aproximación de los costos, se deben considerar las posibles causas de variación y riesgos, por lo general se expresan en unidades monetarias para facilitar la comparación
4 CORRALES Marco; plan de gestión de las áreas de alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto boulevard de calle 9, barrio chino, san José Costa Rica; 2012 <http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1119.pdf> [Con acceso a internet el día 7- 12- 214]

6. entre costos ya sea dentro del mismo proyecto o con los demás que se estén gestionando en ese momento.
Durante la ejecución del proyecto, es preciso también gestionar el flujo de caja, planificando con suficiente antelación para evitar déficits o para poner a disposición de la organización ejecutante el excedente en caso de superavit. En el caso de que se incurra en un déficit, se deberá proveer la financiación necesaria, contabilizando los costes financieros asociados como si de cualquier otro coste se tratase.
Podemos resumir que el plan de gestión de costo los puntos o fases que se enmarcan son Estimar Costos, Determinar Presupuesto y Controlar los Costos.
El manejo de la gerencia de los presupuestos es pues una labor vital para un buen gerente de proyectos .Presupuestar, es suponer algo por anticipado. El presupuesto es el ejercicio que determina de antemano un pronóstico de los valores que puede tener determinadas actividades a desarrollar dentro del alcance de una disciplina en un proyecto dado.
Plan de gestión del alcance. Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto, El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto, podemos definir como alcance del proyecto como la combinación de los objetivos del proyecto más el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y servicios que deben ser realizados en el proyecto).
Alcance tiene dos dimensiones de las que a su vez se deducen las definiciones siguientes:
Alcance del producto: características y funciones que caracterizan a un producto o servicio. Éstas incluyen tanto características de tipo técnico como características del producto relacionadas con el plazo de terminación y coste de producto final. El alcance de proyecto se mide contra el plan de proyecto
Alcance del proyecto: trabajo que debe ser realizado para entregar el producto (del proyecto) con las características y funciones especificadas.

7. Una completa gestión del alcance se debe pasar por ciertas etapas tales como planificación, definición, verificación y control del alcance cada etapa con sus respectivas entradas, herramientas y técnicas y salidas.
Donde comprende los siguientes puntos o fases: objetivos del proyecto, Descripción alcance de producto (características, requisitos, especificaciones), fronteras del proyecto, entregables del proyecto: cliente (producto, servicio, resultado) y otros entregables de proyecto, Criterios de aceptación de entregables, Limitaciones o restricciones del proyecto, Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas), Otros (organización inicial de proyecto, estimación preliminar de coste y cronograma hitos, etc.5
En fin, cada uno de estos componentes, además de llevar a cabo la realización de una idea hacia el enfoque social, permitirá al Ingeniero a seguir una serie de etapas importantes para su realización, haciendo que estas se unan, sigan un proceso continuo y por supuesto desarrollando un Sistema integral y de calidad que propondrá trabajar ordenadamente para llegar a alcanzar lo deseado, no solo como un proyecto personal, sino de gran calidad hacia la mejora de los contextos a implementar.
De hecho cada uno de estos aspectos este se enfoca al proyecto hacia el alcance de los resultados, como de los servicios o resultados que este puede dar a una comunidad en específica, es decir cumple la función de definir y controlar que se incluye y que no se incluye dentro del proyecto, satisfaciendo las necesidades, deseos y expectativas del líder del proyecto.
DESARROLLO DEL TRABAJO
ANTECEDENTES: Actualmente muchas parroquias maneja de forma manual todos sus procesos, tales como: almacenamiento de partidas de bautismo, confirmación, matrimonio, defunción y notas marginales, cuando alguien requiere una copia o constancia de estos archivos, debe dirigirse hasta el lugar para consultar si en esa sede está su registro
5 MONTERO Guillermo; Desarrollo de un plan de gestión de proyectos; <http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos>[con acceso a internet el día 07- 12- 2014]

8. o si debe ir a otra parroquia. Asimismo, las programaciones de los eventos religiosos: Misas, bautizos, funerales, confirmaciones y aniversarios, no se sistematizan en periodos de tiempo más o menos largos, lo cual conduce a que se presenten problemas de cruce de horarios en la programación, produciendo descontento de los usuarios y deterioro de la imagen de la parroquia por el mal uso de sus recursos. Dada la problemática presentada es necesario desarrollar un sistema de información pastoral que permita, no sólo sistematizar los procesos que se desarrollan en las parroquias, sino también modernizar los servicios para ofrecerle a los usuarios atención oportuna, y eficiente en corto tiempo.
OBJETIVO: Desarrollar un sistema de información que gestione los procesos parroquiales y permita a su vez brindar un mejor servicio a la comunidad.
MARCO TEÓRICO: En el marco teórico se describen las actividades básicas de un sistema de información, así como el desarrollo de las diferentes plataformas a desarrollarse, con las cuales se realizó en el diseño del sistema. También, se describen todas las actividades de la organización parroquial. La estrategia metodológica utilizada en el desarrollo y el análisis en cada una de las etapas del Sistema de Información propuesto está conformado por cuatro módulos: agenda, económico, actas y eclesiástico. Cada módulo almacena información que es necesaria para la parroquia y que sirve como sistema informativo para las personas que accedan al sistema por la web. Las conclusiones del estudio permiten corroborar la funcionalidad y pertinencia del Sistema de Información Parroquial con acceso a Web para de una forma amigable poderse llevar a cabo con éxito el registro y procesamiento de datos de las empresas parroquiales.
DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS SUPUESTOS Y EXPECTATIVAS DEL TEMA LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA:
La implementación de la gestión y la organización de las principales tareas realizadas comúnmente en la parroquia, tales como la generación de actas de bautismo, confirmación, matrimonio y defunción, guardando en un almacén de datos todas las personas que han realizado dichos actos sacramentales, con el objetivo de que la información esté disponible en un futuro cuando requiera ser utilizada. Dentro de los resultados obtenidos en el análisis del diseño e implementación, se puede detallar una mejora efectiva en la reducción de

9. tiempos, debido a que los procesos ahora son automáticos y sistematizados, lo cual permite mejorar los tiempos de respuesta para las personas que viven en la comunidad. Además de los tiempos, también se puede observar una facilidad para encontrar la información, puesto que toda esta localizada en un único almacén de datos
JUSTIFICACIÓN: Surge la necesidad de implementar un sistema de información donde se podrán administrar todos los datos que se manejan en papel en los despachos parroquiales. El Sistema de Información Pastoral con acceso a Web permitirá mejorar el manejo de los registros que se podrán buscar de forma inmediata e imprimir actas según el formato especificado para cada ciudad, poder sacar estadísticas mucho más fáciles y por supuesto, poder ingresar desde Web y consultar y/o pedir un acta de cualquiera de los registros que la persona contenga en la parroquia desde la casa u oficina. La innovación de este proyecto se sustenta en la posibilidad de hacer uso de Internet y otras nuevas tecnologías, las cuales ayudan a brindarle al país y a las parroquias en particular, la oportunidad de participar adecuadamente dentro de la gran aldea de la información y la nueva sociedad del conocimiento.
METODOLOGÍA: La metodología aplicada a la investigación debe cumplir con los objetivos propuestos durante el proyecto como es el caso de la Ingeniería de Sistemas, a través de sus sistemas de información utilizados satisface las necesidades de un cliente como es el sistema parroquial. Método que describe un procedimiento derivado de muchas generaciones. Que consta de una observación, un análisis, una experimentación que pretender diseñar o implementar un sistema parroquial para mejorar de una manera los procesos internos que ayuden de una forma más eficiente y eficaz las tareas diarias de las parroquias sobre sus feligreses a través de la tecnología moderna.
RESULTADOS
El desarrollo de este proyecto tiene como propósito permitir el desarrollo de un sistema de información de registro y consulta que permita el control del almacenamiento, el análisis y la búsqueda de información de los diferentes eventos que ocurren en la parroquia; es por

10. ello, que se implementara este sistema con el fin de prevenir las pérdidas de los documentos que son indispensable en la vida de los usurarios, sistematizando los datos de confinación, matrimonio, defunciones, entre otros. Una vez realizado este sistema, se pretende dar solución a procesos que hasta hoy se ejecutaban en forma manual, proponiendo así, obtener una información más clara precisa y ante todo, ofreciendo la seguridad de almacenamiento de la información, puesto que esta permitirá garantizar mayor confiabilidad en la información ingresada a la base de datos y manejar la información de manera dinámica.
CONCLUSIONES
En el presente proyecto de investigación se propone el desarrollo de un sistema de información para la gestión de los procesos parroquiales de la comunidad chocoana, implementado una interfaz amigable e interactiva entre el usuario y la máquina, que permita administrar eficientemente la información a través de bases de datos, el sistema deberá ser confiable y desarrollado en un ambiente web, logrando así mayor portabilidad y disponibilidad del aplicativo para el usuario, obteniendo resultados dinámicos en el análisis del diseño e implementación y de esta manera se puede detallar una mejora efectiva en la reducción de tiempos, debido a que los procesos serán automáticos y sistematizados, lo cual permite mejorar los tiempos de respuesta para las personas que viven en la comunidad y facilidad para encontrar la información, puesto que toda esta localizada en un único almacén de datos confiable y con respaldo de información. Es así como, los futuros Ingenieros de sistemas, a través de estos planes en la realización de sus proyectos, alcanzaran y orientaran hacia la proyección e interacción, Fortaleciendo la prestación de sus servicios orientados al mejoramiento de la cobertura, calidad, eficiencia y pertinencia en el área de sistemas; sin olvidar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la confortabilidad en la competencia del recurso humano y las diferentes estrategias o mecanismos, garantizando una mejora continua Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos vendrá por la integración común de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen aspectos y requisitos comunes. El

11. objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los Sistemas.
Es así como, todos los elementos de gestión, indican esa necesidad de regirse por procedimientos que aseguren una correcta gestión de los mismos. Puestos que estos están obligados a revisiones periódicas de sus objetivos, puestos que estos son el pilar para garantizar la mejora continua de los sistemas de gestión establecidos y por ende de los resultados de los proyectos.
REFERENCIAS
CORRALES Marco; plan de gestión de las áreas de alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto boulevard de calle 9, barrio chino, san José Costa Rica; 2012 <http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1119.pdf> [Con acceso a internet el día 7- 12- 214]
PALOMARES Alberto; El plan de proyecto; 2011 < https://www.youtube.com/watch?v=ok7Q97l9PiM> con acceso el día 07- 12- 2014]
MONTERO Guillermo; Desarrollo de un plan de gestión de proyectos; <http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3% B3n_de_proyectos>[con acceso a internet el día 07- 12- 2014]
Project & Process Management Consulting; Gestión del proyecto; disponible en internet en <http://www.ppmci.com/contenidos.php?Id_Categoria=255> {Con acceso el día 07- 12- 2014]