Este documento define qué es un documento y explica que es toda información contenida y registrada en cualquier soporte material producida, recibida o conservada por instituciones u organizaciones. Luego describe los diferentes tipos de documentos que pueden existir incluyendo documentos textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos y virtuales. Finalmente explica la jerarquía de clasificación de documentos incluyendo tipos documentales simples y compuestos, series documentales, secciones documentales y fondos documentales.

1. DOCUMENTO
Ricardo Andrés Becerra Agudelo

2. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?
Es toda aquella información contenida y registrada
sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las
instituciones, organizaciones o personas, durante el
desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un
testimonio de la actividad humana.

3. LOS DOCUMENTOS PUEDEN SER
• Textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos)
• Iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.)
• Sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos)
• Audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas)
• Electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.)
• Virtuales (webs, blogs, etc.)
• Y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear
en el futuro.

4. La palabra documento está relacionada
etimológicamente con el verbo latino “docere” que
significa “pequeña enseñanza” esta misma raíz es la
base de la formación de palabras como docente,
doctrina y doctor.

5. En sentido amplio, documento es cualquier soporte físico
que contenga información (una carta, una pintura, una
videograbación, una piedra tallada).

6. En consecuencia, todo ente físico es un documento,
siempre y cuando exista un sujeto que se interese
por extraer información de él.

7. DOCUMENTO ARCHIVISTICO
Un documento archivístico es aquel que es
producido, recibido y conservado por una institución
y contiene información relativa al ejercicio exclusivo
de las actividades y competencias que esta
institución desarrolla.

8. No todos los documentos existentes en las oficinas
o dependencias forman parte, necesariamente, del
archivo institucional.

9. TIPOS DOCUMENTALES
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de información.
Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro
de registro, un libro de caja, recibo, etc.

10. Formado por dos o más tipos documentales que se
sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una
unidad de información. Se le conoce comúnmente
como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de
pago, trámites para licencias, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

11. Es el conjunto de documentos que tiene
características comunes; el mismo tipo documental
o el mismo asunto y que, por consiguiente, es
archivado, usado, transferido o eliminado como
unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra,
etc.
SERIE DOCUMENTAL

12. Es el conjunto total de los documentos producidos y
recibidos por las diferentes unidades orgánicas o
dependencias del municipio o provincia. Ejemplos:
Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General,
Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de
Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal,
Tesorería, etc.
SECCIÓN DOCUMENTAL

13. Es el conjunto total de los documentos producidos y
recibidos por una institución pública o privada en el
ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de
Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional
de Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura,
Municipio de Medellín, etc.
FONDO DOCUMENTAL