Apoyo estudiantes

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TALLER DEL PROGRAMA
DE APOYO ESTUDIANTIL

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¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE APOYO
ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD DE PIURA?
Es un programa becario, regulado en el marco de la Ley
Universitaria, que ofrece diversas becas que pueden aplicarse a
la pensión académica correspondiente o, para cubrir costos de
vida; y por su parte, los alumnos que deseen acceder a ella,
pueden hacerlo, comprometiéndose a invertir una mínima
parte de su tiempo en actividades que contribuyan al desarrollo
de nuestra Universidad.
A través de este Programa, buscamos promover la
colaboración activa de nuestros alumnos en las diversas
unidades académicas o administrativas de la UDEP.

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¿QUÉ CONDICIONES DEBES TENER PARA ACCEDER
AL PROGRAMA DE APOYO ESTUDIANTIL?
• Estar matriculado y haber estudiado al menos un semestre en UDEP.
• Cumplir con la exigencia académica acorde al tipo de apoyo a
realizar.
• Contar con las aptitudes y actitudes apropiadas para el apoyo a
realizar.
• No haber sido sancionado, salvo por falta leve (máximo hasta en 02
oportunidades).
Si eres
alumno
•Estar preparándote para obtener el título profesional.
•Tener como máximo un año como egresado de UDEP.
•No haber sido sancionado, salvo por falta leve (máximo hasta en
02 oportunidades).
Si eres
egresado

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¿CUÁL ES EL ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROGRAMA
DE APOYO ESTUDIANTIL?
Egresados que se encuentren preparando su tesis para obtener el
título profesional.
Alumnos UDEP con buen
rendimiento académico
Con vacante subvencionada.
Con ayuda económica externa
(Convenios firmados con
determinadas empresas).
Con vacante ordinaria.

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• Vigilancia de prácticas y/o
laboratorios.
• Asistencia en la docencia e
investigación (control, preparación y
corrección de trabajos, prácticas,
exámenes y laboratorios).
• Apoyo en tareas administrativas de
cualquier centro, unidad u órgano
de gobierno.
• Ensayos y presentaciones del Coro
Universitario.
MODALIDADES
DE APOYO
ESTUDIANTIL

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• Cursar el quinto ciclo de estudios.
• Tener un índice semestral mínimo de
12 o pertenecer al tercio superior del
nivel de estudios que le corresponda
siempre que el índice acumulado sea
aprobatorio.
• Si es alumno de otro P.A o Facultad,
deberá contar con el Vº Bº del
Director de Estudios de su Facultad, a
fin de garantizar la idoneidad
requerida.
Requisitos
para ser
Vigilante
de
Prácticas

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• Haber cursado como mínimo seis (06) ciclos
semestrales.
• Tener un índice semestral mínimo de 12.5 o
pertenecer al tercio superior del nivel de
estudios que le corresponda siempre que el
índice acumulado sea aprobatorio.
• Ser propuesto por el respectivo profesor del
curso.
• Si es alumno de otro P.A o Facultad, deberá
contar con el Vº Bº del Director de Estudios
de su Facultad, a fin de garantizar la
idoneidad requerida.
Requisitos
para ser
Ayudante
de
Corrección

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• Ser alumno de los últimos años de carrera o
recién egresado.
• Tener un índice semestral mínimo de 12.5 o
pertenecer al tercio superior del nivel de
estudios que le corresponda siempre que el
índice acumulado sea aprobatorio.
• Ser propuesto por el respectivo profesor del
curso.
• Contar con las aptitudes para asumir la
autoridad necesaria durante el desarrollo
de las prácticas de laboratorio.
Requisitos
para ser
Asistente
de
Laboratorio

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• Ser alumno del último año de
carrera o recién egresado.
• Pertenecer al tercio superior del
nivel de estudios que le corresponda
siempre que el índice acumulado
sea aprobatorio.
• Ser propuesto por el respectivo
profesor del curso (candidato a
futuro docente).
Requisitos
para ser
Asistente
de
Docencia

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• Ser alumno de los 02 últimos años
de carrera o recién egresado.
• Tener cualidades para apoyar en
tareas de investigación, previa
selección del Profesor que lo tomará
a su cargo.
Requisitos
para ser
Asistente
de
Investigación

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CRITERIOS QUE DEBEMOS TENER PRESENTES AL MOMENTO
DE ASIGNAR LAS HORAS DE APOYO ESTUDIANTIL
La prioridad del alumno constituye la dedicación a sus estudios.
A. Los alumnos con vacante subvencionada o que gocen de otro
tipo de beca, dedicarán 64 horas en el semestre, a razón de
04 horas semanales, salvo que por motivos justificados se vea
conveniente distribuirlas de otra manera.
B. Si el centro académico o administrativo requiere que la
participación sea por un número mayor de horas, éste deberá
fijarse previo acuerdo con el alumno o egresado. Este mismo
criterio lo aplicaremos para los casos de alumnos con vacante
ordinaria.

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PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN Y
ASIGNACIÓN DEL APOYO ESTUDIANTIL
Cualquier alumno o egresado podrá solicitar su incorporación mediante solicitud
dirigida al Decano (a) de su Facultad (ver formato).
¿QUÉ DEBE HACER EL CENTRO O FACULTAD?
I. El Decano designará a la persona de la Facultad encargada de coordinar
internamente con la Oficina de Asistencia al Alumno, todo lo relacionado al
Programa de Apoyo Estudiantil.
II. En el caso de apoyo para tareas administrativas, se deberá solicitar el VºBº de la
Gerencia Administrativa antes de proceder (ver formato “A”).
III. El requerimiento consolidado de Apoyo Estudiantil de la Facultad, previamente
autorizado por el Decano o por la autoridad a quien éste delegue, deberá ser
enviado a la Oficina de Asistencia al Alumno (ver formato “B”).

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ENVÍO DE REPORTES DE ALUMNOS BECADOS Y
SEMIBECADOS UDEP
Nº de
Carné
Apellido
Paterno
Apellido
Materno
Nombres
Programa
Académico
Ciclo
Índice
Acumulado
Tipo de
Beca
A inicios de cada semestre, luego de haber procesado el “MATRIC”, la
Oficina de Asistencia al Alumno enviará a las Secretarías Académicas de
cada Facultad, la relación de alumnos becados y semibecados que han
cumplido con los requisitos para mantener dichos beneficios y así poder
asignarles las tareas de Apoyo Estudiantil.
El reporte a enviar, debe contener la siguiente información:

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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR TAREAS DE APOYO ESTUDIANTIL A LOS
ALUMNOS BECADOS, SEMIBECADOS POR CONCURSO Y DE FACULTAD
¿Cómo se aprueban las solicitudes de Apoyo Estudiantil?
Primero la Facultad, previa evaluación de promedios, efectuará la colocación de alumnos según
el siguiente orden de prioridad:
• Requerimientos de los Profesores.
• Apoyo en las tareas administrativas.
Luego asignará el A.E colocando, en primer lugar, a los alumnos con vacante subvencionada de la
propia Facultad y posteriormente a los alumnos con vacante subvencionada de otras Facultades.
Si luego de la asignación quedaran requerimientos por cubrir, se puede convocar a alumnos con
vacante ordinaria de la misma Facultad que se encuentren incorporados en el Programa de
Apoyo Estudiantil. Si aún quedaran encargos por cubrir, la OAA los publicará en su oficina y a
través del SIGA para que los alumnos con vacante ordinaria y de otras facultades puedan
presentar sus solicitudes.
Una vez concluida la asignación de A.E, la Facultad comunicará a la OAA el resultado final para
que se encargue del seguimiento correspondiente.

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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR TAREAS DE APOYO ESTUDIANTIL A LOS
ALUMNOS BECADOS, SEMIBECADOS POR CONCURSO Y DE FACULTAD
¿Cómo se comunica la asignación de tareas de Apoyo Estudiantil?
Cada Facultad publica en sus vitrinas, la siguiente información:
Nombre o
número de
carné del
alumno.
Facultad o
centro al que
ha sido
asignado.
Datos de la
persona con la
que debe
coordinar su
tarea de A.E
Fecha límite
para efectuar
la
coordinación.
¿Cómo se realiza el seguimiento de las tareas de Apoyo Estudiantil en el semestre?
Concluidos los exámenes finales del período académico, la OAA solicitará a cada profesor o
área administrativa un informe sobre el apoyo realizado por el alumno (ver formato).
Además la OAA, verificará con las personas responsables del apoyo estudiantil de cada
centro o Facultad, las horas de dedicación efectiva de cada alumno admitido en el
programa.

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¿QUÉ DOCUMENTOS DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE DE PAGO
POR APOYO ESTUDIANTIL?
Previamente a la recepción de la beca, la OAA preparará y revisará para Gerencia Administrativa de la
respectiva Sede, el expediente de cada alumno con los siguientes documentos:
1. Formato Excel del Programa de Apoyo Estudiantil.
2. Constancia de pago por Apoyo estudiantil.
3. Solicitud de incorporación al Programa de Apoyo Estudiantil.
4. Comunicado de incorporación al Programa de Apoyo Estudiantil.
5. Curriculum Vitae del alumno (a).
6. Informe del Apoyo Estudiantil realizado.
7. Resumen de notas SIGA.
8. Reporte de deudas visado por la Oficina de Pensiones.
9. ODP de pago por Apoyo Estudiantil.
En el caso de los egresados, sólo deberán presentar los documentos 1, 2 y 3.

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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS PAGOS POR
APOYO ESTUDIANTIL
En el caso de los alumnos con vacante subvencionada que tengan un excedente de
horas, podrá aplicarse a los conceptos de costo de vida, conforme lo señale el
propio alumno en la constancia de recepción de beca, en cuyo caso será entregada
en efectivo.
Y para los alumnos con vacante ordinaria o egresados, se podrá aplicar el total de
la beca recibida a los conceptos de costo de vida conforme lo señale el propio
interesado. Si el alumno adeuda pensiones, el monto de la beca se aplicará al pago
de la deuda y la diferencia será entregada en efectivo.
Para procesar la orden de pago, la OAA coordinará con la persona encargada del
Programa de Apoyo Estudiantil en cada Centro o Facultad, a fin de identificar la
partida presupuestal respectiva.

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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS PAGOS POR
APOYO ESTUDIANTIL
Una vez identificada la partida presupuestal, se verifica toda la documentación del
expediente y se procederá a generar una orden de pago por Apoyo Estudiantil. Si el
alumno ha trabajado en más de un centro, entonces habrá que generarle una ODP
por cada centro.
Acto seguido, se ingresa el expediente al registro de pagos por Apoyo Estudiantil,
luego se elaborará y adjuntará un reporte de ODP’S a pagar que será revisado por
la Oficina de Personal, quiénes luego enviarán los files a la Gerencia Administrativa
para su respectiva aprobación.
Aprobado el expediente por la Gerencia Administrativa, será enviado a Caja
Central, donde el alumno (a), egresado (a) deberá efectuar el cobro y luego firmar
la constancia de recepción de beca.
Finalizado el proceso, Caja remitirá el expediente a Oficina de Personal para su
respectivo archivo.

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PROCEDIMIENTO PARA PAGOS POR APOYO ESTUDIANTIL
MENORES A S/. 50.00
De concederse becas cuyos montos no superen los S/. 50.00, no será necesario
adjuntar la documentación tradicional, sino se deberá proceder de la siguiente
manera:
 El centro o Facultad envía a Gerencia Administrativa, la orden de pago, con el
VºBº del Jefe de Centro y de la Oficina de Asistencia al Alumno, adjuntando la lista
de alumnos beneficiados.
 Luego Gerencia Administrativa entregará el importe solicitando al Centro o
Facultad que procedan a entregarlo a cada alumno, según corresponda.
 Finalmente, el Centro o Facultad justificará la orden de pago ante la Gerencia
Administrativa según el formato, donde debe constar la recepción de la beca por
parte del beneficiario, a través de su respectiva firma y número de carné.

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¿CUÁNTOS TIPOS DE RETIRO HAY EN EL PROGRAMA DE
APOYO ESTUDIANTIL?
Hay 02 tipos:
1. Retiro Temporal.- Se da cuando los alumnos o egresados son retirados temporalmente por
los siguientes motivos:
 Si es retirado temporalmente de la UDEP por cualquier motivo.
 Si pierde temporalmente la vacante subvencionada por motivos disciplinarios.
 Si no cumple con realizar las 64 horas de A.E
 Si no realiza el A.E en la forma indicada por la Facultad o Centro asignado.
2. Retiro Definitivo.- Se da cuando los alumnos o egresados son retirados definitivamente por
los siguientes motivos:
 Si es retirado definitivamente de la UDEP por cualquier motivo.
 Si pierde definitivamente la vacante subvencionada por motivos disciplinarios.
 Si es sancionado por falta grave o leve, ésta última si se da por 3º vez.
 Si reincide en los 02 últimos motivos del retiro temporal.

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LOS REPORTES DE
APOYO ESTUDIANTIL DE BECADOS Y SEMIBECADOS UDEP
Luego del cierre de cada semestre, la Oficina de Asistencia al Alumno debe solicitar
a la persona encargada del Apoyo Estudiantil en cada Facultad, el reporte de los
alumnos becados y semibecados UDEP.
Este reporte debe contener la siguiente información:
Recibido el informe de Apoyo Estudiantil, la Oficina de Asistencia al Alumno
verificará el cumplimiento de los requisitos que el tipo de beca o semibeca exija.
Luego enviará a la Oficina de Pensiones un reporte con los datos de los alumnos
que cumplieron con lo exigido y de esta manera determinar su continuidad en el
sistema de becas y semibecas de la UDEP.

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SUGERENCIAS

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MUCHAS
GRACIAS!!!!

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COFFEE BREAK!!!