Este documento describe el proceso de transferencia de documentos de archivo entre los archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas, incluyendo los pasos para preparar los documentos, como limpieza, identificación y empacado, para garantizar el acceso público a la información y la conservación ordenada de los archivos.

2. Consiste en la remisión
de los documentos del
archivo de gestión al
central y de este al
archivo histórico
de conformidad con las
Tablas de Retención
Documental aprobadas.

3. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la
información.
Evitar la producción y acumulación irracional
de documentos en las oficinas
Asegurar y facilitar el control efectivo y
ordenado de la documentación.
Guardar la documentación, en las mejores
condiciones de conservación

4. Transferencias primarias: van del
archivo de gestión al archivo
central. Transferencias
secundarias: van del
archivo central al
archivo histórico.

5.  Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995
General de la Nación que modifica la
parte I del Acuerdo 07 de 1994.
 Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo.

6. Toda entidad transferente deberá arreglar la
documentación siguiendo los siguientes pasos:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado por
Biodeterioro
 Revisión y Foliación

7.  Unidades de conservación y realmacenamiento
 Cajas
 Carpetas
 Amarre
 Embalaje