La transferencia documental implica el traslado controlado de documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico. Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario que relacione las series y subseries documentales con sus fechas y número de folios. La documentación transferida al archivo central se verifica que concuerde con el inventario, y la documentación en el archivo histórico posee valor investigativo y cultural.

1. Presentado por:
Ingrith Paola López
María Lorena Bogotá
Presentado a:
Yamileth Hidalgo Urrea

2.  Es la remisión de documentos del archivo de gestión al central y de
este al archivo histórico
 Es el procedimiento por el cual se hace el traslado controlado de los
documentos

3. 
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionaran
las series , subseries y tipos documentales teniendo en cuanta Las fechas externas
y el numero de folios con la ejecución de esta transferencia

4. I. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
II. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
III. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
IV. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
V. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de
decisiones administrativas o para el conocimiento del
desarrollo histórico institucional.
VI. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en
las mejores condiciones de conservación.

5.  El calendario de transferencia debe elaborarse de común
acuerdo entre los productores de la documentación y el jefe del
Archivo Central

6. CONTIENE LOS
DOCIMENTO QUE SE
GENERA EN EL PROCESO
DE GESTION
ADMINISTRATIVA Y QUE
ESTAN EN CONSTANTE
CONSULTA

7. Al recibirse los documentos en el
archivo central se debe constatar que las
series y subseries documentales
transferida concuerden con el inventario

8. La documentación transferida
al archivo histórico es la q
posee un valor investigativo ,
cultural para la ciencias

9.  Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe
conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de
1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que
modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.
 Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el
Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo
Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

10. Toda entidad, empresa u oficina
transferente deberá arreglar la
documentación siguiendo los pasos que
se enuncian a continuación:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado
por biodeterioro
 Revisión y foliación
 Unidad de conservación y
almacenamiento
 Cajas
 carpetas