Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de Documentos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
GFPI
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Programa de Formación:
TECNOLOGO EN GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Código: 122115
Versión: 100
Nombre del Proyecto:
Código:
Fase del proyecto:
Actividad (es) del Proyecto:
Actividad (es) de
Aprendizaje:
Ambiente de
formación
ESCENARIO
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
(Herramienta
- equipo)
Computador,
Libros,
Fotocopias,
Documentación
sobre el tema,
Material
didáctico,
videos
CONSUMIBLE
(unidades
empleadas
durante el
programa)
Fotocopias
Guías
Fichas
Bibliográficas
Marcadores
Esferos
Hojas Blancas
Colores
Papelería
Resultados de Aprendizaje:
Despachar los documentos
empresariales teniendo en
cuenta las normas
gramaticales y de sintaxis, las
normas técnicas colombianas
para la elaboración y
presentación de los
documentos, las normas
internas y la legislación
vigente.
Competencia:
Organizar la
documentación
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organización
Resultados de Aprendizaje:
Operar los recursos
tecnológicos requeridos para
el recibo, el despacho y la
organización de los
documentos, de acuerdo con
las políticas institucionales.
Competencia:
Organizar la
documentación
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organización
Duración de la Guía ( en
horas):
50 Horas
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-GFPI
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GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos.
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Otro de los elementos importantes para la conservación de la información, es el lugar o
local que se asigne como el depósito de los documentos, cuando son trasladados de los
archivos intermedios y de gestión. De esta manera se puede garantizar su integridad
física, si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecerán en la empresa
mientras esta funcione y que dependiendo de la actividad y su contenido, podrán pasar a
formar parte de los archivos históricos1.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la
integridad física de nuestros documentos. Estos son: el factor climatológico,
contaminación ambiental, contaminación biológica, siniestros, almacenamiento y manejo
inadecuado de los documentos, etc. Por ello es recomendable observar las siguientes
recomendaciones respecto a:
a) El local de archivos.
b) El control de los Factores Externos.
c) El manejo de los documentos.
d) Las Medidas de Seguridad.
e) Los medios tecnológicos con los que se puede operar los recursos tecnológicos para el
recibo despacho y recepción de los documentos.
De ésta manera, los temas que se verán éstas dos semanas, nos permiten ubicarnos e
involucrarnos en el proceso organizativo y de conservación de los archivos que son
“memoria patrimonio” de las organizaciones y de la cual obviamente, son participes los
asistentes administrativos dentro de sus actividades cotidianas en la empresa u
organización
2. INTRODUCCIÓN

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3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:
 La Compañía Correa y asociados tiene una trayectoria en el mercado de 25 años, a la
fecha no aplica ningún método de gestión documental por lo cual tiene una cantidad de
documentos que han sido generados a lo largo del tiempo y no sabe qué hacer con ellos.
Usted como Aprendiz de Gestión administrativa que le puede recomendar para que
organice y archive sus documentos de una manera eficiente, garantizando la
conservación y fácil consulta de los mismos. Conteste las siguientes preguntas:
a. ¿Qué haría con los documentos pequeños?.
b. ¿Cómo organizaría la información en las carpetas?
c. ¿Qué mobiliario utilizaría para organizar el archivo?
d. ¿Qué sistema de ordenación utilizaría para los diferentes documentos)
e. Si necesita eliminar documentos como lo haría?
f. Como son tantos documentos ¿Usted presentaría una propuesta para destinar un lugar
para el depósito de los mismos?. Si/no ¿Por qué?
g. ¿Qué características debe tener este lugar destinado para la conservación y consulta?
Lea el documento TRATAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS. La Clasificación
Decimal Universal y argumente de manera individual sobre el cuento “En el Bosque de
Oro”
a) ¿Cómo sería la vida del ser humano y de los estudiantes si no existieran los sistemas
de ordenación?
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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b) De una breve explicación de la importancia de identificar los diferentes tipos de
documentos que pueden existir en una organización y la manera en que estos se deben
clasificar para llevar una buena Gestión Documental.
c) Desde que usted tiene memoria ¿cómo hacía para consultar los libros en la biblioteca
de su escuela, colegio?
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Por medio de ésta guía se identificarán los siguientes conceptos:
Condiciones para el local de archivo
Condiciones físicas
Condiciones ambientales
Condiciones de seguridad
Instrumentos de medición
Conservación de Archivos Administrativos
Instrumentos de conservación
Distribución de las áreas de archivo
Mobiliario y elementos para el archivo
Recursos Básicos del archivo:
Muebles y equipos, materiales y elementos para el archivo.
Principios de ordenamiento: sistema de ordenación nominativo, geográfico, por asuntos,
alfabético, numérico, cronológico.
Recuperación de la información
 Procedimiento general para archivar y consultar
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Realice lectura autor regulada de LAS CONDICIONES PARA EL LOCAL DE

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ARCHIVO. Páginas 91 a la 114 del libro Organización de archivos - Administración de
la información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA
Amparo.
 Con base a la anterior lectura y de acuerdo a las instrucciones dadas por su tutor
en Gaes elabore un instrumento evaluación para ser distribuida a los demás Gaes
de su ruta para poner a prueba los conocimientos de sus compañeros sobre el
tema.
 Con base en la lectura anterior, de manera individual construya un mapa
conceptual en su carpeta de evidencias, recuerde que el mapa debe tener
conectores y socialice en clase de acuerdo a las orientaciones de su instructor.
 Realice lectura auto regulada del Acuerdo 049 del 2000, Por el cual se desarrolla
el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General
de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
De acuerdo a las instrucciones de su instructor invente 4 preguntas sobre el tema
para unir las con las de sus compañeros y crear el juego “Condicione su archivo
en un minuto”, debe poner a prueba su creatividad para distraer a sus compañeros
mientras contestan las preguntas.
 Realice lectura auto regulada del numeral 2: RECURSOS BÁSICOS DEL
ARCHIVO. Páginas 6 A LA 13, del libro Curso Básico de Administración de
Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia.  De acuerdo a lectura
anterior conteste de manera individual las preguntas que se encuentran en la
página 13 autoevaluación.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y
manejo de documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:
 una lista de chequeo para analizar las condiciones locativas y normas de
seguridad de una empresa.

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 Como todo buen investigador aplique un segundo instrumento de recolección de
información para argumentar las fortalezas o debilidades que tiene la empresa
sobre los temas vistos en la guía.
 Elabore un informe en Gaes sobre los temas vistos y presente su propuesta sobre
las condiciones y normas de seguridad aplicables para la empresa objeto de
estudio.
 Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de
archivo y manejo de documentos
Elabore una lista de chequeo que le permita determinar las condiciones en que se
maneja el archivo en la unidad productiva en términos de recepción, valoración y
organización de archivos.
Por medio de una entrevista indague como se lleva en una empresa el sistema de
ordenación, que procedimiento llevan a cabo para archivar y consultar
documentos.
3.5 Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Identifica las condiciones de
locación y normas de seguridad
aplicado a la empresa objeto de
estudio, para una buena gestión
documental.
Utiliza los útiles, implementos y
muebles que se utilizan para las
actividades del archivo.
Observación: Cuestionario de
Evaluación de conocimientos
sobre Condiciones de locación de
archivo, normas de seguridad y
principios de ordenación.
Propuesta sobre condiciones de
locación de archivo y normas de
seguridad.

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Utiliza los elementos de
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad industrial y
salud ocupacional durante el
desempeño de sus funciones.
Aplica técnicas de ordenación de
los documentos de acuerdo con
las normas y la legislación
vigente.
Realiza el seguimiento para la
consulta y archivo de los
diferentes documentos
organizacionales.
Lista de chequeo y entrevista
sobre el proceso de ordenación,
consulta y archivo.
Informe sobre los diferentes
sistemas de ordenación que
debería aplicar la empresa como
productora de documentos
organizacionales.

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ACTIVIDADES DEL
PROYECTO
DURACIÓN
(Horas)
Materiales de formación devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
Aplicar el manual
de gestión
documental.
Conservar y
preservar la
documentación
de acuerdo a las
tablas de
retención
documental de
las empresas en
el sector.
Clasificar los
documentos que
ingresan a la
organización de
acuerdo con los
destinatarios y la
50 horas
Equipos de
computo
30
Material de
papelería
30
Instructor Gestión
Administrativa
1
Ambiente de Formación de clase,
alterno con ambiente de Sistemas
para investigar, analizar y consolidar
la información.
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
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estructura
orgánica
funcional
aplicando las
tablas de
retención
documental

Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
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Agentes biológicos: Organismos o microorganismos que causan deterior en los documentos. El hombre,
los roedores, los hongos, las bacterias, etc.
Codificar: Hacer o formar un cuerpo de números metódico y sistemático. Homónimo: Se aplica a dos o
más personas que llevan el mismo nombre.
Chronos: Raíz griega que significa tiempo.
Dígito: Cualquiera de los números que pueden expresarse con un solo signo.
Expurgo: Fase final del proceso de selección documental, la cual permite ubicar físicamente los
documentos a conservar y los documentos a destruir.
Lumen: Unidad de flujo luminoso.
Luz incandescente: Luz artificial originada por los bombillos.
Principio: Base, fundamento, origen, razón fundamental sobre la cual se procede.
Xilófagos: Insectos que comen madera.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
5. GLOSARIO DE TERMINOS

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1. GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos -
Administración de la información. Págs. 148.
2. Acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994. Archivo General de la Nación.
3. Acuerdo 049 del 2000. Archivo General de la Nación.
Instructora: LAYA WANCIER MAURY.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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