Guia para principiantes de access 2010
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Este documento presenta una guía para aprender a usar el programa Microsoft Access 2010. Explica conceptos básicos de bases de datos como tablas, registros, campos y tipos de relaciones. Detalla el diseño de tablas como clientes, empleados, productos y facturas para un proyecto. Presenta la metodología y cronograma usados. Concluye que Access es una herramienta útil para almacenar y consultar información de manera ordenada.
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- 1. BASE DE DATOS ACCES 2010 ARIAS GOMEZ JASON NICOLAS AVELLA BARRERA CHRISTOPHER COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO TECNOLOGIA E INFORMATICA BOGOTA D.C 2015 BASE DE DATOS ACCES 2010
- 2. 2 ARIAS GOMEZ JASON NICOLAS AVELLA BARRERA CHRISTOPHER Trabajo presentado como requisito para el tercer periodo académico 2015 JOHN ALEXANDER CARABALLO COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO TECNOLOGIA E INFORMATICA
- 3. 3 BOGOTA D.C 2015 Nota de Aceptación Presidente del Jurado Jurado Jurado
- 4. 4 Ciudad y Fecha (día, mes, año) (Fecha de entrega)
- 6. 6 CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................13 2. OBJETIVOS ...................................................................................................................14 2.1 OBJETIVO GENERAL ...........................................................................................14 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................14 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................15 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................15 3.2 JUSTIFICACIÓN .....................................................................................................15 4. MARCO TEÓRICO .......................................................................................................16 4.1. BASE DE DATOS.................................................................................................16 4.1.1 Tablas de datos. ... .........................................................................................16 4.1.1.1 Diseño de tablas. ........................................................................................16 5.1 MATERIALES ..........................................................................................................22 5.2 METODOLOGÍA......................................................................................................22 6 DESARROLLO DEL PROYECTO...............................................................................23 6.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO ....... Error! Bookmark not defined. 6.2 CRONOGRAMA ......................................................................................................24 CONCLUSIONES..............................................................................................................25 RECOMENDACIONES.....................................................................................................26 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................27
- 7. 7 LISTA DE TABLAS Pág Tabla 1. Nombre de la tabla-Autor de la tabla (si lo hay) 30 Tabla 2. Nombre de la tabla-Autor de la tabla 34 Tabla 3. Nombre de la tabla-Autor de la tabla 35
- 8. 8 LISTA DE GRÁFICAS Ilustración 1 tabla de clientes................................................................................................17 Ilustración 2 tabla de clientes edicion...................................................................................17 Ilustración 3 tabla de empleados ..........................................................................................18 Ilustración 4 tabla de empleados edicion .............................................................................18 Ilustración 5. Tabla productos...............................................................................................19 Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos.........................................19 Ilustración 7. Tabla factura....................................................................................................19 Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura..............................................20
- 9. 9 LISTA DE FIGURAS Pág Figura 1. Nombre de la figura 21 Figura 2. Nombre de la figura 24 Figura 3. Nombre de la figura 31 Figura 4. Nombre de la figura 37
- 10. 10 LISTA DE ANEXOS Pág Anexo A. Nombre del anexo 89 Anexo B. Nombre del anexo 90 Anexo C. Nombre del anexo 95
- 11. 11 GLOSARIO
- 12. 12 RESUMEN Acá se debe poner un resumen de trabajo que no exceda las 250 palabras. Si es un trabajo de grado este resumen puede contar hasta con 500 palabras. PALABRAS CLAVE: En este espacio se debe poner las palabras claves relacionadas con el trabajo, mínimo 3 y separadas por “,”. Ejemplo: Presentación de trabajos, normas Icontec, otra palabra clave.
- 13. 13 1. INTRODUCCIÓN Se denomina base de datos a cualquier tipo de almacén ya sea virtual o físico, en el cual se guardan datos de distintos temas ordenados siguiendo unas reglas específicas El objetivo principal de una base de datos es mantener ordenada información específica sobre temas variados Existen varios tipos de base de datos como: Las bases de datos relacionales Esta es la estructura que se ha impuesto para aplicaciones de gestión, consiste en organizar los datos en forma de tablas, las relaciones entre los objetos se consiguen incluyendo en la tabla del hijo, la clave del objeto padre. Como son las que utilizaremos durante todo el módulo hemos reservado un apartado especial para ellas. Las bases de datos orientadas a objetos Es un modelo más reciente, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). La información que contienen se organiza en atributos y el comportamiento en operaciones. Las bases de datos multidimensionales En una base de datos multidimensional los datos se almacenan en tablas de varias dimensiones en vez de tablas bidimensionales. Se utilizan principalmente para ordenar una gran cantidad de información. También existen otros tipos de sistemas que hoy en dia no se utilzan como: -Las bases de datos jerárquicas -Las base de datos en red Estos sistemas se dejaron de utilizar debido a que es necesario escribir complejos programas de aplicación para responder a cualquier tipo de consulta de datos, por simple que ésta sea, la independencia de datos es mínima y no incluyen controles de integridad.
- 14. 14 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Aprender a usar el programa de Microsoft Access 2010 con todas sus funciones y aplicaciones prácticas. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Crear una actividad didáctica - Entender el concepto de base de datos y sus usos en la vida - Usar el programa de una manera práctica y eficaz - :3
- 15. 15 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA en una empresa es necesario almacenar una gran cantidad de información pero que a su vez esta pueda ser consultada rápidamente, para esto el programa Microsoft Access 2010 es una herramienta muy útil ya que cumple perfectamente este rol. 3.2 JUSTIFICACIÓN Para una empresa es muy problemático el tener que buscar información especifica entre centenas de carpetas con diferentes archivos cada una ordenada en muchas categorías diferentes, además si esta información no está bien ordenada se convierte en una misión casi imposible el buscar información. Por lo que se necesitaba una forma de mantener esta información archivada y que se tenga un acceso fácil y rápido a ella, por esto con los avances en la tecnología de la información la empresa de Microsoft creo el famoso programa de Microsoft Access, en el cual se puede tener una gran cantidad de información almacenada en solo lugar que no ocupa mucho espacio y que permite un acceso inmediato a la información y realizar una cantidad casi infinita de conexiones entre los distintos datos.
- 16. 16 4. MARCO TEÓRICO 4.1. BASE DE DATOS. Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB, son bases de datos relacionales, los datos se organizan en Tablas. 4.1.1 Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... 4.1.1.1 Diseño de tablas. Para nuestra base de datos se diseñaron las siguientes tablas
- 17. 17 Clientes Ilustración 1 tabla de clientes Ilustración 2 tabla de clientes edicion
- 18. 18 Empleados Ilustración 3 tabla de empleados Ilustración 4 tabla de empleados edicion
- 19. 19 Productos Ilustración 5. Tabla productos Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos Facturas Ilustración 7. Tabla factura
- 20. 20 Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura 4.1.2 Bases de datos relacionales: Una base de datos relacional es una colección de elementos de datos organizados en un conjunto de tablas formalmente descritas desde la que se puede acceder a los datos o volver a montarlos de muchas maneras diferentes sin tener que reorganizar las tablas de la base. su función es permitir la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. El uso de las relaciones sirve para evitar la duplicidad de datos, ahorrar memoria y espacio en el disco, aumentar la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
- 21. 21 Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación). 4.1.2.1 Tipos de relaciones: Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: es la menos usada ya que solo conecta a un único registro de una tabla. Relación Uno a Varios: en esta relación un único registro puede estar relacionado a varios de otra tabla. Relación Varios a Varios: esta relación se basa en que varios registros de una tabla se pueden conectar con varios registros de otra tabla, si bien es la relación más usada también es la más laboriosa ya que necesita la creación de muchas conexiones diferentes por cada tabla, porque solo se suele usar en empresas grandes con gran volumen de información.
- 22. 22 5. MATERIALES Y MÉTODOS 5.1 MATERIALES Para la creación de esta guía se usaron principalmente recursos virtuales como distintas páginas web (consultar bibliografía) y el software de Microsoft office 2010. 5.2 METODOLOGÍA En esta guía se siguieron al pie de la letra la metodología de las normas incontec usando los puntos que se consideraron mas relevantes para el cumplimiento de los objetivos planteados al principio del documento.
- 23. 23 6 DESARROLLO DEL PROYECTO En este proyecto se logró enseñar a los usuarios los procesos básicos para utilizar el software de Microsoft Access, a su vez se incentivó a probar cada guía con el programa abierto observando los resultados por su propia cuenta.
- 25. 25 CONCLUSIONES El programa Microsoft Access 2010 es una herramienta de Microsoft para crear bases de datos a través de tablas con información que tienen conexiones entre si, en estas tablas se pueden almacenar datos variados según diferentes criterios y conectarlas para facilitar la búsqueda de esta. Las bases de datos se podrían definir como un almacén de información ordenado según criterios específicos, es decir, es un método para guardar información importante que deba ser consultada constantemente. Este curso a buscado que todo el contenido sobre el uso de este programa pueda ser de fácil entendimiento de cualquier persona y que sea practico, las guias sobre algunas acciones con el programa fueron diseñadas para ser realizadas a la vez que leidas lo que hace que el usuario final pueda corregir errores fácilmente.
- 26. 26 RECOMENDACIONES Se les recomienda a los usuarios que quieran utilizar el software profesionalmente que investiguen guias mas avanzadas sobre el programa y prueben diferentes configuraciones imaginarias para revisar cualquier tipo de fallo o problema que podría hacerle perder sus datos en un futuro.