Plan de archivo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Versión: 01

GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Fecha: 01/04/2013
Código: F004-P006-GFPI

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 21
PLAN DE ARCHIVO

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: Crear el Plan de Archivo para la
organización
Programa de Formación:
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Código:122121

Versión: 2

Nombre del Proyecto:
DESARROLLO DE SOLUCIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE
Código: 270096
LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LOS PROCESOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO EN PEQUEÑAS ORGANIZACIONES O
EMPRESAS
Fase del proyecto:
PLANEAR LOS PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENTE Y RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN INTERVENIDA POR EL EQUIPO DE TRABAJO
Actividad (es) de Aprendizaje:
Identificar los Procesos del archivo
Actividad (es) del Proyecto:
que pueden manejarse en forma
Aplicación de los procesos y procedimientos de recepción y automatizada de acuerdo a las
de
la
empresa
u
organización de documentos de acuerdo a normas técnicas y políticas
organización.
políticas organizacionales

Resultados de Aprendizaje:
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas
organizacionales y la legislación vigente.

Duración de la guía ( en horas): 40 HORAS

Ubicar el archivo como un sistema de
información imprescindible para el
control y la toma de decisiones en la
organización o empresa.
Competencia:
Organizar la documentación teniendo
en cuenta las normas legales y de la
organización.

Presencial: 18 Horas
Autónomo:14 horas
Virtual: 8 Horas

Guía de Aprendizaje
1. INTRODUCCIÓN

Llevar un archivo no es sólo guardar y consultar, es
todo un proceso por medio del cual diseñamos,
desarrollamos, elaboramos y mantenemos toda la
documentación al servicio de nuestros clientes; y
entiéndase por clientes no sólo nuestro mundo
exterior, sino también nuestra familia empresarial.
El servicio que damos y recibimos es fundamental
para alcanzar las metas en nuestro trabajo, pero
debemos tener en cuenta que este servicio debe ser
eficiente y eficaz1

La información que contienen y la forma cómo se
encuentra ordenada son un claro indicativo de la
propia organización interna de la entidad. Por lo
tanto cuando no se tiene una producción de
documentos controlada y debidamente organizada,
tarde que temprano comenzaran a verse los efectos
de este problema en la imagen institucional.
La solución a esta problemática es buscar el
establecimiento de un sistema de información
normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. El
cual puede lograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte
de grupos representativos de la entidad que se canalizan por
intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo o
Administración de documentos2
En esta guía conoceremos la importancia de crear un Comité de Archivo
y la funcionalidad del Plan de Acción en la organización, optimizando el
servicio al cliente.

1 Curso Básico de Administración de Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia.
2

GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos.
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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

A continuación lo invitamos a desarrollar las siguientes actividades (deben ser anexadas a su carpeta
de evidencias).
Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:
Usted ingresa a trabajar en una organización que no tiene una buena gestión documental por no
contar con el personal idóneo para dicha tarea, lo contrataron como auxiliar de archivo y le hacen
entrega de los documentos que ha generado la empresa durante 20 años sin organizar, los cuales se
encuentran en el sótano, lugar donde queda la tubería de la organización., estos documentos están
guardados en topo tipo de cajas sin marcar.
a) Para comenzar a organizar este archivo usted que haría?
b) Que recursos solicitaría para poder desarrollar bien su trabajo?
c) Como organizaría los documentos?
d) Que haría con los documentos pequeños, los de fax, etc.
(Tiempo Presencial: 1 hora).

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Por medio de ésta guía se identificarán los siguientes conceptos:






Administración del archivo
Manejo Automatizado de la información
Tecnologías para la preservación de la información
Normalización de Procedimientos de archivo y manejo de documentos.
Plan de Archivo

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3.3

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes
actividades:

3.3.1 Realice lectura autorregulada de la unidad 6: MANEJO AUTOMATIZADO DE LA
INFORMACIÓN. Páginas 116 a la 123 del libro Organización de archivos - Administración de la
información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.


Con base a la anterior lectura, participe en la socialización en plenaria organizada por su
instructor, con la cual se compartirán los conocimientos acerca de los procesos que puedan
manejarse en forma automatizada de la información.

(Tiempo Presencial: 1 hora)

3.3.2

(Tiempo Autónomo: 2 Horas)

(Tiempo Virtual: 1 Hora)

Realice lectura autorregulada del Capítulo 9: Administración del Archivo. Páginas 79 a la 85 del
libro Curso Básico de Administración de Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia.


Con base en la lectura anterior, de manera individual construya un mapa conceptual en
su carpeta de evidencias, recuerde que el mapa debe tener conectores y socialice en
clase de acuerdo a las orientaciones de su instructor.



Desarrolle las actividades extra clase y autoevaluación de la página 85 y consérvelas en
su carpeta de evidencias.

(Tiempo Presencial: 2 horas )



3.3.3. Realice lectura autorregulada de la Unidad 7: TECNOLOGÍAS PARA LA PRESERVACIÓN DELA
INFORMACIÓN. Páginas 125 a la 135 del libro Organización de archivos - Administración de la
información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.


De acuerdo a la lectura investigue como las empresas hoy en día por medio de las TICS
conservan la información, elabore un informe, consérvelo en su carpeta de evidencias y
socialice con su tutor y compañeros en el aula de formación.


(Tiempo Autónomo: 2 Hora)


3.3.4. Realice lectura autorregulada de la Unidad 8: NORMALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE
ARCHIVO Y MANEJO DE DOCUMENTOS. Páginas 137 a 148 del libro Organización de archivos Administración de la información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE
LAGUNA Amparo.
Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus compañeros de grupo.

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(Tiempo Autónomo: 3 Hora)

(Tiempo Virtual: 1Hora)

3.3.5 Realice lectura autorregulada del Capítulo 12: Plan de Archivo. Páginas 99 a la 104 del libro Curso
Básico de Administración de Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia.


3.3.6 Realice las demás actividades propuestas por su tutor.

3.3.7 Participe activamente en el foro virtual propuesto en la plataforma Blackboard para ésta
semana, asumiendo una actitud crítica y con ideas fruto de su propia reflexión.


3.3.8 Presente la prueba virtual de ésta semana, que se encuentra en la plataforma Blackboard.

3.3.9 Participe activamente en la programación las jornadas de cultura física, emprendimiento y
humanística que le sean programadas en esta semana.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de
documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:

3.4.1

En GAES un informe que contenga su propuesta del Proceso de Recepción y Organización de
archivos en la organización (se recomienda tener en cuenta el análisis del mobiliario y/o puesto
de trabajo para la organización de archivos conforme a las últimas tendencias, la utilización de
medios tecnológicos y/o herramientas ofimáticas para diseñar bases de datos).

(Tiempo Presencial: 3 horas)

3.4.2



Elabore en GAES el Plan de Archivo o Manual aplicado a la empresa objeto de estudio,
recuerde tener en cuenta los temas vistos y los mínimos de detalles que se deben tener en
cuenta para una buena gestión documental.

(Tiempo Presencial: 5 horas)



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3.5.

Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluación

Técnicas e Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

 Utiliza
los
útiles,
papelería,
elementos,
mobiliario
y equipos
requeridos
para
la
recepción y despacho de
documentos teniendo en
cuenta las políticas de la
organización.
 Aplica el procedimiento
para la radicación de los
documentos
por
despachar, utilizando la
tecnología disponible.
 Registra los documentos
internos y externos por
despachar, aplicando el
manual
de
gestión
documental
y
la
tecnología disponible.
 Distribuye las copias de
los
documentos
por
enviar de acuerdo con las
normas internas y la
legislación vigente.
 Plan de Archivo o Manual
aplicado a la empresa
objeto de estudio, para una
buena gestión documental.

 Observación- Cuestionario
de
Evaluación
de
conocimientos sobre el Plan
de Archivo.

Evidencias de Desempeño:

Evidencias de Producto:



Actividades solicitadas en
la guía.



Informe sobre los
proceso de recepción y
organización de archivos.



Propuesta Plan de Archivo

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Aulas de clase, bibliotecas, bibliografía sugerida y cibergrafia, ambientes virtuales, empresa objeto de
estudio.
Computador, Video beam, VHS, Recursos didácticos de autoformación, tablero, grabadora, cámara de
video, Simulación de casos, Cámaras fotográficas.

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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Comité de Archivo: Órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados
con la organización, manejo y control de los documentos en una entidad.
Legislación Archivística: Conjunto de Normas
organización de los archivos.

que regulan la conservación, acceso, protección y

Manual de Archivo: Documento puntual, claro y sencillo que establece la unificación de criterios y pautas
de organización que se deben aplicar en el desarrollo de los procesos de correspondencia y archivo de
documentos en una entidad.

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEBGRAFÍA




GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos Administración de la información. Págs. 148.
SALGADO JARAMILLO Lilia. Curso Básico de Administración de Archivos. Editorial Mc Graw Hill.
Págs. 104.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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ELABORACIÓN
NOMBRE

AUTORES

REVISIÓN
APROBACIÓN

Luisa Fernanda
Gutiérrez Pardo

CARGO

Dilia del Rosario
Ceballos

Instructor
Coordinadora
Área de
Economía
Financiera y de
Gestión

Jorge Alberto
Betancourt

DEPENDENCIA/ RED

Subdirector
Centro

(Área de Economía
Financiera y de
Gestión) Centro de
Servicios Financieros

FECHA

23/07/2013

(Área de Economía
Financiera y de
Gestión) Centro de
Servicios Financieros
Centro de Servicios
Financieros

CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio

Razón del cambio

Fecha

Responsable (cargo)

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