El documento describe la estructura documental de un sistema de gestión de calidad, incluyendo la codificación y tipos de documentos como el manual de calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros. Explica que el manual de calidad define el sistema, la política y objetivos de calidad, mientras que los procedimientos describen los métodos para llevar a cabo las actividades relacionadas con la calidad. Las instrucciones de trabajo definen operaciones técnicas específicas y los registros documentan objetivamente las actividades realizadas.

1. Documentación del
Sistema de Gestión de la
Calidad

2. Agenda
 Estructura documental

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La documentación del Sistema de una
empresa está articulada alrededor de la
política de calidad que da el enfoque general
a cada uno de los elementos de la normativa
de referencia.
Principio documental

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a) Realizar su actividad de manera que cumpla con los
requisitos de las normas y procedimientos
normalizados de las diferentes instituciones
homologadas.
b) Satisfacer las necesidades de los clientes, de
autoridades reglamentarias o de organizaciones que
reconocen a la empresa como tal.
Responsabilidad de la Institución

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La institución establece, implementa y mantiene
este sistema de gestión apropiado al alcance de sus
actividades.
La institución documenta su política, sistema,
programa, procedimientos, e instrucciones tanto
como sea necesario para asegurar la calidad del
producto final.
Lineamientos

6. Estructura documental

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La estructura propuesta así como la manera
de abreviar, como las siglas no lo establece en
la normativa; sin embargo cada institución lo
puede llamar como quiera mientras quede
definido en el manual y lo pueda controlar.
Estructura documental

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Estructura documental
Qué se hace?
Descripción del sistema, Políticas,
Objetivos, respuestas a requisitos
aplicables.
Información específica sobre:
Quién, Cómo, Cuándo, Donde, Qué
y por qué efectuar las actividades.
Detalles técnicos sobre cómo
se hace el trabajo.
Documentos que evidencian
objetivamente las actividades

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La codificación es importante en
procedimientos, instrucciones y registros, ya
que deben estar enumerados y es más lógico
escribir un código “P-14” que escribir
“procedimiento 14”.
Codificación documental

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Codificación básica y simple:
- Manual de calidad (M)
- Procedimientos (P); en algunas
instituciones los llaman procedimientos de
aseguramiento de la Calidad (PAC) o
procedimientos de calidad (PC)
- Instrucciones de Trabajo (I)
- Registros (R)
Codificación documental

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Define el Sistema de Gestión de Calidad de la
Institución, su área de aplicación y engloba: la
política de calidad, los objetivos, la
organización, las responsabilidades, la
identificación de los procesos y sus
interrelaciones.
Manual de Calidad (M)

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El Manual de Calidad incluye puntos que se
consideran críticos, dedicados a las no
conformidades, acciones correctivas,
auditorías y revisiones del Sistema.
Manual de Calidad (M)

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En los procedimientos se definen los métodos
de adecuación para llevar a cabo todas las
actividades que afectan directamente a la
Calidad del servicio dado por la Institución.
Procedimientos de Calidad (P)

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Se trata de los documentos que establecen la
operativa general en materia de calidad: qué
hay que hacer, quien lo tiene que hacer, cómo
y qué ha de generar (normalmente registros).
En los procedimientos se desarrollan y
complementan los puntos del manual de
Calidad.
Procedimientos de Calidad (P)

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Son documentos para definir operaciones
técnicas muy particulares.
Para su elaboración se tiene en cuenta la
legislación, la normativa aplicable o cualquier
tipo de información bibliográfica o
experimental así como los requisitos
generales que sean de aplicación recogidos en
el Manual o en los procedimientos.
Instrucciones de trabajo (I)

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Los podemos nombrar con libertad, por
ejemplo las instrucciones para un laboratorio,
se denominan: procedimientos técnicos de
laboratorio (PTL) donde se especifican todos
los protocolos de los ensayos.
Instrucciones de trabajo (I)

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Los registros son los documentos que
evidencian, de forma objetiva la realización
de las actividades que se consideran
determinantes y es necesario dejar constancia
de datos, resultados o responsabilidades y es
por este motivo que han de ser conservados,
protegidos, revisados y fácilmente
recuperables.
Registros (R)

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El periodo de conservación de un Registro
depende de la naturaleza del mismo,
podemos distinguir entre registros
actualizables que son listados vivos de base
de datos en continuo cambio o bien aquellos
que tienen un periodo de conservación
predeterminado en las que insertar un dato
más significa la generación de un nuevo
documento.
Registros (R)

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Por ejemplo: un registro de facturación o de
ofertas en donde vas añadiendo datos y un
segundo registro sería una ficha de personal
(se hace, se archiva y cuando se le despide se
elimina)
Registros (R)

20. Centro de Innovación para la Acreditación
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Para explicar la codificación de los diferentes
procedimientos, instrucciones y registros se
deberá elaborar un procedimiento concreto,
de la forma cómo se debe nombrar a los
documentos.
Importante

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