Este documento describe cómo crear y utilizar una base de datos en Microsoft Access 2010 para una microempresa llamada L&L. Explica cómo crear tablas, formularios e informes y establecer relaciones entre las tablas para almacenar y organizar información sobre clientes, empleados, productos e inventario.

1. BASES DE DATOS RELACIONALES
ACCESS 2010
SAMIR SANTIAGO LEON BUITRAGO
ADAN CAMILO LOPEZ PANTOJA
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
BOGOTA D.C.
2014

2. BASES DE DATOS RELACIONALES
ACCESS 2010
SAMIR SANTIAGO LEON BUITRAGO
ADAN CAMILO LOPEZ PANTOJA
TRABAJO PRESENTADO
Como requisito de tercer periodo académico
JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTA
Docente de tecnología e informática
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
BOGOTA D.C.
2014

3. Tabla de contenido
1. OBJETIVOS .................................................................................................................... 4
1.1 OBJETIVO GENERAL:............................................................................................... 4
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: .................................................................................. 4
2. INTRODUCCION............................................................................................................. 5
3. MICROSOFT ACCESS 2010.......................................................................................... 6
3.1 CONCEPTOS BÁSICOS......................................................................................... 6
4. CREAR UNA BASE DE DATOS .................................................................................... 7
4.1.1 ENCABEZADO ................................................................................................ 7
4.1.2 CREAR BASE DE DATOS .............................................................................. 7
4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS ............................................................................ 7
4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................ 9
5. BASES DE DATOS RELACIONALES..........................................................................10
5.1.1 Para crear una relación:................................................................................10
5.1.2 Para agregar relaciones:...............................................................................12
5.1.3 Para eliminar relaciones: ..............................................................................13
5.1.4 Para modificar relaciones: ...........................................................................13
5.1.5 Para eliminar relaciones: ..............................................................................14
6. FORMULARIOS .............................................................................................................16
7. INFORMES .....................................................................................................................22
8. CONCLUSIONES...........................................................................................................29

4. 1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL:
 Comprender el significado y el uso de las bases de datos
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Crear una base de datos para una empresa didáctica
 Distribuir la información en tablas y organizarla en campos
 Establecer relaciones entre las tablas
 Diseñar formularios con cada una de las tablas
 Realizar informes de los temas más importantes de la tabla

5. 2. INTRODUCCION
Las bases de datos son un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permite gestionar estos datos. Es
lo que se denomina sistema gestor de base de datos. Un ejemplo puede ser una
librería porque tiene varios contenidos útiles para la gente.
Se consiguen con la extensión .ACCDB y los datos se organizan en tablas, las
cuales contienen información en particular sobre algún tema y campos para
introducirla.
Es muy importante usarlas para contener la información de una empresa o
negocio, ya que debe guardar información de clientes, empleados, productos e
inventario de la empresa.

6. 3. MICROSOFT ACCESS 2010
3.1 CONCEPTOS BÁSICOS
BASES DE DATOS
Tablas de datos
Consultas
Formularios
Páginas
Macros
Informes
Ilustración 1 - Componentes de la base de datos
Las bases de datos se organizan en tablas, que contienen información sobre un
tema en particular divididas en campos. Para extraer datos con ciertas condiciones
de las tablas, se usan las consultas y para la visualización, modificación e
introducción se usan los formularios.
Para dar formato, calcular, imprimir y resumir los datos seleccionados se usan los
informes y para definir las acciones que Access hará en un determinado evento se
usan los macros. Las páginas son un tipo especial de página Web diseñada para
ver y trabajar con datos desde Internet o Intranet.

7. 4. CREAR UNA BASE DE DATOS
4.1.1 ENCABEZADO
MICROEMPRESA L&L
Dirección: calle 54C No. 45-02
Teléfono: 4638203
Ilustración 2 - Encabezado de la empresa
4.1.2 CREAR BASE DE DATOS
Una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra
toda la información sobre un tema específico, consultas, formularios, informes
entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un
colegio o un directorio telefónico
4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS
A) Hacer clic derecho en la pestaña tabla y seleccionar vista diseño

8. Ilustración 3 - Opciones de la pestaña
B) Asignar nombres de los campos y su tipo
Ilustración 4 - Vista Diseño
C) Se selecciona vista hoja de datos haciendo clic derecho en la pestaña

9. Ilustración 5 - Seleccionar Vista Hoja de Datos
D) Ya tenemos la hoja de datos lista para llenar
Ilustración 6 - Vista Hoja de Datos
4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS
A) Abrir base de datos en blanco y darle nombre
Ilustración 7 - Nombrar la base de datos
B) Se creará automáticamente la Tabla1

10. 5. BASES DE DATOS RELACIONALES
Ilustración 8 - Tipos de relaciones
5.1.1 Para crear una relación:
A) Pulsar en Relaciones dentro de la pestaña Herramientas de bases de datos
Ilustración 9 - Barra relaciones

11. B) Aparecerá el siguiente cuadro:
Ilustración 10 - Cuadro de diálogo
C) Se hace doble clic en las pestañas deseadas y se presiona Cerrar.
D) Se arrastra el campo hasta la otra tabla, asegurándose de que los campos
tengan el mismo tipo de archivo.
Ilustración 11 - Relación uno a varios

12. 5.1.2 Para agregar relaciones:
A) Nos situamos en la pestaña Relaciones y en la pestaña Diseño elegimos
Mostrar Tabla.
Ilustración 12 - Barra relaciones
B) Saldrá el cuadro de diálogo nuevamente.
Ilustración 13 - Cuadro de diálogo
C) Se agregan las tablas deseadas y se presiona Cerrar.

13. 5.1.3 Para eliminar relaciones:
Una vez situados en la ventana Relaciones, se hace clic derecho en la tabla a
quitar y se selecciona Ocultar tabla.
Ilustración 14 - Ventana relaciones
5.1.4 Para modificar relaciones:
A) En la ventana Relaciones hace clic derecho sobre la línea de relación y
elegir Modificar relación.
Ilustración 15 - Ventana relaciones
B) Aparecerá un cuadro de diálogo y se realizan los cambios deseados.

14. Ilustración 16 - Cuadro para modificar relaciones
5.1.5 Para eliminar relaciones:
En la ventana Relaciones hacer clic derecho sobre la línea de relación y elegir
Eliminar.
Ilustración 17 - Ventana relaciones
Para limpiar la ventana relaciones:
A) Se elige Borrar diseño en la pestaña Diseño

15. Ilustración 18 - Barra herramientas
B) Para ver nuevamente las tablas o agregarlas, se presiona Mostrar tablas o
Mostrar directas.
Para ver relaciones directas:
A) Hacer clic derecho en el nombre de la tabla y elegir Mostrar directas.
Ilustración 19 - Ventana relaciones
B) Saldrán todas las relaciones asociadas a la tabla
Para visualizar todas las relaciones:
Hacer clic derecho en el fondo y elegir Mostrar todo

16. Ilustración 20 - Ventana relaciones
6. FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para editar los registros
de una tabla o consulta.
Para crear un formulario:
 Se elige asistente para formularios en la pestaña crear
Ilustración 21 - Barra formularios
 Se elige la tabla y los campos
Ilustración 22 - Asistente para formularios
Se presiona para añadir
todos los campos.

17.  Se presiona siguiente y se aplica la distribución por columnas
Ilustración 23 - Asistente para formularios
 Se abre el formulario y se elige finalizar
Ilustración 24 - Asistente para formularios
 Nos muestra la tabla y podemos modificarla

18. Ilustración 25 - Pestaña informes
 Se hace clic derecho sobre la pestaña CLIENTES y se elige vista diseño
Ilustración 26 - Vista diseño de formularios
 Para crear otro formulario nuevamente se elige asistente para formulario.

19. Ilustración 27 - Barra formularios
 Elegimos la siguiente tabla y colocamos todos los campos
Ilustración 28 - Asistente para formularios
 Presionamos finalizar y nos quedara listo el otro formulario
Ilustración 29 - Vista formulario

20.  Hacemos lo mismo con la siguiente tabla en asistente para formularios y
finalizamos.
Ilustración 30 - Asistente para formularios
 Nos quedara otro formulario
Ilustración 31 - Vista formulario

21.  Finalmente lo hacemos con la última tabla
Ilustración 32 - Asistente para formularios
 Ya tenemos los cuatro formularios listos
Ilustración 33 - Vista formulario

22. 7. INFORMES
Los informes presentan los datos de una tabla o consulta. La diferencia con los
formularios es que los datos que aparecen en el informe no se pueden modificar y
en los informes se puede agrupar más fácil la información y sacar totales por
grupos.
Para crear un informe:
 Se elige asistente para informes en la pestaña crear
Ilustración 34 - Barra informes
 En el cuadro se eligen los campos más importantes de la tabla y se
presionan siguiente
Ilustración 35 - Asistente para informes

23.  Se puede agregar una jerarquía haciendo doble clic en la tabla de la
izquierda
Ilustración 36 - Asistente para informes
 Queda así:
Ilustración 37 - Asistente para informes
Ilustración 38 - Intervalos de agrupamiento

24.  Con el registro de calle se pueden ordenar los registros
Ilustración 39 - Registro de calle
 Se presiona siguiente y aquí se elige la distribución y orientación del
informe
Ilustración 40 - Distribución del informe

25.  Elegimos vista previa del informe y finalizar
Ilustración 41 - Asistente para informes
 Queda así:
Ilustración 42 - Vista informes

26.  Se aplica nuevamente asistente para informes
Ilustración 43 - Barra informes
 Se elige otra tabla con campos importantes
Ilustración 44 - Asistente para informes
 Queda así. Se hace clic derecho en la pestaña con el nombre de la tabla y
se elige vista informes

27.  Para crear otro informe, nuevamente se elige asistente para informes
 Se elige la siguiente tabla con sus campos
 Se presiona finalizar y queda así:
Ilustración 45 - Vista formulario

28.  Hacemos lo mismo con la siguiente tabla
Ilustración 46 - Asistente para informes
Ilustración 47 - Vista formulario

29. 8. CONCLUSIONES
 Las BASES DE DATOS son un conjunto de datos organizados para
un uso determinado. Cuentan con la extensión ACCDB y los datos se
organizan en tablas
 Las TABLAS son los elementos más importantes de la base de
datos, pues almacenan la información sobre un tema en particular. En
este caso podrían ser clientes, empleados, inventario y productos
 Los FORMULARIOS sirven para editar los registros de una tabla o
consulta. Se introducen, visualizan y modifican los datos de las tablas
 Los INFORMES están diseñados para dar formato, calcular, imprimir
y resumir datos seleccionados. Se diferencian de los formularios en
que aquí se puede agrupar más fácil la información
 Las RELACIONES permiten el uso simultáneo de datos de varias
tablas y evitan la duplicidad. Pueden haber relaciones uno a uno, uno
a varios y varios a varios