El documento describe una visita realizada a la compañía SINCOSOFT, la cual se dedica a la venta de software. SINCOSOFT ha implementado su propio sistema de gestión documental que ofrece ventajas como trazabilidad completa y acceso web a los documentos sin necesidad de instalación previa. El sistema garantiza la integridad de la información siguiendo lineamientos archivísticos.

1. Presentado a: Luz Marina Arias González
Presentado por: Jorge Becerra R.
Universidad del Quindío
Grupo 4
CIDBA

2. Mi visita
 La compañía que visite se llama SINCOSOFT y realice mi
visita en compañía de Mónica Rodríguez, profesional en
Bibliotecología de la Universidad Javeriana y se desempeña
como Consultora Senior en la compañía; es una empresa
dedicada a la venta de software por lo cual ellos mismos
implementaron su propio sistema de gestion documental el
cual tiene muchas ventajas con respecto a la competencia.
 Trazabilidad con todos los componentes del programa o
paquetes que ellos ofrecen.
 Software 100% web, no es necesario que este preinstalado
en alguna maquina o computador.


3. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para
su implementación
 Un sistema de gestión documental es aquel que se implementa
para el manejo de datos en una compañía usando la tecnología
idónea que nos permitirá realizar los procesos necesarios para
llevarlo a cabo.
 Requisitos
 a) Política de la calidad, misión, visión y objetivos
 b) Manual de calidad
 c) Procedimientos documentado
 d) Flujos de trabajo
 e) Formularios
 f) Planes de calidad
 i) Registros

4. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema
de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
 Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental.
 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD)
y tablas de valoración documental (TVD).
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.
 Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
 Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

5. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste
cada una de ellas.
 Requisitos
 Política de la calidad: Documento que establece la misión y visión de una
compañía orientada a las expectativas dadas por el mercado y sus clientes.
 Objetivos: Son las metas que desea alcanzar la compañía en un periodo de
tiempo establecido contando con el apoyo del recurso humano y tecnológico
que posea.
 Manual de calidad: Documento que explica los procedimientos a seguir para
lograr llegar al cumplimientos de las metas propuestas por la compañía en
temas de calidad.
 Procedimientos documentado: Son documentos de uso administrativo que nos
evidencia el quehacer del dia a dia y apoya a los diferentes departamentos en
sus acciones que e ven plasmadas para mejorar los procedimientos.
 Flujos de trabajo: Actividades registradas en documentos que se evalúan para
mejorar tiempos y formas de elaborar las tareas dentro de una compañía.
 Formularios: Documentos que trasmiten información de una dependencia a
otra.

6. 4-5. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Indague en la misma entidad lo siguiente:
 En SINCOSOFT tiene
implementado su propio software
ya que se dedican a este oficio y
tienen un portafolio de servicios
variado donde todos sus sistemas
se integran y lo hacen efectivo
con respecto a los demás.

7. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
Funcionalidades
 Centro de Administración Documental
 Política de retención documental.
 Permisos de consulta por usuarios.
 Indexación administrable.
 Transacciones de archivos físicos auditables.
 Almacenamiento y control de planos.
 Auditoría de transacciones.
 Impresión de códigos de barras.
Correspondencia
 Administración de correspondencia interna y saliente.
 Creación de flujos de documentos.
 Auditoría del flujo documental.
 Control de formatos de calidad en Excel.
Radicación de facturas
 Gestión sobre las facturas de venta administrativas de ADPRO WEB y a nombre de terceros.
 Generación automática de las cuentas por pagar, desde la radicación.
 Asociación de actas y entradas de almacén de ADPRO WEB.

8. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información
en el sistema?
 SINCO-SGD hace posible la administración integral de
información requerida para gestionar el archivo físico y digital de
una compañía.
 Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación,
SINCO SGD aplica las mejores prácticas para la gestión
documental. Parte de la implementación de la política de gestión
documental de la empresa, para mantener un archivo organizado
y con posibilidades de crecimiento controlado.
 Administra flujos de correspondencia entrante y saliente, la
radicación de facturas y el archivo físico y digital, priorizando el
uso de este último para evitar pérdidas o deterioro de los
documentos originales.

9. Bibliografía
 Ministerio de tecnologías de la información y las
comunicaciones. Decreto número, 26 09 de
201://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
3528_documento.pdf marzo 27 de 2015
 SINCOSOFT. SINCO-SG. http://sinco.com.co/sinco-
sgd/ marzo 27 de 2015