Elaborado por los estudiantes de la asignatura Gestión Documental I: Carolina Bravo Florez Hugo Andres Bonilla Edy Ruth Vallejo

1. Taller III Gestión Documental I
Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico

2. TALLER III GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARCHIVOS
Carolina Bravo Florez
Edy Ruth Vallejo Santamaria
Hugo Andres Bonilla Muñoz
LUZ MARINA ARIAS GONZALES
Profesional en Ciencia de la Información la Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
Universidad del Quindío
GESTIÓN DOCUMENTAL I
Facultad de Ciencia Humanas y Bellas Artes
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLITECOLOGÍA Y
ARHIVÍSTICA
2013

3. INTRODUCCIÓN
¿Qué sucede con la documentación dentro de las entidades públicas y privadas colombianas que
manejan un PGD normalizado?
¿Cuál es el destino de la información tras su radicación y distribución desde la Unidad de
Correspondencia y la Ventanilla Única?
Mediante la formulación de diez preguntas, dirigidas
a funcionarios activos en la gestión
documental de tres entidades nacionales , hemos explorado la organización, conservación,
consulta y disposición final de la información , como también los modelos de Tablas de Valoración
y Retención documental además de algunos ejemplos de la vida de los documentas más
manejados en cada una de ellas.
En el proceso se ha hecho evidente la competitividad nacional en cuanto a los PGD y la
permanente implementación de los mismos en gran parte de las entidades, siendo prioritario
para muchas de ellas la creación de TVD Y TRD.
Como profesionales C.I.D.B.A en formación, el desarrollo del presente trabajo ha sido un
importante acercamiento y complementación de conceptos, y normativas vigentes, alrededor de
tan
importante pilar en nuestro medio académico y laboral: Los
documental.
programas de
gestión

4. Visitas y
encuestas a
archivos de
entidades de
públicas y
privadas en
Colombia.

5. Encuesta realizada por la estudiante:
CAROLINA BRAVO FLOREZ
Entidad: UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Área: Gestión Documental
Funcionaria: MARIA CENOVIA
VALENCIA
Teléfono: 7359308

6. 1. ¿Cuáles son las actividades de esta entidad?
La Universidad del Quindío es una entidad dedicada a la formación de personas
académicamente, consolida grupos de investigación y con compromiso social.
2. ¿Cómo es el flujo documental en el archivo central de la entidad?
El área de Gestión Documental tiene un software de gestión documental cuyo módulo
tiene como objetivo la radicación de documentos internos y externos de la institución y
además administra el flujo documental , contiene los elementos de radicación, gestión de
correspondencia y administración de casos básicos de la Institución. Con él es posible
llevar la gestión de documentos internos y externos. Se puede crear, gestionar y distribuir
vía e-mail (internet, intranet o extranet) toda la documentación que necesita mantener la
Universidad del Quindío.
El módulo Gestión Documental (GD) permite la trazabilidad de los documentos que
ingresan, salen o circulan en la institución almacenándolos en una base de datos, y
posteriormente permite la gestión de ellos por medio de la Intranet y el correo electrónico
de cada una de las dependencias.
3. ¿Qué determina la conservación indefinida de un documento?
Las Tablas de Retención Documental
4. ¿Qué tipo de documentos manejan?
Oficio, Memorandos Generales, Resoluciones de Rectoría, del Consejo Académico
y del Consejo Superior, Acuerdos del Consejo Superior .
5. ¿Tienen información digitalizada?
Desde el mes de octubre del año 2009 toda la información que llega a la ventanilla, se
encuentra digitalizada.

7. 6.
¿Hace cuánto se empezó el proceso y en cuanto tiempo cree que llegaran a estar al día?
En estos momentos estamos al día con la digitalización.
7. ¿Manejan las tres edades de los documentos y que tiempo dura cada uno en su diferente
edad?
Se manejan las tres edades y el tiempo de duración lo determina la Tabla de Retención
Documental
8. Como se realiza el cuadro de codificación y clasificación?
Se diseñó el proyecto de series, subseries y tipos documentales por cada función teniendo
en cuenta la estructura orgánica y funcional de la dependencia y de acuerdo a las
directrices del Archivo General de la Nación.
Asignamos en el formato de asignación de series cada dependencia códigos de serie y
subseries luego elaboramos el cuadro general de clasificación documental indicando:
código de la dependencia, códigos de serie y subseries, ya con toda esa información
llegamos a la elaboración de las Tablas de Retención Documental, definiendo
especificaciones de tiempo de retención en cada fase del archivo, según los términos de
ley y los criterios archivísticos y se determinó la disposición final: conservación total,
eliminación, microfilmación
9. ¿Quién es la persona o firma encargada de dar de baja los documentos?
El comité de Archivo.
10. ¿Qué jerarquía en cargos tiene el personal que manipula los documentos?
Profesional en ciencia de la Información con el apoyo de un Auxiliar administrativos y un Técnico
Administrativo.

8. Encuesta realizada por el estudiante:
HUGO ANDRES BONILLA MUÑOZ
Entidad: COES LTDA (Consultorías
Empresariales)
Dirección: Carrera 7° # 18-48 Barrio
Interlaken
Funcionario: Hugo Ariel Quevedo Ricaurte
Teléfono: 2637147

9. 1.¿Cuáles es la actividad económica de la empresa?
Trabajar el tema relacionado a la Gestión Documental.
Trabajar el tema relacionado a los Almacenes.
Trabajan el almacenamiento de archivos pero también trabajan cualquier tipo de
almacén.
Utilizan los mapas de procesos ya que están próximamente a su certificación ICONTEC.
Su metodología es trabajar por proyectos.
Trabajan también el tema de Rotulación de activos fijos.
Su metodología es trabajar la Gestión Documental enlazado con la Logística.
2.¿Cómo es el flujo documental en el Archivo Central?
Todo el flujo documental está basado en el concepto Archivo Total. Se clasifica la
información por su frecuencia de consulta, por ejemplo:
Comprobantes de pago
Comprobantes de nomina
Contratos vigentes
(Archivo Técnico)
3.¿Qué determina la conservación indefinida de un documento?
Poseer TRD (Tablas de Retención Documental) una vez establecidos los valores
primarios y secundarios se puede establecer si el documento requiere una conservación
total o si se custodia en el archivo central y después de su tiempo de retención se
elimina.
4.¿Qué tipos de documentos manejan?
Todos los documentos que una empresa debe generar. Además de los comunes como
documentos contables e historias laborales generan los siguientes documentos:
Comprobantes de pago.
Nomina
Actualmente trabajan 50 series documentales.
Se estima que una empresa mediana debe tener no más de 90 series documentales.

10. 5.¿Tienen información digitalizada?
Si, ellos manejan la ISO 27001 Aseguramiento de la información, normalmente la
información que digitalizan es series especificas (series o asuntos exclusivamente de una
dependencia productora) por lo tanto se debe de reproducir.
6.¿Hace cuento empezó el proceso, y en cuanto tiempo cree que llegara a estar al día?
La empresa nació en el año 2005, desde sus inicios se creó la Gestión documental, así que
todos los procesos están al día, simplemente en el 2008 cambiaron su razón social.
7.¿Manejan las edades de los documentos?, y ¿Qué tiempo dura cada uno en su diferente edad?
Trabajan las TRD (Tablas de Retención documental), en el archivo de Gestión por lo general
tienen una retención de un (1) año.
Para el Archivo Central trabajan una matriz de tiempos de retención en la cual se fija la
siguiente retención según su valor documental:
TIPO ADMINISTRATIVO: 5/10/15/30/80 años.
FISCAL: 10 años apoyados en las TVD (Tablas de valoración documental.
VALOR TECNICO: 5/10/13 años.
VALOR LEGAL O JURIDICO: 10/20/30 años.

11. 8.¿Cómo se realiza en cuadro de clasificación y codificación?
Se toma el organigrama actualizado de la entidad.
Se identifican las dependencias por cargo jerárquico.
Se codifica cada dependencia con un número consecutivo y así mismo las divisiones que
dependan de ella, ejemplo:
100 Gerencia General
200 Subgerencia General
206 División de Gestión Documental.
El cuadro de codificación se debe presentar ante la entidad y sus empleados por medio de un
acto administrativo, sea un memorando, circular, carta, etc.
Mediante la Decreto Número 2578 del 13 de diciembre de 2012, "Por el cual se reglamenta el
Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del
Estado". y el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se reglamenta el Título V
de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.
Se estipula el cuadro de clasificación y codificación, que además de realizarse la codificación
arriba descrita se realiza la clasificación de las series y subseries de cada dependencia.
9.¿Quién es la persona o firma encargada de dar de baja los documentos?
Trabajan con un comité interno de archivo, para realizar este tipo de procedimientos y estipular
cualquier proceso o actividad con la documentación de la entidad.
10.¿Qué jerarquía en cargos tiene e personal que manipula los documentos?
Gerente de Cargo: Bibliotecóloga.
Director comercial y de proyectos: Administrador de Empresas.
Ejecución de proyectos: Técnicos/Tecnólogos.
Asesores: Ingenieros de Sistemas/abogados/ programadores (del SENA)

12. Encuesta realizada por la estudiante:
EDY RUTH VALLEJO SANTAMARIA
Entidad: UNIÓN DE ARROCEROS
S.A.S
Dirección: Zona industrial El Papayo.
Ibagué
Funcionario: Hugo Andres Bonilla
Muñoz
Teléfono:

13. 1.¿Cuáles es la actividad económica de la empresa?
La actividad económica de la empresa es la producción de arroz y productos de
molinería, además de ser proveedor de insumos agrícolas en la región.
2.¿Cómo es el flujo documental en el Archivo Central?
En el archivo central se realizan transferencias documentales de forma anual. Es
decir cada año se procede a la eliminación de archivos ya no consultados y se
transfieren todos los archivos de gestión al archivo central.
3.¿Qué determina la conservación indefinida de un documento?
Como en la actualidad no están elaboradas las TRD ni las TVD, se hace un estudio
con el contador para determinar, con criterios de gestión documental, si la
información debe ser eliminada o conservada, teniendo en cuenta valores primarios o
secundarios.
4.¿Qué tipos de documentos manejan?
La empresa maneja la información general de las actividades comerciales tales
como; documentos contables, tributarios, administrativos, etc.
Maneja también documentos específicos como por ejemplo las series “Liquidaciones
Paddy”, y la serie PE1 (de pagos electrónicos a entidades bancarias).
5.¿Tienen información digitalizada?
La empresa no cuenta con información digitalizada.

14. 6.¿Hace cuento empezó el proceso, y en cuanto tiempo cree que llegara a estar al día?
Los procesos empezaron el 17 de Diciembre de 2.012 y han sido continuos hasta la
fecha. Dadas las condiciones del conservación de los documentos que no tenían un
PGD el funcionario entrevistado considera que para estar al día faltan aproximadamente
tres años.
7.¿Manejan las edades de los documentos?, y ¿Qué tiempo dura cada uno en su diferente
edad?
Si se manejan las edades. El ciclo vital de los documentos se estipuló mediante un acta
del comité de archivo de la entidad, teniendo en cuenta los valores primarios (tributarios
administrativos) y secundarios (científico, histórico) de la archivística.
Archivo de Gestión: Manejan año vigente y año vencido (2 años)
Archivo Central: Tiempo de retención de documento no contables es de 10 años. (Las
normas tributarias estipulan la conservación de documentos contables por 20 años)
Archivo Histórico: Aún no existe en la entidad. Actas de creación de empresa,
certificaciones ISO y demás constancias de la memoria institucional (Conservación
permanente)
8.¿Cómo se realiza en cuadro de clasificación y codificación?
En la entidad existe solamente el cuadro de codificación. Para la elaboración de los
cuadros de codificación se identifican previamente las dependencias y subdependencias dentro de la entidad, tras lo cual se asignan los códigos de forma
jerárquica
Subgerencia General 200
Dirección Contable
210
Dirección de Sistemas 220

15. 9.¿Quién es la persona o firma encargada de dar de baja los documentos?
El comité de archivo, conformado por subgerencia general, el director contable,
la directora de sistemas por la asistente de recurso humanos, revisores
fiscales, y la división de gestión documental.
10. ¿Qué jerarquía en cargos tiene el personal que manipula los documentos?
Tecnólogo en Administración de Documentos SENA
Técnico en Gestión Documental
Aprendices en técnicos o tecnólogos de gestión documental

16. Explicación de
conceptos en la
gestión
documental

17. ARCHIVO TOTAL: Es todo el proceso de archivo, es decir,
lo que sucede con los documentos entre las fases
comprendidas desde su producción, hasta su disposición
final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son las edades
que sufre un documento dependiendo de sus valores
primarios o secundarios, estas edades se dividen en tres
las cuales son: archivo de Gestión, Central e Histórico.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Como su nombre lo
indica, se trata del origen del documento. Es decir, de
quién emite los documentos (persona /dependencia) y de
su función.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Consiste en aplicar
fundamentos lógicos de relación, entre documentos,
tomando en cuenta que cada trámite o proceso, tiene
etapas comprendidas por:
El Inicio (con un documento que abre la gestión).
Las Fases (con los documentos que hacen parte del
proceso).
La Culminación (con un documento que deriva de todo el
proceso).

18. FOLIO: Un folio es una página con información.
LEGAJO: Son documentos reunidos en una
misma carpeta y relacionados en torno a un
mismo asunto, persona etc.
FONDO : Entidad productora de la información
SUBFONDO:
productora.
Sucursales
de
la
entidad
SERIES: Son
la reunión de documentos,
sistemáticamente organizados, que reflejan el
desarrollo continuo de una actividad o función
organizacional.
SUBSERIE: Conjunto de tipos documentales
que se agrupan formando las series y se forman
en conjuntos diferentes dependiendo del asunto
trabajando en la dependencia.

19. TIPO DOCUMENTAL: Son cada uno de los documentos que se generan
o reciben en una oficina, y que unidos conformar el expediente de una
serie/subserie.
TABLAS DE VALORACIÓN: Listado de series o asuntos en el cual se le
asigna el tiempo de permanencia en el archivo central y su disposición
final.
TABLAS DE RETENCIÓN: Son la herramientas por excelencia de la GD,
en ellas se reúne toda la producción documental de las entidades
organizada por procesos, lo cual permite que las misma sean las que
establecen el tiempo de los documentos en cada fase de archivo.
VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando
se encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor
administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.
VALOR SECUNDARIO: Este valor se refiere al documento que una vez
cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo, y
sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural

20. Ejemplo de
documentos
que se
conservan en
los archivos
visitados
según sus
valores
primarios y
secundarios.
VALORES DOCUMENTALES
PRIMARIOS
SECUNDARIOS
HISTORIAS LABORALES
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
NOMINA
ACTAS DE FUNDACIÓN
PROYECTOS
CERTIFICACIONES DE
CALIDAD
COMITÉ DE GERENCIA
RECONOCIMIENTOS
ESTADOS FINANCIEROS
PROPUESTAS Y COTIZACIONES
ENTIDADES BANCARIAS

21. Ejemplos
de serie,
subserie y
tipo
documental
Ejemplo 1:
SERIE: Historias Laborales
SUBSERIE: Número de cedula de la persona a quien pertenece el historial.
TIPO DOCUMENTAL: Hoja de Vida, soportes documentales de estudio,
certificados de antecedentes judiciales, afiliación a régimen de salud,
pensiones y cesantías, actas de nombramiento, actos administrativos,
evaluación de desempeño.
Ejemplo 2:
SERIE: Historia Clínica
SUBSERIE: Número de cedula de la persona a quien pertenece el historial.
TIPO DOCUMENTAL: Ficha de ingreso con datos básicos del paciente:
Fecha Nacimiento, Nacionalidad, Lugar de Residencia, Teléfonos, datos de
personas cercanas o acompañantes. Fotocopia de Cedula o TI, Remisión
por medio de la cual llego a la consulta (caso especialista). Datos Físicos
generales: Por lo regular solo el peso y el resto son tomados por el
profesional en el cuerpo general de la HC. Resultados de exámenes, e
informes de imágenes (sin incluir las palcas) Fichas de Hospitalización,
informes de cirugía etc.
Ejemplo 3:
SERIE: Tramites de Graduación
SUBSERIE: Número de cedula del estudiante en proceso de grado.
TIPOS DOCUMENTALES: Fotocopia de Cedula de Ciudadanía, Certificado
con Firma y Sello de encontrase a PAZ Y SALVO con Almacén y
Laboratorio de la facultad. Certificado con Firma y Sello de encontrarse a
PAZ Y SALVO con: Biblioteca, Bienestar Universitario, Matricula Financiera
y Coordinación Académica. Constancia de pago de los Derechos de
Graduación. (Comprobante de consignación Bancaria). Formato diligenciado
para la Asociación de Egresados y Foto para carnet de Egresados

22. 5. ¿Cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados?
Se eliminan los documentos de apoyo, por ejemplo: listados, borradores de informes,
borradores de actas, circulares informativas. Publicidad entre otros.
6) Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los
documentos.
Tras ser clasificados , depurados y relacionados en las TRD, los documentos proceden a
foliarse en legajos o expedientes que contengan los tipos relacionados al mismo asunto.
Los tipos son enumerados con mina negra en la esquina superior derecha, de manera
consecutiva, cuidando de no alterar el espacio de sellos o membretes.

23. Organización
de la
información
dentro de las
carpetas.
La unidad de conservación debe ser
carpeta y no otra unidad carta u oficio,
dependiendo del tamaño de los
documentos.
La identificación de las carpetas refleja las
series y subseries correspondientes a las
especificadas en las TRD del proceso.
Los tipos que se archiven se deben
perforar a la mitad, para asegurar mejores
condiciones de conservación dentro de la
carpeta.
Cada conjunto de registros (información
recibida y enviada relativa al mismo
asunto) debe estar grapado para asegurar
la integridad de la información.
Los registros se deben ordenar en forma
cronológica ascendente, de tal manera que
se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más
antigua de producción debe ser el primer
documento que se encuentre al abrir la
carpeta y el de la fecha más reciente se

25. Explicación de
procesos en cada uno
de los archivos
visitados.
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico

26. El Archivo de gestión de la Universidad del Quindío
tiene como objetivo Administrar,
custodiar, salvaguardar, clasificar y ordenar la producción documental generada por las dependencias con el
fin de proporcionar información oportuna y veraz.
En el mismo se conservan todos los documentos recibidos o generados por la dependencia administrativa
mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hace referencia, la conservación de los documentos es
responsabilidad de cada uno de los jefes o líderes de los procesos.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La producción documental tiene como objetivo Generar documentos en cumplimiento de las funciones,
atendiendo los estándares y políticas documentales de la institución.
Aplica desde determinar necesidad de elaboración de documento hasta establecer forma de envío del
documento (impreso o por internet) de acuerdo a parámetros establecidos en el reglamento interno de
correspondencia y archivo.
Recepción y Distribución de Correspondencia Interna.
La recepción y Distribución de correspondencia Interna tiene como objetivo recibir, verificar, registrar, radicar
y distribuir la correspondencia interna generada en las áreas de la Universidad, que tenga condiciones de
legalidad y la que contenga anexos que no puedan ser enviados por medio de comunicaciones Internas
(beesoft).
Aplica desde recibir la correspondencia generada por las dependencias o áreas de la Universidad hasta
archivar los formatos en orden cronológico para sus consultas posteriores
Recepción y Distribución de Correspondencia Externa Recibida
Tiene como objetivo establecer las actividades para revisar, recibir, radicar, clasificar y distribuir al interior de
la Universidad los documentos que ingresen de entes externos, para el trámite respectivo.
Aplica desde recibir documentación externa entregada por las diferentes empresas de mensajería hasta
archivar planillas para consulta o reclamos posteriores.
Recepción y Distribución de Correspondencia Externa Despachada
Tiene como objetivo establecer las actividades para recibir, revisar, clasificar, controlar y remitir la
correspondencia externa generada por cada una de las dependencias de la entidad.
Aplica desde recibir la documentación o correspondencia externa generada por las diferentes dependencias
y áreas de la Universidad hasta archivar comprobantes de envío.
.

27. ORGANIZACIÓN: Identificación, Actualización y Orientación en
Aplicación de las Tablas de Retención Documental
El objetivo de organizar es controlar la producción y trámite
documental de la Universidad del Quindío, mediante
identificación, actualización y orientación en la aplicación de las
Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de
cada una de las dependencias de la Institución.
Aplica desde identificar las dependencias productoras de
documentos hasta asesorar las oficinas para resolver dudas o
inquietudes en la aplicación de las Tablas de Retención
Documental

28. EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE COES LTDA :
La entidad trabaja con el acurdo 2609 de 2012, por lo tanto sus lineamientos para los
procesos de la Gestión Documental son los siguientes:
Planeación
Coordinación de la información a generar.
Producción
Elaboración física del documento.
Gestión y Tramite
Tramitar el documento haciendo cumplir su función dentro de la entidad.
Organización
Adecuar la información para su conservación (Procesos Técnicos)
Transferencia
Realizar el inventario con su respectiva acta para trasferir al archivo Central
Disposición de documentos
Según las TRD se dispone a tramitar al archivo Central o a eliminar en el Archivo de
Gestión.
Preservación a largo plazo
Estipulada por las TRD.
Valoración.
Según sus valores primaros o secundarios.

29. Archivo de Gestión UNION DE
ARROCEROS S.A.S
Producción documental: Está basada en el GTC 185 de 2009 incluye actas, oficios,
memorandos
Recepción y Distribución de Correspondencia Interna. Se trabaja por medio de memorandos
generados a través del software AIDD, con un radicado automático. O también por medio de
correos ligados a las tablas de codificación. Las comunicaciones electrónicas se almacenan en
el servidor de dicho software.
Recepción y Distribución de Correspondencia Externa Recibida. Al ser recibida se pone un
sello manual a la copia de la entidad remitente. Se llenan los datos en el software de
destinatario, dependencia a la que va dirigida, si requiere respuesta y el número de radicado
generado y se digitaliza. De allí se deja en la ventanilla única donde la persona de la
dependencia es notificada en su bandeja de entrada del software y puede pasar luego por el
documento físico.
Recepción y Distribución de Correspondencia Externa Despachada: La dependencias que
generan correspondencia externa, imprimen sus documentos con el membrete de la entidad y
detallan en el asunto si es una respuesta o si es documentos de generación inicial, incluyen
también el código de la regional, código de dependencia, número consecutivo e iníciales de
dependencia. De ahí lo lleva a la unidad de correspondencia donde le generan un RS (radicado
de salida) que dependiendo del caso incluye, el radicado de la información a la que se está
dando respuesta

31. ARCHIVO CENTRAL DE LA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Es la fuente más completa de información y
comprobante de todos los hechos, realizaciones y
sucesos acaecidos, es la dependencia donde reposan
los archivos de gestión de todas las oficinas. En el
reposan documentos históricos, sus antecedentes y
patrimonio cultural e investigativo de la universidad.
Igualmente podemos decir que es el núcleo de la
Universidad del Quindío, es allí donde se conserva la
información, donde se clasifica y se distribuye la
correspondencia.
Todos los documentos que reposan en el archivo
central se encuentran organizados por asuntos y
archivados de conformidad con la codificación general
que estableció la sección de correspondencia
anteriormente y hoy Gestión Documental.

32. Organización y clasificación:
En el área de Gestión Documental le dan una ubicación física a los documentos
dentro de las respectivas áreas o dependencias y un orden previamente
acordado, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización de la
documentación.
Los documentos se seleccionan, clasifican y se ordenan por fecha y año, en un
orden cronológico con el fin de ser localizados en un lugar seguro e
independiente, se guardan en carpetas hasta que se tenga 200 folios, una vez
se recolecten y estén foliados se organizan en carpetas para su inventario.
Las carpetas se rotulan indicando claramente el material que contiene, este
debe llevar:
• Dependencia
• Código de la dependencia
• Cantidad de Folios
• Series
• Indicación del documento
• Fecha inicio
• Fecha final
Una vez elaborada la carpeta con sus 200 folios se amarra se anota en el
inventario, se ubica en las cajas esta se ubican en los estantes, en orden
secuencial, con la cara de apertura hacia el frente, de modo que se puedan
retirar las carpetas sin necesidad de sacar la caja del estante.
La organización de los archivos de gestión es de conformidad con las Tablas de
Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos
y funciones de la institución.

33. Consulta
El programa de gestión documental que realiza la sección de GESTIÓN DOCUMENTAL maneja y conserva
totalmente la información, normaliza y simplifica los trámites de la correspondencia, también le da una verdadera
valoración al documento. Dicha valoración determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivos.
Todas las carpetas de correspondencia facilitan la consulta eventual de los documentos, en ella se coloca la
numeración correspondiente indicando en donde comienza y en donde termina cada serie documental.
Acceso a los documentos e identificación
• Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos del archivo y a que se les expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
• Los usuarios internos podrán acceder a los documentos del Archivos Central, presentando el carné vigente que
los acredite como miembros del estamento docente, estudiantil o administrativo de la Universidad. Los usuarios
externos pueden solicitar la consulta o fotocopia presentando documento de identidad.
• El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo:
a. Mediante consulta gratuita en las instalaciones del Archivo Central.
b. A través de la entrega de copias cuyo valor será sufragado por el solicitante.
Una vez encontrado el documento, se retira de su lugar de almacenamiento, dejando el testigo “documento afuera”
(A.GD-05.00.01.F.02), y se traslada a la sala de consulta. Antes de entregar el documento se debe verificar si sobre
este existe reserva legal, que restrinja su consulta.
Después de llenar en la solicitud los datos de ubicación toponímica, el documento se entrega al usuario para su
consulta en sala.
En la sala de consulta permanece un funcionario de archivo, para evitar el retiro indebido de folios o mutaciones de
los documentos, o cualquier otra anomalía que se pueda generar.
Una vez terminada la consulta, el funcionario de archivo verifica el estado y cantidad de los documentos devueltos,
y los retorna a su respectivo lugar.
Los formatos diligenciados se almacenan y conservan con fines estadísticos

34. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que tienen por disposición legal, o que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la Universidad del Quindío, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia, como memoria
institucional.
Hace referencia al destino final que deben tener los documentos
en el Archivo Central (tercera etapa del ciclo vital), resultado de la
valoración. La disposición final puede ser:
Archivo de Gestión, Archivo Central, Conservación
Eliminación, Microfilmación u otro, Selección.
Total,

35. Conservación
Se hace énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual
se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en
él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de
materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y
locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de
conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros
factores.
Con la conservación se ejecutan, principalmente, tareas tendientes a
detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de
los documentos.
Gestión Documental adopta las estrategias, técnicas y materiales que
garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación
con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de
conservación.
Los documentos de archivo deberán estar contenidos en las unidades de
conservación lo más adecuadas posibles y debidamente identificadas,
que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Fondo
Documental.

36. ORGANIZACIÓN:
Organización física de los documentos, estantería
fija o rodante, unidades de conservación como
cajas X100 o X200, procesos técnicos a los
documentos custodiados.
CONSULTA:
Bases de datos para la localización de la
información por tipología y serie o asunto, procesos
de control de préstamo de documentos por medio
sistematizado
o
manual.
Digitalización
de
documentos para consulta por información de los
usuarios.
CONSERVACION:
Asignado por la valoración de las TVD.
DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS:
Valorados por las TVD
ARCHIVO
CENTRAL
COES LTDA

37. Archivo
Central UNIÓN
DE ARROCEROS
S.A.S
ORGANIZACIÓN:
Organizada por fondo, subfondo, sección,
subsección, serie, subserie.
CONSULTA: Se maneja con formatos (ubicación
topográfica) o bases de datos (cuando la información
esta digitalizada).
CONSERVACIÓN:
Tamaño estantería de 2,20 de alto (parales)
El primer entrepaño de abajo hacia arriba debe 20
centímetros desde el suelo.
De la pared a la estantería existe un espacio de 20
centímetros
Pintura clara para mejor iluminación.
Bombillos ahorradores de energía que tiene menos
probabilidad de corto circuito.
Ventilación (18 a 20 grados centígrados)
Des -humificadores
Evitar rayos UV en los archivos.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Se
dejan los documentos de valores contables. Los
documentos que estén para eliminación son
presentados al comité de archivo para la aprobación
mediante un acta de eliminación.

38. ARCHIVO HISTÓRICO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión, que por decisión del comité de archivo debe
conservarse permanentemente por el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y cultura, esto corresponde a la última fase del ciclo vital, donde se da
la conservación permanente de la documentación con valores secundarios.
VALORES SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS: Es toda la documentación
que reposa en el archivo histórico, es la fuente y patrimonio del alma Mater,
estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de
cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y
como testimonio de la memoria colectiva.
Los documentos secundarios se deben conservar permanentemente dado el
valor que representa para la investigación, la ciencia y la cultura. Los proceso
de Organización, Consulta y Conservación siguen el mismo patrón de los
relacionado en el archivo central, con la diferencia que nos se eliminan nunca.
* Las entidades COES LTDA y UNIÓN DE ARROCEROS S.A.S no
poseen archivo histórico

39. Organización
La Universidad del Quindío está en proceso de elaboración de las tablas de valoración documental para
tener una mejor organización y prestar un mejor servicio de préstamos.
Consulta
El PGD que realiza la sección de GESTIÓN DOCUMENTAL maneja y conserva totalmente la
información, normaliza y simplifica los trámites de la correspondencia, también le da una verdadera
valoración al documento. Dicha valoración determina los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivos.
Todas las carpetas de correspondencia facilitan la consulta eventual de los documentos, en ella se
coloca la numeración correspondiente indicando en donde comienza y en donde termina cada serie
documental.
Acceso a los documentos e identificación
• Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos del archivo y a que se les expida
copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la Ley.
• Los usuarios internos podrán acceder a los documentos del Archivos Central, presentando el
carné vigente que los acredite como miembros del estamento docente, estudiantil o administrativo
de la Universidad. Los usuarios externos pueden solicitar la consulta o fotocopia presentando
documento de identidad.
• El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo:
a. Mediante consulta gratuita en las instalaciones del Archivo Central.
b. A través de la entrega de copias cuyo valor será sufragado por el solicitante.

40. Una vez encontrado el documento, se retira de su lugar de almacenamiento,
dejando el testigo “documento afuera” (A.GD-05.00.01.F.02), y se traslada a la
sala de consulta. Antes de entregar el documento se debe verificar si sobre
este existe reserva legal, que restrinja su consulta.
Después de llenar en la solicitud los datos de ubicación toponímica, el
documento se entrega al usuario para su consulta en sala.
En la sala de consulta permanece un funcionario de archivo, para evitar el
retiro indebido de folios o mutaciones de los documentos, o cualquier otra
anomalía que se pueda generar.
Una vez terminada la consulta, el funcionario de archivo verifica el estado y
cantidad de los documentos devueltos, y los retorna a su respectivo lugar.
Los formatos diligenciados se almacenan y conservan con fines estadísticos

41. El
seguimiento a
un documento
de cada
entidad,
durante su ciclo
vital.

42. CAROLINA BRAVO FLOREZ
Documento producido por el director del
programa de Química/ Universidad del
Quindío
Dirigido al Área de Gestión Humana
Solicitando que se vuelva a reanudar un
contrato de trabajo de un funcionario que
estaba suspendido.
El documento llego al Área de Gestión
Humana
Se pasa a la funcionaria Patricia Rodríguez
para que ingrese la novedad
Patricia lo remite a nomina para que lo
activen nuevamente en la nomina a partir
del 28 de octubre
Cuando ingresan la novedad en la nomina se
pasa como disposición final a la historia
laboral para
que sea conservado, en caso de que se
presente algún requerimiento por parte de
otra área o de algún ente de control.

43. HUGO ANDRES BONILLA MUÑOZ
SERIE: Propuestas y Cotizaciones./ COES Ltda.
TIPO DOCUMENTAL: Propuesta Técnica y Económica
Ingresa el documento por la Unidad de Correspondencia.
PROCESO:
Se archiva en una carpeta denominada Propuestas comerciales.
Si la propuesta es viable se cambia de carpeta y pasa a un
expediente denominado Proyectos. Por el contrario si no es
viable se deja en la carpeta donde reposaba anteriormente.
Durará como mínimo (1) un año en el Archivo Central según
TRD, después del año si el proyecto no se ha cerrado se debe
conservar en dicho archivo, por el contrario si se cierra en
dicho tiempo se transfiere al Archivo Central.
El tiempo de conservación en el Archivo Central es de 20
años, según matriz estructurada por ellos.
Depuse de los 20 años pasa a Digitalización y eliminación física
del documento.

44. EDY RUTH VALLEJO SANTAMARIA
SERIE: Factura de Venta / Unión de Arroceros S.A.S
PROCESO :
Al ser generado el documento se expiden 4 copias denominadas :
ORIGINAL
CONSECUTIVO
PAGA FLETE
CLIENTE
Son rotuladas y foliadas permaneciendo en el archivo de gestión
durante un periodo de dos años, tras los cuales, es perforada a
la mitad y transferida al archivo central mediante un acta.
En el archivo central permanece 20 años , posterior a los cuales es
digitalizada y conservada 10 años antes de su eliminación definitiva.

46. Aunque la Ley 594 de 2000 en su capítulo 5 y la ley 597,
respectivamente,
expresaban y ratificaban la elaboración de
programas de gestión documental soportado en el uso de nuevas
tecnologías basadas en principios y procesos archivísticos, fueron
tanto el decreto 2609 de 2012, como los Acuerdos 3, 4 y 5
expedidos por el Archivo General de la Nación, los que realmente
definieron las pautas claras para la aplicación de la norma en el
tratamiento a cualquier tipo de información analógica o digital. En
palabras de la persona entrevistada:
“Aunque la Ley 594 enunciaba que se podían usar los nuevos soportes
en la GD, tales como: ratificación de firmas electrónicas, factura
digitales etc; No existía en sí, nada explícito en el tratamiento de las
mismas.
Ya el Decreto 2609, entro a decir el cómo, e instó al AGN a
especificar el nuevo programa de gestión documental, donde se incluya
el documento electrónico. No se trata tan solo de digitalización, sino
que ya habla de las garantías del documento electrónico enunciadas en
el decreto, que le dan la misma validez de un documento físico y un
PGD que incluyen nuevos pasos importantes tales como la planeación y
la valoración”

47. Conclusiones
Con el desarrollo de esta actividad
nos dimos cuenta de la importancia
que tiene la gestión documental
dentro de las organizaciones, la forma
como se manejan los documentos y
como se han establecido las normas
para manejarlos y conservarlos de
una manera adecuada.

48. BIBLIOGRAFÍA:
Departamento administrativo de la función pública archivo general de
la Nación. CIRCULAR no.004 de 2003
Archivo general de la nación.
Web grafía:
Informaciones generales decretos, leyes y normatividad consultadas en:
www.archivogeneral.gov.co
Imágenes usadas en este documento. Recuperada de internet:
Portada:
http://gestiondocumentalparagentenormal.com/category/uncategorized/
Encuesta : http://talenttools.es/blog/entrevista-de-seleccion-preguntasbuen-candidato/
Archivo: http://lisablackmore.net/?p=130
http://es.dreamstime.com/fotos-de-archivo-icono-de-documentoimage25368123
Foliación : http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_form_trad.htm
Carpeta: http://deeligiodamas.blogspot.com/2011/06/militantes-concarpetas-y-proyectos.html
http://www.miraflores.gob.pe/_contenTempl2.asp?idpadre=5752