Planificación del evento

PLANIFICACIÓN DEL EVENTO

ACTIVIDAD 6.

 Paola Herrera
 Karen Castellanos
 Elizabeth Moreno
 Carolina Vega
 Johan Torres

CONCEPTOS DE PLANEACIÓN
 La planificación es uno de los
pasos más importantes ya que
es el momento en el que debes
visionar todo lo que quieres
para ese día. Desde el envío de
las invitaciones hasta el
recordatorio que vas a entregar
al cierre del evento. Pero antes
de dar marcha a dicha
organización debes tener en
cuenta tu presupuesto para no
desfasarte en gastos. A partir de
ese presupuesto debes realizar
una lista de detalles que puedes
incluir o excluir.

 Para realizar todos los detalles debes decidir tu
equipo de trabajo teniendo en cuenta tus límites
personales ya que de acuerdo a la dimensión
que tendrá tu evento debes delegar o no
funciones; o dejarle todo a un experto y tú
simplemente coordinas.
 Existen numerosas empresas como agencias
de eventos, organizadores de ferias y
exposiciones, convenciones y reuniones,
agencias de incentivos, agencias de viajes
tradicionales, etc. que te pueden colaborar
ubicándote el sitio, la comida, decoración y
música.
 No olvides de incluir el tiempo factor primordial
en dicha realización. para esto puedes
organizar un cronograma de actividades
previas al evento donde incluyas visita a
proveedores, diseño de invitaciones,
confirmación de invitados o visita a diferentes

ESPACIO FUNCIONAL DEL EVENTO
 Al final necesitamos elegir el lugar
donde encontrarnos con nuestros
invitados pero, un espacio no es sólo
esto. Tiene que adecuarse al concepto
elegido: ser emblemático o
underground, imponente o enfocado al
entretenimiento. Tiene que permitirnos
una perfecta habilitación de la zona para
que sea posible cubrir todas y cada una
de las necesidades de los invitados.
Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión
y permitirle desenvolverse con soltura.
Y, sobre todo, tiene que disponer de
soluciones para todo lo que pueda salir
mal. Si no está disponible, el lugar que
se adecua a estos requisitos, es
preferible esperar a bajar el listón en
este, así como en cualquiera de los
demás aspectos.

TERMINOLOGÍA TURÍSTICA
 Agencia de viajes: empresa dedicada a la realización de arreglos
para viajes y venta de servicios sueltos, o en forma de paquetes,
en carácter de intermediaria entre el prestador de los servicios y el
usuario, para fines turísticos, comerciales, o de cualquier otra
índole.
 Agroturismo o Turismo Rural: Modalidad de turismo que se
desarrolla en un espacio rural.
 Alojamiento turístico: Empresa Mercantil que ofrece un servicio
que permite al cliente hospedarse para su descanso.
Toda instalación que regularmente (u ocasionalmente) disponga
de plazas para que el turista pueda pasar la noche.
 Alpinismo: Deporte de aventura y cierto nivel de riesgo, que
consiste en escalar sierras y montañas.
 Antropología: ciencia que trata de los aspectos biológicos del
hombre y de la relación de los mismos con los aspectos históricos
y culturales de este. Es una ciencia cuya doctrina,
extremadamente vasta, abarca todas las cuestiones que se
refieren al presente o al pasado de la humanidad.

 Animación turística: Alternativa de entretenimiento y
ocupación del tiempo libre del turista
 Artesanía: Arte u obra realizada manualmente por
artesanos, que resulta por originalidad e identificación con lo
local o regional, de interés en la composición del “producto
turístico”.
 Aparthotel: Establecimiento integrado por unidades de más
de un ambiente organizado con el concepto de hotel.
 Atractivos turísticos: es todo lugar, objeto o acontecimiento
capaz de generar un desplazamiento turístico. Los principales
son los que poseen atributos convocantes con aptitud de
generar visitantes, por sí. Los complementarios son los que
en suma o adicionados a los principales hacen un lugar o
zona turística.

 Capacidad ecológica (de carga): es el nivel de visitas por encima
del cual se registrarán impactos ambientales
inaceptables, provenientes de los turistas mismos o de sus
requerimientos.
 Capacidad turística social: es el nivel por encima del cual la
satisfacción del visitante desciende inaceptablemente como
consecuencia del excesivo número de personas en el lugar en
cuestión.
 Capacidad social de recepción: es el nivel por encima del cual se
producirán cambios inaceptables en la estabilidad cultural local y en
la actitud ante los turistas.
 Centro turístico: es todo conglomerado urbano que cuenta en su
propio territorio o dentro de su radio de influencia con atractivos
turísticos de tipo y jerarquía suficiente para motivar un viaje turístico.
 Cruceros: viaje marítimo, fundamentalmente de placer con
diversiones a bordo y excursiones a las costas, riberas, playas y
puertos del recorrido.

 Estacionalidad turística: característica del fenómeno turístico ocasionada
por la concentración de la afluencia de viajeros en ciertos meses del año
coincidente por lo común con las épocas de vacaciones estudiantiles
imperantes en el país, generando lo que se ha llamado saturación y
sobredemanda en alta estación.
 Excursión: viaje organizado por una agencia de viajes, con tarifas
especiales a condición de ser colectivas, paseo, sin cambio del lugar de
pernocte.
 Gasto turístico: gasto total del consumo realizado por un visitante o en
nombre de un visitante para su viaje o durante él y durante la estancia en su
lugar de destino.
 Guía de turismo: Profesional turístico cuya misión es informar, asistir y
atender al turista durante una visita u otro servicio técnico-informativo
turístico. Según las normas legales argentinas, la actividad propia del Guía
de Turismo es aquella que va encaminada a la prestación de manera
habitual y retribuida, de servicios de orientación, información, asistencia al
turista.

 Demanda turística: es el conjunto de servicios solicitado
efectivamente por el consumidor.
 Destino: es el lugar visitado por un visitante.
 Paquete turístico: conjuntos de servicios que incluye el
alojamiento y una combinación de otros elementos, tales como
traslados, comidas, excursiones locales, etc. Puede o no incluir el
transporte de aproximación y se vende a un precio global, y son
adquiridos en un solo acto de compra.
 Planificar o planear: es el proceso correspondiente a la
formulación de un modelo que, basado en objetivos de desarrollo e
hipótesis de comportamiento, y, considerando las circunstancias
presentes y sus orígenes, propone líneas de acción factibles,
tendientes a obtener una situación deseable.
 Presupuesto: es el calculo de los costos de las distintas acciones
que intervienen en el programa de promoción. Constituye la
concreción financiera del programa.

 Producto Turístico: Hoy es lo esencial de la actividad turística.
Surge de la armoniosa integración para su venta de atractivos y
servicios. Conjunto de prestaciones, materiales e inmateriales, que
se ofrecen al mercado, con el propósito de satisfacer los deseos o
las expectativas de los turistas.
 Ruta turística: se determina estudiando sobre el mapa un itinerario
que comprenda la visita de varias localidades de interés turístico.
Hay que tener en cuenta los lugares de salida y llegada, de
paradas, distancias, comunicaciones, inclusión de valores
históricos, paisajísticos, folklóricos.
 Temporada Alta: es el período del año durante el cual una estación
o centro turístico recibe la mayor afluencia de turistas.
 Turismo: es el complejo de actividades originadas por el
desplazamiento temporal y voluntario de personas fuera de su lugar
de residencia habitual (invirtiendo) en sus gastos, recursos que no
provienen del lugar visitado.
 Visita guiada: visita a una ciudad, lugar de
interés, monumentos, etc., comentada y conducida por un guía.

 Albergues: Son establecimientos que ofertan alojamiento y
comidas a colectivos muy concretos (normalmente
jóvenes, montañeros, entre otros) a precios muy asequibles.
 Amenities: Pequeños artículos de aseo personal que se colocan
en los cuartos de baño de los hoteles.
 Balnearios: Son hoteles situados en estacione termales o
minerales, en donde se utilizan las cualidades terapéuticas de las
aguas de ciertos manantiales para aliviar dolencias de
determinadas enfermedades.
 Bares: Son aquellos establecimientos que disponen de barra y
también disponen de servicios de mesa para proporcionar al
público, mediante precios de bebidas y bocadillos.
 Barman o Bartender: El encargado de preparar las bebidas tras la
barra de un establecimiento.
 Botones: Antigua denominación del que ahora es auxiliar de
recepción y conserjería: el Botones le ayudará con su equipaje.

 Buffet: Término utilizado en restaurante para definir un servicio
donde los productos son expuestos en mesas calientes y frías para
el libre acceso del cliente.
 Cadenas hoteleras: Son aquellas empresas que engloban, con una
gestión unificada, a un número determinado de hoteles, con una
distribución territorial relativamente amplia.
 Casas turismo rural: Son establecimientos que ofrecen servicios
de alojamiento y en bastantes casos, otros servicios
complementarios. Normalmente se sitúan en viviendas habitadas por
agricultores o lugareños, mediante un precio establecido y en las
condiciones que reglamentariamente se determinen.
 Cafetería: Son locales que sirven comidas y bebidas para un
refrigerio rápido de forma ininterrumpida durante todo el horario de
apertura.
 Capacidad de alojamiento de un establecimiento: Se mide
principalmente por el número de habitantes y camas que alquila.

 Camarero: Es responsable del servicio de mesas, tanto de bebidas
como de comidas. El camarero se encarga de preguntar alos clientes
que desean tomar y se dirige al a barra (o cocina) para recoger las
consumiciones.
 Campings: Son espacios de terreno debidamente
delimitados, dotados y acondicionados para su ocupación
temporal, con capacidad para más de diez personas que pretendan
hacer vida al aire libre con fines vacacionales o turísticos y utilizando
como residencia albergues móviles (tiendas de campaña, caravanas
u otros elementos similares fácilmente transportables).
 Check in: Concepto que se refiere a los procesos de inscripción en
un hotel o medio de transporte, también conocido como facturación
en este último caso.
 Check out: Proceso de salida de un establecimiento hotelero con la
correspondiente liquidación de la cuenta de gastos.
 Gastronomía: Son los conocimientos de todo lo relacionado con la
nutrición del hombre: arte de preparar y de comer un buen manjar.

 Gourmet: Es la apersona capaz de juzgar y degustar la
suculencia de un platillo o bebida.
 Hotel: Es un establecimiento que proporciona alojamiento,
normalmente durante un tiempo corto. Los hoteles a menudo
ofrecen servicios adicionales como restaurante, piscina o
guardería para niños. Algunos hoteles tienen servicios de
conferencias y animan a grupos a organizar convenciones y
reuniones en su establecimiento.
 Ducha Vicky: Masaje combinado seco y bajo agua minero-
medicinal.
 Ducha escocesa: Aplicación de agua minero-medicinal
alternando caliente y fría.
 En Suite: Término que se aplica a las instalaciones que están
dentro de la habitación, especialmente al cuarto de baño.
 Entremetier: Empleado de cocina que prepara sopas, consomés,
hortalizas y guarniciones, patatas, huevos y pasta.

TIPOS DE MONTAJES
 Auditorio: se realiza con sillas que
deberán colocarse una al lado de la otra en
hileras ya sea rectas o circulares. En este
tipo de montaje puede que haya un orador
con lo cuál deberá colocarse frente a la
primer fila un atril o en caso que sean
varios oradores se colocará una mesa de
tamaño acorde a la cantidad de oradores y
sillas. Si utilizamos mesa esta deberá estar
vestida con mantel y pollera y deberán
colocarse copas de agua y agua para cada
orador.

 Escuela: se realiza con varias mesas, tipo
pupitre o bien con mesas para 2/3
personas, se montan hileras de mesas con
sillas y se mantiene la línea del auditorio
pero con mesas para los participantes.
También puede que haya oradores con lo
cual se dispondrá del atril o la mesa para
varios oradores según la petición de
nuestro cliente.

 Montaje Cocktail: Este tipo de
Montaje es para una celebración
informal, un cocktail, un cierre de
evento, una comida informal (de
pie). Se pueden incluir los buffets a
los lados o en islas.

 Montaje Tipo Cena de Gala: Este
tipo de Montaje es similar al cocktail
pero con sillas y puestos en las
mesas. Bodas cenas, para
cualquier tipo de celebración que
lleve una comida tanto buffet como
servida tipo formal.

 Montaje: Banquete n°1 MESA
IMPERIAL: Es un montaje para
almuerzos, desayunos o cenas. El
montaje de la imagen es tipo gala muy
empleado para comidas especiales y
homenajes despedidas de grupos y
eventos. Se ha de revisar y montar muy
bien este tipo de Montaje en especial el
menaje de este.

 Montaje: Banquete n°2 MESAS
REDONDAS: Es un montaje para bodas
grandes banquetes, etc. El montaje de la
imagen esta compuesto por mesas
redondas con capacidad de hasta 10
comensales. Es bueno saber distribuir las
mesas de manera armoniosa y vigilar su
ubicación.

 Montaje: Buffet Banquetes n°1:
Debemos de tener en cuenta que montar
un buffet con alturas y bien decorado
para impresionar al cliente no cuesta
dinero es cuestión de imaginación del
montador y capitanes de dicho evento.
Aquí un ejemplo de un buffet con
diferentes niveles y una escalera de
bocas.

 Montaje: Buffet Banquetes n°3: En
esta imagen vemos un tipo de buffet
piramidal desde el punto mas alto (el
centro) vamos bajando los niveles. En el
centro puede ir un centro de flores o una
escultura de hielo. Si es temático el
buffet deberá de ir decoración acorde
con el evento.

esta imagen vemos un montaje de dos
niveles, esto es fácil de conseguir ya que
la mesa mas alta lo único que hay que
hacerle es ponerle algo debajo para
subirla y por ultimo taparla con la otra
mesa así creamos un desnivel. Ideal
para buffet no servidos que van contra la
pared.

esta imagen vemos que se ha montado a
diferentes niveles ayudándose de mesas
redondas cajas alturas, etc. Debemos de
fijarnos bien en la decoración
flores, hojas, dependiendo de la temática
que sea el Buffet o de la estética que
queramos crear.

esta imagen vemos una escultura de
hierro observemos la decoración de
flores y fíjense en el detalle de la forma
del Buffet. Es importante en buffet que
tengan trinche que las tablas de corte
estén bien limpias y tengan la
herramienta adecuada. Deben observar
como se ha colocado él cubre mantel
recogido en parte dando un aspecto
muy elegante a este.

 Directorio: se utiliza para reuniones de
trabajo pequeñas, consiste en una mesa
ya sea circular o rectangular
acompañada de sillas.

TIPOS DE MODELOS DE MESA

 I: montaje en i. Capacidad de 30 a 35
personas
 U: montaje en u. Capacidad de 40 a 50
personas
 T: montaje en t. Capacidad 40 a 50
personas.
 E: montaje en e. Capacidad de 70 a 80
personas.
 Imperial: Capacidad de 30 a 50 personas.
 Cuadrada: Capacidad de 40 a 50 personas
 Peine: Banquetes grandes. La cantidad de
brazos dependerá de la cantidad de
comensales.
 Espiga: Banquetes grandes .Se compone de
una presidencia frente a la cual se montan
tableros en sentido oblicuo.
 Americano: Banquetes grandes .Se realiza
montando una mesa presidencia y mesas
redondas de 8 a 12 pax distribuidas en el
salón.

MONTAJES DE MESAS PARA COMIDA FORMAL

 Montaje de mesas

 Se comienza montando el esqueleto. Se dispondrá de un
plano en el que figurará la estructura del montaje y que
servirá de guía para situar las mesas.
 Normas a tener en cuenta:
 Entre mesa y mesa debe quedar un pasillo para que el
personal trabaje con comodidad
 Se debe montar para un 10-15% más de las plazas
reservadas, ya que a veces se presentan mas invitados
 Las mesas quedarán alineadas guardando la estética del
salón
 No situar ninguna mesa cerca del paso de los mozos al
office o a la cocina
 Aquellos montajes donde se utilicen varias mesas
(T, E, I, etc) se comprobará que todas las mesas queden
al mismo nivel
 Colocar la presidencia frente a la puerta de entrada
 Procurar que exista el menor número de comensales
dando la espalda a la presidencia
 Colocar puntos de apoyo o aparadores para que los
mozos puedan auxiliarse durante el servicio.
 Una vez montado el esqueleto pasamos a montar las
mesas: para esto debemos tener toda la
vajilla, cristalería, cubertería, mantelería fajinada:

EQUIPO AUDIOVISUAL
 LAPTOPS HP DV2000 CORE DUO Y
LAPTOPS HDMI
 CONTROLES REMOTOS INALAMBRICOS
CON CRONOMETRO Y APUNTADOR LASER
O MOUSE INALAMBRICO CON APUNTADOR
 LASER- PROYECTORES DE 2200 LUMENS,
2500 LUMENS y 5000 LUMENS LENTE
NORMAL
 - PROYECTORES LENTE GRAN ANGULAR
(SHORT THROW) DE 2200 LUMENS Y 3000
LUMENS HIGH DEFINITION
 - PLASMAS Y TV-MONITORES LCD DE 42´
 - PANTALLAS DE RETROPROYECCION
(PROYECCION POSTERIOR) DE 1,80 X 240
MTS; 3,0 X 2,0 MTS Y 3,60 X 2,70 MTS
 - PANTALLAS PORTATILES PROYECCION
FRONTAL DE 1,20 x 1,20 mt, 1,50 X 1,50 mt,
1,80 x 1,80 mt Y 2,10 x 2,10 mt .
 - EQUIPOS KRAMER (DISTRIBUIDORES-
AMPLIFICADORES DE SEÑAL, ESCALADOR
CONVERTIDOR DE SEÑALES DE VIDEO
PARA PRESENTACIONES, SWITCHERAS)
 - CONSOLAS DE SONIDO, SUPRESORES
DE RETORNO Y CORNETAS
AMPLIFICADAS:
 - MICROFONOS ALAMBRICOS E
INALAMBRICOS (VOCALES, HEADSEAT Y
LAVALIER):

DISEÑO DE EVENTOS
 El diseño como elemento contenedor sobre el
que se desplazan las ideas, como plataforma
para construir el escenario en el cual la
influencia sea posible. Sin un adecuados diseño
no hay norte, no podemos planificar
adecuadamente y mucho menos realizar el
evento a partir de una logística que esté en
armonía con las ideas originarias. Por ello es
necesaria la integración de conocimientos sobre
el comportamiento humano, la sociedad, las
técnicas de comunicación, las necesidades
actuales de los que demandan eventos, la forma
de relacionarnos, el arte y el entretenimiento que
consumimos, los cambios culturales, etc. Todo lo
que involucre conocer y dar respuestas a esas
empresas y personas que esperan de nosotros
una herramienta de expresión. Estos
conocimientos estructurados adecuadamente
podrán otorgarnos la especialización necesaria
para diseñar los eventos exitosos de los

GAFETES
 Los gafetes permiten crear y
proyectar una imagen, mostrar el
nombre y el cargo del personal. La
identificación puede diseñarse para
distinguir al personal que labora en
su organización, así como a clientes
y personas externas.

Características.
 Materiales: Niquiel (plateado), bronce
(dorado), alto impacto (negro).
 Sujeción: Clavo pin, prendedor de
gancho, IMAN, velcro.
 A todo color cubiertos con resina y
tratamiento UV.

FOLLETO PROMOCIONAL

 Podemos definirlo como una publicación no encuadernada utilizada,
generalmente, para transmitir información publicitaria, que ofrece
información delos productos o servicios de una empresa.
 Para la confección efectiva de un folleto publicitario, se recomienda:
 Redactar títulos y subtítulos claros y atractivos.
 Realizar argumentaciones completas. Explicar densamente los
beneficios del producto o servicio y hacer un resumen de los mismos.
 Incluir un buen número de fotografías en las que aparezcan los
productos así como demostraciones de su funcionamiento. Adjuntar
pies de foto explicativos.
 Acompañar el texto y las fotografías con diagramas o dibujos.
 Realizar un recorrido lógico por los diferentes productos y
argumentaciones.
 Hay diversos tipos de folletos, dos de ellos son los Dípticos y
los trípticos.

PLEGABLE
 Es una pieza gráfica que transmite un mensaje de manera
ágil, moderna y concreta. Está diseñado sobre una página por
ambas caras y la conforman varios pliegues, plegados o cuerpos.
Los pliegues en el diseño de un plegable son variados y pueden
ser:

REGISTROS
 EVITA QUITARLE TIEMPO VALIOSO A TUS
ASISTENTES: Algunos formularios de suscripción a
eventos son largos y complicados de llenarse, tus
asistentes agradecerán que su registro sea rápido y
sencillo. Es aún más importante que el registro sea rápido
para aquellos asistentes anteriores, de los que ya tienes
sus datos, formula una estrategia para que ellos no
necesiten darte todos sus datos otra vez, ahórrales ese
tedioso paso. Reducirás drásticamente el proceso de
registro de estos asistentes, disminuirá la cantidad de
personas que abandonan el proceso por este aburrido paso
y también reducirás el número de errores en los registros
de la organización de un evento. Ésta simple práctica
mejora la experiencia de los asistentes en tu evento,
además de que te aseguras de tener su información
personal completa para hacer un seguimiento y mandarles
promociones.

 UTILIZA LAS REDES
SOCIALES: Las redes sociales se
han convertido en una excelente
herramienta para tener contacto
con los asistentes, antes y
después de la organización de un
evento. Promueve tu página de
facebook y tu perfil de twitter para
que puedas conectarte con tus
asistentes incluso antes de
conocerlos en persona. Informa a
los interesados publicando los
ponentes en tu evento, datos
interesantes sobre el tema de tu
evento, etc.

 DESHAZTE DE PAPELES Y UTILIZA LA
TECNOLOGIA: Los registros que se hacen
en papel, toman más tiempo, dinero y
esfuerzo, en la organización de un
evento estos tres elementos son lo más
valioso. Así que no tengas miedo de usar
la tecnología, aún los asistentes más
tradicionales se acostumbran muy
rápidamente a la idea de que se inscribirán
en línea.
 RECONFIRMA LA ASISTENCIA: Los
recordatorios por email son una buena
estrategia para la organización de un
evento, se mandan estos mensajes para
que los asistentes respondan si estarán en
el evento o no, permite abrir nuevas plazas
vacías y reafirmar el compromiso de
asistencia para los invitados.

 INVITA A GRUPOS PARA QUE ASISTAN AL
EVENTO: Cuando un grupo entero se registra a
tu evento, la experiencia es mejor para todos,
por lo que puedes ofrecer descuentos y
promociones para los grupos de personas que
quieran asistir a tu evento, ésta práctica
aumenta la asistencia a los eventos y la
satisfacción de los participantes. Cuando
registres a este tipo de asistentes toma en
cuenta a qué grupo pertenecen y haz más fácil
el proceso de registro, auto rellenando los datos
que pertenezcan al grupo del que proviene.
Todas estas técnicas de registro son de gran
ayuda en la organización de un evento, así que
modernízate! Haz tus registros por medio de
internet, y evítales procesos lentos y tedioso a
tus asistentes, ellos quedarán satisfechos y en
espera de tu próximo evento, pregunta por
nuestro sistema automatizado de registro,
conoce una nueva forma de organizar eventos .

CONTROL DE TIEMPOS

 Esta técnica de Organización sirve
para calcular el tiempo que necesita
un operario calificado para realizar
una tarea determinada siguiendo un
método preestablecido. El
conocimiento del tiempo que se
necesita para la ejecución de un
trabajo es tan necesario en la
industria, como lo es para el hombre
en su vida social. De la misma
manera, la empresa, para ser
productiva, necesita conocer los
tiempos que permitan resolver
problemas relacionados con los
procesos de fabricación.

PROGRAMACIÓN
 Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es
imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización.
Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el
sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y
organizar un evento de envergadura.
 Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas
fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el
alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La
flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.
 Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las
obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o
conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las
mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales,
condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir
unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo
cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar
dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero
de billetes de avión y de habitaciones de hotel.

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