TABLAS DE RETENCION

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE
FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional
Integral Procedimiento Creación y Adecuación de
Programas de Formación Virtual y a Distancia
Versión: 02
Fecha: 25-01-2014
Estimado aprendiz,
La Organización Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestión
de documentos en las empresas públicas y privadas, el cual se encuentra representado
en procesos archivísticos. Por lo anterior durante esta semana, se conocerá las etapas o
fases de ciclo vital, documento de archivos, gestión documental y TRD, que permitirán
facilitar el proceso archivístico y correcto tratamiento de la documentación.
A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la
guía de aprendizaje N° 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el segundo
contenido de estudio:
Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental y el material adicional, dispuesto para la
realización de esta guía.
Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar
el resultado de aprendizaje correspondiente.
Programa de Formación:
Organización Documental en el Entorno Laboral
Código: 210602009
Resultados de Aprendizaje:
Aplicar tablas de retención documental teniendo en
cuenta principios archivísticos, la normatividad
vigente y las políticas institucionales.
Competencia:
Organizar archivos de gestión de
acuerdo con normatividad
vigente y políticas institucionales.
Duración de la guía ( en horas):
10 horas de aprendizaje autónomo.
Entendiendo que la realización
de esta guía abarca un tiempo
mínimo de diez (10) horas, en
una semana de trabajo individual
y colaborativo; se recomienda
que se destinen dos (2) horas
diarias para las actividades, y así
obtener un desarrollo adecuado
de la misma.
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
2. INTRODUCCIÓN

2. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación
Complementaria Virtual
Versión: 02
Fecha: 25-01-2014
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Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía,
resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de
que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente
referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un
adecuado proceso y culminación del programa de formación.
¡Bienvenido!
3.1. Actividades de Reflexión inicial.
Descripción:
Es indispensable identificar la importancia de implementar las Tablas de Retención
Documental para la Organización Documental de los archivos, de tal manera que la gestión
documental sea eficaz y garantice tiempo y disponibilidad de la información en las empresas
públicas y privadas.
Después de haber repasado el segundo contenido de estudio, es importante que usted
indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.
Es por eso que se presenta el vídeo denominado:
Tablas de Retención Documental / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL
DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 – Actividad 2.
El cual usted deberá observar e interiorizar con detenimiento, y en el mismo identificar las
ventajas de utilizar las TRD para la gestión documental y en caso de no hacerlo que
implicaciones habrían en la organización.
3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación
Complementaria Virtual
Versión: 02
Fecha: 25-01-2014
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3.2 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y
Teorización)
Descripción:
Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es
indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del
Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es
importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad:
Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir
diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo
organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera
correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos
para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental,
permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados
es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar
buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a
las diferentes problemáticas.
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivados esos documentos?
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la
empresa?

4. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación
Complementaria Virtual
Versión: 02
Fecha: 25-01-2014
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3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.
Descripción:
Participe en el Foro Temático 2, respondiendo de forma clara y argumentada la
siguiente pregunta:
a. ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique
su respuesta.
Nota:
Realice el aporte del foro a través del espacio Actividades o el espacio Foros, dispuesto
en la plataforma Blackboard.
Ambiente(s) requerido:
Material (es) requerido:
estudio unidad Nº2.
ial interactivo unidad Nº2.
.
Ambiente(s) requerido:
Material (es) requerido:
d Nº2.
Material interactivo unidad Nº2.
.

5. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación
Complementaria Virtual
Versión: 02
Fecha: 25-01-2014
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EVIDENCIAS Y EVALUACIÓN
Descripción de la evidencia:
1. Documento con el formato solicitado.
2. Foro temático unidad 2.
Productos entregables: Las actividades correspondientes a la unidad Nº2 son las
siguientes:
1. Archivo en Word con la actividad de aprendizaje resuelta.
2. Foro temático unidad Nº2.
Criterios de Evaluación:
Emplea las tablas de retención documental basándose en principios
archivísticos, normatividad vigente y políticas institucionales.
GLOSARIO EN TERMINOS
Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de
vida, quien se dedica a la organización y mantenimiento de un archivo.
Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservación de los documentos
habitualmente del periodo actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestión o
administración. También se conoce como Archivo Intermedio.
Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una función u oficio.
Legitimación: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.
Racionalización: Reducción de procesos con el fin de aumentar los rendimientos,
organizando la producción.

6. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación
Complementaria Virtual
Versión: 02
Fecha: 25-01-2014
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Nombre Cargo Dependencia Fecha
Sandra Milena
Montoya López
Eliana del Pilar
Ospina
Expertas temáticas Centro de Gestión
Tecnológica de
Servicios
Marzo 2014
Julián Andrés Mora Gómez Líder de
línea de producción
Centro de la
tecnología del
diseño y la
productividad
empresarial - Línea
de producción
SENA Girardot
Marzo 2014
Yiced Pulido Asesora pedagógica Centro de la
tecnología del
diseño y la
productividad
empresarial - Línea
de producción
SENA Girardot
Marzo 2014
Luisa Fernanda B.
Téllez Andrea Del
Pilar Rodríguez
Editoras de
contenido
Centro de la
tecnología del
diseño y la
productividad
empresarial - Línea
de producción
SENA Girardot
Marzo 2014
BIBLIOGRAFÍA
Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.
Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificación y Ordenación. Universidad de Extremadura. Facultad
de Biblioteconomía y Documentación.
WEB GRAFÍA Universidad Surcolombiana. (s.a.) Guía para la Organización de los Archivos de
Gestión. Tomado de Archivo General de la Nación (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013.
Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261#.
4. CONTROL DEL DOCUMENTO ELABORADA POR :